Folder Suggest の使い方
Folder Suggest とは?
Folder Suggest は、AI を使って、いま読んでいるメールに最適なフォルダーを推薦する Outlook アドインです。すでにフォルダーに入っているメールから学習し、現在のメールとどれだけ近いかで各フォルダーをスコアリングします。すべての処理はデバイス上でローカルに行われ、データが外部サーバーに送信されることはありません。
インストール
Folder Suggest は Microsoft Marketplace で入手できます。Outlook でアドインを取得をクリックし、「Folder Suggest」を検索して追加をクリックします。IT 管理者による展開や手動インストールの方法は、foldersuggest.com/ja/install の完全なガイドをご覧ください。
使い方
1. メールを開く
受信トレイで、振り分けたいメールを選択します。
2. Folder Suggest を開く
リボン (ホームタブ) の Suggest Folder ボタンをクリックします。画面の右側にパネルが開きます。
3. 提案を待つ
アドインを初めて実行すると、AI モデルをダウンロードして読み込み、すべてのフォルダーをスキャンします。フォルダーの数やインターネットの速度によって、30秒から数分かかることがあります。2回目以降は、ローカルのキャッシュのおかげでずっと速くなります。フォルダーのデータはデバイスに保存され、フォルダーの内容が変わったときだけ再取得されます。
4. フォルダーを選んで移動する
アドインは、一致度の高い順に最大7件のフォルダーを提案します。フォルダーをクリックして選択し、Move to Selected をクリックします。最上位の提案は自動で選択された状態になっています。
5. 必要なら元に戻す
移動後すぐに Undo ボタンが表示されます。クリックすると、メールが受信トレイに戻ります。別のメールに切り替えるまで、元に戻すことができます。
パネルを開いたままにする (クラシック Outlook のみ)
クラシックのデスクトップ版 Outlook では、Folder Suggest のパネルを固定して、メールを切り替えても開いたままにできます:
- Folder Suggest のパネルを開く
- パネルの右上にあるピンのアイコン (📌) をクリックします
- 以降、別のメールを選択するたびに、パネルが自動で更新されます
よくある質問
Refresh ボタンは何をしますか?
Refresh は完全な再スキャンを行います。AI モデルを再読み込みし、フォルダー一覧を再取得して、すべてを最初からスコアリングし直します。フォルダー構成が大きく変わったときや、提案が古く感じられるときにお使いください。初回実行と同じくらい時間がかかります。
初回に時間がかかるのはなぜですか?
AI モデル (約 20 MB) は Hugging Face から一度だけダウンロードされ、ブラウザーにキャッシュされます。その後、アドインはフォルダーごとに最大20通の最近のメールをスキャンして類似度プロファイルを作成するため、フォルダーが多い場合は1〜2分かかることがあります。初回実行後はフォルダーのプロファイルがローカルにキャッシュされ、フォルダーの内容が変わったときだけ更新されます。
一部のメールに提案が表示されないのはなぜですか?
提案には、メールが入っているフォルダーが少なくとも1つ必要です。すべてのフォルダーが空の場合、照合する対象がありません。まずは手動で数通のメールを振り分けてみてください。
テーマを変更したのに、パネルが古いテーマのままです
アドインは、開いたときの Outlook のテーマを取得します。パネルを開いたままテーマを変更した場合は、Folder Suggest のパネルを閉じて開き直すと反映されます。
メールのデータはどこかに送信されますか?
いいえ。AI の処理はすべてお使いのデバイス上で行われます。詳細はプライバシーポリシーをご覧ください。
アンインストールするには?
アドインを取得 → マイ アドインに移動し、Folder Suggest を見つけて、三点メニュー →削除をクリックします。
Folder Suggest は Outlook のルールとどう違いますか?
Outlook のルールは固定の条件 (送信者のアドレス、件名のキーワード) を使い、手動での設定と継続的なメンテナンスが必要です。Folder Suggest は AI でメールの内容と文脈を理解するため、設定なしで動作し、ルールでは扱えないあいまいなメールにも対応します。
ルールは、ニュースレター、システム通知、特定の送信者からのメールなど、予測しやすい定型メールに向いています。Folder Suggest は、内容と文脈が重要な、多様で複雑なワークフローに向いています。この2つは互いを補い合います。既存のルールはそのまま残し、それ以外を Folder Suggest に任せましょう。詳しくは、Outlook のルールと Folder Suggest の比較をご覧ください。
Folder Suggest は企業での利用に安全ですか?
はい。AI の処理はすべてデバイス上で行われるため、メールの内容が社内ネットワークの外に出ることはありません。Folder Suggest が要求するのは、フォルダー名とメールの件名を読み取るために必要な Microsoft Graph のアクセス許可のみで、メールの送信、カレンダーデータへのアクセス、添付ファイルの読み取りの許可は求めません。IT 管理者は、プライバシーポリシーでアクセス許可の全リストを確認できます。
Folder Suggest は IMAP や POP のメールアカウント (Gmail、Yahoo など) で使えますか?
いいえ。Folder Suggest には Microsoft Exchange または Microsoft 365 のメールボックスが必要です。IMAP と POP のアカウント (Outlook に追加した Gmail、Yahoo、その他のサードパーティ プロバイダーなど) には対応していません。Exchange 以外のアカウントでは Outlook アドインが完全に無効になるため、IMAP や POP のメールボックスを表示しているときは、リボンに Folder Suggest ボタンが表示されません。これは Folder Suggest 固有ではなく、Outlook アドイン プラットフォームの制限です。
Folder Suggest は共有メールボックスで使えますか?
Folder Suggest は、お使いのプライマリ メールボックス向けに設計されています。共有メールボックスへの対応は、Outlook クライアントでの構成方法によって異なります。共有メールボックスが Outlook で別のアカウントとして表示される場合、現在のバージョンでは完全には対応していない可能性があります。
Folder Suggest はオフラインで使えますか?
初回使用時に AI モデルをダウンロードすれば、その後はデバイス上でローカルに動作します。ただし、Folder Suggest は Outlook の中で動作し、その Outlook 自体がインターネット接続を必要とします。実際には、Outlook が動く場所であれば動作します。
Folder Suggest は Outlook for Mac で動作しますか?
はい。Folder Suggest は Outlook for Mac のほか、クラシックおよび新しい Outlook for Windows、Outlook on the web で動作します。Windows のクラシック Outlook では、メールを切り替えると更新される固定可能な作業ウィンドウが使えます。それ以外の環境ではパネルを必要に応じて開きますが、その他の機能は同じです。
Folder Suggest は私のメールのどんな情報にアクセスしますか?
Folder Suggest は、現在開いているメールの送信者、件名、本文のテキストに加え、フォルダーの名前と最近のメール (類似度プロファイルの作成用) を読み取ります。これらのデータは完全にお使いのデバイス上で処理され、外部に送信されることはありません。Microsoft Graph のアクセス許可の全リストは、プライバシーポリシーをご覧ください。
Microsoft でサインインする必要があるのはなぜですか?
Folder Suggest は、Outlook 内のフォルダー構造とメールの内容を読み取るために Microsoft Graph API を使用します。Microsoft は、アドインにメールボックスのデータへのアクセスを許可するために OAuth 認証を必須としています。これは Outlook アドインでは標準的なもので、認証情報は Folder Suggest ではなく、すべて Microsoft が処理します。
トラブルシューティング
サインインのポップアップがブロックされた
ブラウザーが認証のポップアップをブロックしました。ブラウザーの設定で app.foldersuggest.com のポップアップを許可し、アドインのパネルで Retry をクリックしてください。
アドインのパネルが空白、または読み込まれない
インターネット接続を確認してから、Folder Suggest のパネルを閉じて開き直してください。問題が続く場合は、Outlook を再起動してみてください。Outlook on the web では、ハード リフレッシュ (Ctrl+Shift+R) をお試しください。
AI モデルのダウンロードが非常に遅い、または止まっているように見える
AI モデル (約 23 MB) は、初回使用時に一度だけダウンロードされます。止まっているように見える場合は、インターネット接続を確認してください。Wi-Fi 接続をおすすめします。進行状況バーはダウンロードに合わせて更新され、完了するとモデルはキャッシュされ、再ダウンロードされることはありません。
リボンに「Suggest Folder」ボタンが表示されない
ボタンは、メールを開いているか選択しているときに、ホームタブに表示されます。表示されない場合は、アドインがインストールされていない可能性があります。アドインを取得に移動して、マイ アドインを確認してください。一覧にあるのにボタンが表示されない場合は、Outlook を再起動してみてください。
Outlook モバイルで動作しますか?
いいえ。Outlook モバイル (iOS と Android) はアドインに対応していません。Folder Suggest は、クラシックのデスクトップ版 Outlook、新しい Outlook for Windows、Outlook for Mac、Outlook on the web で動作します。
提案が間違っている、または関連性が低い
フォルダーに入っているメールが増えるほど、提案は良くなります。メールが5通未満のフォルダーは、スコアが低くなることがあります。Refresh をクリックして再スキャンしてみてください。最近フォルダーにメールを追加した場合は、Refresh で反映されます。
サポートへのお問い合わせ
ここに載っていない質問がある場合や、不具合を見つけた場合は、hello@foldersuggest.com までメールでご連絡ください。通常、1〜2営業日以内に返信します。