← Blog

octobre 2026  ·  Folder Suggest

Configurer un message d’absence dans Outlook (et rattraper ses e-mails au retour)

Outlook appelle cette fonctionnalité Réponses automatiques, et chaque version d’Outlook la place à un endroit différent. Voici où la trouver dans chacune, comment la limiter à vos dates et choisir qui la reçoit, que faire si votre compte ne l’a pas, quelques messages à copier, et un plan pour la boîte de réception qui vous attend au retour.

---

En bref : dans le nouvel Outlook pour Windows, sélectionnez Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques, activez le bouton bascule et sélectionnez Enregistrer. Dans Outlook classique, sélectionnez Fichier > Réponses automatiques > Envoyer des réponses automatiques. Dans Outlook sur le web et Outlook.com, sélectionnez Paramètres > Comptes > Réponses automatiques. Sur Mac, Outils > Réponses automatiques. Sur téléphone, Paramètres, touchez votre compte, puis Réponses automatiques. Cochez Envoyer les réponses uniquement pendant une période pour que les réponses s’arrêtent d’elles-mêmes. Cela fonctionne pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com ; pour Gmail, Yahoo et les autres comptes IMAP ou POP, Outlook classique peut répondre à la place avec une règle et un modèle, mais seulement tant qu’Outlook est ouvert.

Avant de commencer : quel type de compte avez-vous ?

Que vous ayez ou non les réponses automatiques dépend du type de compte de messagerie, pas de la version d’Outlook. L’article de Microsoft Comment configurer des réponses automatiques d’absence du bureau dans Outlook indique que Gmail, Yahoo et les autres comptes POP ou IMAP ne les prennent pas en charge ; ses versions pour Mac et mobile citent les comptes qui les prennent en charge :

• Les comptes Microsoft 365 (professionnels ou scolaires), Exchange et Outlook.com ont les réponses automatiques. Tout ce qui suit s’applique à eux.
• Gmail, Yahoo et les autres comptes POP ou IMAP ajoutés à Outlook ne les prennent pas en charge. Dans Outlook classique pour Windows, une règle permet d’obtenir un résultat proche ; voir la méthode avec une règle et un modèle plus bas. Le webmail de ces services a généralement sa propre réponse d’absence, et c’est là qu’il vaut mieux la configurer.

Microsoft précise aussi qu’une réponse automatique est envoyée une seule fois à chaque personne qui vous écrit pendant votre absence : quelqu’un qui vous envoie cinq e-mails reçoit une seule réponse.

Nouvel Outlook pour Windows

1. Sous l’onglet Affichage, sélectionnez Afficher les paramètres.
2. Sélectionnez Comptes > Réponses automatiques.
3. Activez le bouton bascule Réponses automatiques.
4. Pour la limiter à votre absence, sélectionnez Envoyer les réponses uniquement pendant une période et entrez les heures de début et de fin.
5. Tapez votre message. Avec un compte professionnel ou scolaire, vous avez aussi l’option Envoyer des réponses en dehors de votre organisation, et vous pouvez sélectionner Envoyer des réponses uniquement aux contacts.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Si ces étapes ne correspondent pas à votre écran, vous êtes probablement dans Outlook classique, présenté juste après.

Outlook classique pour Windows

Sélectionnez d’abord Fichier. Si vous voyez un bouton Réponses automatiques, votre compte prend en charge la fonctionnalité :

1. Sélectionnez Fichier > Réponses automatiques.
2. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
3. Si vous le souhaitez, cochez la case qui limite l’envoi à une plage horaire et définissez le début et la fin. Les réponses se désactivent alors à l’heure de fin ; sans cette case, c’est à vous de les désactiver.
4. Tapez votre message. Avec un compte professionnel ou scolaire, il y a deux onglets, Au sein de mon organisation et En dehors de mon organisation, chacun avec son propre message.
5. Sélectionnez OK.

Tant que les réponses automatiques sont activées, Outlook classique l’indique dans une barre sous le ruban. Sélectionnez Désactiver dans cette barre pour les arrêter.

Pas de bouton Réponses automatiques ? Utilisez une règle et un modèle

Si Fichier n’affiche aucun bouton Réponses automatiques, le compte est très probablement un compte POP ou IMAP. La solution de Microsoft, décrite dans Utiliser des règles pour créer un message d’absence du bureau, se fait en deux temps. Enregistrez d’abord votre message comme modèle :

1. Créez un nouvel e-mail et écrivez l’objet et le texte de votre message d’absence.
2. Sélectionnez Fichier > Enregistrer sous.
3. Donnez-lui un nom et, dans Type de fichier, choisissez Modèle Outlook (*.oft). Sélectionnez Enregistrer.

Créez ensuite une règle qui répond avec ce modèle :

1. Sélectionnez Fichier > Gérer les règles & les alertes, puis Nouvelle règle sous l’onglet Règles du courrier électronique.
2. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis Suivant.
3. Pour répondre à chaque e-mail, ne cochez aucune condition, sélectionnez Suivant, puis Oui quand Outlook demande si la règle doit s’appliquer à tous les messages.
4. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs actions, cochez Répondre à l’aide d’un modèle spécifique.
5. Sous Étape 2, sélectionnez le texte souligné un modèle spécifique, réglez Regarder dans sur Modèles dans le fichier système, choisissez votre modèle et sélectionnez Ouvrir.
6. Ajoutez d’éventuelles exceptions, donnez un nom à la règle, par exemple « Absence du bureau », et sélectionnez Terminer. Décochez Activer cette règle si vous la préparez plusieurs jours à l’avance, et cochez-la dans Gérer les règles & les alertes le jour du départ.

Deux différences avec de vraies réponses automatiques comptent. La règle ne s’exécute que tant qu’Outlook classique est ouvert sur votre ordinateur : celui-ci doit donc rester allumé et connecté pendant votre absence. Et elle n’a pas de date de fin : désactivez la règle vous-même à votre retour.

Outlook sur le web et Outlook.com

1. Sélectionnez Paramètres (l’engrenage en haut à droite), puis Comptes > Réponses automatiques.
2. Activez le bouton bascule Réponses automatiques.
3. Cochez Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps et entrez le début et la fin. Sans période définie, la réponse reste activée jusqu’à ce que vous désactiviez le bouton bascule.
4. Tapez votre message dans la zone du bas. La barre de mise en forme au-dessus permet de changer la police et la couleur.
5. Avec un compte professionnel ou scolaire, cochez Envoyer des réponses automatiques hors organisation si les expéditeurs externes doivent recevoir une réponse.
6. Sélectionnez Enregistrer.

L’article de Microsoft pour Outlook sur le web mentionne aussi trois options de calendrier sur la même page : Bloquer mon calendrier pour cette période, Refuser automatiquement les nouvelles invitations pour des événements qui se produisent pendant cette période et Refuser et annuler mes réunions pendant cette période. La première vous évite de créer à part un événement d’absence.

Outlook pour Mac

D’après l’article de Microsoft pour Mac, cela fonctionne pour les comptes Exchange, Microsoft 365, Outlook.com et Hotmail, mais pas pour Gmail, Yahoo ni les autres comptes POP et IMAP.

1. Dans le volet de navigation, sélectionnez Courrier.
2. Sélectionnez le menu Outils, puis Réponses automatiques.
3. Choisissez le compte dans la liste déroulante et activez le bouton bascule à côté de Envoyer des réponses automatiques.
4. Écrivez la réponse sous Message pour l’intérieur de votre organisation.
5. Pour les dates, activez Envoyer des réponses pendant une période spécifique et définissez le début et la fin.
6. Pour les personnes extérieures à votre organisation (si votre administrateur Exchange l’autorise), cochez Message pour l’extérieur de votre organisation, choisissez Envoyer uniquement à mes contacts ou Envoyer à tout le monde, et écrivez ce message.
7. Fermez la fenêtre Réponses automatiques.

Dans l’ancien Outlook pour Mac, le même menu ouvre une boîte de dialogue avec Envoyer des réponses automatiques pour le compte, Envoyer des réponses uniquement pendant cette période et Envoyer des réponses en dehors de mon organisation, que l’on ferme avec OK. Microsoft met fin à la prise en charge de l’ancien Outlook pour Mac en octobre 2026.

iPhone et Android

Pour Outlook pour iOS et Android, l’article de Microsoft pour mobile couvre les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com :

1. Touchez Paramètres, touchez votre compte, touchez Réponses automatiques et activez la bascule.
2. Activez l’option qui limite les réponses à une période et définissez l’heure de début et l’heure de fin.
3. Si vous le souhaitez, activez Bloquer mon calendrier pour ajouter un événement d’absence, ou utilisez Effacer mon calendrier pour annuler ou refuser les réunions de cette période.
4. Choisissez de répondre à tout le monde ou uniquement à votre organisation, et écrivez des messages distincts si vous le souhaitez.
5. Touchez Enregistrer.

Le téléphone est donc la solution la plus rapide si vous n’y pensez qu’en route pour l’aéroport.

Les dates, et les personnes internes ou externes à votre organisation

Deux réglages déterminent les ennuis qu’une réponse d’absence peut causer.

• Définissez toujours une date de fin. Avec une période, les réponses se désactivent d’elles-mêmes quand elle se termine. Sans période, elles continuent jusqu’à ce que vous y pensiez, et vos collègues apprendront que vous êtes absent plusieurs jours après votre retour.
• Prudence avec les réponses hors de votre organisation. Microsoft prévient qu’envoyer des réponses à tout le monde hors de votre organisation revient à répondre à chaque e-mail, y compris les bulletins d’information, les publicités et potentiellement le courrier indésirable, ce qui indique à l’expéditeur que votre adresse est lue. Sa recommandation est de n’envoyer les réponses externes qu’à vos contacts.

Au sein de votre organisation, vous pouvez en dire plus : qui vous remplace, quels projets sont en pause, quand vous revenez. À l’extérieur, restez bref et général. Un inconnu n’a pas besoin de savoir où vous êtes ni pour combien de temps.

Les règles pendant votre absence : transférer et déplacer le courrier

Une réponse indique que vous êtes absent ; une règle décide de ce que devient le courrier. Deux règles sont courantes avant des vacances :

• Déplacer le courrier de certains expéditeurs dans un dossier, pour que les notifications, les newsletters ou un système trop bavard n’enfouissent pas le courrier dont vous aurez besoin en premier à votre retour.
• Transférer le courrier d’un client ou concernant un projet au collègue qui vous remplace.

Dans le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com, les règles se trouvent dans Paramètres > Courrier > Règles > Ajouter une règle : donnez un nom à la règle, ajoutez une condition (par exemple l’expéditeur), ajoutez une action comme Transférer vers, Rediriger vers ou un déplacement vers un dossier, et sélectionnez Enregistrer. Dans Outlook classique, elles se trouvent dans Fichier > Gérer les règles & les alertes. L’article de Microsoft sur le transfert explique la différence : un message transféré semble venir de vous, et les réponses vous reviennent ; un message redirigé garde l’expéditeur d’origine, et votre collègue peut lui répondre directement.

Outlook classique avec un compte Microsoft 365 ou Exchange propose aussi un bouton de règles en bas de la boîte de dialogue Réponses automatiques. Les règles créées à cet endroit ne s’exécutent que tant que les réponses automatiques sont activées, ce qui les rend pratiques pour un transfert limité aux vacances, qui s’arrête avec la réponse.

Attention au transfert hors de l’entreprise. De nombreuses organisations Microsoft 365 bloquent le transfert automatique vers des adresses externes. Microsoft a changé son réglage par défaut en 2021 pour qu’il soit désactivé dans les nouvelles organisations et dans les organisations existantes qui ne s’en servaient pas déjà, et quand il est bloqué, l’expéditeur reçoit un message de non-remise indiquant « 5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding. » (accès refusé, votre organisation n’autorise pas le transfert externe). Même quand il fonctionne, transférer tout votre courrier professionnel vers une adresse personnelle peut enfreindre les règles de votre entreprise et place des données clients là où elles n’ont pas à être. Ne transférez qu’au sein de l’organisation, à un collègue ou à une adresse d’équipe partagée, et pensez à désactiver la règle à votre retour.

Modèles de message d’absence

Remplacez les parties entre crochets. Plus la version externe est courte, mieux c’est. Pour réutiliser un message de ce type à d’autres occasions, enregistrez-le comme modèle Outlook : les modèles de mail dans Outlook explique comment faire dans chaque version.

Standard, pour tout le monde

Congés, sans consultation des e-mails

Au sein de votre organisation

En dehors de votre organisation, version courte

En déplacement ou à un événement

De retour de vacances : un plan pour le courrier en retard

Une semaine d’absence peut laisser des centaines d’e-mails. Les lire du plus ancien au plus récent est la méthode la plus lente, car la moitié d’entre eux ont été réglés par un message ultérieur. Procédez plutôt dans cet ordre :

1. Désactivez la réponse automatique et les règles de vacances, si vous ne leur avez pas donné de date de fin.
2. Triez par expéditeur. Dans chaque Outlook, les options de tri se trouvent dans le menu de filtre en haut de la liste des messages. Les newsletters, les notifications et les rapports automatiques se retrouvent alors ensemble, et vous pouvez en sélectionner un bloc pour le supprimer ou l’archiver d’un coup. Le Balayage, dans le nouvel Outlook et sur le web, fait la même chose pour un expéditeur, et peut aussi traiter son courrier à venir. Archiver, Balayage et Nettoyer explique lequel utiliser.
3. Lisez par conversation. Regroupé en conversation, un fil de vingt réponses tient sur une seule ligne, et le dernier message indique généralement comment il s’est terminé. Lisez celui-là, pas chaque étape.
4. Répondez à ce qui vous a été envoyé directement. Le courrier où vous êtes dans la ligne À, ou qui vous cite par votre nom, a généralement besoin de vous. Celui où vous étiez seulement en copie, généralement pas. Si la boîte de réception Prioritaire est activée, commencez par l’onglet Prioritaire.
5. Classez ce que vous devez garder dans vos dossiers, et archivez le reste, pour que la boîte de réception ne contienne plus que ce qui demande encore une action.

C’est la dernière étape qui prend du temps après une longue absence : quelques centaines d’e-mails, et pour chacun il faut décider à quel dossier client ou projet il appartient. Folder Suggest est un complément Outlook qui suggère un dossier pour chaque e-mail parmi ceux que vous avez déjà : vous le classez d’un clic quand la suggestion convient, un e-mail ou toute une liste à la fois. Il existe une offre gratuite.

Pour créer les dossiers eux-mêmes, voir comment organiser ses e-mails dans Outlook.

---

Questions fréquentes

Comment activer le message d’absence dans Outlook ?
Nouvel Outlook : Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques, activez le bouton bascule, Enregistrer. Outlook classique : Fichier > Réponses automatiques > Envoyer des réponses automatiques, OK. Outlook sur le web et Outlook.com : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques, activez le bouton bascule, Enregistrer. Mac : Outils > Réponses automatiques. iOS et Android : Paramètres, touchez votre compte, Réponses automatiques.

Pourquoi l’option Réponses automatiques n’apparaît-elle pas dans Outlook ?
Les réponses automatiques sont disponibles pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com. Gmail, Yahoo et les autres comptes POP ou IMAP ne les prennent pas en charge. Dans Outlook classique pour Windows, vous pouvez utiliser à la place une règle qui répond avec un modèle enregistré, mais elle ne fonctionne que tant qu’Outlook est ouvert.

Outlook envoie-t-il la réponse automatique à chaque e-mail ?
Non. Selon Microsoft, une réponse automatique est envoyée une seule fois à chaque personne qui vous écrit pendant votre absence. Avec un compte professionnel ou scolaire, vous choisissez si les personnes extérieures à votre organisation reçoivent une réponse, et si seuls vos contacts la reçoivent.

Comment désactiver le message d’absence dans Outlook ?
Si vous avez défini une période, les réponses s’arrêtent d’elles-mêmes à l’heure de fin. Sinon, désactivez le bouton bascule Réponses automatiques là où vous l’avez activé. Dans Outlook classique, sélectionnez Désactiver dans la barre sous le ruban.

Puis-je envoyer un message différent aux personnes extérieures à mon organisation ?
Oui, avec un compte professionnel ou scolaire. Outlook classique a un onglet Au sein de mon organisation et un onglet En dehors de mon organisation, et Outlook pour Mac et les applications mobiles permettent aussi d’écrire des messages distincts. Microsoft recommande de n’envoyer les réponses externes qu’à vos contacts.

Quel est le moyen le plus rapide de vider sa boîte de réception après des vacances ?
Triez la boîte de réception par expéditeur ou affichez-la en conversations, supprimez ou archivez en bloc les newsletters et les notifications, lisez les fils déjà réglés à partir de leur dernier message, répondez à ce qui vous a été envoyé directement, et classez dans des dossiers ce que vous devez garder.

---

À lire aussi : Archiver, Balayage et Nettoyer dans Outlook expliqués, la boîte de réception Prioritaire dans Outlook, inbox zero dans Outlook et classer automatiquement ses e-mails dans Outlook. Pour que vos collègues voient quand vous êtes absent, voir partager votre calendrier Outlook. Pour envoyer tout votre courrier vers une autre adresse, voir transférer automatiquement ses e-mails dans Outlook.