Outlook のメール テンプレート: 全バージョンのテンプレート、クイック パーツ、.oft ファイル
Outlook には書いた内容を再利用する方法が 4 つあり、どれを使えるかは Outlook のバージョンとアカウントによって違います。それぞれが何を保存するのか、新しい Outlook、クラシック Outlook、Web、Mac、スマホのどこにあるのか、テンプレートを同僚と共有する方法、マイ テンプレートが消えてしまったときの対処を説明します。
まとめると: 新しい Outlook for Windows と Outlook on the web では、メールを書いてから [メッセージ] リボンで [メール テンプレート] > [メールをテンプレートとして保存] を選びます。使うときは [ホーム] リボンの [新規作成] > [テンプレートからメール] です。クラシック Outlook では、メッセージ ウィンドウで [ファイル] > [名前を付けて保存] を選んで [Outlook テンプレート] を選ぶと、.oft ファイルとして保存されます。開くときは [新しいアイテム] > [その他のアイテム] > [フォームを選択する] です。Mac では [ファイル] > [テンプレートとして保存] です。短い定型文には マイ テンプレート アドイン、メールの中で再利用するまとまりには クイック パーツ を使います。新しい Outlook と Outlook on the web でメール テンプレート、マイ テンプレート、.oft ファイルを使うには、対象となる Microsoft 365 サブスクリプションが必要です。
4 種類のテンプレートと、それぞれが保存するもの
Microsoft の記事「Outlook でメール テンプレートを作成する」では、組み込みの機能とアドインを分けて説明しています。クラシック Outlook のファイル形式とクイック パーツも、それらと並ぶ選択肢です。
| 機能 | 保存するもの | 向いている用途 |
|---|---|---|
| メール テンプレート | メール全体: 受信者、件名、本文、書式、添付ファイル | お知らせなど、何度も送る完成したメール |
| マイ テンプレート アドイン | 短いテキスト。基本的なスタイル設定のプレーン テキスト | メールに貼り付ける定型の返信や語句 |
| .oft ファイル (Outlook テンプレート) | ファイルとして保存した下書き: 件名、内容、書式、添付ファイル | クラシック Outlook のテンプレート、ほかの人とのテンプレートの共有 |
| クイック パーツ | 段落、表、署名ブロックなど、再利用できるコンテンツのまとまり | 作成中のメールを定型のパーツで組み立てる |
テンプレートは新しいメールの出発点です。マイ テンプレートとクイック パーツはその逆で、すでに書いているメールに、前に保存しておいたパーツを挿入します。
どの Outlook で何が使えるか
| 新しい Outlook と Web | クラシック Outlook | Mac | iPhone と Android | |
|---|---|---|---|---|
| メール全体のテンプレート | はい、メール テンプレート | はい、.oft ファイル | はい、.emltpl ファイル | .oft ファイルを開く |
| マイ テンプレート | はい | はい ([テンプレートの表示]) | はい、Exchange アカウント | 記載なし |
| クイック パーツ | はい、2026 年から | はい | 記載なし | 記載なし |
| .oft ファイル | 一部: 追加、ダウンロード、転送、開く | はい | .emltpl を使用 | 開いて送信 |
この表は、Microsoft のテンプレートに関する記事と「新しい Outlook と従来の Outlook の機能の比較」に基づいています。この比較では、新しい Outlook のメール テンプレート (OFT ファイル) は 2025 年 12 月から利用可能、.oft ファイル全般のサポートは「部分的に利用可能」とされています。「記載なし」は Microsoft の記事で扱われていないという意味で、できないという意味ではありません。
新しい Outlook for Windows と Outlook on the web: メール テンプレート
どちらも手順は同じで、一方で保存したテンプレートはもう一方でも使えます。メールを書いたアカウントのメールボックスに保存されるためです。
- [ホーム] リボンで [新規] > [メール] を選びます。残しておきたいメールを書きます。受信者、件名、添付ファイルが毎回同じなら、それも入れておきます。
- [メッセージ] リボンで [メール テンプレート] > [メールをテンプレートとして保存] を選びます。
- [電子メールをテンプレートとして保存] ダイアログで名前を入力し、[保存] を選びます。
使うときは、[ホーム] リボンで [新規作成] > [テンプレートからメール] を選び、[テンプレート] ダイアログでテンプレートを選びます。テンプレートは下書きとして開くので、受信者、件名、本文を変更して [送信] を選びます。Microsoft によると、この下書きに加えた変更はテンプレートには保存されません。テンプレートを更新するには、もう一度保存します。
テンプレートはすべて、[設定] > [メール] > [テンプレート] にアカウント別に一覧表示されます。メール テンプレートを使うには、対象となる Microsoft 365 サブスクリプションが必要です。[メール テンプレート] ボタンが見当たらない場合は、まずここを確認してください。
マイ テンプレート アドイン (定型文)
マイ テンプレートは Outlook に既定で含まれているアドインで、新しい Outlook、クラシック Outlook、Outlook on the web、Mac で使えます。保存できるのはメール全体ではなくプレーン テキストで、テンプレートはプライマリ メールボックスに保存されます。そのため、Outlook on the web で保存したテンプレートはクラシック Outlook や Mac にも表示されます。
- 新しいメールを作成します。
- [メッセージ] タブで [マイ テンプレート] を選びます (バージョンによっては [挿入] > [アプリ] > [マイ テンプレート] にあります)。クラシック Outlook では、ボタンの名前は [テンプレートの表示] です。作業ウィンドウが開きます。
- [+ テンプレート] を選び、[タイトル] フィールドに名前を、その下のフィールドにテキストを入力します。
- [保存] を選びます。テンプレートが [マイ テンプレート] 作業ウィンドウに表示され、作成中のメールに挿入できるようになります。
共有メールボックスでは、バージョンによって扱いが違います。クラシック Outlook では、共有メールボックスで作業中に作成したテンプレートは自分だけが使えます。新しい Outlook では、共有メールボックスをフル アカウントに昇格させている場合、そこで作成したテンプレートは、同じように昇格させて開いているすべてのユーザーと共有されます。Outlook on the web では、[別のメールボックスを開く] を使って別のタブまたはウィンドウでメールボックスを開いているすべてのユーザーと共有されます。
マイ テンプレートが見つからない場合
原因は 2 つ記載されています。Microsoft のヒントによると、マイ テンプレートが一覧にない場合は組織がアドインをオフにしている可能性があり、これを変更できるのは管理者だけです。また Microsoft は、既知の問題「テンプレートが Outlook に表示されない」を追跡していました。クラシック Outlook のリボンから [テンプレートの表示] ボタンが消え、アドインを追加し直そうとすると「問題が発生しました」というエラーで失敗するというものです。Microsoft が Exchange Web サービスの変更と認証の変更をロールバックした後、2026 年 3 月 27 日付けで修正済みとされています。Exchange Web サービスを無効にしている組織では引き続き問題が起きる可能性があり、Microsoft はそうした組織の管理者に、再度有効にするよう勧めています。
今すぐテンプレートが必要なのにアドインが消えている場合でも、上で紹介した組み込みの方法はアドインに依存しません。新しい Outlook と Outlook on the web のメール テンプレートと、クラシック Outlook の .oft ファイルです。
クラシック Outlook for Windows: .oft ファイルのテンプレート
- [ホーム] メニューで新しいメールを作成し (Ctrl+Shift+M キーでも作成できます)、残しておきたい内容を書きます。
- メッセージ ウィンドウで [ファイル] > [名前を付けて保存] を選びます。
- [名前を付けて保存] ダイアログの [ファイルの種類] の一覧で [Outlook テンプレート] を選びます。
- [ファイル名] ボックスに名前を入力し、[保存] を選びます。
保存先を変更しない限り、テンプレートは c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates に保存されます。このテンプレートからメールを書くには、[新しいアイテム] > [その他のアイテム] > [フォームを選択する] を選び、[検索場所] を [ファイル システム内のユーザー テンプレート] にして、テンプレートを選び、[開く] を選びます。別の場所に保存している場合は [参照] を選びます。新しい Outlook と同じく、下書きを編集してもテンプレートは変わりません。更新するには、同じ名前でもう一度保存します。
新しい Outlook と Outlook on the web での .oft ファイル
Outlook テンプレート ファイル (.oft) は、件名、内容、書式、添付ファイルを含む、保存済みのメールの下書きです。新しい Outlook と Outlook on the web はテンプレートをメールボックスに保存しますが、Microsoft の記事「Outlook でテンプレートを .oft ファイルとしてダウンロード、追加、共有する」では、ファイルを扱う方法が 3 つ紹介されています。いずれも対象となる Microsoft 365 サブスクリプションが必要です。
- テンプレートをファイルとしてダウンロードする: [設定] > [メール] > [テンプレート] を開き、テンプレートを見つけて [OFT として保存] を選びます。
- .oft ファイルをテンプレートとして追加する: [設定] > [メール] > [テンプレート] で [追加] から .oft ファイルを追加する項目を選び、[メール テンプレートの追加] ダイアログで [選択] を選んで、ファイルを 1 つ以上選び、[追加] を選びます。クラシック Outlook のテンプレートはこの方法で移行できます。上で説明したテンプレート フォルダーにあります。
- 下書きを .oft ファイルとして共有する: 下書きを開き、[メッセージ] タブで [OFT として転送] を選びます。下書きが .oft ファイルとして保存されて新しいメールに添付されるので、宛先を入れて送信します。
テンプレートとして追加せずに、1 つの .oft ファイルを開くこともできます。エクスプローラーから閲覧ウィンドウにドラッグするか、Windows でファイルを右クリックし、開くアプリとして [Outlook (新規)] を選びます。Microsoft の記事「新しい Outlook と Outlook on the web で .eml、.msg、.oft ファイルを開く」でも、.msg ファイルと .oft ファイルには同じサブスクリプションが必要とされています。
クイック パーツ: 再利用できるテキストのまとまり
クイック パーツには文書パーツが保存されます。メールのどの部分でも書式ごと保存でき、2 回のクリックで挿入できます。会社までの道順、料金表、定型の締めの段落など、さまざまなメールに登場する内容に向いています。クラシック Outlook での手順は、Microsoft の記事「電子メール メッセージの再利用可能なテキスト ブロックを作成する」によると次のとおりです。
- 作成中のメールで、保存したいテキストやコンテンツを選択します。
- [挿入] タブの [テキスト] グループで、[クイック パーツ] > [選択範囲をクイック パーツ ギャラリーに保存] を選びます。
- [新しい文書パーツの作成] ダイアログで一意の名前を付け、必要に応じてカテゴリと説明を入力して確定します。
- 使うときは、挿入したい位置にカーソルを置き、[挿入] > [クイック パーツ] を選んでギャラリーから選びます。
名前の変更や削除は、ギャラリーで右クリックして [整理と削除] を選びます。Microsoft の機能比較では、クイック パーツは新しい Outlook でも使用可能とされており、2026 年 4 月に状態が更新されています。ロードマップでは、Outlook for Windows と Web で保存したメールのスニペットとして説明されています。新しい Outlook と Web については、Microsoft の「クイック パーツ」の記事に別の手順があります。テキストを選択してから [挿入] > [クイック パーツ] > [クイック パーツに選択範囲を保存する] を選び、[設定] > [メール] > [クイック パーツ] で管理します。
Outlook for Mac
Microsoft の記事「Outlook for Mac でメール テンプレートを作成できますか?」によると、Mac には独自のテンプレート ファイルがあります。
- テンプレートにするメールを選び、[ファイル] > [テンプレートとして保存] を選びます。
- 名前を付け、必要ならタグを付けて、保存先を選び、[保存] を選びます。
- 使うときは、[ファイル] > [新規作成] からテンプレートを使ってメールを作成する項目を選び、テンプレート (名前の末尾が .emltpl) を選んで [開く] を選びます。
Microsoft によると、これらの組み込みのコントロールは Microsoft 365 サブスクライバーと、バージョン 15.35 以降の Outlook for Mac で使えます。マイ テンプレート アドインも Mac の Exchange アカウントで使え、新しいメールのリボンの [マイ テンプレート] から開けますが、共有メールボックスでは使えません。
iPhone と Android
Microsoft のテンプレートに関する記事は、iOS 版と Android 版の Outlook を扱っていません。Microsoft 365 ロードマップでは、モバイル アプリで .oft ファイルを下書きとして開いて送信する機能が、2026 年 2 月から一般提供されているとしています。つまり、テンプレートの作成と管理はパソコンか Web で行い、.oft ファイルとして添付されて届いたテンプレートはスマホからも使えます。
テンプレートで自動的に返信する
クラシック Outlook では、テンプレートを自動で送ることもできます。[特定のテンプレートを使って返信する] という処理のルールを作ると、条件に一致する受信メールに .oft ファイルで返信します。Gmail、Yahoo などの IMAP や POP のアカウントには自動応答がないため、不在時の返信にはこの方法が一般的です。ルールが動作するのは、パソコンでクラシック Outlook を起動している間だけです。詳しい手順は「Outlook で不在通知 (自動応答) を設定する方法」を参照してください。
使い続けられるテンプレートにするコツ
- 用途がわかる名前を付ける。「返信 – 請求書受領」「送信 – 会議メモ」のようにすると同じ種類が並び、20 個の一覧でも見つけやすくなります。1 つの顧客にしか使わないテンプレートなら、先頭に顧客名やプロジェクト名を入れる方法もあります。
- 変更する部分に印を付ける。[名前] や [日付] のように、毎回変わる部分を角かっこで囲んでおくと、置き換え忘れが送信前に目に付きます。
- 受信者は、変わらない場合以外は入れない。メール テンプレートには宛先、CC、BCC の行も保存されます。決まった配布リストには便利ですが、それ以外ではリスクになります。
- 添付ファイルを確認する。テンプレートに保存した添付ファイルは、そのテンプレートから作ったすべてのメールで送られます。古い料金表もそのまま送られます。
- チームのテンプレートは 1 つにまとめる。共有するテンプレートごとに担当者を 1 人決め、更新は [OFT として転送] を使って .oft ファイルで送ります。そうすれば、去年の版を送り続ける人がいなくなります。チームのメールボックスでは、上で説明したマイ テンプレートの共有メールボックスのルールに従ってください。
- 年に 2 回見直す。使われていないテンプレートは削除し、日付、料金、名前が変わったものは更新します。
テンプレートを送った後
テンプレートを使えば送るのは速くなりますが、返信はさまざまな顧客やプロジェクトから受信トレイに 1 通ずつ届き、それぞれをどこかに整理する必要があります。Folder Suggest は、メールごとに、すでにあるフォルダーの中からフォルダーを提案する Outlook アドインです。提案が合っていれば、返信をワンクリックで整理できます。無料プランがあります。
フォルダーそのものの作り方は、Outlook のメールを整理する方法を参照してください。
よくある質問
Outlook のメール テンプレートはどこにありますか？
新しい Outlook for Windows と Outlook on the web では、[ホーム] リボンで [新規作成] > [テンプレートからメール] を選び、テンプレートは [設定] > [メール] > [テンプレート] で管理します。クラシック Outlook では [新しいアイテム] > [その他のアイテム] > [フォームを選択する] を選び、[ファイル システム内のユーザー テンプレート] を選びます。Mac では [ファイル] > [新規作成] から、テンプレートを使ってメールを作成する項目を選びます。
Outlook でマイ テンプレートが表示されないのはなぜですか？
マイ テンプレートはアドインなので、組織がアドインをオフにしていると表示されません。また、クラシック Outlook で [テンプレートの表示] ボタンが表示されなくなる既知の問題もありました。2026 年 3 月 27 日に修正されましたが、Exchange Web サービスを無効にしている組織では引き続き発生する可能性があります。新しい Outlook と Outlook on the web では、メール テンプレートとマイ テンプレートを使うには、対象となる Microsoft 365 サブスクリプションも必要です。
Outlook の .oft テンプレートはどこに保存されますか？
クラシック Outlook で [ファイル] > [名前を付けて保存] を使って作成したテンプレートは、既定で c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates に保存されます。新しい Outlook と Outlook on the web のメール テンプレートはファイルではなく、作成したアカウントのメールボックスに保存されます。
Outlook のテンプレートをチームで共有するには？
.oft ファイルとして送ります。新しい Outlook と Outlook on the web では、[メッセージ] タブの [OFT として転送] で下書きを .oft ファイルとして添付でき、[設定] > [メール] > [テンプレート] の [OFT として保存] で保存済みのテンプレートをダウンロードできます。受け取った同僚は、同じ画面の [追加] から .oft ファイルを追加します。クラシック Outlook では、テンプレート フォルダーにある .oft ファイルを添付します。
テンプレートとクイック パーツの違いは何ですか？
テンプレートはメール全体です。件名、本文、書式、添付ファイルを含み、メール テンプレートでは受信者も含まれます。クイック パーツは、段落や表など再利用できるコンテンツのまとまりで、作成中のメールに挿入して使います。
スマホで Outlook のテンプレートは使えますか？
Microsoft のテンプレートに関する記事が扱っているのは Windows、Web、Mac だけです。Microsoft 365 ロードマップでは、iOS 版と Android 版の Outlook で .oft ファイルを開いて送信する機能が 2026 年 2 月から一般提供されているとしています。そのため、.oft ファイルとして送られてきたテンプレートは、スマホで下書きとして開けます。