Outlook の優先受信トレイ: [優先] と [その他] の振り分け方、学習のさせ方、オフにする方法
優先受信トレイは Outlook の受信トレイを [優先] と [その他] の 2 つのタブに分け、どのメールをどちらに入れるかを自動で判断します。頼りにしている人もいれば、大事なメールが 1 週間 [その他] に埋もれていて初めて気づく人もいます。何を基準にしているのか、振り分けの直し方、各バージョンの Outlook での設定場所を説明します。
まとめると: 優先受信トレイ (英語では Focused Inbox) は受信トレイを、自分にとって大事なメールが入る [優先] タブと、それ以外が入る [その他] タブに分けます。メールをやりとりしている相手から学習し、自動送信メールや一括送信メールを [優先] から外します。[その他] も受信トレイの一部で、フォルダーでも迷惑メール フォルダーでもありません。オフにする (解除する) には、新しい Outlook では [表示] > [表示設定] > [メール] > [メッセージ一覧] で、メッセージを [優先] と [その他] に並べ替えるチェック ボックスをオフにします。クラシック Outlook では [表示] タブの [優先受信トレイの表示]、Web では [設定] > [メール] > [メッセージ一覧]、Mac では [表示] タブ、スマホでは [設定] > [メール] > [優先受信トレイ] です。振り分けを直すには、メールを右クリックしてもう一方のタブに移動します。1 回だけ移動するか、[常に…に移動] を選んでその送信者の今後のメールすべてを移動するかを選べます。
優先受信トレイとは？何を基準に振り分けるのか
優先受信トレイは、受信トレイを 2 つのタブ — [優先] と [その他] に分けます。どう判断するかについて、Microsoft の説明は短いものです。やりとりしているメールや連絡先を考慮し、自動生成メールや一括送信メールのような「ノイズ」の多い送信元を除外する、というものです。実際には、自分がメールを書いたり返信したりする相手からのメールは [優先] に、ニュースレター、通知、広告メールは [その他] に入ることが多くなります。
Microsoft は正確なルールを公開しておらず、振り分けも固定ではありません。Microsoft によれば、使うほど精度が上がり、2 つのタブの間でメールを移動すると、何が大事かを学習します。同じ送信者でも、人によって表示されるタブが違うのはそのためです。
優先受信トレイがしないこと:
- メールを削除したり、フォルダーに整理したりはしません。どちらのタブも受信トレイです。[その他] のメールも受信トレイ フォルダーにあり、ほかのフォルダーに移動されることはありません。
- 迷惑メール フィルターではありません。迷惑メールは別のフォルダーで、独自のフィルターがあります。[その他] に入るのは、Outlook が重要度が低いと判断したメールで、危険だと判断したメールではありません。
- [その他] を完全に隠すわけではありません。Microsoft によれば、優先受信トレイがオンのときは [その他] に届いたメールについて通知され、いつでもタブを切り替えて確認できます。
スマホではパソコン以上に影響があります。Microsoft によると、iOS 版と Android 版の Outlook では通知が優先受信トレイに同期され、iOS ではアイコンのバッジ数も同期されます。通知に頼っていると、[その他] に入ったメールは見落としがちです。この設定はアプリの [設定] > [通知] で変更できます。
[優先] と [その他]、低優先メールとの違い
低優先メール (Clutter) は同じ考え方の古い機能です。重要度の低いメールを受信トレイから、別の [低優先メール] フォルダーに移動していました。優先受信トレイはこれに置き換わる機能で、Microsoft によれば同じアルゴリズムで動いています。以前なら低優先メールに移動されていたメールは、今は [その他] タブに入り、受信トレイに残ります。
- すでに [低優先メール] フォルダーにあるメッセージは、削除するか移動するまでそこに残ります。
- [優先] と [その他] がまったく表示されない場合は、代わりに [低優先メール] フォルダーがあるのかもしれません。
- Microsoft によれば、低優先メールは当面使い続けられますが、最終的には優先受信トレイに置き換えられます。
優先受信トレイをオン・オフ (設定・解除) する方法
Outlook のバージョンごとに設定場所が違います。以下の手順は Microsoft の記事「Outlook の優先受信トレイ」「Outlook for Mac の優先受信トレイ」「優先受信トレイとは」(iOS と Android) に基づいています。これらの記事の日本語版は一部が機械翻訳で、表記がそろっていません (同じ機能が「フォーカス受信トレイ」「集中受信トレイ」、[優先] タブが「フォーカス」と書かれている箇所があります)。そのため、お使いの Outlook の表示とは少し違うことがあります。
- 新しい Outlook for Windows: [表示] > [表示設定] を選び、[メール] > [メッセージ一覧] を開きます。アカウントを選び、メッセージを [優先] と [その他] に並べ替えるチェック ボックスをオンまたはオフにして、[保存] を選びます (日本語版の記事では [表示] > [設定の表示] とも書かれています)。設定はアカウントごとなので、複数のアカウントがある場合はそれぞれで選びます。
- クラシック Outlook for Windows: [表示] タブで [優先受信トレイの表示] を選びます。もう一度選ぶとオフになります。
- Outlook on the web と Outlook.com: [設定] > [メール] > [メッセージ一覧] を選びます。[優先受信トレイ] セクションで、メッセージを [優先] と [その他] に並べ替えるチェック ボックスをオンまたはオフにして、[保存] を選びます。
- Outlook for Mac: [表示] タブで、優先受信トレイをオンまたはオフにするコマンドを選びます (日本語版の記事では [フォーカスされた受信トレイをオンにする] / [オフにする] と書かれています)。レガシ Outlook for Mac では [整理] タブの [優先受信トレイ] です。Microsoft はレガシ Outlook for Mac のサポートを 2026 年 10 月に終了します。
- Outlook for iOS と Android: メッセージの一覧で左にスワイプするか、[ホーム] またはユーザー アイコンをタップしてメニューを開き、[設定] > [メール] を選んで、[優先受信トレイ] のトグルをオンまたはオフにします。
オフにすると 2 つのタブがなくなり、受信トレイは再び 1 つの一覧で表示されます。メールが移動されたり削除されたりすることはありません。Microsoft によると、この設定は Outlook アプリごとに個別に行います。そのため、ある Outlook でオフにしても、別の Outlook ではタブが表示されたままのことがあります。その場合は、そちらでもオフにしてください。
振り分けを学習させる: 移動と「常に移動」
優先受信トレイがメールを違うタブに入れたら、移動します。Microsoft によれば、[優先] と [その他] の間でメールを移動し、送信者ごとに振り分け先を固定することで、何が大事かを Outlook に教えられます。移動には 2 種類あり、その違いが重要です。
- 移動は、選択したメールだけをもう一方のタブに移します。
- 常に移動は、メールを移したうえで、その送信者の振り分け先を固定します。その送信者からの今後のメールは、すべてそのタブに届きます。
コマンドの場所:
- 新しい Outlook と Outlook on the web: [優先] または [その他] タブを開き、メールを右クリックして [移動] > [その他の受信トレイに移動] または [優先受信トレイに移動]、あるいは [常にその他の受信トレイに移動する] / [常に優先受信トレイに移動する] を選びます。
- クラシック Outlook for Windows: メールを右クリックして [その他に移動]、[常にその他に移動]、[優先に移動]、[常に優先に移動] のいずれかを選びます。
- Outlook for Mac: メールを選び、[メッセージ] メニューから [その他] または [優先] に移動するコマンドを、1 回だけか常にかを選んで実行します (日本語版の記事は表記が乱れているため、意味で選んでください)。
- Outlook for iOS と Android: メールを開き、ヘッダーの [その他のオプション] アイコンをタップして、[優先受信トレイ/その他に移動] を選びます。iOS では、今回だけ移動するか常に移動するかを Outlook が尋ねます。
使い分けの一例: 仕事の邪魔をされたくないニュースレターや通知は常に [その他] へ、絶対に見落とせない少数の送信者 (上司、大事な取引先、銀行の不正利用アラートなど) は常に [優先] へ、それ以外はふつうの移動にしておくと、固定ルールを作らずに振り分けが学習を続けます。Microsoft が説明しているのは送信者単位の固定だけです。件名やキーワードで振り分けたい場合は、仕分けルールが必要です。[その他] にもメールがない場合は、Outlook で消えたメールがたいていどこに行くのかを参照してください。
優先受信トレイが使えないケース
- Outlook for Windows のアカウントの種類。Outlook for Windows で優先受信トレイを使えるのは、Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントだけです。Outlook for Windows に追加した Gmail、Yahoo などの IMAP や POP のアカウントには、タブが表示されません。iOS 版と Android 版のアプリは別で、Microsoft によれば、すべてのメール アカウントで使えます。
- 共有メールボックス。優先受信トレイは共有メールボックスでは機能せず、Microsoft はこれを仕様としています。共有メールボックスで [移動] を選んでもメールが動かない場合は、これが原因です。また Microsoft は、Outlook for Windows が現在、共有メールボックスにも優先受信トレイのヒントを表示してしまうことを、予期しない動作として挙げています。
- 代わりに [低優先メール] フォルダーがある。メールボックスがまだ低優先メールを使っている場合は、2 つのタブの代わりにそのフォルダーが表示されることがあります (上記参照)。
優先受信トレイ、仕分けルール、フォルダーの使い分け
優先受信トレイ、仕分けルール、フォルダーは、それぞれ別の問いに答えるものです。分けて考えると整理しやすくなります。
| 優先受信トレイ | 仕分けルール | フォルダー | |
|---|---|---|---|
| 答える問い | 今これを見る必要があるか？ | この種のメールはいつもどこへ行くべきか？ | あとでこの件のメールを全部どこで見つけるか？ |
| 決めるのは | Outlook (あなたの操作から学習) | 自分で書く条件 (差出人、件名、キーワード) | 自分 (メールごとに) |
| メールの行き先 | 受信トレイのまま、2 つのタブのどちらか | 選んだフォルダー、または削除 | 選んだフォルダー |
| 向いている用途 | ニュースレターや通知を目の前からどける | 決まったパターンのあるメール (同じ差出人、同じ件名) | 顧客・案件・プロジェクトごとにあとで見返すメール |
優先受信トレイは振り分けるだけです。[優先] のメールを読んで対応しても受信トレイに残ったままで、[その他] のメールも同じです。あとで 1 つの顧客やプロジェクトのメールをまとめて見たいなら、振り分けだけでは足りず、フォルダーに整理する必要があります。決まったパターンのあるメールなら仕分けルールで自動化できます (Outlook でメールを自動でフォルダーに振り分ける方法を参照) が、顧客や案件のメールの多くにはルールで拾えるパターンがなく、結局は手作業で整理することになります。
その手作業の整理を速くするのが Folder Suggest です。メールごとに、すでにあるフォルダーの中からフォルダーを提案する Outlook アドインで、提案が合っていればワンクリックで整理できます。無料プランがあります。優先受信トレイと併用でき、受信トレイの振り分けはこれまでどおり続きます。
フォルダー側の考え方は Outlook のメールを整理する方法を、用は済んだけれどフォルダーには入れたくないメールについては Outlook のアーカイブ・スイープ・クリーンアップが実際にすることを参照してください。
よくある質問
Outlook の [優先] と [その他] の違いは何ですか？
どちらも同じ受信トレイのタブです。[優先] には、やりとりしている相手をもとに Outlook が重要だと判断したメールが入ります。[その他] には残りのメール、主にニュースレターや通知などの自動送信メール・一括送信メールが入ります。[その他] のメールが削除されたり、フォルダーに移動されたりすることはありません。
Outlook の優先受信トレイを解除 (オフに) するには？
新しい Outlook: [表示] > [表示設定] > [メール] > [メッセージ一覧] で、メッセージを [優先] と [その他] に並べ替えるチェック ボックスをオフにして保存します。クラシック Outlook: [表示] タブの [優先受信トレイの表示]。Outlook on the web と Outlook.com: [設定] > [メール] > [メッセージ一覧] で同じオプションをオフにして保存します。Mac: [表示] タブで優先受信トレイをオフにします。iOS と Android: [設定] > [メール] の [優先受信トレイ] トグル。
大事なメールが [その他] に入ってしまうのはなぜですか？
優先受信トレイはこれまでのやりとりをもとに判断するため、初めての送信者や、ほとんど返信しない相手のメールは [その他] に入ることがあります。メールを右クリックして [常に優先受信トレイに移動する] (クラシック Outlook では [常に優先に移動]) を選ぶと、その送信者からの今後のメールはすべて [優先] に届きます。
Outlook に優先受信トレイが表示されないのはなぜですか？
オフになっている可能性があります。自分でオフにした場合 (上の手順を参照) のほか、職場のアカウントでは IT 管理者が全員に対してオフにしている場合もあります。その場合も自分でオンに戻すことができ、Outlook を再起動すると表示されます。Outlook for Windows では、優先受信トレイを使えるのは Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントだけなので、Gmail、Yahoo などの IMAP や POP のアカウントでは使えません。共有メールボックスでも機能しません。また、まだ低優先メールを使っているメールボックスでは、2 つのタブの代わりに [低優先メール] フォルダーが表示されることがあります。
優先受信トレイと低優先メールは同じものですか？
優先受信トレイは低優先メールに置き換わる機能で、同じアルゴリズムを使っています。ただし、低優先メールは重要度の低いメールを別のフォルダーに移動していたのに対し、優先受信トレイはメールを受信トレイの [その他] タブに残します。すでに [低優先メール] フォルダーにあるメッセージは、移動するか削除するまでそこに残ります。
優先受信トレイはメールをフォルダーに振り分けますか？
いいえ。受信トレイを 2 つのタブに分けるだけです。メールを自動でフォルダーに移動するには、仕分けルールか、新しい Outlook と Outlook on the web のスイープを使います。決まったパターンのないメールは、自分でフォルダーに整理します。