E-Mail-Vorlagen in Outlook: Vorlagen, Schnellbausteine und OFT-Dateien in jeder Version
Outlook bietet vier verschiedene Wege, Geschriebenes wiederzuverwenden, und welche davon Sie haben, hängt von der Outlook-Version und vom Konto ab. Hier steht, was jeder davon speichert, wo Sie ihn im neuen und klassischen Outlook, im Web, auf dem Mac und auf dem Smartphone finden, wie Sie eine Vorlage mit Kollegen teilen und was zu tun ist, wenn „Meine Vorlagen“ verschwunden ist.
Kurz gesagt: Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web schreiben Sie die E-Mail und wählen im Menüband Nachricht die Option E-Mail-Vorlage und dann den Befehl, der die E-Mail als Vorlage speichert; wiederverwenden können Sie sie über Neue > E-Mail aus Vorlage im Menüband Start. Im klassischen Outlook wählen Sie im Nachrichtenfenster Datei > Speichern unter und dann Outlook-Vorlage, womit Sie eine OFT-Datei speichern; öffnen können Sie sie über Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen. Auf dem Mac: Datei > Als Vorlage speichern. Für kurze Textstücke verwenden Sie das Add-in Meine Vorlagen, für wiederverwendbare Blöcke innerhalb einer E-Mail die Schnellbausteine. Im neuen Outlook und im Web setzen E-Mail-Vorlagen, „Meine Vorlagen“ und OFT-Dateien ein qualifiziertes Microsoft 365-Abonnement voraus.
Vier Arten von Vorlagen und was jede speichert
Microsofts Artikel Erstellen von E-Mail-Vorlagen in Outlook unterscheidet die integrierte Funktion vom Add-in; daneben stehen das Dateiformat des klassischen Outlook und die Schnellbausteine:
| Funktion | Was gespeichert wird | Gut für |
|---|---|---|
| E-Mail-Vorlagen | Eine ganze E-Mail: Empfänger, Betreff, Text, Formatierung und Anlagen | Vollständige E-Mails, die Sie immer wieder senden, etwa Ankündigungen |
| Add-in Meine Vorlagen | Kurze Textstücke, Nur-Text mit einfacher Formatierung | Standardantworten und Formulierungen, die Sie in eine E-Mail einfügen |
| OFT-Datei (Outlook-Vorlage) | Ein gespeicherter Entwurf als Datei: Betreff, Inhalt, Formatierung und Anlagen | Vorlagen im klassischen Outlook und das Teilen einer Vorlage mit anderen |
| Schnellbausteine | Wiederverwendbare Inhaltsblöcke, etwa ein Absatz, eine Tabelle oder ein Signaturblock | Eine E-Mail, die Sie gerade schreiben, aus Standardteilen zusammensetzen |
Eine Vorlage ist der Ausgangspunkt für eine neue E-Mail. „Meine Vorlagen“ und Schnellbausteine funktionieren umgekehrt: Sie schreiben bereits und fügen ein Stück ein, das Sie früher gespeichert haben.
Welches Outlook was bietet
| Neues Outlook und Web | Klassisches Outlook | Mac | iPhone und Android | |
|---|---|---|---|---|
| Vollständige E-Mail-Vorlagen | Ja, E-Mail-Vorlagen | Ja, OFT-Dateien | Ja, .emltpl-Dateien | Öffnet OFT-Dateien |
| Meine Vorlagen | Ja | Ja (Vorlagen anzeigen) | Ja, Exchange-Konten | Nicht dokumentiert |
| Schnellbausteine | Ja, seit 2026 | Ja | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert |
| OFT-Dateien | Teilweise: hinzufügen, herunterladen, weiterleiten, öffnen | Ja | Verwendet .emltpl | Öffnen und senden |
Die Tabelle folgt Microsofts Artikeln zu Vorlagen und dem Vergleich der Features zwischen dem neuen Outlook und dem klassischen Outlook, der E-Mail-Vorlagen (OFT-Dateien) im neuen Outlook seit Dezember 2025 als verfügbar und die allgemeine Unterstützung von OFT-Dateien als „Teilweise verfügbar“ führt. „Nicht dokumentiert“ bedeutet, dass Microsofts Artikel es nicht behandeln, nicht, dass es unmöglich ist.
Neues Outlook für Windows und Outlook im Web: E-Mail-Vorlagen
Beide verwenden dieselben Schritte, und eine Vorlage, die Sie im einen speichern, steht auch im anderen bereit, weil sie im Postfach des Kontos gespeichert wird, aus dem Sie die E-Mail geschrieben haben.
- Wählen Sie im Menüband Start die Option Neue > E-Mail. Schreiben Sie die E-Mail, die Sie aufbewahren möchten, einschließlich Empfängern, Betreff und Anlagen, sofern sich diese nie ändern.
- Wählen Sie im Menüband Nachricht die Option E-Mail-Vorlage und dann den Befehl, der die E-Mail als Vorlage speichert.
- Geben Sie im Dialogfeld E-Mail als Vorlage speichern einen Namen ein und wählen Sie Speichern.
Zum Verwenden wählen Sie im Menüband Start die Option Neue > E-Mail aus Vorlage und im Dialogfeld Vorlagen die gewünschte Vorlage. Sie öffnet sich als Entwurf: Ändern Sie Empfänger, Betreff oder Text und wählen Sie dann Senden. Laut Microsoft werden Änderungen an diesem Entwurf nicht in der Vorlage gespeichert; um eine Vorlage zu aktualisieren, speichern Sie sie erneut.
Alle Ihre Vorlagen sind nach Konto unter Einstellungen > E-Mail > Vorlagen aufgelistet. E-Mail-Vorlagen setzen ein qualifiziertes Microsoft 365-Abonnement voraus; fehlt die Schaltfläche E-Mail-Vorlage, prüfen Sie das zuerst.
Das Add-in „Meine Vorlagen“ (Textausschnitte)
„Meine Vorlagen“ ist ein Add-in, das Outlook standardmäßig mitbringt, und es funktioniert im neuen und klassischen Outlook, im Web und auf dem Mac. Es speichert reinen Text, keine ganzen E-Mails, und seine Vorlagen liegen in Ihrem primären Postfach. Eine Vorlage, die Sie in Outlook im Web speichern, erscheint also auch im klassischen Outlook oder auf dem Mac.
- Beginnen Sie eine neue E-Mail.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Nachricht die Option Meine Vorlagen (in manchen Versionen unter Einfügen > Apps > Meine Vorlagen). Im klassischen Outlook heißt die Schaltfläche Vorlagen anzeigen. Ein Aufgabenbereich wird geöffnet.
- Wählen Sie +Vorlage, geben Sie im Feld Titel einen Namen und im Feld darunter den Text ein.
- Wählen Sie Speichern. Die Vorlage erscheint nun im Aufgabenbereich Meine Vorlagen und lässt sich in die E-Mail einfügen, die Sie gerade schreiben.
In einem freigegebenen Postfach gelten je nach Version andere Regeln. Im klassischen Outlook sind Vorlagen, die Sie im Kontext eines freigegebenen Postfachs erstellen, nur für Sie sichtbar. Im neuen Outlook werden Vorlagen, die Sie dort erstellen, mit allen geteilt, die das Postfach auf dieselbe Weise öffnen, sofern Sie das freigegebene Postfach zu einem vollständigen Konto heraufgestuft haben. Im Web werden sie mit allen geteilt, die das Postfach über Anderes Postfach öffnen in einer separaten Registerkarte oder einem separaten Fenster öffnen.
„Meine Vorlagen“ fehlt
Zwei Ursachen sind dokumentiert. Laut Microsofts Tipp hat Ihre Organisation möglicherweise Add-ins deaktiviert, wenn „Meine Vorlagen“ nicht aufgeführt ist; das kann nur Ihr Administrator ändern. Außerdem führte Microsoft ein bekanntes Problem, Meine Vorlagen fehlen in Outlook, bei dem die Schaltfläche Vorlagen anzeigen im klassischen Outlook aus dem Menüband verschwand und das erneute Hinzufügen des Add-ins mit „Es ist ein Fehler aufgetreten“ scheiterte. Es gilt seit dem 27. März 2026 als behoben, nachdem Microsoft eine Änderung an den Exchange-Webdiensten und eine Authentifizierungsänderung zurückgenommen hatte. In Organisationen, die die Exchange-Webdienste deaktiviert haben, kann das Problem weiterhin bestehen, und Microsoft empfiehlt deren Administratoren, sie wieder zu aktivieren.
Wenn Sie heute eine Vorlage brauchen und das Add-in fehlt: Die integrierten Möglichkeiten oben hängen nicht davon ab, also E-Mail-Vorlagen im neuen Outlook und im Web und OFT-Dateien im klassischen Outlook.
Klassisches Outlook für Windows: Vorlagen als OFT-Dateien
- Wählen Sie im Menü Start die Option Neue E-Mail (oder drücken Sie Strg+Umschalt+M) und schreiben Sie den Inhalt, den Sie aufbewahren möchten.
- Wählen Sie im Nachrichtenfenster Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp die Option Outlook-Vorlage.
- Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein und wählen Sie Speichern.
Outlook speichert sie unter c:\users\Benutzername\appdata\roaming\microsoft\templates, sofern Sie keinen anderen Ordner wählen. Um daraus eine E-Mail zu schreiben, wählen Sie Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen, stellen Suchen in auf Benutzervorlagen in Dateisystem, wählen die Vorlage aus und dann Öffnen. Liegt sie an einem anderen Ort, wählen Sie Durchsuchen. Wie im neuen Outlook ändert das Bearbeiten des Entwurfs die Vorlage nicht: Speichern Sie sie unter demselben Namen erneut, um sie zu aktualisieren.
OFT-Dateien im neuen Outlook und im Web
Eine Outlook-Vorlagendatei (.oft) ist ein gespeicherter E-Mail-Entwurf mit Betreff, Inhalt, Formatierung und Anlagen. Das neue Outlook und Outlook im Web speichern Vorlagen im Postfach, doch Microsofts Artikel Herunterladen, Hinzufügen und Freigeben von Vorlagen als OFT-Dateien in Outlook nennt drei Wege, mit den Dateien zu arbeiten, die alle ein qualifiziertes Microsoft 365-Abonnement voraussetzen:
- Eine Vorlage als Datei herunterladen: Öffnen Sie Einstellungen > E-Mail > Vorlagen, suchen Sie die Vorlage und wählen Sie Als OFT speichern.
- OFT-Dateien als Vorlagen hinzufügen: Wählen Sie unter Einstellungen > E-Mail > Vorlagen die Option Hinzufügen und dann den Eintrag zum Hinzufügen von OFT-Dateien, im Dialogfeld E-Mail-Vorlagen hinzufügen die Option Auswählen, dann eine oder mehrere Dateien und schließlich Hinzufügen. So übernehmen Sie Vorlagen aus dem klassischen Outlook: Sie liegen im oben genannten Vorlagenordner.
- Einen Entwurf als OFT-Datei teilen: Öffnen Sie den Entwurf und wählen Sie auf der Registerkarte Nachricht die Option Als OFT weiterleiten. Outlook speichert den Entwurf als OFT-Datei und hängt ihn an eine neue E-Mail an, die Sie nur noch adressieren und senden.
Eine einzelne OFT-Datei können Sie auch öffnen, ohne sie hinzuzufügen: Ziehen Sie sie aus dem Datei-Explorer auf den Lesebereich, oder klicken Sie in Windows mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Öffnen mit > Outlook (neu). Microsofts Artikel zum Öffnen von .eml-, .msg- und OFT-Dateien nennt für .msg- und OFT-Dateien dieselbe Abonnementvoraussetzung.
Schnellbausteine: wiederverwendbare Textblöcke
Schnellbausteine speichern Bausteine: beliebige Teile einer E-Mail samt Formatierung, die Sie mit zwei Klicks einfügen. Sie eignen sich für Inhalte, die in vielen verschiedenen E-Mails vorkommen, etwa eine Wegbeschreibung zum Büro, eine Preistabelle oder einen Standardschlussabsatz. Im klassischen Outlook gehen Sie laut Microsofts Artikel Erstellen wiederverwendbarer Textblöcke für E-Mail-Nachrichten so vor:
- Markieren Sie in einer E-Mail, die Sie gerade schreiben, den Text oder Inhalt, den Sie aufbewahren möchten.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text die Option Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
- Geben Sie im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen einen eindeutigen Namen und optional eine Kategorie und Beschreibung ein und bestätigen Sie.
- Zum Verwenden setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle, wählen Einfügen > Schnellbausteine und wählen den Baustein im Katalog aus.
Zum Umbenennen oder Löschen klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Katalog und wählen Organisieren und löschen. Microsofts Featurevergleich führt Schnellbausteine auch im neuen Outlook als verfügbar, mit einer Statusaktualisierung im April 2026, und die Roadmap beschreibt sie dort als gespeicherte E-Mail-Ausschnitte für Outlook für Windows und das Web. Im neuen Outlook und im Web nennt Microsofts Artikel zu Schnellbausteinen andere Schritte: Markieren Sie den Text, wählen Sie dann Einfügen > Schnellteile > Auswahl in Schnellteile speichern und verwalten Sie die Bausteine unter Einstellungen > E-Mail > Schnellparts.
Outlook für Mac
Laut Microsofts Artikel Kann ich E-Mail-Vorlagen in Outlook für Mac erstellen? hat der Mac eigene Vorlagendateien:
- Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie als Vorlage verwenden möchten, und dann Datei > Als Vorlage speichern.
- Geben Sie einen Namen ein, weisen Sie bei Bedarf eine Kategorie zu, wählen Sie den Speicherort und dann Speichern.
- Zum Verwenden wählen Sie im Menü Datei den Befehl zum Erstellen einer neuen E-Mail aus einer Vorlage, wählen die Vorlage aus (ihr Name endet auf .emltpl) und dann Öffnen.
Microsoft nennt diese integrierten Steuerelemente als verfügbar für Microsoft 365-Abonnenten und in Outlook für Mac ab Version 15.35. Das Add-in „Meine Vorlagen“ funktioniert auf dem Mac ebenfalls für Exchange-Konten, über Meine Vorlagen im Menüband einer neuen E-Mail, allerdings nicht in freigegebenen Postfächern.
iPhone und Android
Microsofts Artikel zu Vorlagen behandeln Outlook für iOS und Android nicht. Die Microsoft 365-Roadmap führt das Öffnen und Senden von OFT-Dateien in den mobilen Apps, geöffnet als Entwurf, seit Februar 2026 als allgemein verfügbar. In der Praxis erstellen und verwalten Sie Vorlagen also am Computer oder im Web, und eine Vorlage, die als OFT-Anlage ankommt, können Sie auf dem Smartphone verwenden.
Automatisch mit einer Vorlage antworten
Das klassische Outlook kann eine Vorlage selbstständig senden: Eine Regel mit der Aktion diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten beantwortet eingehende E-Mails, die ihre Bedingungen erfüllen, mit einer OFT-Datei. So richten Sie üblicherweise eine Abwesenheitsnotiz für Gmail, Yahoo und andere IMAP- oder POP-Konten ein, die „Automatische Antworten“ nicht haben. Die Regel läuft nur, solange das klassische Outlook auf Ihrem Computer geöffnet ist. Die vollständigen Schritte stehen in Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten.
Tipps für Vorlagen, die nützlich bleiben
- Benennen Sie sie nach ihrem Zweck. „Antwort – Rechnung erhalten“ und „Senden – Besprechungsnotizen“ stehen sortiert beieinander und sind in einer Liste von zwanzig leicht zu finden. Ein Kunden- oder Projektname am Anfang eignet sich für Vorlagen, die Sie nur für einen Kunden verwenden.
- Markieren Sie, was geändert werden muss. Setzen Sie alles Veränderliche in eckige Klammern, etwa [Name] oder [Datum], damit ein vergessener Platzhalter auffällt, bevor Sie Senden wählen.
- Lassen Sie Empfänger weg, es sei denn, sie ändern sich nie. E-Mail-Vorlagen speichern die Zeilen An, Cc und Bcc. Das ist praktisch für einen festen Verteiler und riskant für alles andere.
- Prüfen Sie die Anlagen. Eine in einer Vorlage gespeicherte Anlage geht mit jeder E-Mail hinaus, die daraus entsteht, auch die alte Version einer Preisliste.
- Halten Sie eine Fassung für das Team. Legen Sie für jede gemeinsame Vorlage eine verantwortliche Person fest und verschicken Sie Aktualisierungen als OFT-Datei mit Als OFT weiterleiten, damit niemand weiter die Version vom letzten Jahr verschickt. Für ein Teampostfach gelten die oben beschriebenen Regeln für „Meine Vorlagen“ in freigegebenen Postfächern.
- Misten Sie zweimal im Jahr aus. Löschen Sie Vorlagen, die niemand verwendet hat, und aktualisieren Sie die, deren Datumsangaben, Preise oder Namen sich geändert haben.
Wenn die Vorlage verschickt ist
Vorlagen beschleunigen, was Sie senden. Die Antworten kommen trotzdem einzeln im Posteingang an, für viele verschiedene Kunden und Projekte, und jede muss irgendwo abgelegt werden. Folder Suggest ist ein Outlook-Add-in, das für jede E-Mail einen Ordner aus Ihren vorhandenen Ordnern vorschlägt. Passt der Vorschlag, legen Sie die Antworten mit einem Klick ab. Es gibt einen kostenlosen Tarif.
Wie Sie die Ordner selbst anlegen, steht in E-Mails in Outlook organisieren.
Häufig gestellte Fragen
Wo finde ich E-Mail-Vorlagen in Outlook?
Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web wählen Sie im Menüband Start die Option Neue > E-Mail aus Vorlage und verwalten Ihre Vorlagen unter Einstellungen > E-Mail > Vorlagen. Im klassischen Outlook wählen Sie Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen und dann Benutzervorlagen in Dateisystem. Auf dem Mac wählen Sie im Menü Datei den Befehl zum Erstellen einer neuen E-Mail aus einer Vorlage.
Warum sehe ich „Meine Vorlagen“ in Outlook nicht?
„Meine Vorlagen“ ist ein Add-in und verschwindet daher, wenn Ihre Organisation Add-ins deaktiviert hat. Außerdem gab es bei Microsoft ein bekanntes Problem, bei dem die Schaltfläche „Vorlagen anzeigen“ im klassischen Outlook fehlte; es wurde am 27. März 2026 behoben, kann aber in Organisationen, die die Exchange-Webdienste deaktiviert haben, weiterhin auftreten. Im neuen Outlook und im Web setzen E-Mail-Vorlagen und „Meine Vorlagen“ zudem ein qualifiziertes Microsoft 365-Abonnement voraus.
Wo speichert Outlook OFT-Vorlagen?
Das klassische Outlook speichert Vorlagen, die Sie mit Datei > Speichern unter erstellen, standardmäßig unter c:\users\Benutzername\appdata\roaming\microsoft\templates. E-Mail-Vorlagen im neuen Outlook und im Web liegen nicht als Dateien vor, sondern im Postfach des Kontos, mit dem Sie sie erstellt haben.
Wie teile ich eine Outlook-Vorlage mit meinem Team?
Senden Sie sie als OFT-Datei. Im neuen Outlook und im Web hängt „Als OFT weiterleiten“ auf der Registerkarte Nachricht den Entwurf als OFT-Datei an, und „Als OFT speichern“ unter Einstellungen > E-Mail > Vorlagen lädt eine gespeicherte Vorlage herunter. Kolleginnen und Kollegen übernehmen sie unter Hinzufügen mit der Option für OFT-Dateien. Im klassischen Outlook hängen Sie die OFT-Datei aus Ihrem Vorlagenordner an.
Was ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und Schnellbausteinen?
Eine Vorlage ist eine ganze E-Mail: Betreff, Text, Formatierung und Anlagen, bei E-Mail-Vorlagen auch die Empfänger. Schnellbausteine sind wiederverwendbare Inhaltsblöcke, etwa ein Absatz oder eine Tabelle, die Sie in eine E-Mail einfügen, die Sie bereits schreiben.
Kann ich Outlook-Vorlagen auf dem Smartphone verwenden?
Microsofts Artikel zu Vorlagen behandeln nur Windows, das Web und den Mac. Laut der Microsoft 365-Roadmap ist das Öffnen und Senden von OFT-Dateien in Outlook für iOS und Android seit Februar 2026 allgemein verfügbar. Eine Vorlage, die Ihnen jemand als OFT-Datei schickt, lässt sich also auf dem Smartphone als Entwurf öffnen.