Outlook 邮件模板：各版本中的模板、文档部件和 .oft 文件
Outlook 有四种不同的方式来重复使用你写过的内容，能用哪些取决于 Outlook 的版本和帐户。本文说明每种方式保存什么、在新版和经典 Outlook、网页版、Mac 和手机上分别在哪里、如何与同事共享模板，以及“我的模板”不见了怎么办。
简而言之：在新版 Outlook for Windows和Outlook 网页版中，写好邮件，然后选择邮件模板 > 将电子邮件另存为模板（位于邮件功能区）；以后要再用时，选择新建中根据模板新建邮件的选项（位于主页功能区）。在经典 Outlook 中，在邮件窗口中选择文件 > 另存为，然后选择Outlook 模板，保存为 .oft 文件；用新项目 > 更多项目 > 选择窗体打开它。在 Mac 上，选择文件 > 另存为模板。简短的文字片段可以用我的模板加载项，邮件中可重复使用的内容块则用文档部件（快速部件）。在新版 Outlook 和网页版中，邮件模板、我的模板和 .oft 文件需要符合条件的 Microsoft 365 订阅。
四种模板，各自保存什么
Microsoft 的文章在 Outlook 中创建电子邮件模板把内置功能和加载项分开介绍，经典 Outlook 的文件格式和文档部件则与它们并列：
| 功能 | 保存的内容 | 适合 |
|---|---|---|
| 邮件模板 | 一整封电子邮件：收件人、主题、正文、格式和附件 | 反复发送的完整邮件，例如公告 |
| 我的模板加载项 | 简短的文字片段，带基本样式的纯文本 | 插入邮件中的标准回复和常用语句 |
| .oft 文件（Outlook 模板） | 以文件形式保存的草稿：主题、内容、格式和附件 | 经典 Outlook 中的模板，以及与他人共享模板 |
| 文档部件 | 可重复使用的内容块，例如一个段落、一个表格或一个签名块 | 用标准部件拼出正在撰写的邮件 |
模板是一封新邮件的起点。“我的模板”和文档部件正好相反：你已经在写邮件了，再插入之前保存的一段内容。
哪个 Outlook 有哪些功能
| 新版 Outlook 和网页版 | 经典版 Outlook | Mac | iPhone 和 Android | |
|---|---|---|---|---|
| 完整的电子邮件模板 | 是，邮件模板 | 是，.oft 文件 | 是，.emltpl 文件 | 打开 .oft 文件 |
| 我的模板 | 是 | 是（查看模板） | 是，Exchange 帐户 | 未说明 |
| 文档部件 | 是，2026 年起 | 是 | 未说明 | 未说明 |
| .oft 文件 | 部分可用：添加、下载、转发、打开 | 是 | 使用 .emltpl | 打开和发送 |
此表依据 Microsoft 的模板文章及其新版 Outlook 和经典版 Outlook 之间的功能比较，其中把新版 Outlook 的邮件模板（OFT 文件）列为自 2025 年 12 月起可用，把一般的 .oft 文件支持列为“部分可用”。“未说明”是指 Microsoft 的文章没有涉及，并不是说无法实现。
新版 Outlook for Windows 和 Outlook 网页版：邮件模板
两者的步骤相同，在其中一个中保存的模板在另一个中也能看到，因为模板存储在你撰写邮件所用帐户的邮箱中。
- 在主页功能区中，选择新建 > 邮件。写好要保留的邮件，如果收件人、主题和附件从不改变，也一起写进去。
- 在邮件功能区中，选择邮件模板 > 将电子邮件另存为模板。
- 在将电子邮件另存为模板对话框中，输入名称，然后选择保存。
使用时，选择新建中根据模板新建邮件的选项（位于主页功能区），然后在模板对话框中选择模板。它会作为草稿打开：修改收件人、主题或正文，然后选择发送。Microsoft 提醒，对这份草稿所做的更改不会保存到模板中；要更新模板，请重新保存一次。
所有模板都按帐户列在设置 > 邮件 > 模板中。邮件模板需要符合条件的 Microsoft 365 订阅；如果找不到邮件模板按钮，首先要检查的就是这一点。
“我的模板”加载项（文字片段）
“我的模板”是 Outlook 默认包含的加载项，适用于新版和经典 Outlook、网页版和 Mac。它保存的是纯文本，而不是整封邮件，模板存储在你的主邮箱中，所以在 Outlook 网页版中保存的模板，在经典 Outlook 或 Mac 上也能看到。
- 新建一封电子邮件。
- 在邮件选项卡上，选择我的模板（在某些版本中位于插入 > 应用 > 我的模板）。在经典 Outlook 中，这个按钮叫查看模板。随后会打开一个任务窗格。
- 选择+模板，在标题字段中输入名称，在下面的字段中输入文字。
- 选择保存。模板现在会显示在我的模板窗格中，可以插入到正在撰写的邮件里。
在共享邮箱中，规则因版本而异。在经典 Outlook 中，在共享邮箱里创建的模板只有你自己能看到。在新版 Outlook 中，如果你已将共享邮箱升级为完整帐户，你在其中创建的模板会与所有以同样方式打开它的人共享。在网页版中，模板会与所有通过打开另一个邮箱在单独的选项卡或窗口中打开该邮箱的人共享。
“我的模板”不见了
已有记录的原因有两个。Microsoft 的提示说，如果没有列出“我的模板”，可能是你的组织关闭了加载项，这只有管理员才能更改。另外，Microsoft 跟踪过一个已知问题Outlook 中缺少我的模板：经典 Outlook 功能区上的查看模板按钮消失，重新添加该加载项时出现“出现问题”错误。在 Microsoft 回滚了一项 Exchange Web 服务更改和一项身份验证更改之后，该问题自 2026 年 3 月 27 日起标记为已修复。禁用了 Exchange Web 服务的组织可能仍有这个问题，Microsoft 建议其管理员重新启用它。
如果你现在就需要模板而加载项不见了，上面介绍的内置方式并不依赖它：新版 Outlook 和网页版中的邮件模板，以及经典 Outlook 中的 .oft 文件。
经典 Outlook for Windows：.oft 文件形式的模板
- 在功能区上选择新建电子邮件的按钮（Microsoft 的中文说明中保留了英文名称：Home 菜单上的 New Email），或按 Ctrl+Shift+M，然后写好要保留的内容。
- 在邮件窗口中，选择文件 > 另存为。
- 在另存为对话框的另存类型列表中，选择Outlook 模板。
- 在文件名框中输入名称，然后选择保存。
除非你选择其他文件夹，Outlook 会将其保存到 c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates。要用它写邮件，请选择新项目 > 更多项目 > 选择窗体，将查找范围设为文件系统中的用户模板，选择模板，然后选择打开。如果模板保存在其他位置，请选择浏览。和新版 Outlook 一样，编辑草稿不会更改模板：要更新它，请以相同名称重新保存。
新版 Outlook 和网页版中的 .oft 文件
Outlook 模板文件 (.oft) 是保存好的电子邮件草稿，包含主题、内容、格式和附件。新版 Outlook 和 Outlook 网页版把模板存储在邮箱中，但 Microsoft 的文章在 Outlook 中以 .oft 文件格式下载、添加和共享模板列出了三种使用这类文件的方式，都需要符合条件的 Microsoft 365 订阅：
- 将模板下载为文件：转到设置 > 邮件 > 模板，找到模板，然后选择另存为 OFT。
- 将 .oft 文件添加为模板：在设置 > 邮件 > 模板中，选择添加 > 添加 OFT，然后选择选择按钮（在添加邮件模板对话框中），选取一个或多个文件，再选择添加。经典 Outlook 的模板就是这样迁移过来的：它们就在上面提到的模板文件夹中。
- 以 .oft 文件共享草稿：打开草稿，选择转发为 OFT（位于邮件选项卡）。Outlook 会把草稿另存为 .oft 文件，并附加到一封新邮件中，填好收件人即可发送。
也可以不添加，直接打开单个 .oft 文件：把它从文件资源管理器拖放到阅读窗格，或者在 Windows 中右键单击它，选择打开方式 > Outlook (新)。Microsoft 关于打开 .eml、.msg 和 .oft 文件的文章也提到，打开 .msg 和 .oft 文件同样需要该订阅。
文档部件（快速部件）：可重复使用的文本块
文档部件存储的是构建基块：邮件中任何带格式的一部分，点击两下就能插入。它适合出现在许多不同邮件中的内容，例如前往办公室的路线、价格表或标准的结束段落。在经典 Outlook 中，根据 Microsoft 的文章为电子邮件创建可重用的文本块：
- 在正在撰写的邮件中，选择要保留的文字或内容。
- 在插入选项卡上的文本组中，选择文档部件 > 将所选内容保存到文档部件库。
- 在新建构建基块对话框中，输入唯一的名称，可以选填类别和说明，然后确认。
- 使用时，把光标放在要插入的位置，选择插入 > 文档部件，然后从库中选择它。
要重命名或删除，请在库中右键单击，然后选择组织和删除。Microsoft 的功能比较也把文档部件列为新版 Outlook 中可用，并注明 2026 年 4 月的状态更新；它的路线图把新版中的这一功能描述为适用于 Outlook for Windows 和网页版的已保存电子邮件片段。在新版 Outlook 和网页版中，Microsoft 的文档部件文章给出了不同的步骤：选择文字，然后选择插入 > 快速部件 > 保存所选内容到快速部件，并在设置 > 邮件 > 快速部件中管理它们。
Outlook for Mac
根据 Microsoft 的文章是否可以在 Outlook for Mac 中创建电子邮件模板？，Mac 有自己的模板文件：
- 选择要用作模板的电子邮件，然后选择文件 > 另存为模板。
- 输入名称，需要的话添加标记，选择保存位置，然后选择保存。
- 使用时，在文件菜单中选择从模板新建邮件的命令，选择模板（名称以.emltpl结尾），然后选择打开。
Microsoft 说明，这些内置控件适用于 Microsoft 365 订阅者，以及 Outlook for Mac 15.35 及更高版本。“我的模板”加载项在 Mac 上也可用于 Exchange 帐户，在新邮件的功能区上选择我的模板即可，但在共享邮箱中不可用。
iPhone 和 Android
Microsoft 的模板文章没有涉及 Outlook for iOS 和 Android。它的Microsoft 365 路线图显示，在移动应用中打开和发送 .oft 文件（以草稿形式打开）的功能自 2026 年 2 月起正式发布。实际上，这意味着你要在电脑或网页上创建和管理模板，而以 .oft 附件形式收到的模板可以在手机上使用。
用模板自动答复
经典 Outlook 可以自动发送模板：一条操作为使用特定模板答复的规则，会用一个 .oft 文件答复符合条件的来信。对于 Gmail、Yahoo 以及其他没有自动答复功能的 IMAP 或 POP 帐户，这是实现外出答复的标准方法。规则只在你电脑上的经典 Outlook 打开时运行。完整步骤请参阅如何在 Outlook 中设置外出自动回复。
让模板一直好用的几个技巧
- 按用途命名。“答复 – 已收到发票”和“发送 – 会议纪要”会排在一起，在二十个模板的列表中也很好找。只给某个客户用的模板，可以在名称开头加上客户或项目名称。
- 标出需要修改的部分。把会变化的内容放在方括号中，例如[姓名]或[日期]，这样在选择“发送”之前，忘记替换的占位符会很显眼。
- 除非收件人从不改变，否则不要保存收件人。邮件模板会保存“收件人”、“抄送”和“密件抄送”行，这对固定的通讯组很有用，对其他邮件则有风险。
- 检查附件。保存在模板中的附件会随用它创建的每封邮件一起发出，包括旧版本的价格表。
- 团队只保留一份。每个共享模板约定一位负责人，并用转发为 OFT以 .oft 文件发送更新，这样就没人继续发去年的版本。对于团队邮箱，请按照上文介绍的共享邮箱规则使用“我的模板”。
- 每年清理两次。删除没人用的模板，并更新日期、价格或名称已经变化的模板。
模板发出之后
模板能让你更快地发出邮件。但回复仍会一封一封地进入收件箱，来自许多不同的客户和项目，每一封都需要归入某个文件夹。Folder Suggest 是一款 Outlook 加载项，它会从你已有的文件夹中为每封邮件推荐一个文件夹，推荐合适时点击一次即可归档回复。它提供免费方案。
关于如何建立文件夹本身，请参阅如何整理 Outlook 邮件。
常见问题
Outlook 中的邮件模板在哪里？
在新版 Outlook for Windows 和 Outlook 网页版中，在“主页”功能区上选择“新建”中根据模板新建邮件的选项，并在“设置 > 邮件 > 模板”中管理模板。在经典 Outlook 中，选择“新项目 > 更多项目 > 选择窗体”，然后选择“文件系统中的用户模板”。在 Mac 上，在“文件”菜单中选择从模板新建邮件的命令。
为什么我在 Outlook 中看不到“我的模板”？
“我的模板”是一个加载项，所以如果你的组织关闭了加载项，它就会消失。Microsoft 还记录过一个已知问题：经典 Outlook 中的“查看模板”按钮不见了；该问题已于 2026 年 3 月 27 日修复，但禁用了 Exchange Web 服务的组织可能仍会遇到。在新版 Outlook 和网页版中，邮件模板和“我的模板”还需要符合条件的 Microsoft 365 订阅。
Outlook 的 .oft 模板保存在哪里？
经典 Outlook 用“文件 > 另存为”创建的模板，默认保存在 c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates。新版 Outlook 和网页版中的邮件模板存储在创建它们的帐户的邮箱中，而不是保存为文件。
如何与团队共享 Outlook 模板？
把它作为 .oft 文件发送。在新版 Outlook 和网页版中，“邮件”选项卡上的“转发为 OFT”会把草稿作为 .oft 文件附加到新邮件中，“设置 > 邮件 > 模板”中的“另存为 OFT”可以下载已保存的模板。同事用“添加 > 添加 OFT”添加它。在经典 Outlook 中，从模板文件夹中附加 .oft 文件。
模板和文档部件（快速部件）有什么区别？
模板是一整封电子邮件：主题、正文、格式和附件，邮件模板还包括收件人。文档部件是可重复使用的内容块，例如一个段落或一个表格，可以插入到你正在撰写的邮件中。
能在手机上使用 Outlook 模板吗？
Microsoft 的模板文章只涉及 Windows、网页版和 Mac。它的 Microsoft 365 路线图显示，Outlook for iOS 和 Android 中打开和发送 .oft 文件的功能自 2026 年 2 月起正式发布，所以别人以 .oft 文件发给你的模板可以在手机上作为草稿打开。