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2026 年 11 月  ·  Folder Suggest

Outlook で差し込み印刷: Word と Excel で宛名入りの一斉メールを送る方法

リストにある人たちに、それぞれの名前や詳細を入れた同じ内容のメールを、1 通ずつ別のメッセージとして送りたい。Outlook だけではこれはできません。一般的な方法は、Excel にリストを用意し、Word で差し込み印刷を作成して、クラシック Outlook から送信することです。

まとめると: メール アドレスの列を含むリストを Excel に用意し、Word のデスクトップ アプリで [差し込み文書] > [差し込み印刷の開始] > [電子メール メッセージ] を選びます。[受信者の選択] > [既存のリストを使用] でスプレッドシートを接続し、[差し込みフィールドの挿入] か [あいさつ文] でフィールドを追加して、[結果のプレビュー] ですべてのメッセージを確認します。リストに送る前に、アドレスをすべて自分のアドレスにしたスプレッドシートのコピーで一度差し込み印刷を実行し、届いたものを確認してください。そのあと本物のリストを接続し、[完了と差し込み] > [電子メール メッセージの送信] を選び、[宛先] でアドレスの列を選んで、[件名] を入力し、[メールの形式] を選んで [OK] を選びます。これですぐに送信されます。Windows では Word はクラシック Outlook を通じて送信します。新しい Outlook for Windows は、Word が使う接続方式に対応していません。各受信者には個別のメッセージが届き、CC、BCC、添付ファイルは使えません。

差し込み印刷に使える Outlook

Word の電子メールへの差し込み印刷には MAPI 対応のメール プログラムが必要で、Microsoft の新しい Outlook とクラシック Outlook の機能比較では、MAPI はクラシック Outlook では利用可能、新しい Outlook ではサポートされていないとされています。2024 年 2 月には、Microsoft Q&A で Microsoft のモデレーターが、新しい Outlook for Windows では Word からの差し込み印刷の送信はサポートされていないと回答し、右上のトグルでクラシック Outlook に戻すよう勧めています。

Outlook Word の電子メールへの差し込み印刷 組み込みの差し込み印刷
クラシック Outlook for Windows 可能 (Word for Windows を使用) なし (Word を使う)
新しい Outlook for Windows 不可。クラシック Outlook に切り替える 基本機能のみ、個別のフィールドなし (「部分的に利用可能」とされている)
Outlook on the web (職場または学校) 不可。Word for the web では差し込み印刷を作成できない 基本機能のみ (Microsoft のロードマップによる)
Outlook.com (個人用) 可能 (Windows のクラシック Outlook か、Mac の既定のメール アプリにアカウントを設定している場合) –
Outlook for Mac Word for Mac は既定のメール アプリを通じて送信 (新しい Outlook for Mac で使えるかは Microsoft の説明なし) –

Microsoft の差し込み印刷の作成のページによると、Word for the web では現在差し込み印刷を作成できないため、Windows か Mac の Word デスクトップ アプリが必要です。スマートフォンの Outlook アプリから差し込み印刷を実行する方法について、Microsoft は説明していません。

始める前に: Excel のリストを準備する

Microsoft の Excel を使った差し込み印刷の記事には、次のルールが挙げられています。

Outlook で差し込み印刷をする方法 (Word for Windows とクラシック Outlook)

送信に使うアカウントがクラシック Outlook に設定されていることを確認してください。この手順は、Microsoft の一括メールの記事、データ ソースのページ、電子メールへの差し込みのページに沿っています。手順 7 ～ 14 で先に自分宛てにテストを送り、手順 15 でリストに送信します。

  1. Word で白紙の文書を開き、[差し込み文書] > [差し込み印刷の開始] > [電子メール メッセージ] を選びます。メッセージを書きます。
  2. [受信者の選択] > [既存のリストを使用] を選びます。Excel ファイルを参照して [開く] を選びます。
  3. [ブックを開く] ボックスでシートを選びます。シート全体を使うなら [セルの範囲] は空白のままにして、[OK] を選びます。
  4. 一部の人を除外するには、[アドレス帳の編集] を選び、それぞれの横のチェック ボックスをオフにします。
  5. 個人の情報を入れたい場所をクリックします。[あいさつ文] を選んで形式を選び [OK] を選ぶか、[差し込みフィールドの挿入] の下の矢印を選んで「名」などの列を選びます。そのあと文書を保存します。
  6. [結果のプレビュー] を選び、[次のレコード] と [前のレコード] でレコードを順に確認します。いくつかのメッセージで、名前、スペース、書式を確認してください。
  7. 何かを送信する前に、テスト用のリストを接続します。スプレッドシートのコピーを保存し、2 ～ 3 行だけ残して、メール アドレスをすべて自分のアドレスに置き換えます。Word で [受信者の選択] > [既存のリストを使用] を使ってそのコピーを接続します。本物のリストを接続し直すまで、差し込み印刷はあなたにしか届きません。
  8. [完了と差し込み] > [電子メール メッセージの送信] を選びます。
  9. [宛先] で、メール アドレスが入っている列を選びます。
  10. [件名] に件名を入力します。
  11. [メールの形式] で [HTML] (既定) のままにするか、[プレーン テキスト] を選びます。プレーン テキストでは書式と画像がすべて失われます。
  12. [レコードの送信] は [すべて] のままにします。テスト用のリストでは、どの行もあなた自身です。
  13. [OK] を選びます。そのあとに確認画面はなく、Word は選んだ行ごとに 1 通のメッセージを Outlook からすぐに送信します。
  14. 受信トレイに届いたテスト メッセージを開き、件名、フィールド、書式を確認します。問題があれば文書を直し、テスト用のリストで手順 8 ～ 13 を繰り返します。
  15. テストに問題がなければ、[受信者の選択] > [既存のリストを使用] で本物のリストを接続し、[アドレス帳の編集] と [結果のプレビュー] でもう一度確認してから、手順 8 ～ 13 を繰り返して全員に送信します。

再利用したい場合は Word の文書を保存します。スプレッドシートとの接続も保存されます。

先に自分宛てにテストの差し込み印刷を送る方法

テストをすれば、[宛先] の列の選び間違い、壊れたフィールド、件名の誤りに、ほかの誰かに見られる前に気づけます。上の手順 7 ～ 14 では、リストのコピーを使いました。スプレッドシートを 1 つのままにしておきたい場合は、代わりに自分の行とレコードの範囲を使います。

  1. スプレッドシートのデータの 1 行目に自分の名前とメール アドレスを追加し、Word に接続する前に保存します。
  2. Word で [結果のプレビュー] を選び、レコード 1 が自分であることを確認します。
  3. [完了と差し込み] > [電子メール メッセージの送信] を選びます。[レコードの送信] で [最初のレコード] 1 から [最後のレコード] 1 を選び、[OK] を選びます。送信されるのは自分の行だけです。
  4. 受信トレイでメッセージを確認します。
  5. 全員に送る前に、[アドレス帳の編集] を選び、自分の行の横のチェック ボックスをオフにします。こうすれば 2 通目が自分に届きません。
  6. [レコードの送信] を [すべて] にして、もう一度 [完了と差し込み] > [電子メール メッセージの送信] を実行します。

[現在のレコード] を選ぶと、[結果のプレビュー] で表示中の行に送信されます。本物のリストでは、画面の行が自分のものでない限り、実際の受信者に届きます。

Mac で差し込み印刷をする方法 (Word for Mac と Outlook for Mac)

Mac に既定のメール アプリが設定されていないと、電子メールへの差し込みは使えません。Microsoft の Mac の手順にはレコードの範囲がないので、リストのコピーでテストしてください。手順は同じ Microsoft の記事によります。

  1. [差し込み文書] > [差し込み印刷の開始] > [電子メール メッセージ] を選び、メッセージを書きます。
  2. [差し込み文書] > [受信者の選択] を選び、リストを選びます。
  3. [差し込み文書] > [差し込みフィールドの挿入] を選び、必要なフィールドを追加します。
  4. [差し込み文書] > [結果のプレビュー] を選び、矢印で各メッセージを確認します。
  5. 何かを送信する前に、テスト用のリストを接続します。メール アドレスをすべて自分のアドレスにしたスプレッドシートのコピーを保存し、[差し込み文書] > [受信者の選択] でそのコピーを選びます。
  6. [差し込み文書] > [完了と差し込み] > 電子メールへの差し込みを選びます。[宛先] フィールド、件名、形式 (テキスト、HTML、添付ファイル) を設定します。
  7. 送信トレイへの差し込みのボタンを選びます。
  8. 届いたテスト メッセージを確認します。問題がなければ、[差し込み文書] > [受信者の選択] で本物のリストを選び、[結果のプレビュー] でもう一度確認してから、手順 6 と 7 を繰り返して全員に送信します。

添付ファイルの形式を選ぶと、各メッセージは本文がなく、代わりに文書が添付ファイルとして付きます。

新しい Outlook と Outlook on the web での差し込み印刷

Microsoft の機能比較のページでは、新しい Outlook の差し込み印刷は「部分的に利用可能」とされています。その理由は Microsoft 365 ロードマップの項目 423047 でわかります。Outlook on the web と新しい Outlook for Windows にある現在の Mail Merge (Basic) は、受信者ごとにフィールドを埋めません。Mail Merge (Advanced) は、受信者一覧に本人のアドレスだけを入れ、名前などの詳細で個別化したメールを各受信者に送るためのものです。

2026 年 11 月の時点で、ロードマップでは Mail Merge (Advanced) は「開発中」とされ、パブリック プレビューが 2026 年 8 月、一般提供が 2026 年 9 月となっています。これらの日付は状態が変わらないまま過ぎているので、当てにする前にロードマップの項目を確認してください。提供されるまでは、Windows で個別の内容を入れた差し込み印刷をするには Word とクラシック Outlook が必要です。

差し込み印刷の制限: 添付ファイル、CC、BCC

Microsoft の一括メールの記事より (Windows の Word の場合):

差し込み印刷での Outlook の送信数の上限

差し込み印刷は選んだ行ごとに 1 通のメッセージを送るので、長いリストではアカウントの 1 日の上限に達することがあります。2026 年 11 月の時点の上限は次のとおりです。

Microsoft によると、Exchange Online は顧客向けニュースレターのような商用の一括メール向けには作られておらず、その分野に特化したサービスを勧めています。差し込み印刷が向いているのは、やり取りのある人たちのリストで、マーケティング用のリストではありません。

よくある質問

Word を使わずに Outlook で差し込み印刷はできますか？
2026 年 11 月の時点で、宛名などを個別に入れるものはできません。新しい Outlook と Outlook on the web には基本的な差し込み印刷がありますが、受信者ごとに名前などのフィールドを埋めることはできません。Microsoft のロードマップでは、個別の内容を入れられる Mail Merge (Advanced) が開発中とされています。今のところは、Word の [差し込み文書] タブとクラシック Outlook を使ってください。

新しい Outlook で Word の差し込み印刷が送信されないのはなぜですか？
Word は MAPI 対応のメール プログラムを通じて差し込み印刷を送信しますが、Microsoft は新しい Outlook for Windows では MAPI をサポートしていないとしています。クラシック Outlook に戻してから、もう一度差し込み印刷を実行してください。

Outlook の差し込み印刷でファイルを添付できますか？
Word for Windows ではできません。Microsoft によると、添付ファイルは追加できませんがリンクは含められるので、ファイルを OneDrive や SharePoint に置いてリンクを貼ってください。Word for Mac では、添付ファイルの形式を選ぶと、差し込んだ文書そのものが本文なしの添付ファイルとして送信されます。

差し込み印刷で誰かを CC や BCC に入れられますか？
入れられません。Word はリストの各アドレスに 1 通ずつメッセージを送信し、CC や BCC の受信者は追加できません。

Outlook から差し込み印刷で何通のメールを送れますか？
2026 年 11 月の時点で、Exchange Online の職場または学校アカウントでは 1 日に 10,000 人の受信者に、1 分あたり最大 30 通まで送信でき、既定の onmicrosoft.com のアドレスからは外部の受信者に 1 日 100 人までしか送れません。Outlook.com では、Microsoft 365 の契約者は 1 日 5,000 人の受信者に送れますが、そのうち一度もメールを送ったことのない相手は 1,000 人までです。無料のアカウントはこれより少なくなります。

全員にメールを送らずに差し込み印刷をテストするには？
まず [結果のプレビュー] ですべてのメッセージを確認します。次に、メール アドレスをすべて自分のアドレスにしたスプレッドシートのコピーを接続して、差し込み印刷を実行します。Windows では代わりに、1 行目に自分のアドレスを入れ、[レコードの送信] を [最初のレコード] 1 から [最後のレコード] 1 に設定してその行だけを送ることもできます。テストに問題がなければ、本物のリストを接続し (または [アドレス帳の編集] で自分の行のチェックを外し)、もう一度プレビューしてから送信します。

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