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2026 年 10 月  ·  Folder Suggest

Outlook で不在通知 (自動応答) を設定する方法と、休み明けにたまったメールの片付け方

不在通知は、Outlook では「自動応答」(不在時の自動応答) という機能で、Outlook のバージョンごとに設定場所が違います。各バージョンでの設定場所、期間の指定と返信する相手の選び方、アカウントが対応していない場合の対処、そのまま使えるメッセージの例、そして戻ったときに待っている受信トレイの片付け方を説明します。

まとめると: 新しい Outlook for Windows では [表示] > [表示設定] > [アカウント] > [自動応答] を選び、トグルをオンにして [保存] を選びます。クラシック Outlook では [ファイル] > [自動応答] > [自動応答を送信する] を選びます。Outlook on the web と Outlook.com では [設定] > [アカウント] > [自動応答]、Mac では [ツール] > [自動応答]、スマホでは [設定] で自分のアカウントをタップし、[自動応答] です。[一定期間のみ応答を送信する] (Web では [次の期間に限り応答を送信する]) にチェックを入れておけば、自動応答は期間の終わりに自動で止まります。使えるのは Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントです。Gmail、Yahoo などの IMAP や POP のアカウントでは、クラシック Outlook でルールとテンプレートを使って返信できますが、Outlook を起動している間しか動作しません。

始める前に: アカウントの種類を確認する

自動応答を使えるかどうかは、Outlook のバージョンではなく、メール アカウントの種類で決まります。Microsoft の記事「Outlook で不在時の自動応答を設定する方法」には、Gmail、Yahoo などの POP や IMAP のアカウントでは使えないと書かれています。使えるアカウントは、同じ記事の Mac 版とモバイル版に記載されています。

また Microsoft によると、自動応答は不在中にメールを送ってきた人それぞれに 1 回だけ送信されます。5 通送ってきた人にも、返信は 1 通です。

新しい Outlook for Windows

  1. [表示] タブで [表示設定] を選びます。
  2. [アカウント] > [自動応答] を選びます。
  3. [自動応答] トグルをオンにします。
  4. 不在の期間だけに限るには、[一定期間のみ応答を送信する] を選び、開始時刻と終了時刻を入力します。
  5. メッセージを入力します。職場または学校のアカウントでは組織外にも返信を送るオプションがあり、[連絡先にのみ返信を送信] を選ぶこともできます。
  6. [保存] を選びます。

この手順が画面と一致しない場合は、おそらくクラシック Outlook を使っています。次のセクションを参照してください。

クラシック Outlook for Windows

まず [ファイル] を選びます。[自動応答] ボタンがあれば、アカウントがこの機能に対応しています。

  1. [ファイル] > [自動応答] を選びます。
  2. [自動応答] ボックスで [自動応答を送信する] を選びます。
  3. 必要に応じて、期間を指定するチェック ボックスをオンにし、開始と終了の日時を設定します。こうすると終了時刻に自動応答がオフになります。指定しない場合は、自分でオフにする必要があります。
  4. メッセージを入力します。職場または学校のアカウントでは [自分の所属組織内] と [自分の所属組織外] の 2 つのタブがあり、それぞれに別のメッセージを設定できます。
  5. [OK] を選びます。

自動応答がオンの間、クラシック Outlook ではリボンの下にそのことを知らせるバーが表示されます。止めるには、そこで [無効にする] を選びます。

[自動応答] ボタンがない場合: ルールとテンプレートを使う

[ファイル] に [自動応答] ボタンがない場合、そのアカウントはおそらく POP か IMAP です。Microsoft の記事「ルールを使用して不在メッセージを作成する」で紹介されている代わりの方法は 2 段階です。まず、メッセージをテンプレートとして保存します。

  1. 新しいメールを作成し、不在メッセージの件名と本文を入力します。
  2. [ファイル] > [名前を付けて保存] を選びます。
  3. 名前を付け、[ファイルの種類] で [Outlook テンプレート (*.oft)] を選んで、[保存] を選びます。

次に、このテンプレートで返信するルールを作成します。

  1. [ファイル] > [ルール & アラートの管理] を選び、[電子メールの仕分けルール] タブで [新しい仕分けルール] を選びます。
  2. 空のルールから始める欄で [受信メッセージにルールを適用する] を選び、[次へ] を選びます。
  3. すべてのメールに返信するには、条件を何も選ばずに [次へ] を選び、すべてのメッセージにこのルールを適用するかどうかを確認されたら [はい] を選びます。
  4. [ステップ 1: 処理を選択してください] で [特定のテンプレートを使って返信する] にチェックを入れます。
  5. [ステップ 2: 仕分けルールの説明を編集してください] で、下線付きの [特定のテンプレート] を選びます。[フォルダーの場所] を [ファイル システム内のユーザー テンプレート] にして、作成したテンプレートを選び、[開く] を選びます。
  6. 必要に応じて例外を追加し、ルールに「不在時」などの名前を付けて [完了] を選びます。何日も前に設定する場合は [この仕分けルールを有効にする] のチェックを外しておき、出発の日に [ルール & アラートの管理] でチェックを入れます。

本来の自動応答との大きな違いが 2 つあります。このルールはクラシック Outlook がパソコンで起動している間しか動かないため、不在中もパソコンの電源を入れたまま、ネットワークにつないでおく必要があります。また終了日がないので、戻ったら自分でルールをオフにします。

Outlook on the web と Outlook.com

  1. [設定] (右上の歯車) を選び、[アカウント] > [自動応答] を選びます。
  2. [自動応答] トグルをオンにします。
  3. [次の期間に限り応答を送信する] にチェックを入れ、開始時刻と終了時刻を入力します。期間を設定しないと、トグルをオフにするまで自動応答はオンのままです。
  4. 画面下部のボックスにメッセージを入力します。その上の書式設定バーで、フォントや色を変えられます。
  5. 職場または学校のアカウントで、組織外の差出人にも返信する場合は、[組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する] にチェックを入れます。
  6. [保存] を選びます。

Microsoft のOutlook on the web 向けの記事では、同じページにある予定表のオプションも 3 つ紹介されています。[この期間の予定表をブロックする]、[この期間中に行われるイベントへの新しい招待を自動的に辞退する]、[この期間中の会議を辞退およびキャンセルする] です。1 つ目を使えば、不在の予定を別に作る必要がありません。

Outlook for Mac

Microsoft のMac 向けの記事によると、この機能は Exchange、Microsoft 365、Outlook.com、Hotmail のアカウントで使え、Gmail、Yahoo などの POP や IMAP のアカウントでは使えません。

  1. ナビゲーション ウィンドウで [メール] を選びます。
  2. [ツール] メニューを選び、[自動応答] を選びます。
  3. ドロップダウンでアカウントを選び、[自動応答の送信] の横のトグルをオンにします。
  4. 組織内向けのメッセージ欄に返信を書きます。
  5. 期間を指定するには、[特定の期間に返信を送信する] をオンにして開始と終了を設定します。
  6. 組織外の人に返信するには (Exchange 管理者が許可している場合)、組織外向けのメッセージのチェック ボックスをオンにし、[連絡先にのみ送信] か [全員に送信] を選んで、そのメッセージを書きます。
  7. [自動応答] ウィンドウを閉じます。

レガシ Outlook for Mac では、同じメニューからダイアログが開きます。[アカウント "(アカウント名)" の自動応答を送信します]、[この期間中にのみ返信を送信する]、組織外にも返信するためのチェック ボックスがあり、最後に [OK] で閉じます。Microsoft はレガシ Outlook for Mac のサポートを 2026 年 10 月に終了します。

iPhone と Android

iOS 版と Android 版の Outlook については、Microsoft のモバイル向けの記事が Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントを対象にしています。

  1. [設定] をタップし、自分のアカウントをタップして、[自動応答] をタップし、スイッチをオンにします。
  2. [期間中の返信] をオンにし、開始時間と終了時間を設定します。
  3. 必要に応じて [予定表をブロック] をオンにして不在の予定を追加するか、[予定表の消去] でその期間の会議をキャンセルまたは辞退します。
  4. 全員に返信するか、組織内だけに返信するかを選び、必要なら別々のメッセージを書きます。
  5. [保存] をタップします。

空港へ向かう途中で思い出したときは、スマホから設定するのがいちばん手っ取り早い方法です。

期間の指定と、組織内・組織外への返信

自動応答がトラブルの種になるかどうかは、2 つの設定で決まります。

組織内向けには、代わりの担当者、止まっているプロジェクト、戻る日など、詳しく書いてかまいません。組織外向けは短く、一般的な内容にします。知らない相手に、どこにいるのかや、いつまで不在なのかを知らせる必要はありません。

不在中のルール: 転送とメールの移動

自動応答は不在を相手に知らせるもので、届いたメールをどうするかはルールで決めます。休暇の前によく使われるのは次の 2 つです。

新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com では、ルールは [設定] > [メール] > [ルール] > [ルールを追加] にあります。ルールに名前を付け、条件 (差出人など) を追加し、[転送先]、[リダイレクト先]、フォルダーへの移動などのアクションを追加して、[保存] を選びます。クラシック Outlook では [ファイル] > [ルール & アラートの管理] にあります。Microsoft の転送についての記事によると、転送したメッセージは自分から送られたように見え、返信は自分に届きます。リダイレクトしたメッセージは元の送信者から送られたように見えるので、同僚が送信者に直接返信できます。

Microsoft 365 または Exchange のアカウントを使うクラシック Outlook では、[自動応答] ボックスの下部にもルール用のボタンがあります。そこで作ったルールは自動応答がオンの間だけ動作するので、休暇中だけ転送して、自動応答と一緒にオフになるようにしたいときに便利です。

社外への転送には注意。多くの Microsoft 365 の組織では、外部アドレスへの自動転送がブロックされています。Microsoft は 2021 年に既定の設定を変更し、新しい組織と、それまで自動転送を使っていなかった既存の組織では自動転送がオフになっています。ブロックされている場合、送信者には「5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.」(アクセス拒否。組織で外部への転送が許可されていません) というエラーが返ります。転送できる場合でも、仕事のメールをすべて個人のアドレスに転送すると会社の規則に違反するおそれがあり、顧客のデータを置くべきでない場所に置くことになります。転送は組織内の同僚か共有のチーム アドレスだけにして、戻ったらルールをオフにするのを忘れないでください。

不在メッセージの例文

[ ] の部分を書き換えて使ってください。組織外向けのメッセージは短いほど適しています。こうしたメッセージを別の機会にも使いたい場合は、Outlook のテンプレートとして保存しておきましょう。バージョンごとの手順はOutlook のメール テンプレートで説明しています。

標準 (全員向け)

メールをお送りいただき、ありがとうございます。[日付] まで不在にしており、メールを確認できる機会が限られています。戻り次第、ご返信いたします。お急ぎの場合は、[チームまたは担当者の役職] ([アドレス]) までご連絡ください。

休暇中 (メールを確認しない場合)

ご連絡ありがとうございます。[日付] まで休暇をいただいており、その間はメールを確認いたしません。いただいたメールは転送されておりません。お急ぎのご用件は、[チームのアドレス] までお送りください。

組織内向け

[日付] まで不在にしています。[プロジェクトまたは担当分野] は [同僚] が担当していますので、何かあれば相談してください。[その他の件] については、[チームのアドレス] までご連絡ください。戻り次第、メールを確認します。

組織外向け (短め)

メールをお送りいただき、ありがとうございます。現在不在にしており、[日付] 以降にご返信いたします。お急ぎの場合は、[代表アドレスまたは代表電話番号] までご連絡ください。

出張中・イベント参加中

[日付] まで出張中のため、メールはときどきしか確認できず、ご返信までに数日かかる場合があります。お急ぎの場合は、[チームのアドレス] までご連絡ください。

休み明け: たまったメールの片付け方

1 週間休むと、何百通ものメールがたまることがあります。古い順に読んでいくのは、いちばん時間のかかるやり方です。半分は後のメッセージで決着しているからです。代わりに、次の順番で進めます。

  1. 自動応答と休暇中のルールをオフにする。終了日を設定していなかった場合です。
  2. 差出人で並べ替える。どの Outlook でも、並べ替えのオプションはメッセージ一覧の上部にあるフィルターにあります。ニュースレター、通知、自動送信のレポートがまとまるので、ひとかたまりを選んで一度に削除またはアーカイブできます。新しい Outlook と Web のスイープを使えば 1 人の差出人について同じことができ、その差出人から今後届くメールも片付けられます。どれを使えばよいかはアーカイブ・スイープ・クリーンアップの解説を参照してください。
  3. 会話ごとに読む。会話としてまとめて表示すると、20 通の返信が続くスレッドも 1 行になり、たいてい最新のメッセージを見れば結末がわかります。途中をすべて読まずに、最新のものを読みます。
  4. 自分宛てに直接届いたメールに返信する。宛先 (To) に自分が入っているメールや、自分の名前が書かれているメールは、たいてい自分の対応が必要です。CC で受け取っただけのメールは、たいてい対応不要です。優先受信トレイをオンにしている場合は、[優先] タブから始めます。
  5. 残しておくメールをフォルダーに整理する。それ以外はアーカイブし、受信トレイには対応が必要なメールだけが残るようにします。

長く休んだ後は、この最後のステップに時間がかかります。数百通のメールそれぞれについて、どの顧客やプロジェクトのフォルダーに入れるかを決めなければならないからです。Folder Suggest は、メールごとに、すでにあるフォルダーの中からフォルダーを提案する Outlook アドインです。提案が合っていればワンクリックで整理でき、1 通ずつでも、一覧でまとめてでも使えます。無料プランがあります。

フォルダーそのものの作り方は、Outlook のメールを整理する方法を参照してください。

よくある質問

Outlook で不在通知 (自動応答) をオンにするには？
新しい Outlook: [表示] > [表示設定] > [アカウント] > [自動応答] で [自動応答] トグルをオンにして [保存]。クラシック Outlook: [ファイル] > [自動応答] > [自動応答を送信する] を選んで [OK]。Outlook on the web と Outlook.com: [設定] > [アカウント] > [自動応答] でトグルをオンにして [保存]。Mac: [ツール] > [自動応答]。iOS と Android: [設定] で自分のアカウントをタップし、[自動応答]。

Outlook に [自動応答] が表示されないのはなぜですか？
自動応答は Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントで使えます。Gmail、Yahoo などの POP や IMAP のアカウントでは使えません。クラシック Outlook for Windows では、代わりに保存したテンプレートで返信するルールを使えますが、Outlook を起動している間しか動作しません。

Outlook はすべてのメールに自動応答を送りますか？
いいえ。Microsoft によると、自動応答は不在中にメールを送ってきた人それぞれに 1 回だけ送信されます。職場または学校のアカウントでは、組織外の人にも返信するかどうか、また連絡先だけに返信するかどうかを選べます。

Outlook で不在通知 (自動応答) をオフにするには？
期間を設定していれば、終了時刻に自動応答は自動で止まります。設定していない場合は、オンにした場所で [自動応答] トグルをオフにします。クラシック Outlook では、リボンの下のバーで [無効にする] を選びます。

組織外の人には別のメッセージを送れますか？
はい、職場または学校のアカウントなら送れます。クラシック Outlook には [自分の所属組織内] タブと [自分の所属組織外] タブがあり、Outlook for Mac とモバイル アプリでも別々のメッセージを設定できます。Microsoft は、組織外への返信は連絡先だけに送ることを勧めています。

休み明けに受信トレイをいちばん早く片付ける方法は？
受信トレイを差出人で並べ替えるか会話ごとに表示し、ニュースレターや通知はまとめて削除またはアーカイブします。すでに決着したスレッドは最新のメッセージだけを読み、自分宛てに直接届いたメールに返信して、残しておくメールはフォルダーに整理します。

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