Oktober 2026 · Folder Suggest

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten (und danach den E-Mail-Stapel abarbeiten)

In Outlook heißt die Abwesenheitsnotiz „Automatische Antworten“, und jede Outlook-Version hat sie an einer anderen Stelle. Hier steht, wo Sie sie in jeder Version finden, wie Sie sie auf Ihren Zeitraum begrenzen und festlegen, wer sie bekommt, was Sie tun, wenn Ihr Konto sie nicht hat, dazu ein paar Nachrichten zum Kopieren und ein Plan für den Posteingang, der bei Ihrer Rückkehr auf Sie wartet.

Kurz gesagt: Im neuen Outlook für Windows wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Ansichtseinstellungen und dann Konten > Automatische Antworten, aktivieren den Umschalter und wählen Speichern. Im klassischen Outlook wählen Sie Datei > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden. In Outlook im Web und Outlook.com wählen Sie Einstellungen > Konto > Automatische Antworten. Auf dem Mac über Extras > Automatische Antworten. Auf dem Smartphone unter Einstellungen Ihr Konto antippen, dann Automatische Antworten. Aktivieren Sie Antworten nur während eines Zeitraums senden (in Outlook im Web „Antworten nur während dieses Zeitraums senden“), damit die Antworten von selbst enden. Das funktioniert bei Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten; bei Gmail, Yahoo und anderen IMAP- oder POP-Konten kann das klassische Outlook stattdessen mit einer Regel und einer Vorlage antworten, aber nur, solange Outlook läuft.

Vorab: Welchen Kontotyp Sie haben

Ob Sie „Automatische Antworten“ haben, hängt vom Typ Ihres E-Mail-Kontos ab, nicht von der Outlook-Version. Microsofts Artikel Einrichten automatischer Abwesenheitsantworten in Outlook sagt, dass Gmail-, Yahoo- und andere POP- oder IMAP-Konten die Funktion nicht unterstützen; seine Fassungen für Mac und Mobilgeräte nennen die Konten, die sie unterstützen:

Microsoft 365-Konten (Geschäft, Schule oder Uni), Exchange- und Outlook.com-Konten haben „Automatische Antworten“. Alles in den folgenden Abschnitten gilt für sie.
Gmail, Yahoo und andere POP- oder IMAP-Konten, die Sie in Outlook hinzugefügt haben, unterstützen die Funktion nicht. Im klassischen Outlook für Windows erreichen Sie mit einer Regel etwas Ähnliches; siehe die Methode mit Regel und Vorlage weiter unten. Die Webmail dieser Dienste hat meist eine eigene Urlaubsantwort, und dort richten Sie sie besser ein.

Laut Microsoft geht eine automatische Antwort außerdem einmal an jede Person, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreibt: Wer Ihnen fünf E-Mails schickt, erhält eine Antwort.

Neues Outlook für Windows

Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht die Ansichtseinstellungen aus.
Wählen Sie Konten > Automatische Antworten aus.
Aktivieren Sie die Umschaltfläche Automatische Antworten.
Um die Antworten auf Ihre Abwesenheit zu begrenzen, wählen Sie Antworten nur während eines Zeitraums senden und geben Start- und Endzeit ein.
Geben Sie Ihre Nachricht ein. Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto gibt es zusätzlich die Option, Antworten auch an Absender außerhalb Ihrer Organisation zu senden, und Sie können Antworten nur an Kontakte senden wählen.
Wählen Sie Speichern.

Wenn diese Schritte nicht zu Ihrem Bildschirm passen, verwenden Sie wahrscheinlich das klassische Outlook, um das es als Nächstes geht.

Klassisches Outlook für Windows

Wählen Sie zuerst Datei. Wenn Sie dort die Schaltfläche Automatische Antworten sehen, unterstützt Ihr Konto die Funktion:

Wählen Sie Datei > Automatische Antworten.
Wählen Sie im Feld Automatische Antworten die Option Automatische Antworten senden.
Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen für einen Zeitraum und legen Sie Beginn und Ende fest. Die Antworten enden dann zur Endzeit; ohne Zeitraum schalten Sie sie selbst ab.
Geben Sie Ihre Nachricht ein. Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto gibt es zwei Registerkarten, Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation, jede mit eigener Nachricht.
Wählen Sie OK.

Solange automatische Antworten aktiv sind, zeigt das klassische Outlook unter dem Menüband eine Leiste mit diesem Hinweis. Wählen Sie dort Deaktivieren, um sie zu beenden.

Keine Schaltfläche „Automatische Antworten“? Regel und Vorlage verwenden

Zeigt Datei keine Schaltfläche „Automatische Antworten“, ist das Konto höchstwahrscheinlich ein POP- oder IMAP-Konto. Microsofts Ausweichlösung in Verwenden von Regeln zum Erstellen einer Abwesenheitsnachricht hat zwei Teile. Speichern Sie zuerst Ihre Nachricht als Vorlage:

Erstellen Sie eine neue E-Mail und schreiben Sie Betreff und Text Ihrer Abwesenheitsnachricht.
Wählen Sie Datei > Speichern unter.
Geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie unter Dateityp den Eintrag Outlook-Vorlage (*.oft). Wählen Sie Speichern.

Erstellen Sie dann eine Regel, die damit antwortet:

Wählen Sie Datei > Regeln & Benachrichtigungen verwalten und dann auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Neue Regel.
Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und dann Weiter.
Um jede E-Mail zu beantworten, lassen Sie die Bedingungen leer, wählen Weiter und dann Ja, wenn Outlook fragt, ob die Regel auf alle Nachrichten angewendet werden soll.
Aktivieren Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Option diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
Wählen Sie unter Schritt 2 den unterstrichenen Text eine bestimmte Vorlage, stellen Sie Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem, wählen Sie Ihre Vorlage aus und dann Öffnen.
Fügen Sie bei Bedarf Ausnahmen hinzu, geben Sie der Regel einen Namen wie „Abwesenheit“ und wählen Sie Fertig stellen. Wenn Sie die Regel einige Tage im Voraus einrichten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren und setzen das Häkchen am Tag Ihrer Abreise unter Regeln & Benachrichtigungen verwalten.

Zwei Unterschiede zu echten automatischen Antworten sind wichtig. Die Regel läuft nur, solange das klassische Outlook auf Ihrem Computer geöffnet ist; der Computer muss also während Ihrer Abwesenheit eingeschaltet und verbunden bleiben. Und sie hat kein Enddatum: Schalten Sie die Regel nach Ihrer Rückkehr selbst ab.

Outlook im Web und Outlook.com

Wählen Sie Einstellungen (das Zahnrad oben rechts) und dann Konto > Automatische Antworten.
Aktivieren Sie den Umschalter Automatische Antworten.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antworten nur während dieses Zeitraums senden und geben Sie Start- und Endzeit ein. Ohne Zeitraum bleibt die Antwort aktiv, bis Sie den Umschalter ausschalten.
Geben Sie Ihre Nachricht in das Feld unten ein. Mit der Formatierungsleiste darüber ändern Sie Schriftart und Farbe.
Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto aktivieren Sie Antworten an Absender außerhalb Ihrer Organisation senden, wenn externe Absender eine Antwort erhalten sollen.
Wählen Sie Speichern.

Microsofts Artikel zu Outlook im Web nennt auf derselben Seite außerdem drei Kalenderoptionen: Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren, Neue Einladungen für Ereignisse während dieses Zeitraums automatisch ablehnen und Meine Besprechungen während dieses Zeitraums ablehnen und abbrechen. Mit der ersten sparen Sie sich einen eigenen Abwesenheitstermin im Kalender.

Outlook für Mac

Laut Microsofts Mac-Artikel funktioniert das bei Exchange-, Microsoft 365-, Outlook.com- und Hotmail-Konten, nicht bei Gmail, Yahoo oder anderen POP- und IMAP-Konten.

Wählen Sie im Navigationsbereich E-Mail.
Wählen Sie das Menü Extras und dann Automatische Antworten.
Wählen Sie das Konto in der Dropdownliste aus und aktivieren Sie den Umschalter neben Automatische Antworten senden.
Schreiben Sie die Antwort in das Feld für die Nachricht innerhalb Ihrer Organisation.
Für einen Zeitraum aktivieren Sie Antworten während eines bestimmten Zeitraums senden und legen Beginn und Ende fest.
Für Personen außerhalb Ihrer Organisation (sofern Ihr Exchange-Administrator das zulässt) aktivieren Sie die Nachricht für externe Absender, wählen Nur an meine Kontakte senden oder An alle senden und schreiben diese Nachricht.
Schließen Sie das Fenster Automatische Antworten.

Im Legacy-Outlook für Mac öffnet dasselbe Menü ein Dialogfeld mit Automatische Antworten senden für das Konto, Antworten nur in diesem Zeitraum senden und einer Option für Antworten außerhalb Ihrer Organisation, das Sie mit OK schließen. Microsoft beendet den Support für Legacy-Outlook für Mac im Oktober 2026.

iPhone und Android

Für Outlook für iOS und Android deckt Microsofts Artikel zur mobilen App Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten ab:

Tippen Sie auf Einstellungen, dann auf Ihr Konto und auf Automatische Antworten, und schalten Sie den Schalter ein.
Schalten Sie die Option für Antworten während eines Zeitraums ein und legen Sie Start- und Endzeit fest.
Schalten Sie optional Kalender sperren ein, um einen Abwesenheitstermin anzulegen, oder verwenden Sie Meinen Kalender löschen, um die Besprechungen in diesem Zeitraum abzusagen oder abzulehnen.
Wählen Sie, ob alle eine Antwort erhalten oder nur Ihre Organisation, und schreiben Sie bei Bedarf getrennte Nachrichten.
Tippen Sie auf Speichern.

Damit ist das Smartphone die schnellste Lösung, wenn es Ihnen erst auf dem Weg zum Flughafen einfällt.

Zeitraum und Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation

Zwei Einstellungen entscheiden darüber, wie viel Ärger eine Abwesenheitsnotiz verursachen kann.

Legen Sie immer ein Enddatum fest. Mit einem Zeitraum schalten sich die Antworten an dessen Ende von selbst ab. Ohne Zeitraum laufen sie weiter, bis Sie daran denken, und Kollegen erfahren noch Tage nach Ihrer Rückkehr, dass Sie abwesend sind.
Vorsicht mit Antworten außerhalb Ihrer Organisation. Microsoft warnt: Wenn Sie allen Personen außerhalb Ihrer Organisation antworten, geht die Antwort auf jede E-Mail, auch auf Newsletter, Werbung und potenzielle Junk-E-Mails, was dem Absender verrät, dass Ihre Adresse gelesen wird. Microsoft empfiehlt, externe Antworten nur an Ihre Kontakte zu senden.

Innerhalb der Organisation können Sie mehr sagen: wer Sie vertritt, welche Projekte ruhen, wann Sie zurück sind. Nach außen halten Sie die Nachricht kurz und allgemein. Ein Fremder muss nicht wissen, wo Sie sind oder wie lange.

Regeln während Ihrer Abwesenheit: E-Mails weiterleiten und verschieben

Eine Antwort sagt den Leuten, dass Sie weg sind; eine Regel entscheidet, was mit ihren E-Mails passiert. Vor einem Urlaub sind zwei üblich:

E-Mails bestimmter Absender in einen Ordner verschieben, damit Benachrichtigungen, Newsletter oder ein einzelnes lautes System nicht die E-Mails zudecken, die Sie nach Ihrer Rückkehr zuerst brauchen.
E-Mails weiterleiten, die von einem Kunden kommen oder ein Projekt betreffen, an die Person, die Sie vertritt.

Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com finden Sie Regeln unter Einstellungen > E-Mail > Regeln > Regel hinzufügen: Geben Sie der Regel einen Namen, fügen Sie eine Bedingung hinzu (etwa den Absender), dann eine Aktion wie Weiterleiten an, Umleiten zu oder das Verschieben in einen Ordner, und wählen Sie Speichern. Im klassischen Outlook finden Sie sie unter Datei > Regeln & Benachrichtigungen verwalten. Microsofts Artikel zum Weiterleiten erklärt den Unterschied: Eine weitergeleitete Nachricht scheint von Ihnen zu kommen, und Antworten gehen an Sie; eine umgeleitete behält den ursprünglichen Absender, sodass Ihre Vertretung direkt antworten kann.

Das klassische Outlook hat mit einem Microsoft 365- oder Exchange-Konto außerdem eine Schaltfläche für Regeln unten im Feld Automatische Antworten. Dort erstellte Regeln laufen nur, solange die automatischen Antworten aktiv sind. Das ist praktisch für eine Weiterleitung nur während des Urlaubs, die sich zusammen mit der Antwort abschaltet.

Vorsicht beim Weiterleiten nach außen. Viele Microsoft 365-Organisationen blockieren die automatische Weiterleitung an externe Adressen. Microsoft hat 2021 die Standardeinstellung geändert, sodass sie für neue Organisationen und für bestehende, die sie nicht schon nutzten, deaktiviert ist, und wenn sie blockiert ist, erhält der Absender eine Unzustellbarkeitsnachricht mit dem Text „5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.“ (Zugriff verweigert, Ihre Organisation erlaubt keine externe Weiterleitung). Auch wo es funktioniert, kann das Weiterleiten aller dienstlichen E-Mails an eine private Adresse gegen die Regeln Ihres Unternehmens verstoßen, und es bringt Kundendaten an einen Ort, an den sie nicht gehören. Leiten Sie nur innerhalb der Organisation weiter, an eine Kollegin, einen Kollegen oder eine gemeinsame Teamadresse, und denken Sie daran, die Regel nach Ihrer Rückkehr abzuschalten.

Vorlagen für Abwesenheitsnotizen

Ersetzen Sie die Teile in eckigen Klammern. Je kürzer die externe Version, desto besser. Wenn Sie eine solche Nachricht für andere Gelegenheiten aufbewahren möchten, speichern Sie sie als Outlook-Vorlage: E-Mail-Vorlagen in Outlook zeigt, wie das in jeder Version geht.

Standard, für alle

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin bis [Datum] nicht im Büro und habe nur eingeschränkt Zugriff auf meine E-Mails. Nach meiner Rückkehr melde ich mich bei Ihnen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Team oder Funktion der Vertretung] unter [Adresse].

Urlaub, E-Mails werden nicht gelesen

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis [Datum] im Urlaub und lese bis dahin keine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Für alles, was nicht warten kann, schreiben Sie bitte an [Teamadresse].

Innerhalb Ihrer Organisation

Ich bin bis [Datum] abwesend. [Kollegin oder Kollege] vertritt mich für [Projekt oder Bereich] und hilft bei allem, was anfällt. Bei Fragen zu [anderes Thema] wenden Sie sich bitte an [Teamadresse]. Nach meiner Rückkehr arbeite ich meine E-Mails nach.

Außerhalb Ihrer Organisation, kurz

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit abwesend und antworte nach dem [Datum]. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [allgemeine Adresse oder zentrale Telefonnummer].

Auf Reisen oder bei einer Veranstaltung

Ich bin bis [Datum] auf Reisen und lese meine E-Mails nur gelegentlich, daher kann eine Antwort einige Tage dauern. Wenn Sie früher eine Antwort benötigen, wenden Sie sich bitte an [Teamadresse].

Zurück aus dem Urlaub: ein Plan für den Rückstau

Nach einer Woche Abwesenheit können Hunderte E-Mails warten. Sie von der ältesten bis zur neuesten zu lesen, ist der langsamste Weg, denn die Hälfte davon hat sich durch eine spätere Nachricht erledigt. Gehen Sie stattdessen in dieser Reihenfolge vor:

Schalten Sie die automatische Antwort und die Urlaubsregeln ab, falls Sie ihnen kein Enddatum gegeben haben.
Sortieren Sie nach Absender. In jedem Outlook finden Sie die Sortieroptionen unter Filter oben in der Nachrichtenliste. Newsletter, Benachrichtigungen und automatische Berichte stehen dann beieinander, sodass Sie einen ganzen Block auswählen und auf einmal löschen oder archivieren können. Sweep im neuen Outlook und im Web macht dasselbe für einen Absender und kann auch seine künftigen E-Mails aufräumen. Archivieren, Sweep und Bereinigen erklärt, was Sie wann verwenden.
Lesen Sie nach Unterhaltung. Als Unterhaltungen gruppiert ist ein Verlauf mit zwanzig Antworten eine einzige Zeile, und die neueste Nachricht zeigt meist, wie er ausgegangen ist. Lesen Sie diese, nicht jeden Zwischenschritt.
Beantworten Sie, was direkt an Sie ging. E-Mails, bei denen Sie in der An-Zeile stehen oder in denen Sie namentlich erwähnt werden, brauchen meist Sie. E-Mails, bei denen Sie nur in Kopie stehen, meist nicht. Wenn der Posteingang mit Relevanz aktiv ist, beginnen Sie mit der Registerkarte „Relevant“.
Legen Sie, was Sie aufbewahren müssen, in Ihren Ordnern ab und archivieren Sie den Rest, damit im Posteingang am Ende nur noch steht, was noch erledigt werden muss.

Nach einer langen Abwesenheit ist der letzte Schritt der langsame: ein paar hundert E-Mails, und bei jeder müssen Sie entscheiden, in welchen Kunden- oder Projektordner sie gehört. Folder Suggest ist ein Outlook-Add-in, das für jede E-Mail einen Ordner aus Ihren vorhandenen Ordnern vorschlägt. Passt der Vorschlag, legen Sie die E-Mail mit einem Klick ab, einzeln oder eine ganze Liste auf einmal. Es gibt einen kostenlosen Tarif.

Wie Sie die Ordner selbst anlegen, steht in E-Mails in Outlook organisieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie aktiviere ich die Abwesenheitsnotiz in Outlook?
Neues Outlook: auf der Registerkarte Ansicht die Ansichtseinstellungen öffnen, dann Konten > Automatische Antworten, Umschalter aktivieren, Speichern. Klassisches Outlook: Datei > Automatische Antworten > Automatische Antworten senden, OK. Outlook im Web und Outlook.com: Einstellungen > Konto > Automatische Antworten, Umschalter aktivieren, Speichern. Mac: Extras > Automatische Antworten. iOS und Android: Einstellungen, auf Ihr Konto tippen, Automatische Antworten.

Warum sehe ich „Automatische Antworten“ in Outlook nicht?
„Automatische Antworten“ gibt es für Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten. Gmail-, Yahoo- und andere POP- oder IMAP-Konten unterstützen die Funktion nicht. Im klassischen Outlook für Windows können Sie stattdessen eine Regel verwenden, die mit einer gespeicherten Vorlage antwortet. Das funktioniert nur, solange Outlook läuft.

Sendet Outlook die automatische Antwort auf jede E-Mail?
Nein. Laut Microsoft wird eine automatische Antwort einmal an jede Person gesendet, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit schreibt. Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto legen Sie fest, ob Personen außerhalb Ihrer Organisation eine Antwort erhalten und ob nur Ihre Kontakte sie bekommen.

Wie deaktiviere ich die Abwesenheitsnotiz in Outlook?
Wenn Sie einen Zeitraum festgelegt haben, enden die Antworten zur Endzeit von selbst. Andernfalls schalten Sie den Umschalter „Automatische Antworten“ dort aus, wo Sie ihn eingeschaltet haben. Im klassischen Outlook wählen Sie in der Leiste unter dem Menüband „Deaktivieren“.

Kann ich Personen außerhalb meiner Organisation eine andere Nachricht senden?
Ja, mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto. Das klassische Outlook hat die Registerkarten „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“, und auch in Outlook für Mac und in den mobilen Apps können Sie getrennte Nachrichten schreiben. Microsoft empfiehlt, externe Antworten nur an Ihre Kontakte zu senden.

Wie arbeite ich meinen Posteingang nach dem Urlaub am schnellsten ab?
Sortieren Sie den Posteingang nach Absender oder zeigen Sie ihn als Unterhaltungen an, löschen oder archivieren Sie Newsletter und Benachrichtigungen gesammelt, lesen Sie inzwischen erledigte Verläufe ab ihrer neuesten Nachricht, beantworten Sie, was direkt an Sie ging, und legen Sie in Ordnern ab, was Sie aufbewahren müssen.

Weiterlesen: Archivieren, Sweep und Bereinigen in Outlook erklärt, Posteingang mit Relevanz in Outlook, Inbox Zero in Outlook und E-Mails in Outlook automatisch in Ordner verschieben. Damit Kollegen sehen, wann Sie abwesend sind, lesen Sie, wie Sie Ihren Outlook-Kalender freigeben. Um alle Ihre E-Mails an eine andere Adresse zu senden, lesen Sie, wie Sie E-Mails in Outlook automatisch weiterleiten.