如何在 Outlook 中设置外出自动回复（以及回来后如何清理积压邮件）
Outlook 把这个功能叫作“自动答复”，而每个版本的 Outlook 都把它放在不同的地方。本文说明它在各个版本中的位置、如何只在你外出的日期内发送、如何决定谁会收到、帐户不支持时怎么办，提供几段可以直接复制的答复文字，还有回来后如何处理等着你的收件箱。
简而言之：在新版 Outlook for Windows 中，选择视图 > 查看设置 > 帐户 > 自动答复，打开切换开关，然后选择保存。在经典 Outlook 中，选择文件 > 自动答复 > 发送自动答复。在Outlook 网页版和Outlook.com 中，选择设置 > 帐户 > 自动回复。在 Mac 上，选择工具 > 自动答复。在手机上，点击设置，点击你的帐户，再点击自动答复。勾选按时间段发送答复的选项（例如仅在以下时段发送答复），答复就会自动停止。这适用于 Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户；对于 Gmail、Yahoo 以及其他 IMAP 或 POP 帐户，经典 Outlook 可以改用规则和模板来答复，但只在 Outlook 运行时有效。
开始之前：确认你的帐户类型
能否使用自动答复取决于电子邮件帐户的类型，而不是 Outlook 的版本。Microsoft 的文章如何在 Outlook 中设置外出自动答复指出 Gmail、Yahoo 以及其他 POP 或 IMAP 帐户不支持该功能；该文章的 Mac 版和移动版列出了支持的帐户：
- Microsoft 365（工作或学校）、Exchange 和 Outlook.com 帐户有自动答复，下面各节的内容都适用。
- 添加到 Outlook 中的Gmail、Yahoo 以及其他 POP 或 IMAP 帐户不支持。在经典 Outlook for Windows 中，可以用规则实现类似的效果，请参阅下文的规则加模板方法。这些服务的网页邮箱通常有自己的假期自动回复，在那里设置更合适。
Microsoft 还说明，你外出期间给你写信的每个人只会收到一次自动答复，所以给你发了五封邮件的人只会收到一条答复。
新版 Outlook for Windows
- 在视图选项卡上，选择查看设置。
- 选择帐户 > 自动答复。
- 打开自动答复切换开关。
- 如果只想在外出期间发送，请选择仅在一段时间内发送答复，然后输入开始时间和结束时间。
- 输入答复内容。如果是工作或学校帐户，还会有在组织外部发送答复，并且可以选择仅向联系人发送答复。
- 选择保存。
如果这些步骤和你看到的界面不一致，你用的可能是经典 Outlook，请看下一节。
经典版 Outlook for Windows
先选择文件。如果能看到自动答复按钮，说明你的帐户支持这个功能：
- 选择文件 > 自动答复。
- 在自动答复框中，选择发送自动答复。
- 也可以勾选设置时间范围的复选框，并设置开始和结束时间。这样答复会在结束时间自动关闭；不勾选的话，就需要你自己关闭。
- 输入答复内容。如果是工作或学校帐户，会有我的组织内部和我的组织外部两个选项卡，各有自己的答复内容。
- 选择确定。
自动答复开启期间，经典 Outlook 会在功能区下方显示一条提示。在那里选择关闭即可停止。
没有“自动答复”按钮？用规则和模板
如果文件中没有“自动答复”按钮，这很可能是 POP 或 IMAP 帐户。Microsoft 在在经典 Outlook for Windows 中使用规则创建外出邮件中给出的替代方法分两部分。首先把你的答复保存为模板：
- 新建一封电子邮件，写好外出答复的主题和正文。
- 选择文件 > 另存为。
- 为模板命名，在保存类型中选择Outlook 模板(*.oft)，然后选择保存。
然后创建一条用它来答复的规则：
- 选择文件 > 管理规则和通知，然后在电子邮件规则选项卡上选择新建规则。
- 在从空白规则开始下，选择对我收到的邮件应用规则，然后选择下一步。
- 如果要答复每一封邮件，不选择任何条件，直接选择下一步；当 Outlook 询问是否将此规则应用于每封邮件时，选择是。
- 在步骤 1: 选择操作下，勾选使用特定模板答复。
- 在步骤 2下，选择带下划线的特定模板，将查找设为文件系统中的用户模板，选择你的模板，然后选择打开。
- 添加需要的例外，为规则命名，例如“外出”，然后选择完成。如果提前几天就设置好，请取消勾选启用此规则，等出发当天再到管理规则和通知中勾选它。
它和真正的自动答复有两点重要区别。规则只在你电脑上的经典 Outlook 打开时运行，所以外出期间电脑必须保持开机并联网。而且它没有结束日期：回来后要自己关闭规则。
Outlook 网页版和 Outlook.com
- 选择设置（右上角的齿轮），然后选择帐户 > 自动回复。
- 打开自动答复切换开关。
- 勾选仅在以下时段发送答复，然后输入开始和结束时间。如果不设置时间段，自动答复会一直开启，直到你关闭切换开关。
- 在底部的框中输入答复内容。框上方的格式栏可以更改字体和颜色。
- 如果是工作或学校帐户，并且希望组织外部的发件人也收到答复，请勾选向组织外部发送自动答复。
- 选择保存。
Microsoft 的Outlook 网页版说明文章还列出了同一页面上的三个日历选项：在此期间阻止我的日历、自动拒绝在此期间发生的活动的新邀请和拒绝和取消在此期间发生的我的会议。第一个选项可以省去另外创建外出事件的麻烦。
Outlook for Mac
根据 Microsoft 的Mac 版说明文章，这适用于 Exchange、Microsoft 365、Outlook.com 和 Hotmail 帐户，不适用于 Gmail、Yahoo 或其他 POP 和 IMAP 帐户。
- 在导航窗格中，选择邮件。
- 选择工具菜单，然后选择自动答复。
- 在下拉菜单中选择帐户，然后打开发送自动答复旁边的切换按钮。
- 在组织内部的消息下输入答复。
- 如果要设置日期，请打开在特定时间段内发送答复，并设置开始和结束时间。
- 如果要答复组织外部的人（前提是 Exchange 管理员已允许），请勾选面向组织外部的消息选项，选择仅发送给我的联系人或发送给所有人，然后输入这条答复。
- 完成后，关闭自动答复窗口。
在旧版 Outlook for Mac 中，同一个菜单会打开一个对话框，其中有为该帐户发送自动答复的选项、仅在此时间段内发送答复和向组织外部发送答复，最后选择确定关闭。Microsoft 将于 2026 年 10 月终止对旧版 Outlook for Mac 的支持。
iPhone 和 Android
在 Outlook for iOS 和 Android 中，Microsoft 的移动版说明文章适用于 Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户：
- 点击设置，点击你的帐户，点击自动答复，然后打开开关。
- 打开按时间段答复的开关，并设置开始和结束时间。
- 也可以打开阻止我的日历来添加一个外出事件，或者使用清除我的日历取消或拒绝该时间段内的会议。
- 选择答复所有人还是只答复你的组织，如果需要，还可以分别编写不同的答复。
- 点击保存。
所以如果你在去机场的路上才想起来，用手机设置最快。
日期，以及组织内部和外部的发件人
有两项设置决定了外出答复可能带来多少麻烦。
- 一定要设置结束日期。设置了时间段，答复会在结束时自动关闭。没有设置的话，它会一直发送，直到你想起来为止，你回来好几天后，同事还会被告知你不在。
- 谨慎设置组织外部的答复。Microsoft 提醒，向组织外部的所有人发送答复，意味着会答复每一封邮件，包括新闻通讯、广告和可能的垃圾邮件，而这会让发件人知道你的地址有人在读。它的建议是组织外部的答复只发给你的联系人。
在组织内部可以多写一些：谁在代你处理工作、哪些项目暂停、你什么时候回来。对组织外部，答复要简短、通用。陌生人不需要知道你在哪里、离开多久。
外出期间的规则：转发和移动邮件
自动答复告诉别人你不在，规则决定他们的邮件怎么处理。假期前常用的有两种：
- 把特定发件人的邮件移到文件夹，这样通知、新闻通讯或某个吵闹的系统就不会淹没你回来后最先需要看的邮件。
- 转发邮件：把某个客户或某个项目的邮件转发给代你处理工作的同事。
在新版 Outlook、Outlook 网页版和Outlook.com 中，规则位于设置 > 邮件 > 规则 > 添加规则：为规则命名，添加一个条件（例如发件人是谁），再添加一个操作，例如转发到、重定向到或移到某个文件夹，然后选择保存。在经典 Outlook 中，规则位于文件 > 管理规则和通知。Microsoft 的转发说明文章解释了两者的区别：转发的邮件看起来是你发出的，回复会发回给你；重定向的邮件保留原始发件人，所以同事可以直接回复对方。
使用 Microsoft 365 或 Exchange 帐户的经典 Outlook，在“自动答复”框底部还有一个规则按钮。在那里创建的规则只在自动答复开启时运行，因此很适合只在假期期间转发、并随自动答复一起关闭的规则。
关于转发到公司外部的提醒。许多 Microsoft 365 组织会阻止自动转发到外部地址。Microsoft 在 2021 年更改了默认设置，新组织以及此前未在使用外部自动转发的现有组织都默认关闭该功能；被阻止时，发件人会收到一封退信，内容为“5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.”（拒绝访问，你的组织不允许外部转发）。即使能转发，把所有工作邮件转发到个人地址也可能违反公司规定，并把客户数据放到不该去的地方。只在组织内部转发，转给同事或团队共享地址，并记得回来后关闭规则。
外出自动回复模板
替换方括号中的内容。对外的版本越短越好。如果想在其他场合重复使用这类消息，可以把它保存为 Outlook 模板：Outlook 邮件模板介绍了各版本的操作方法。
标准版，适用于所有人
感谢您的来信。我在[日期]之前不在办公室，查看邮件的机会有限，回来后会尽快回复您。如有紧急事务，请联系[团队或同事的职务]，邮箱：[地址]。
休假中，不查看邮件
感谢您的邮件。我在[日期]之前休假，在此期间不会查看邮件。您的邮件未被转发。如有不能等待的事项，请发送邮件至[团队地址]。
组织内部
我在[日期]之前不在公司。[同事]负责[项目或领域]，期间有任何事情都可以找其协助。关于[其他事项]，请联系[团队地址]。我回来后会处理积压的邮件。
组织外部，简短版
感谢您的来信。我目前不在办公室，将在[日期]之后回复您。如有紧急事务，请联系[通用地址或总机号码]。
出差或参加活动
我在[日期]之前出差，只会偶尔查看邮件，回复可能会延迟几天。如需尽快得到答复，请联系[团队地址]。
假期归来：处理积压邮件的计划
离开一周，可能会积压几百封邮件。从最旧到最新一封封地读是最慢的方法，因为其中一半已经被后来的邮件解决了。不如按下面的顺序处理：
- 关闭自动答复和假期规则，如果你没有给它们设置结束日期的话。
- 按发件人排序。在各个 Outlook 中，排序选项都在邮件列表顶部的筛选菜单里。这样新闻通讯、通知和自动报告就会排在一起，你可以选中一整块，一次性删除或存档。新版 Outlook 和网页版中的“扫描”可以对单个发件人做同样的事，还能清理该发件人今后的邮件。存档、扫描和清理说明了该用哪一个。
- 按对话阅读。按对话分组后，有二十条回复的邮件串只占一行，而最新一封通常就能告诉你结果如何。读那一封就够了，不用每一步都看。
- 回复直接发给你的邮件。你在“收件人”行中，或者正文中提到你名字的邮件，通常需要你处理。只是抄送给你的，通常不需要。如果开启了重点收件箱，先从“重点”选项卡开始。
- 把需要保留的邮件归入文件夹，其余的存档，这样收件箱里就只剩下仍需处理的邮件。
长时间外出后，最后这一步最慢：几百封邮件，每封都要决定该归入哪个客户或项目文件夹。Folder Suggest 是一款 Outlook 加载项，它会从你已有的文件夹中为每封邮件推荐一个文件夹，推荐合适时点击一次即可归档，可以一封一封处理，也可以一次处理整个列表。它提供免费方案。
关于如何建立文件夹本身，请参阅如何整理 Outlook 邮件。
常见问题
如何在 Outlook 中开启外出自动回复？
新版 Outlook：“视图 > 查看设置 > 帐户 > 自动答复”，打开切换开关，然后选择“保存”。经典 Outlook：“文件 > 自动答复 > 发送自动答复”，然后选择“确定”。Outlook 网页版和 Outlook.com：“设置 > 帐户 > 自动回复”，打开切换开关，然后选择“保存”。Mac：“工具 > 自动答复”。iOS 和 Android：点击“设置”，点击你的帐户，再点击“自动答复”。
为什么我在 Outlook 中看不到自动答复？
Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户可以使用自动答复。Gmail、Yahoo 以及其他 POP 或 IMAP 帐户不支持。在经典 Outlook for Windows 中，可以改用一条用已保存的模板答复的规则，但它只在 Outlook 运行时有效。
Outlook 会对每封邮件都发送自动答复吗？
不会。Microsoft 表示，你外出期间给你发邮件的每个人只会收到一次自动答复。如果是工作或学校帐户，你可以选择组织外部的人是否收到答复，以及是否只答复你的联系人。
如何在 Outlook 中关闭外出自动回复？
如果设置了时间段，答复会在结束时间自动停止。否则，请在当初开启的地方关闭“自动答复”切换开关。在经典 Outlook 中，选择功能区下方提示栏中的“关闭”。
能否给组织外部的人发送不同的答复？
可以，但需要工作或学校帐户。经典 Outlook 有“我的组织内部”和“我的组织外部”两个选项卡，Outlook for Mac 和移动应用也可以分别编写不同的答复。Microsoft 建议组织外部的答复只发给你的联系人。
假期回来后，最快清理收件箱的方法是什么？
按发件人排序收件箱，或者按对话查看，批量删除或存档新闻通讯和通知，已经有结果的邮件串只读最新一封，回复直接发给你的邮件，再把需要保留的邮件归入文件夹。