E-mailsjablonen in Outlook: sjablonen, Snelonderdelen en .oft-bestanden in elke versie
Outlook heeft vier verschillende manieren om te hergebruiken wat je schrijft, en welke je krijgt, hangt af van de versie van Outlook en het account. Hier lees je wat elke manier opslaat, waar je hem vindt in de nieuwe en klassieke Outlook, op het web, op een Mac en op een telefoon, hoe je een sjabloon met collega's deelt en wat je doet als Mijn sjablonen verdwenen is.
Kort gezegd: in de nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web schrijf je de e-mail en kies je E-mailsjabloon > E-mail opslaan als sjabloon op het lint Bericht; hergebruiken doe je met Nieuwe > E-mail van sjabloon op het lint Start. In klassiek Outlook kies je in het berichtvenster Bestand > Opslaan als en dan Outlook-sjabloon, waarmee je een .oft-bestand opslaat; openen doe je met Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen. Op een Mac: Bestand > Opslaan als sjabloon. Voor korte stukjes tekst gebruik je de invoegtoepassing Mijn sjablonen, en voor herbruikbare blokken in een e-mail Snelonderdelen. In de nieuwe Outlook en op het web hebben E-mailsjablonen, Mijn sjablonen en .oft-bestanden een in aanmerking komend Microsoft 365-abonnement nodig.
Vier soorten sjablonen, en wat elk ervan opslaat
Microsofts artikel E-mailsjablonen maken in Outlook maakt onderscheid tussen de ingebouwde functie en de invoegtoepassing, en daarnaast staan de bestandsindeling van klassiek Outlook en Snelonderdelen:
| Functie | Wat het opslaat | Handig voor |
|---|---|---|
| E-mailsjablonen | Een hele e-mail: geadresseerden, onderwerp, tekst, opmaak en bijlagen | Complete e-mails die je steeds opnieuw verstuurt, zoals aankondigingen |
| Invoegtoepassing Mijn sjablonen | Korte stukjes tekst, platte tekst met eenvoudige opmaak | Standaardantwoorden en zinnen die je in een e-mail plakt |
| .oft-bestand (Outlook-sjabloon) | Een opgeslagen concept als bestand: onderwerp, inhoud, opmaak en bijlagen | Sjablonen in klassiek Outlook, en een sjabloon met iemand anders delen |
| Snelonderdelen | Herbruikbare inhoudsblokken, zoals een alinea, een tabel of een handtekeningblok | Een e-mail die je al schrijft samenstellen uit standaardonderdelen |
Een sjabloon is het startpunt voor een nieuwe e-mail. Mijn sjablonen en Snelonderdelen werken andersom: je bent al aan het schrijven en voegt een stuk in dat je eerder hebt opgeslagen.
Welke Outlook wat heeft
| Nieuwe Outlook en web | Klassiek Outlook | Mac | iPhone en Android | |
|---|---|---|---|---|
| Volledige e-mailsjablonen | Ja, E-mailsjablonen | Ja, .oft-bestanden | Ja, .emltpl-bestanden | Opent .oft-bestanden |
| Mijn sjablonen | Ja | Ja (Sjablonen weergeven) | Ja, Exchange-accounts | Niet gedocumenteerd |
| Snelonderdelen | Ja, sinds 2026 | Ja | Niet gedocumenteerd | Niet gedocumenteerd |
| .oft-bestanden | Gedeeltelijk: toevoegen, downloaden, doorsturen, openen | Ja | Gebruikt .emltpl | Openen en verzenden |
De tabel volgt Microsofts artikelen over sjablonen en de functievergelijking tussen de nieuwe en klassieke Outlook, die e-mailsjablonen (OFT-bestanden) sinds december 2025 als beschikbaar in de nieuwe Outlook vermeldt, en algemene ondersteuning voor .oft-bestanden als gedeeltelijk beschikbaar. ‘Niet gedocumenteerd’ betekent dat Microsofts artikelen het niet behandelen, niet dat het onmogelijk is.
Nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web: E-mailsjablonen
Beide gebruiken dezelfde stappen, en een sjabloon die je in de ene opslaat, staat ook in de andere, omdat hij wordt bewaard in het postvak van het account waarmee je de e-mail schreef.
- Kies op het lint Start de optie Nieuwe > E-mail. Schrijf de e-mail die je wilt bewaren, met geadresseerden, onderwerp en bijlagen als die nooit veranderen.
- Kies op het lint Bericht de optie E-mailsjabloon > E-mail opslaan als sjabloon.
- Typ in het dialoogvenster E-mail opslaan als sjabloon een naam en kies Opslaan.
Om hem te gebruiken kies je Nieuwe > E-mail van sjabloon op het lint Start en selecteer je de sjabloon in het dialoogvenster Sjablonen. Hij opent als concept: wijzig de geadresseerden, het onderwerp of de tekst en kies Verzenden. Microsoft merkt op dat wijzigingen in dat concept niet in de sjabloon worden opgeslagen; om een sjabloon bij te werken, sla je hem opnieuw op.
Al je sjablonen staan per account onder Instellingen > E-mail > Sjablonen. E-mailsjablonen hebben een in aanmerking komend Microsoft 365-abonnement nodig; ontbreekt de knop E-mailsjabloon, controleer dat dan eerst.
De invoegtoepassing Mijn sjablonen (tekstfragmenten)
Mijn sjablonen is een invoegtoepassing die standaard in Outlook zit en werkt in de nieuwe en klassieke Outlook, op het web en op een Mac. Ze slaat platte tekst op, geen hele e-mails, en bewaart de sjablonen in je primaire postvak, dus een sjabloon die je in Outlook op het web opslaat, verschijnt ook in klassiek Outlook of op een Mac.
- Begin een nieuwe e-mail.
- Kies op het tabblad Bericht de optie Mijn sjablonen (in sommige versies staat die onder Invoegen > Apps > Mijn sjablonen). In klassiek Outlook heet de knop Sjablonen weergeven. Er opent een taakvenster.
- Kies +Sjabloon, typ een naam in het veld Titel en de tekst in het veld daaronder.
- Kies Opslaan. De sjabloon staat nu in het taakvenster Mijn sjablonen, klaar om in te voegen in de e-mail die je schrijft.
In een gedeeld postvak verschillen de regels per versie. In klassiek Outlook zijn sjablonen die je maakt terwijl je in een gedeeld postvak werkt, alleen voor jou zichtbaar. In de nieuwe Outlook worden sjablonen die je daar maakt gedeeld met iedereen die het postvak op dezelfde manier opent, als je het gedeelde postvak tot een volledig account hebt gepromoveerd. Op het web worden ze gedeeld met iedereen die het postvak met Ander postvak openen in een apart tabblad of venster opent.
Mijn sjablonen ontbreekt
Er zijn twee oorzaken gedocumenteerd. Volgens Microsofts tip zijn invoegtoepassingen in je organisatie mogelijk uitgeschakeld als Mijn sjablonen niet in de lijst staat, en dat kan alleen je beheerder veranderen. Daarnaast hield Microsoft een bekend probleem bij, Mijn sjablonen ontbreken in Outlook, waarbij de knop Sjablonen weergeven uit het lint van klassiek Outlook verdween en het opnieuw toevoegen van de invoegtoepassing mislukte met ‘Er is iets misgegaan’. Het staat als opgelost per 27 maart 2026, nadat Microsoft een wijziging aan Exchange-webservices en een wijziging in de verificatie had teruggedraaid. Organisaties die Exchange-webservices hebben uitgeschakeld, kunnen het probleem nog steeds hebben, en Microsoft raadt hun beheerders aan het weer in te schakelen.
Heb je vandaag een sjabloon nodig en is de invoegtoepassing weg, dan zijn de ingebouwde opties hierboven er niet van afhankelijk: E-mailsjablonen in de nieuwe Outlook en op het web, en .oft-bestanden in klassiek Outlook.
Klassiek Outlook voor Windows: sjablonen als .oft-bestand
- Kies in het menu Start de optie Nieuwe e-mail (of druk op Ctrl+Shift+M) en schrijf de inhoud die je wilt bewaren.
- Kies in het berichtvenster Bestand > Opslaan als.
- Kies in het dialoogvenster Opslaan als in de vervolgkeuzelijst Opslaan als de optie Outlook-sjabloon.
- Typ een naam in het vak Bestandsnaam en kies Opslaan.
Outlook slaat hem op in c:\users\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\templates, tenzij je een andere map kiest. Om er een e-mail mee te schrijven kies je Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen, zet je Zoeken in op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem, selecteer je de sjabloon en kies je Openen. Staat hij ergens anders, kies dan Bladeren. Net als in de nieuwe Outlook verandert het bewerken van het concept de sjabloon niet: sla hem opnieuw op onder dezelfde naam om hem bij te werken.
.oft-bestanden in de nieuwe Outlook en op het web
Een Outlook-sjabloonbestand (.oft) is een opgeslagen e-mailconcept met onderwerp, inhoud, opmaak en bijlagen. De nieuwe Outlook en Outlook op het web bewaren sjablonen in het postvak, maar Microsofts artikel Sjablonen downloaden, toevoegen en delen als .oft-bestanden in Outlook noemt drie manieren om met de bestanden te werken, die allemaal een in aanmerking komend Microsoft 365-abonnement nodig hebben:
- Een sjabloon als bestand downloaden: ga naar Instellingen > E-mail > Sjablonen, zoek de sjabloon en kies Opslaan als OFT.
- .oft-bestanden als sjablonen toevoegen: kies onder Instellingen > E-mail > Sjablonen de opties Add > Add OFT (zo noemt Microsofts artikel ze), dan Kiezen in het dialoogvenster E-mailsjablonen toevoegen, selecteer een of meer bestanden en kies Toevoegen. Zo haal je sjablonen uit klassiek Outlook over: ze staan in de sjablonenmap die hierboven is genoemd.
- Een concept delen als .oft-bestand: open het concept en kies Doorsturen als OFT op het tabblad Bericht. Outlook slaat het concept op als .oft-bestand en voegt het toe aan een nieuwe e-mail, klaar om te adresseren en te verzenden.
Je kunt ook één .oft-bestand openen zonder het toe te voegen: sleep het vanuit de Verkenner naar het leesvenster, of klik er in Windows met de rechtermuisknop op en kies Openen met > Outlook (nieuw). Microsofts artikel over het openen van .eml-, .msg- en .oft-bestanden noemt dezelfde abonnementsvereiste voor .msg- en .oft-bestanden.
Snelonderdelen: herbruikbare tekstblokken
Snelonderdelen bewaren bouwstenen: elk stuk van een e-mail, met opmaak, dat je met twee klikken invoegt. Ze zijn geschikt voor inhoud die in veel verschillende e-mails terugkomt, zoals een routebeschrijving naar het kantoor, een prijstabel of een vaste slotalinea. In klassiek Outlook gaat het zo, volgens Microsofts artikel Herbruikbare tekstblokken voor e-mailberichten maken:
- Selecteer in een e-mail die je schrijft de tekst of inhoud die je wilt bewaren.
- Kies op het tabblad Invoegen, in de groep Tekst, Snelonderdelen > Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen.
- Geef de bouwsteen in het dialoogvenster Nieuwe bouwsteen maken een unieke naam, eventueel een categorie en beschrijving, en bevestig.
- Om hem te gebruiken zet je de cursor op de juiste plek, kies je Invoegen > Snelonderdelen en kies je de bouwsteen in de galerie.
Om er een te hernoemen of te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop in de galerie en kies je Organiseren en verwijderen. Microsofts functievergelijking vermeldt Snelonderdelen ook als beschikbaar in de nieuwe Outlook, met een statusupdate in mei 2026, en de roadmap beschrijft ze daar als opgeslagen e-mailfragmenten voor Outlook voor Windows en het web. In de nieuwe Outlook en op het web geeft Microsofts artikel over Snelonderdelen andere stappen: selecteer de tekst, kies dan Invoegen > Snelle onderdelen > Selectie opslaan in Snelle onderdelen en beheer ze onder Instellingen > E-mail > Snelle onderdelen.
Outlook voor Mac
Volgens Microsofts artikel Kan ik e-mailsjablonen maken in Outlook voor Mac? heeft de Mac eigen sjabloonbestanden:
- Selecteer de e-mail die je als sjabloon wilt gebruiken en kies Bestand > Opslaan als sjabloon.
- Geef de sjabloon een naam, voeg eventueel een label toe, kies waar je hem opslaat en kies Opslaan.
- Om hem te gebruiken kies je Bestand > Nieuwe > E-mail van sjabloon, selecteer je de sjabloon (de naam eindigt op .emltpl) en kies je Openen.
Microsoft vermeldt deze ingebouwde besturingselementen als beschikbaar voor Microsoft 365-abonnees en in Outlook voor Mac versie 15.35 en hoger. De invoegtoepassing Mijn sjablonen werkt op een Mac ook voor Exchange-accounts, via Mijn sjablonen op het lint van een nieuwe e-mail, maar niet in gedeelde postvakken.
iPhone en Android
Microsofts artikelen over sjablonen behandelen Outlook voor iOS en Android niet. De Microsoft 365-roadmap vermeldt het openen en verzenden van .oft-bestanden in de mobiele apps, geopend als concept, als algemeen beschikbaar vanaf februari 2026. In de praktijk maak en beheer je sjablonen dus op een computer of op het web, en kun je een sjabloon die als .oft-bijlage binnenkomt op een telefoon gebruiken.
Automatisch antwoorden met een sjabloon
Klassiek Outlook kan zelf een sjabloon versturen: een regel met de actie antwoorden met een bepaalde sjabloon beantwoordt binnenkomende e-mail die aan de voorwaarden voldoet met een .oft-bestand. Het is de gebruikelijke manier om een afwezigheidsmelding te krijgen op Gmail, Yahoo en andere IMAP- of POP-accounts, die geen Automatische antwoorden hebben. De regel draait alleen zolang klassiek Outlook op je computer open is. De volledige stappen staan in een afwezigheidsmelding instellen in Outlook.
Tips voor sjablonen die bruikbaar blijven
- Geef ze een naam naar wat ze doen. ‘Antwoord – factuur ontvangen’ en ‘Versturen – notulen vergadering’ staan bij elkaar en zijn makkelijk te vinden in een lijst van twintig. Een klant- of projectnaam vooraan werkt voor sjablonen die je maar voor één klant gebruikt.
- Markeer wat je moet aanpassen. Zet alles wat verandert tussen vierkante haken, zoals [naam] of [datum], zodat een vergeten invulveld opvalt voordat je Verzenden kiest.
- Laat geadresseerden weg, tenzij ze nooit veranderen. E-mailsjablonen bewaren de regels Aan, CC en BCC. Dat is handig voor een vaste verzendlijst en riskant voor al het andere.
- Controleer de bijlagen. Een bijlage die in een sjabloon is opgeslagen, gaat mee met elke e-mail die je ervan maakt, ook als het de oude versie van een prijslijst is.
- Houd één exemplaar voor het team. Spreek per gedeelde sjabloon één eigenaar af en stuur updates als .oft-bestand met Doorsturen als OFT, zodat niemand de versie van vorig jaar blijft versturen. Gebruik voor een teampostvak de regels voor Mijn sjablonen in gedeelde postvakken die hierboven staan.
- Ruim ze twee keer per jaar op. Verwijder sjablonen die niemand gebruikt en werk de sjablonen bij waarvan datums, prijzen of namen zijn veranderd.
Nadat de sjabloon is verstuurd
Sjablonen versnellen wat je verstuurt. De antwoorden komen nog steeds één voor één binnen in je Postvak IN, voor veel verschillende klanten en projecten, en elk antwoord moet ergens worden opgeborgen. Folder Suggest is een Outlook-invoegtoepassing die voor elke e-mail een map voorstelt uit de mappen die je al hebt, zodat je de antwoorden met één klik opbergt als het voorstel klopt. Er is een gratis abonnement.
Voor het opzetten van de mappen zelf, zie e-mails ordenen in Outlook.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik e-mailsjablonen in Outlook?
Kies in de nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web Nieuwe > E-mail van sjabloon op het lint Start, en beheer sjablonen onder Instellingen > E-mail > Sjablonen. Kies in klassiek Outlook Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen en dan Gebruikerssjablonen in bestandssysteem. Kies op een Mac Bestand > Nieuwe > E-mail van sjabloon.
Waarom zie ik Mijn sjablonen niet in Outlook?
Mijn sjablonen is een invoegtoepassing, dus die verdwijnt als je organisatie invoegtoepassingen heeft uitgeschakeld. Microsoft had ook een bekend probleem waarbij de knop Sjablonen weergeven in klassiek Outlook ontbrak; dat is op 27 maart 2026 opgelost, maar organisaties die Exchange-webservices hebben uitgeschakeld, kunnen het nog steeds hebben. In de nieuwe Outlook en op het web hebben E-mailsjablonen en Mijn sjablonen bovendien een in aanmerking komend Microsoft 365-abonnement nodig.
Waar slaat Outlook .oft-sjablonen op?
Klassiek Outlook slaat sjablonen die je met Bestand > Opslaan als maakt standaard op in c:\users\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\templates. E-mailsjablonen in de nieuwe Outlook en op het web worden opgeslagen in het postvak van het account waarmee je ze hebt gemaakt, niet als bestanden.
Hoe deel ik een Outlook-sjabloon met mijn team?
Stuur hem als .oft-bestand. In de nieuwe Outlook en op het web voegt Doorsturen als OFT op het tabblad Bericht het concept als .oft-bestand toe aan een nieuwe e-mail, en downloadt Opslaan als OFT onder Instellingen > E-mail > Sjablonen een opgeslagen sjabloon. Collega's voegen hem toe met Add > Add OFT. In klassiek Outlook voeg je het .oft-bestand uit je sjablonenmap als bijlage toe.
Wat is het verschil tussen een sjabloon en Snelonderdelen?
Een sjabloon is een hele e-mail: onderwerp, tekst, opmaak en bijlagen, en bij E-mailsjablonen ook de geadresseerden. Snelonderdelen zijn herbruikbare inhoudsblokken, zoals een alinea of een tabel, die je invoegt in een e-mail die je al aan het schrijven bent.
Kan ik Outlook-sjablonen op mijn telefoon gebruiken?
Microsofts artikelen over sjablonen behandelen alleen Windows, het web en de Mac. De Microsoft 365-roadmap vermeldt het openen en verzenden van .oft-bestanden in Outlook voor iOS en Android als algemeen beschikbaar vanaf februari 2026, dus een sjabloon die iemand je als .oft-bestand stuurt, kun je op een telefoon als concept openen.