存档、删除还是归入文件夹？Outlook 的存档、自动归档、扫描和清理到底做什么
Outlook 有五种不用选择文件夹就能把邮件移出收件箱的方法：存档、自动存档、扫描、清理和忽略。它们听起来差不多，但并不都在同一个 Outlook 中，而且只有一种会把每封邮件原样留在你找得到的地方。
简而言之：存档把邮件移到邮箱中的“存档”文件夹，不删除任何东西。自动存档（常被称为自动归档）只存在于经典 Outlook for Windows 中，会把较旧的项目移到你电脑上的 .pst 文件中，如果这样设置，也会删除它们。扫描存在于新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com 中，可以一次性或每天移动或删除来自某个发件人的邮件。清理存在于经典 Outlook 中，会删除文本已在同一对话的后续回复中引用过的邮件。忽略会把整个对话以及之后的每条回复都送到“已删除邮件”。如果以后还会用到某封邮件，就存档或把它归入文件夹；如果不会，就删除。
“存档”按钮和“存档”文件夹
处理完一封邮件但又不想删除时，就用存档。它会把所选邮件移到同一邮箱中名为存档的文件夹。不会删除任何东西，邮件仍在服务器上，也仍然可以搜索。Microsoft 自己的存档说明文章还指出，存档不会减小邮箱大小：邮件只是换了个位置。如果你的邮箱已满，请参阅真正能腾出空间的办法。
- 新版 Outlook 和 Outlook 网页版：选择邮件，然后在工具栏中选择存档。在新版 Outlook 中会出现一条带有撤消的通知。
- 经典 Outlook for Windows：存档位于功能区的删除组中。按 Backspace 键也会存档所选邮件，但在单独窗口中打开的邮件除外。
- Outlook for Mac：选择邮件，然后选择存档。如果该帐户还没有存档文件夹，Outlook 会提示你创建一个。对于 Gmail 帐户，存档位置是 Gmail 的所有邮件。
对于 Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户，“存档”是内置文件夹：它本来就存在，在经典 Outlook 中不能重命名、移动或删除。对于其他帐户，例如添加到经典 Outlook 中的 Gmail、Yahoo 或 iCloud，需要你自己在文件 > 邮箱设置 > 工具 > 设置存档文件夹中选择文件夹。
不要把“存档”文件夹与联机存档混淆。联机存档是部分 Microsoft 365 工作帐户才有的独立存档邮箱，有自己的文件夹，通常由策略把超过一定期限的邮件移入其中。如果你的文件夹列表中出现了第二个名为“联机存档”（经典 Outlook 和 Mac）或“就地存档”（新版 Outlook 和 Outlook 网页版）的文件夹树，那就是它。
自动归档（自动存档）与 .pst 文件（仅限经典 Outlook）
大家常说的“自动归档”，在 Outlook 的菜单中叫“自动存档”。这是较早的功能，工作方式截然不同。它在后台运行，把旧项目从邮箱移到你电脑上的 Outlook 数据文件 (.pst) 中，默认位置是 Documents\Outlook Files\archive.pst。移过去以后，邮件就不在服务器上了：在 Outlook 网页版、手机或另一台电脑上都看不到，而且这个文件也需要像其他文件一样备份。
- 在哪里设置：文件 > 选项 > 高级 > 自动存档设置，在这里选择多久运行一次，以及项目要多旧才会被处理。每个文件夹也可以在属性 > 自动存档中单独设置。
- 默认期限（据 Microsoft 说明）：收件箱和草稿 6 个月，已发送邮件和已删除邮件 2 个月，发件箱 3 个月。
- 它可能会删除邮件。其中一个选项会永久删除旧项目而不是移动它们，这样就不会保留任何存档副本。开启之前请先检查这一项。
- 手动执行一次：文件 > 信息 > 工具 > 清理旧项目可以把某个文件夹中早于你所选日期的项目存档。
Microsoft 明确表示，新版 Outlook for Windows 不提供自动存档。连接到 Exchange 的工作帐户也可能没有自动存档，由组织的保留策略或联机存档取而代之。如果你在搜索 Outlook 邮件自动归档怎么设置，却哪里都找不到自动存档，通常就是这个原因。按邮件时间移动邮件的其他方法，请参阅如何在 Outlook 中自动移动超过 X 天的邮件。
扫描
扫描一次只处理一个发件人。选择该发件人的一封邮件，选择扫描（工具栏上的按钮可能显示为“整理”），然后决定如何处理其邮件：移动或删除该文件夹中来自此发件人的所有邮件，对其今后发来的所有邮件也这样处理，只保留其最新一封邮件，或者删除其超过 10 天的邮件。邮件移到哪个文件夹由你选择。
- 适用范围：新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com。Microsoft 表示扫描目前在经典 Outlook 中不可用。
- 适用帐户：Outlook.com、Hotmail、Live.com 和 Microsoft 365。不支持 Gmail、Yahoo 或其他 IMAP 帐户。
- 运行时间：扫描规则每天运行一次，而收件箱规则在邮件到达时立即运行。因此，发件人的新邮件可能会在收件箱中停留一段时间，之后才被扫描移走。
- “垃圾邮件”“草稿”“已发送邮件”和“已删除邮件”中不能使用扫描。
扫描可以快速处理新闻通讯和通知。如果条件不只取决于发件人，就需要真正的规则；请参阅Outlook 规则的替代方案。
清理：对话、文件夹、文件夹和子文件夹
清理会删除多余的邮件。Outlook 会检查对话中的每封邮件，如果某封邮件的内容完全包含在之后的某条回复中，就删除较早的那封。你保留的是最后一条回复，它的下方仍然引用着完整的往来记录。
在经典 Outlook for Windows 中，它位于开始选项卡删除组中的清理下（在简化功能区中，请点开“删除”旁边的箭头）。共有三个选项：
- 清理对话作用于所选对话。
- 清理文件夹作用于当前文件夹中的每个对话。这就是“清理文件夹有什么作用”的答案：它不会把任何邮件归入文件夹、排序或存档，只会删除已被后续回复完整包含的邮件。
- 清理文件夹和子文件夹对该文件夹及其中的每个文件夹执行同样的操作。
被删除的邮件会转到已删除邮件，因此在清空该文件夹之前都可以恢复。在文件 > 选项 > 邮件 > 对话清理中，你可以改为把它们送到另一个文件夹，并可以选择不移动未读、已分类、已标记或带数字签名的邮件。Microsoft 针对经典 Outlook for Windows 提供了清理功能的说明。
忽略
忽略适用于你想彻底摆脱的对话，典型的就是“全部回复”的邮件串。它会把该对话移到已删除邮件，此后该对话中的每封新邮件也会直接进入那里。同一批人发来的其他邮件仍会照常到达。
在经典 Outlook 中，选择该对话，然后选择开始 > 删除 > 忽略 > 忽略对话。要撤消，请在“已删除邮件”中找到该对话，再次选择忽略，然后选择停止忽略对话；只有当该对话仍在“已删除邮件”中时才有效。Microsoft 对两款 Windows 版 Outlook 的比较中列出，新版 Outlook 也可以忽略对话；Outlook 移动应用则在对话的 … 菜单中提供忽略对话。
哪个 Outlook 有哪些功能
| 功能 | 新版 Outlook for Windows | 经典版 Outlook for Windows | 网页版 Outlook | Outlook for Mac |
|---|---|---|---|---|
| “存档”按钮 | 是 | 是 | 是 | 是 |
| 自动存档 (.pst) | 否 | 是 | 否 | 未说明 |
| 扫描 | 是 | 否 | 是 | 未说明 |
| 清理 | 未说明 | 是 | 未说明 | 未说明 |
| 忽略 | 是 | 是 | 未说明 | 未说明 |
“未说明”表示 Microsoft 关于该功能的文章没有涉及这个版本，请自行查看你的菜单。新版 Outlook 和经典 Outlook 两列依据的是 Microsoft 的功能比较以及上文链接的各功能说明文章。
删除、存档还是归入文件夹？
每封处理完的邮件都需要从三种做法中选一种，而决定选哪种的问题是：你以后会怎样再找它。外出回来后处理积压邮件时，这三种做法也是最快的办法，参见如何在 Outlook 中设置外出自动回复，以及回来后如何清理积压邮件。
- 删除：不会再需要的邮件，例如已经读过的新闻通讯、通知、已经处理过的确认邮件。扫描和忽略都是自动删除的方式。
- 存档：以后可能需要、但会通过搜索人名或关键词找到的邮件。“存档”是一个不分层级的地方，Outlook 搜索也能覆盖它。
- 归入文件夹：需要与相关邮件放在一起查看的邮件，例如某个客户、某个项目或某个案件的全部邮件，或者你不知道该搜什么、需要浏览查看的邮件。文件夹回答的是“把这些全部给我看”；搜索只回答“帮我找到这一封”。
因此，“用文件夹还是存档？”很少是二选一的问题。一种适合大多数人的做法是：默认存档，只为少数真正需要浏览的内容保留几个文件夹。如何整理 Outlook 邮件和如何创建和整理 Outlook 文件夹介绍了文件夹这一部分。如果你希望邮件在多年后仍然容易搜索，请把它们留在邮箱中（存档或文件夹里），不要移到 .pst 文件中：只有在那一台电脑的 Outlook 中打开 .pst 文件时，才能搜索其中的邮件。
如果把邮件归入文件夹是最花时间的部分，可以试试 Folder Suggest：这是一款 Outlook 加载项，它会根据你已有的文件夹为每封邮件推荐合适的文件夹，只需点击一次即可归入。它提供免费方案。
Outlook 把邮件保存在哪里，以及如何找到已存档的邮件
对于 Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户，你的邮件保存在 Microsoft 服务器上的邮箱中。经典 Outlook 会在你的电脑上保留一份同步副本（.ost 文件），它只是副本。POP 帐户的邮件以及被自动存档移走的所有内容，则保存在电脑上的 .pst 文件中。去哪里找，取决于发生的是哪种情况：
- 用“存档”按钮存档的邮件：在文件夹列表中打开存档，或者直接搜索。经典 Outlook 默认搜索整个邮箱；如果只想在“存档”中搜索，请先选择“存档”文件夹。
- 被存档策略移走的邮件：请在联机存档（在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中称为“就地存档”）中查找，它在文件夹列表中显示为一个单独的邮箱。在经典 Outlook 中，从收件箱发起的搜索不包括联机存档，所以要在联机存档内部搜索。新版 Outlook 可以在普通搜索中显示联机存档的结果。
- 被自动存档移走的邮件：在经典 Outlook 中，选择文件 > 打开和导出 > 打开 Outlook 数据文件，然后选择该 .pst 文件（默认位于
Documents\Outlook Files）。新版 Outlook 可以在设置 > 文件 > Outlook 数据文件中打开 .pst 文件，但前提是那台电脑上也安装了相同 32 位或 64 位版本的经典 Outlook，该帐户拥有 Microsoft 365 订阅，且电脑不是 ARM 设备。 - 被扫描、清理或忽略的邮件：在你为扫描选择的文件夹中，或者在清空之前的已删除邮件中。
常见问题
在 Outlook 中存档会删除邮件吗？
不会。“存档”按钮会把邮件移到邮箱中的“存档”文件夹。邮件仍在服务器上，仍然可以搜索，也仍然计入邮箱大小。经典 Outlook 的自动存档则不同：它会把旧项目移到你电脑上的 .pst 文件中，如果你这样设置，也会直接删除它们。
Outlook 中的“清理文件夹”有什么作用？
它会检查文件夹中的每个对话，删除全文已包含在后续回复中的邮件。被删除的邮件会转到“已删除邮件”，除非你在“文件 > 选项 > 邮件 > 对话清理”中选择了其他文件夹。“清理文件夹和子文件夹”会对子文件夹执行同样的操作。这是经典 Outlook for Windows 的功能。
新版 Outlook 的自动归档（自动存档）在哪里？
没有。Microsoft 明确表示，新版 Outlook for Windows 不提供自动存档。新版 Outlook 有“存档”按钮、扫描，以及联机存档（适用于拥有联机存档的 Microsoft 365 帐户）。如果同一台电脑上安装了经典 Outlook，且该帐户拥有 Microsoft 365 订阅，它还可以在“设置 > 文件 > Outlook 数据文件”中打开现有的 .pst 文件。
“存档”文件夹和联机存档是一回事吗？
不是。“存档”文件夹是邮箱中的一个普通文件夹。联机存档是部分 Microsoft 365 工作帐户才有的独立存档邮箱，有自己的文件夹，通常由存档策略把旧邮件移入其中。
应该用文件夹还是“存档”文件夹？
已经处理完、以后会通过搜索找回的邮件，用“存档”。需要放在一起查看的邮件，例如某个客户或项目的全部邮件，用文件夹。大多数人两者兼用：默认存档，再把一部分邮件归入少数几个文件夹。无论哪种方式，都请把邮件留在邮箱中，而不是放进 .pst 文件，这样在每台设备上都能搜索到。