← Blog

oktober 2026  ·  Folder Suggest

Afwezigheidsmelding instellen in Outlook (en de stapel wegwerken als je terug bent)

Een afwezigheidsmelding heet in Outlook Automatische antwoorden, en elke versie van Outlook zet die ergens anders. Hier lees je waar je hem in elke versie vindt, hoe je hem tot je datums beperkt en bepaalt wie hem krijgt, wat je doet als je account hem niet heeft, een paar berichten die je kunt overnemen, en een plan voor het Postvak IN dat op je wacht als je terugkomt.

---

Kort gezegd: in de nieuwe Outlook voor Windows kies je Beeld > Weergave-instellingen > Accounts > Automatische antwoorden, zet je de wisselknop aan en kies je Opslaan. In klassiek Outlook kies je Bestand > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden verzenden. In Outlook op het web en Outlook.com kies je Instellingen > Accounts > Automatische antwoorden. Op een Mac: Extra > Automatische antwoorden. Op een telefoon: Instellingen, tik op je account en dan op Automatische antwoorden. Vink Antwoorden alleen tijdens een bepaalde periode verzenden aan, dan stoppen de antwoorden vanzelf. Dit werkt voor Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts; voor Gmail, Yahoo en andere IMAP- of POP-accounts kan klassiek Outlook in plaats daarvan antwoorden met een regel en een sjabloon, maar alleen zolang Outlook draait.

Voordat je begint: welk type account je hebt

Of je Automatische antwoorden hebt, hangt af van het type e-mailaccount, niet van de versie van Outlook. Microsofts artikel Automatische afwezigheidsberichten instellen in Outlook zegt dat Gmail, Yahoo en andere POP- of IMAP-accounts het niet ondersteunen; de versies voor Mac en mobiel noemen de accounts die het wel ondersteunen:

• Microsoft 365-accounts (werk of school), Exchange- en Outlook.com-accounts hebben Automatische antwoorden. Alles in de volgende secties is van toepassing.
• Gmail, Yahoo en andere POP- of IMAP-accounts die aan Outlook zijn toegevoegd, ondersteunen het niet. In klassiek Outlook voor Windows bereik je iets vergelijkbaars met een regel; zie de methode met regel en sjabloon hieronder. De webmail van die diensten heeft meestal een eigen vakantieantwoord, en daar stel je het beter in.

Microsoft zegt ook dat een automatisch antwoord eenmaal naar elke persoon gaat die je tijdens je afwezigheid schrijft. Wie je vijf e-mails stuurt, krijgt dus één antwoord.

Nieuwe Outlook voor Windows

1. Kies op het tabblad Beeld de optie Weergave-instellingen.
2. Kies Accounts > Automatische antwoorden.
3. Zet de wisselknop Automatische antwoorden aan.
4. Om het tot je afwezigheid te beperken, selecteer je Alleen antwoorden verzenden tijdens een bepaalde periode en vul je de begin- en eindtijd in.
5. Typ je bericht. Met een werk- of schoolaccount heb je ook Antwoorden verzenden buiten uw organisatie, en kun je Alleen antwoorden naar contactpersonen verzenden selecteren.
6. Kies Opslaan.

Komen deze stappen niet overeen met je scherm, dan gebruik je waarschijnlijk klassiek Outlook, dat hierna aan bod komt.

Klassiek Outlook voor Windows

Kies eerst Bestand. Zie je een knop Automatische antwoorden, dan ondersteunt je account de functie:

1. Kies Bestand > Automatische antwoorden.
2. Selecteer in het dialoogvenster Automatische antwoorden de optie Automatische antwoorden verzenden.
3. Vink eventueel het vakje voor een tijdsbereik aan en stel het begin en het einde in. De antwoorden stoppen dan op de eindtijd; zonder tijdsbereik schakel je ze zelf uit.
4. Typ je bericht. Met een werk- of schoolaccount zijn er twee tabbladen, Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie, elk met een eigen bericht.
5. Kies OK.

Zolang automatische antwoorden aan staan, meldt klassiek Outlook dat in een balk onder het lint. Kies daar Uitschakelen om ze te stoppen.

Geen knop Automatische antwoorden? Gebruik een regel en een sjabloon

Toont Bestand geen knop Automatische antwoorden, dan is het hoogstwaarschijnlijk een POP- of IMAP-account. Microsofts omweg, in Regels gebruiken om een afwezigheidsbericht te maken, bestaat uit twee delen. Sla eerst je bericht op als sjabloon:

1. Maak een nieuwe e-mail en schrijf het onderwerp en de tekst van je afwezigheidsbericht.
2. Kies Bestand > Opslaan als.
3. Geef het een naam en kies in de vervolgkeuzelijst Opslaan als de optie Outlook-sjabloon (*.oft). Kies Opslaan.

Maak daarna een regel die ermee antwoordt:

1. Kies Bestand > Regels & waarschuwingen beheren en dan Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels.
2. Selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en kies Volgende.
3. Om elke e-mail te beantwoorden laat je de voorwaarden leeg, kies je Volgende en daarna Ja als Outlook vraagt of de regel op alle berichten moet worden toegepast.
4. Vink onder Stap 1: selecteer een of meerdere acties de optie antwoorden met een bepaalde sjabloon aan.
5. Kies onder Stap 2 de onderstreepte tekst een bepaalde sjabloon, zet Zoeken in op Gebruikerssjablonen in bestandssysteem, kies je sjabloon en kies Openen.
6. Voeg eventuele uitzonderingen toe, geef de regel een naam zoals ‘Afwezig’ en kies Voltooien. Stel je hem dagen van tevoren in, vink dan Schakel deze regel in uit en vink de regel aan in Regels & waarschuwingen beheren op de dag dat je vertrekt.

Twee verschillen met echte Automatische antwoorden doen ertoe. De regel draait alleen zolang klassiek Outlook op je computer open is, dus de computer moet aan en verbonden blijven terwijl je weg bent. En hij heeft geen einddatum: schakel de regel zelf uit als je terug bent.

Outlook op het web en Outlook.com

1. Kies Instellingen (het tandwiel rechtsboven) en dan Accounts > Automatische antwoorden.
2. Zet de wisselknop Automatische antwoorden aan.
3. Vink Antwoorden alleen tijdens een bepaalde periode verzenden aan en vul het begin en het einde in. Zonder periode blijft het antwoord aan tot je de wisselknop uitzet.
4. Typ je bericht in het vak onderaan. Met de opmaakopties erboven wijzig je het lettertype en de kleur.
5. Vink met een werk- of schoolaccount Automatische antwoorden verzenden naar afzenders buiten mijn organisatie aan als externe afzenders een antwoord moeten krijgen.
6. Kies Opslaan.

Microsofts artikel voor Outlook op het web noemt op dezelfde pagina ook drie agenda-opties: Mijn agenda voor deze periode blokkeren, Automatisch nieuwe uitnodigingen weigeren voor gebeurtenissen die zich tijdens deze periode voordoen en Mijn vergaderingen weigeren en annuleren tijdens deze periode. Met de eerste hoef je geen aparte afwezigheidsgebeurtenis in je agenda te maken.

Outlook voor Mac

Volgens Microsofts Mac-artikel werkt dit voor Exchange-, Microsoft 365-, Outlook.com- en Hotmail-accounts, niet voor Gmail, Yahoo of andere POP- en IMAP-accounts.

1. Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster.
2. Kies het menu Extra en dan Automatische antwoorden.
3. Kies het account in de vervolgkeuzelijst en zet de wisselknop naast Automatische antwoorden verzenden aan.
4. Schrijf het antwoord onder Bericht voor binnen uw organisatie.
5. Voor datums zet je Antwoorden verzenden tijdens een bepaalde periode aan en stel je het begin en het einde in.
6. Voor mensen buiten je organisatie (als je Exchange-beheerder dat toestaat) vink je Bericht voor buiten uw organisatie aan, kies je Alleen verzenden naar mijn contactpersonen of Verzenden naar iedereen en schrijf je dat bericht.
7. Sluit het venster Automatische antwoorden.

In verouderde Outlook voor Mac opent hetzelfde menu een dialoogvenster met Automatische antwoorden verzenden voor account, Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden en Antwoorden verzenden naar personen buiten mijn organisatie, dat je sluit met OK. De ondersteuning voor verouderde Outlook voor Mac eindigt in oktober 2026.

iPhone en Android

In Outlook voor iOS en Android behandelt Microsofts artikel voor mobiel Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts:

1. Tik op Instellingen, tik op je account, tik op Automatische antwoorden en zet de schakelaar aan.
2. Zet de schakelaar voor antwoorden tijdens een periode aan en stel de begin- en eindtijd in.
3. Zet eventueel Mijn agenda blokkeren aan om een afwezigheidsgebeurtenis in je agenda te zetten, of gebruik Mijn agenda wissen om de vergaderingen in die periode te annuleren of te weigeren.
4. Kies of je iedereen antwoordt of alleen je organisatie, en schrijf desgewenst aparte berichten.
5. Tik op Opslaan.

Zo is je telefoon de snelste oplossing als je er pas op weg naar het vliegveld aan denkt.

Datums, en mensen binnen en buiten je organisatie

Twee instellingen bepalen hoeveel last een afwezigheidsmelding kan veroorzaken.

• Stel altijd een einddatum in. Met een periode schakelen de antwoorden zichzelf uit als die afloopt. Zonder periode gaan ze door tot je eraan denkt, en horen collega’s nog dagen nadat je terug bent dat je weg bent.
• Wees voorzichtig met antwoorden buiten je organisatie. Microsoft waarschuwt dat antwoorden naar iedereen buiten je organisatie betekent dat elke e-mail wordt beantwoord, ook nieuwsbrieven, advertenties en mogelijke ongewenste e-mail, waardoor de afzender weet dat je adres wordt gelezen. Microsoft raadt aan externe antwoorden alleen naar je contactpersonen te sturen.

Binnen je organisatie kun je meer zeggen: wie je vervangt, welke projecten stilliggen, wanneer je terug bent. Daarbuiten houd je het bericht kort en algemeen. Een onbekende hoeft niet te weten waar je bent of voor hoe lang.

Regels tijdens je afwezigheid: mail doorsturen en verplaatsen

Een antwoord vertelt mensen dat je weg bent; een regel bepaalt wat er met hun mail gebeurt. Twee zijn gebruikelijk voor een vakantie:

• Mail van bepaalde afzenders verplaatsen naar een map, zodat meldingen, nieuwsbrieven of één luidruchtig systeem de mail die je na je terugkomst als eerste nodig hebt niet ondersneeuwen.
• Mail doorsturen van een klant of over een project naar de collega die je vervangt.

In de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com staan regels onder Instellingen > E-mail > Regels > Regel toevoegen: geef de regel een naam, voeg een voorwaarde toe (zoals van wie de mail komt), voeg een actie toe zoals Doorsturen naar, Omleiden naar of verplaatsen naar een map, en kies Opslaan. In klassiek Outlook staan ze onder Bestand > Regels & waarschuwingen beheren. Microsofts artikel over doorsturen legt het verschil uit: een doorgestuurd bericht lijkt van jou te komen en antwoorden gaan naar jou; een omgeleid bericht houdt de oorspronkelijke afzender, zodat je collega rechtstreeks kan antwoorden.

Klassiek Outlook met een Microsoft 365- of Exchange-account heeft onderaan het venster Automatische antwoorden ook een knop voor regels. Regels die je daar maakt, draaien alleen zolang automatische antwoorden aan staan. Dat is handig voor doorsturen dat alleen tijdens je vakantie geldt en samen met het antwoord uitgaat.

Pas op met doorsturen buiten het bedrijf. Veel Microsoft 365-organisaties blokkeren automatisch doorsturen naar externe adressen. Microsoft wijzigde in 2021 de standaardinstelling, zodat het uit staat voor nieuwe organisaties en voor bestaande die er nog geen gebruik van maakten, en als het geblokkeerd is, krijgt de afzender een foutmelding met de tekst ‘5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.’ (toegang geweigerd: uw organisatie staat extern doorsturen niet toe). Ook waar het werkt, kan het doorsturen van al je werkmail naar een privéadres in strijd zijn met de regels van je bedrijf, en komen klantgegevens zo op een plek waar ze niet horen. Stuur alleen binnen de organisatie door, naar een collega of een gedeeld teamadres, en vergeet niet de regel uit te schakelen als je terug bent.

Voorbeelden van afwezigheidsberichten

Vervang de delen tussen haken. Hoe korter de externe versie, hoe beter. Wil je zo’n bericht bewaren voor een volgende keer, sla het dan op als Outlook-sjabloon: een Outlook-sjabloon maken laat per versie zien hoe dat werkt.

Standaard, voor iedereen

Vakantie, geen e-mail

Binnen je organisatie

Buiten je organisatie, kort

Op reis of op een evenement

Terug van vakantie: een plan voor de achterstand

Een week weg kan honderden e-mails opleveren. Ze van oud naar nieuw lezen is de traagste weg, omdat de helft al door een later bericht is afgehandeld. Werk in plaats daarvan in deze volgorde:

1. Schakel het automatische antwoord en de vakantieregels uit, als je ze geen einddatum hebt gegeven.
2. Sorteer op afzender. In elke Outlook staan de sorteeropties onder Filter bovenaan de berichtenlijst. Nieuwsbrieven, meldingen en automatische rapporten staan dan bij elkaar, zodat je een blok kunt selecteren en in één keer verwijderen of archiveren. Opruimen in de nieuwe Outlook en op het web doet hetzelfde voor één afzender, en kan ook diens toekomstige mail wegwerken. Archiveren, Opruimen en Opschonen legt uit wat je wanneer gebruikt.
3. Lees per gesprek. Gegroepeerd als gesprekken is een draad van twintig antwoorden één regel, en het laatste bericht vertelt meestal hoe het afliep. Lees dat, niet elke stap.
4. Beantwoord wat rechtstreeks aan jou is gestuurd. Mail waarin je op de regel Aan staat, of die je bij naam noemt, heeft meestal jou nodig. Mail waarin je alleen in de CC staat meestal niet. Staat Postvak IN met prioriteit aan, begin dan met het tabblad Prioriteit.
5. Berg op wat je wilt bewaren in je mappen en archiveer de rest, zodat het Postvak IN uiteindelijk alleen bevat wat nog actie vraagt.

Na een lange afwezigheid is de laatste stap de trage: een paar honderd e-mails, die elk een beslissing vragen over de klant- of projectmap waar ze thuishoren. Folder Suggest is een Outlook-invoegtoepassing die voor elke e-mail een map voorstelt uit de mappen die je al hebt, zodat je hem met één klik opbergt als het voorstel klopt, één e-mail of een hele lijst tegelijk. Er is een gratis abonnement.

Voor het opzetten van de mappen zelf, zie e-mails ordenen in Outlook.

---

Veelgestelde vragen

Hoe zet ik een afwezigheidsmelding aan in Outlook?
Nieuwe Outlook: Beeld > Weergave-instellingen > Accounts > Automatische antwoorden, wisselknop aan, Opslaan. Klassiek Outlook: Bestand > Automatische antwoorden > Automatische antwoorden verzenden, OK. Outlook op het web en Outlook.com: Instellingen > Accounts > Automatische antwoorden, wisselknop aan, Opslaan. Mac: Extra > Automatische antwoorden. iOS en Android: Instellingen, tik op je account, Automatische antwoorden.

Waarom zie ik Automatische antwoorden niet in Outlook?
Automatische antwoorden is beschikbaar voor Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts. Gmail, Yahoo en andere POP- of IMAP-accounts ondersteunen het niet. In klassiek Outlook voor Windows kun je in plaats daarvan een regel gebruiken die antwoordt met een opgeslagen sjabloon. Die werkt alleen zolang Outlook draait.

Stuurt Outlook het automatische antwoord op elke e-mail?
Nee. Volgens Microsoft wordt een automatisch antwoord eenmaal verzonden naar elke persoon die je tijdens je afwezigheid e-mailt. Met een werk- of schoolaccount kies je of mensen buiten je organisatie een antwoord krijgen, en of alleen je contactpersonen het krijgen.

Hoe zet ik een afwezigheidsmelding uit in Outlook?
Als je een periode hebt ingesteld, stoppen de antwoorden vanzelf op de eindtijd. Zet anders de wisselknop Automatische antwoorden uit op de plek waar je hem hebt aangezet. Kies in klassiek Outlook Uitschakelen in de balk onder het lint.

Kan ik een ander bericht sturen naar mensen buiten mijn organisatie?
Ja, met een werk- of schoolaccount. Klassiek Outlook heeft een tabblad Binnen mijn organisatie en een tabblad Buiten mijn organisatie, en ook in Outlook voor Mac en de mobiele apps kun je aparte berichten schrijven. Microsoft raadt aan externe antwoorden alleen naar je contactpersonen te sturen.

Wat is de snelste manier om mijn Postvak IN leeg te maken na een vakantie?
Sorteer het Postvak IN op afzender of bekijk het als gesprekken, verwijder of archiveer nieuwsbrieven en meldingen in bulk, lees afgehandelde draden vanaf het laatste bericht, beantwoord wat rechtstreeks aan jou is gestuurd en berg wat je wilt bewaren op in mappen.

---

Lees ook: Archiveren, Opruimen en Opschonen in Outlook uitgelegd, Postvak IN met prioriteit in Outlook, inbox zero in Outlook en e-mails automatisch opbergen in Outlook. Wil je collega’s laten zien wanneer je weg bent, zie dan hoe je je agenda deelt in Outlook. Wil je al je mail naar een ander adres sturen, zie dan e-mails automatisch doorsturen in Outlook.