アーカイブ、削除、フォルダー整理のどれ？ Outlook のアーカイブ・スイープ・クリーンアップが実際にすること
Outlook には、フォルダーを選ばずに受信トレイからメールを取り除く方法が 5 つあります。アーカイブ、自動整理 (AutoArchive)、スイープ、クリーンアップ、無視です。名前は似ていますが、すべてが同じ Outlook にあるわけではなく、すべてのメールを確実に見つけられる場所に残すのは 1 つだけです。
まとめると: アーカイブはメールをメールボックス内の [アーカイブ] フォルダーに移動し、何も削除しません。自動整理 (AutoArchive) はクラシック Outlook for Windows だけの機能で、古いアイテムをパソコン上の .pst ファイルに移動するか、設定によっては削除します。スイープは新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com の機能で、1 人の送信者からのメールを 1 回だけ、または毎日、移動または削除します。クリーンアップはクラシック Outlook の機能で、同じスレッドの後の返信にすでに引用されているメッセージを削除します。無視はスレッド全体と、その後に届くすべての返信を [削除済みアイテム] に送ります。また必要になりそうなメールはアーカイブするかフォルダーに整理し、必要ないメールは削除してください。
[アーカイブ] ボタンと [アーカイブ] フォルダー
用は済んだけれど削除はしたくないメールには、アーカイブを使います。選択したメッセージを、同じメールボックス内の [アーカイブ] フォルダーに移動します。何も削除されず、メールはサーバー上に残り、検索もできます。Microsoft のアーカイブに関する記事でも指摘されているとおり、アーカイブしてもメールボックスのサイズは減りません。メールは移動しただけだからです。 メールボックスがいっぱいの場合は、実際に容量を空ける方法を参照してください。
- 新しい Outlook と Outlook on the web: メールを選択し、ツール バーの [アーカイブ] を選びます。新しい Outlook では、[元に戻す] を含む通知が表示されます。
- クラシック Outlook for Windows: [アーカイブ] はリボンの [削除] グループにあります。Backspace キーでも選択したメッセージをアーカイブできます。ただし、メッセージを別のウィンドウで開いている場合は除きます。
- Outlook for Mac: メッセージを選択し、[アーカイブ] を選びます。アカウントにまだアーカイブ フォルダーがない場合は、作成するかどうかを Outlook が尋ねます。Gmail アカウントでは、アーカイブ先は Gmail の すべてのメール (All Mail) です。
Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントでは、[アーカイブ] は組み込みのフォルダーです。最初から存在し、クラシック Outlook では名前の変更、移動、削除はできません。クラシック Outlook に追加した Gmail、Yahoo、iCloud などのほかのアカウントでは、[ファイル] > [メールボックスの設定] > [ツール] > [アーカイブ フォルダーの設定] で自分でフォルダーを選びます。
[アーカイブ] フォルダーとオンライン アーカイブを混同しないでください。オンライン アーカイブは一部の Microsoft 365 の職場アカウントにある別のアーカイブ メールボックスで、独自のフォルダーを持ち、通常は一定の期間より古いメールを移動するポリシーによってメールが入ります。フォルダー一覧に 2 つ目のツリーとして「オンライン アーカイブ」(クラシック Outlook と Mac) または「インプレース アーカイブ」(新しい Outlook と Outlook on the web) が表示されていれば、それがオンライン アーカイブです。
自動整理 (AutoArchive) と .pst ファイル (クラシック Outlook のみ)
自動整理は古くからある機能で、動作はまったく異なります。バックグラウンドで実行され、古いアイテムをメールボックスからパソコン上の Outlook データ ファイル (.pst) に移動します。既定の保存先は Documents\Outlook Files\archive.pst です。移動したメールはサーバー上にはなくなります。Outlook on the web、スマートフォン、別のパソコンでは表示されず、このファイルはほかのファイルと同じようにバックアップが必要です。
- 設定する場所: [ファイル] > [オプション] > [詳細設定] > [古いアイテムの整理] の [自動整理の設定] で、実行する頻度と、対象にするアイテムの古さを選びます。フォルダーごとに、[プロパティ] > [古いアイテムの整理] タブで個別に設定することもできます。
- 既定の期間 (Microsoft による): 受信トレイと下書きは 6 か月、送信済みアイテムと削除済みアイテムは 2 か月、送信トレイは 3 か月です。
- 削除することもあります。古いアイテムを移動せずに完全に削除するオプションがあり、その場合アーカイブのコピーは残りません。有効にする前に確認してください。
- 手動で 1 回だけ: [ファイル] > [情報] > [ツール] > [古いアイテムの整理] で、指定した日付までのアイテムをフォルダーごとにアーカイブします。
Microsoft は、自動整理 (AutoArchive) は新しい Outlook for Windows では使用できないと明記しています。Exchange に接続する職場アカウントでも表示されない場合があり、その場合は組織の保持ポリシーやオンライン アーカイブが代わりを担います。自動でアーカイブする方法を探していて、どこにも自動整理が見つからない場合は、たいていこれが理由です。一定期間を過ぎたメールを移動するほかの方法は、Outlook で○日以上前のメールを自動で移動する方法をご覧ください。
スイープ
スイープ (一括処理) は、送信者ごとにメールを処理する機能です。その送信者からのメールを選択して [スイープ] を選び、その送信者のメールをどうするかを決めます。フォルダー内のその送信者からのメールをすべて移動または削除する、今後届くメールにも同じことをする、最新のメッセージだけを残す、10 日より古くなったメッセージを削除する、のいずれかです。メッセージの移動先のフォルダーは自分で選べます。
- 使える場所: 新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com です。Microsoft によると、スイープは現在クラシック Outlook では使用できません。
- 対象のアカウント: Outlook.com、Hotmail、Live.com、Microsoft 365 です。Gmail、Yahoo、そのほかの IMAP アカウントは対象外です。
- 実行のタイミング: スイープのルールは 1 日に 1 回実行されますが、受信トレイのルールはメールが届くとすぐに実行されます。そのため、送信者からの新しいメッセージが、スイープで移動されるまでしばらく受信トレイに残ることがあります。
- 迷惑メール、下書き、送信済みアイテム、削除済みアイテムでは使用できません。
スイープはニュースレターや通知に手早く対処できる方法です。送信者以外の条件にも左右される振り分けには、本格的なルールが必要です。Outlook ルールの代わりになる方法をご覧ください。
クリーンアップ: スレッド、フォルダー、フォルダーとサブフォルダー
クリーンアップは冗長なメッセージを削除します。Outlook はスレッド内の各メッセージを確認し、あるメッセージが後の返信のいずれかに完全に含まれていれば、前のメッセージを削除します。最後の返信は残り、その下にはそれまでのやり取りがすべて引用されています。
クラシック Outlook for Windows では、[ホーム] タブの [削除] グループにある [クリーンアップ] から使います (簡易リボンでは、[削除] の横の矢印を開きます)。選択肢は 3 つあります。
- [スレッドのクリーンアップ] は、選択したスレッドが対象です。
- [フォルダーのクリーンアップ] は、現在のフォルダー内のすべてのスレッドが対象です。「フォルダーのクリーンアップで何が起きるのか」の答えはこれです。フォルダーへの振り分けも、並べ替えも、アーカイブも行わず、後の返信と重複するメッセージを削除するだけです。
- [フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ] は、フォルダーとその中のすべてのフォルダーに同じ処理を行います。
削除されたメッセージは [削除済みアイテム] に移動するので、このフォルダーを空にするまでは元に戻せます。[ファイル] > [オプション] > [メール] の [スレッドのクリーンアップ] で、移動先を別のフォルダーにしたり、未読、分類済み、フラグ付き、デジタル署名付きのメッセージを移動しないように設定したりできます。Microsoft がクリーンアップについて説明しているのは クラシック Outlook for Windows 向けです。
無視
無視は、もう関わりたくないスレッド、典型的には全員への返信が続くスレッドのための機能です。スレッドを [削除済みアイテム] に移動し、そのスレッドに後から届くメッセージもすべて直接そこへ移動します。同じ人からのほかのメールは通常どおり届きます。
クラシック Outlook では、スレッドを選択して [ホーム] > [削除] > [無視] > [スレッドを無視] を選びます。元に戻すには、削除済みアイテムでそのスレッドを見つけ、もう一度 [無視] を選んでから [スレッドの無視を停止する] を選びます。これはスレッドがまだ削除済みアイテムにある間しか使えません。Microsoft による 2 つの Windows アプリの比較では、スレッドの無視は新しい Outlook でも使用できるとされており、Outlook モバイル アプリでもスレッドの … メニューに [スレッドを無視] があります。
どの Outlook で何が使えるか
| 機能 | 新しい Outlook for Windows | クラシック Outlook for Windows | Outlook on the web | Outlook for Mac |
|---|---|---|---|---|
| [アーカイブ] ボタン | はい | はい | はい | はい |
| 自動整理 (.pst) | いいえ | はい | いいえ | 記載なし |
| スイープ | はい | いいえ | はい | 記載なし |
| クリーンアップ | 記載なし | はい | 記載なし | 記載なし |
| 無視 | はい | はい | 記載なし | 記載なし |
「記載なし」は、その機能に関する Microsoft の記事がそのバージョンを扱っていないという意味なので、お使いの Outlook のメニューで確認してください。新しい Outlook とクラシック Outlook の列は、Microsoft の機能比較と、上でリンクした各機能の記事に基づいています。
削除、アーカイブ、フォルダーへの整理のどれを選ぶか
用が済んだメールには、3 つの対処のどれかが必要です。どれにするかは、そのメールをもう一度探すときにどう探すかで決まります。休み明けにたまったメールを片付けるときも、この 3 つで仕分けるのがいちばん速い方法です (Outlook で不在通知 (自動応答) を設定する方法と、休み明けにたまったメールの片付け方を参照)。
- 削除するのは、もう必要にならないメールです。読み終えたニュースレター、通知、対応済みの確認メールなどです。スイープと無視は、自動で削除する方法です。
- アーカイブするのは、必要になるかもしれないけれど、名前や単語で検索すれば見つかるメールです。[アーカイブ] は階層のない 1 つの保管場所で、Outlook の検索の対象になります。
- フォルダーに整理するのは、関連するメールとまとめて見る必要があるメールです。1 つの顧客、1 つのプロジェクト、1 つの案件のメールすべてや、何を検索すればよいかわからないまま見返す必要があるメールなどです。フォルダーは「全部見せて」に応えられますが、検索が応えられるのは「これを探して」だけです。
そのため、「フォルダーとアーカイブのどちらか」という二者択一になることはあまりありません。多くの人に合うやり方は、基本はアーカイブし、実際に見返す少数のものだけのためにフォルダーを少しだけ用意することです。フォルダーについては、Outlook でメールを整理する方法とOutlook でフォルダーを作成・整理する方法で説明しています。何年たっても検索しやすいメールにしたいなら、メールボックス内 ([アーカイブ] かフォルダー) に残し、.pst ファイルへの移動は避けてください。.pst は、その 1 台のパソコンの Outlook で開いているときしか検索されません。
フォルダーへの整理に時間がかかっている場合は、Folder Suggest という Outlook アドインがあります。すでにあるフォルダーの中から各メールに合うフォルダーを提案するので、ワンクリックで整理できます。無料プランがあります。
Outlook のメールの保存場所と、アーカイブしたメールの見つけ方
Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントでは、メールは Microsoft のサーバー上のメールボックスにあります。クラシック Outlook はパソコン上に同期されたコピー (.ost ファイル) を保持しますが、これはコピーにすぎません。POP アカウントのメールや、自動整理で移動したものは、パソコン上の .pst ファイルにあります。どこを探すかは、次のどれが起きたかによって変わります。
- [アーカイブ] ボタンでアーカイブした場合: フォルダー一覧で [アーカイブ] を開くか、検索します。クラシック Outlook は既定でメールボックス全体を検索します。[アーカイブ] フォルダーの中だけを検索するには、先にそのフォルダーを選択してください。
- アーカイブ ポリシーで移動された場合: オンライン アーカイブ (新しい Outlook と Outlook on the web ではインプレース アーカイブ) を確認します。フォルダー一覧に独立したメールボックスとして表示されます。クラシック Outlook では受信トレイからの検索には含まれないので、オンライン アーカイブの中で検索してください。新しい Outlook では、通常の検索でオンライン アーカイブの結果も表示できます。
- 自動整理で移動された場合: クラシック Outlook で [ファイル] > [開く/エクスポート] > [Outlook データ ファイルを開く] を選び、.pst ファイルを選択します (既定では
Documents\Outlook Filesにあります)。新しい Outlook でも [設定] の Outlook データ ファイルの項目で .pst ファイルを開けますが、そのパソコンに同じ 32 ビット版または 64 ビット版のクラシック Outlook もインストールされていて、アカウントに Microsoft 365 サブスクリプションがあり、パソコンが ARM デバイスではない場合に限ります。 - スイープ、クリーンアップ、無視で移動された場合: スイープで選んだフォルダーにあるか、空にするまでは [削除済みアイテム] にあります。
よくある質問
Outlook でアーカイブするとメールは削除されますか？
いいえ。[アーカイブ] ボタンは、メールをメールボックス内の [アーカイブ] フォルダーに移動します。メールはサーバー上に残り、検索でき、メールボックスのサイズにも引き続き含まれます。クラシック Outlook の自動整理 (AutoArchive) は別物で、古いアイテムをパソコン上の .pst ファイルに移動するか、そう設定していれば削除します。
Outlook の [フォルダーのクリーンアップ] では何が行われますか？
フォルダー内のすべてのスレッドを確認し、本文全体が後の返信にすでに含まれているメッセージを削除します。削除されたメッセージは、[ファイル] > [オプション] > [メール] の [スレッドのクリーンアップ] で別のフォルダーを選んでいない限り、[削除済みアイテム] に移動します。[フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ] は、サブフォルダーにも同じ処理を行います。クラシック Outlook for Windows の機能です。
新しい Outlook の自動整理 (AutoArchive) はどこにありますか？
ありません。Microsoft は、自動整理 (AutoArchive) は新しい Outlook for Windows では使用できないと明記しています。新しい Outlook には [アーカイブ] ボタンとスイープがあり、オンライン アーカイブがある Microsoft 365 アカウントではオンライン アーカイブも使えます。また、同じパソコンにクラシック Outlook がインストールされていて、アカウントに Microsoft 365 サブスクリプションがあれば、[設定] の Outlook データ ファイルの項目から既存の .pst ファイルを開くこともできます。
[アーカイブ] フォルダーとオンライン アーカイブは同じものですか？
いいえ。[アーカイブ] フォルダーはメールボックス内の普通のフォルダーです。オンライン アーカイブは、一部の Microsoft 365 の職場アカウントにある別のアーカイブ メールボックスで、独自のフォルダーを持ち、通常は古いメールをそこへ移動するアーカイブ ポリシーによってメールが入ります。
フォルダーと [アーカイブ] フォルダーのどちらを使うべきですか？
用が済んでいて、また探すときは検索で見つけるメールには [アーカイブ] を使います。1 つの顧客やプロジェクトのメールすべてなど、まとめて見る必要があるメールにはフォルダーを使います。多くの人は両方を使っています。基本はアーカイブし、いくつかのフォルダーに振り分けます。いずれの場合も、どのデバイスからでも検索できるように、.pst ファイルではなくメールボックスに残してください。