Outlook: archiveren of mappen? Wat Archief, Opruimen en Opschonen echt doen
Outlook heeft vijf manieren om mail uit je Postvak IN te krijgen zonder een map te kiezen: Archiveren, AutoArchiveren, Opruimen, Opschonen en Negeren. Ze klinken hetzelfde, ze zitten niet allemaal in dezelfde Outlook, en maar één ervan laat elke e-mail precies staan waar je hem kunt vinden.
Kort gezegd: Archiveren verplaatst e-mail naar de map Archief in je postvak en verwijdert niets. AutoArchiveren, alleen in klassiek Outlook voor Windows, verplaatst oudere items naar een .pst-bestand op je computer, of verwijdert ze als dat zo is ingesteld. Opruimen, in de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com, verplaatst of verwijdert mail van één afzender, eenmalig of elke dag. Opschonen, in klassiek Outlook, verwijdert berichten waarvan de tekst al geciteerd staat in een later antwoord in hetzelfde gesprek. Negeren stuurt een heel gesprek, en elk later antwoord daarop, naar Verwijderde items. Wil je een e-mail nog eens terugzien, archiveer hem dan of zet hem in een map; zo niet, verwijder hem.
De knop Archiveren en de map Archief
Archiveren gebruik je als je klaar bent met een e-mail maar hem niet wilt verwijderen. Het verplaatst de geselecteerde berichten naar een map met de naam Archief, in hetzelfde postvak. Er wordt niets verwijderd, de mail blijft op de server en hij blijft doorzoekbaar. Microsofts eigen artikel over archiveren wijst er ook op dat archiveren je postvak niet kleiner maakt: de mail is alleen verplaatst. Is je postvak vol, zie dan wat echt ruimte vrijmaakt.
- Nieuwe Outlook en Outlook op het web: selecteer de e-mail en kies Archief in de werkbalk. In de nieuwe Outlook verschijnt een melding met Ongedaan maken.
- Klassiek Outlook voor Windows: Archiveren staat in de groep Verwijderen van het lint. Ook de Backspace-toets archiveert de geselecteerde berichten, behalve in een bericht dat in een eigen venster is geopend.
- Outlook voor Mac: selecteer de berichten en kies Archiveren. Heeft het account nog geen archiefmap, dan biedt Outlook aan er een te maken. Bij een Gmail-account is het archief de map van Gmail met alle e-mail.
Bij Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts is Archief een ingebouwde map: die bestaat al en kan in klassiek Outlook niet worden hernoemd, verplaatst of verwijderd. Bij andere accounts, zoals Gmail, Yahoo of iCloud die aan klassiek Outlook zijn toegevoegd, kies je de map zelf via Bestand > Postvakinstellingen > Hulpmiddelen > Archiefmap instellen.
Verwar de map Archief niet met het Onlinearchief. Dat is een apart archiefpostvak dat sommige Microsoft 365-werkaccounts hebben, met eigen mappen, en dat meestal wordt gevuld door een beleid dat mail verplaatst zodra die een ingestelde leeftijd heeft bereikt. Staat er in je mappenlijst een tweede boom met de naam ‘Onlinearchief’ (in klassiek Outlook en op de Mac) of ‘In-Place Archief’ (in de nieuwe Outlook en op het web), dan is dat het.
AutoArchiveren en .pst-bestanden (alleen klassiek Outlook)
AutoArchiveren is de oudere functie, en die werkt heel anders. Het draait op de achtergrond en verplaatst oude items uit je postvak naar een Outlook-gegevensbestand (.pst) op je computer, standaard Documents\Outlook Files\archive.pst. Daarna staat de mail niet meer op de server: je ziet hem niet in Outlook op het web, op je telefoon of op een andere computer, en van het bestand moet je een back-up maken zoals van elk ander bestand.
- Waar je het instelt: Bestand > Opties > Geavanceerd > Instellingen voor AutoArchiveren, waar je kiest hoe vaak het draait en hoe oud een item moet zijn. Elke map kan een eigen instelling hebben onder Eigenschappen > AutoArchiveren.
- Standaardleeftijden, volgens Microsoft: Postvak IN en Concepten 6 maanden, Verzonden items en Verwijderde items 2 maanden, de map voor uitgaande berichten 3 maanden.
- Het kan verwijderen. Eén optie verwijdert oude items definitief in plaats van ze te verplaatsen, en dan wordt er geen archiefkopie bewaard. Controleer dit voordat je het inschakelt.
- Eenmalig, met de hand: Bestand > Info > Hulpmiddelen > Oude items opschonen archiveert een map tot een datum die je kiest.
Microsoft zegt duidelijk dat AutoArchiveren niet beschikbaar is in de nieuwe Outlook voor Windows. Het kan ook ontbreken bij werkaccounts die met Exchange verbinden, waar het bewaarbeleid of het Onlinearchief van de organisatie die rol overneemt. Zoek je hoe je automatisch archiveren instelt en vind je nergens AutoArchiveren, dan is dit meestal de reden. Andere manieren om mail vanaf een bepaalde leeftijd te verplaatsen staan in e-mails ouder dan X dagen automatisch verplaatsen.
Opruimen
Opruimen werkt per afzender. Selecteer een e-mail van die afzender, kies Opruimen en bepaal wat er met de mail van die afzender gebeurt: alles van die afzender in de map verplaatsen of verwijderen, hetzelfde doen met alles wat die afzender vanaf nu stuurt, alleen het nieuwste bericht houden, of berichten verwijderen zodra ze ouder zijn dan 10 dagen. Je kiest zelf de map waar de berichten naartoe gaan.
- Waar het bestaat: de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com. Microsoft zegt dat Opruimen momenteel niet beschikbaar is in klassiek Outlook.
- Welke accounts: Outlook.com, Hotmail, Live.com en Microsoft 365. Niet Gmail, Yahoo of andere IMAP-accounts.
- Wanneer het draait: een Opruimen-regel draait één keer per dag, terwijl een regel voor Postvak IN draait zodra er mail binnenkomt. Een nieuw bericht van een afzender kan dus een tijdje in Postvak IN staan voordat Opruimen het verplaatst.
- Het is niet beschikbaar in Ongewenste e-mail, Concepten, Verzonden items of Verwijderde items.
Opruimen is een snelle oplossing voor nieuwsbrieven en meldingen. Voor alles wat van meer afhangt dan de afzender heb je echte regels nodig.
Opschonen: gesprek, map, map en submappen
Opschonen verwijdert overbodige berichten. Outlook bekijkt elk bericht in een gesprek, en als een bericht volledig in een van de latere antwoorden staat, wordt het eerdere verwijderd. Je houdt het laatste antwoord over, waarin de hele geschiedenis nog geciteerd onderaan staat.
In klassiek Outlook voor Windows staat het op het tabblad Start, in de groep Verwijderen, onder Opschonen (open op het vereenvoudigde lint de pijl naast Verwijderen). Er zijn drie keuzes:
- Gesprek opschonen werkt op het geselecteerde gesprek.
- Map opschonen werkt op elk gesprek in de huidige map. Dit is het antwoord op ‘wat doet Map opschonen’: het zet niets in mappen, sorteert niets en archiveert niets, het verwijdert alleen berichten die al in latere antwoorden staan.
- Map en submappen opschonen doet hetzelfde voor de map en elke map daarin.
De verwijderde berichten gaan naar Verwijderde items, dus je kunt ze terughalen tot die map wordt leeggemaakt. Onder Bestand > Opties > E-mail > Opschoning van gesprekken kun je ze in plaats daarvan naar een andere map laten gaan, en instellen dat ongelezen, gecategoriseerde en digitaal ondertekende berichten en berichten met een vlag niet worden verplaatst. Microsoft beschrijft Opschonen voor klassiek Outlook voor Windows.
Negeren
Negeren is voor een gesprek waar je vanaf wilt, meestal een draad waarin iedereen iedereen antwoordt. Het verplaatst het gesprek naar Verwijderde items, en elk later bericht in dat gesprek gaat daar ook meteen heen. Andere e-mail van dezelfde mensen komt gewoon binnen.
Selecteer in klassiek Outlook het gesprek en kies Start > Verwijderen > Negeren > Gesprek negeren. Om het ongedaan te maken zoek je het gesprek op in Verwijderde items, kies je opnieuw Negeren en dan Stoppen met het negeren van een gesprek; dat werkt alleen zolang het nog in Verwijderde items staat. Microsofts vergelijking van de twee Windows-apps noemt het negeren van gesprekken ook als beschikbaar in de nieuwe Outlook, en de mobiele Outlook-apps hebben Gesprek negeren in het menu … van het gesprek.
Welke Outlook heeft wat
| Functie | Nieuwe Outlook voor Windows | Klassiek Outlook voor Windows | Outlook op het web | Outlook voor Mac |
|---|---|---|---|---|
| Knop Archiveren | Ja | Ja | Ja | Ja |
| AutoArchiveren (.pst) | Nee | Ja | Nee | Niet gedocumenteerd |
| Opruimen | Ja | Nee | Ja | Niet gedocumenteerd |
| Opschonen | Niet gedocumenteerd | Ja | Niet gedocumenteerd | Niet gedocumenteerd |
| Negeren | Ja | Ja | Niet gedocumenteerd | Niet gedocumenteerd |
‘Niet gedocumenteerd’ betekent dat Microsofts artikel over die functie die versie niet behandelt, dus kijk zelf in je menu’s. De kolommen voor de nieuwe Outlook en klassiek Outlook volgen Microsofts functievergelijking en de artikelen over de functies die hierboven zijn gelinkt.
Verwijderen, archiveren of in een map zetten?
Elke e-mail waar je klaar mee bent, vraagt om een van drie antwoorden, en wat de doorslag geeft, is hoe je hem later zou terugzoeken. Ze zijn ook de snelste weg door een achterstand na een afwezigheid: zie afwezigheidsmelding instellen in Outlook en de stapel wegwerken als je terug bent.
- Verwijder hem als je hem niet meer nodig hebt: gelezen nieuwsbrieven, meldingen, bevestigingen waar je al iets mee hebt gedaan. Opruimen en Negeren zijn manieren om automatisch te verwijderen.
- Archiveer hem als je hem misschien nodig hebt, maar zou terugvinden door op een naam of een woord te zoeken. Archief is één platte plek, en Zoeken in Outlook doorzoekt die ook.
- Zet hem in een map als je hem samen met verwante mail moet kunnen zien: alles voor één klant, één project of één zaak, of mail die je wilt doorbladeren zonder te weten waarop je moet zoeken. Een map beantwoordt ‘laat me alles zien’; zoeken beantwoordt alleen ‘zoek dit voor me’.
‘Mappen of archief?’ is dus zelden een keuze tussen het een of het ander. Een opzet die voor de meeste mensen werkt: standaard archiveren, en een klein aantal mappen houden voor de paar dingen die je echt doorbladert. Outlook-mappen maken en organiseren behandelt de kant van de mappen. Wil je mail die over jaren nog makkelijk te doorzoeken is, bewaar hem dan in het postvak, in Archief of in mappen, en verplaats hem niet naar .pst-bestanden: een .pst-bestand wordt alleen doorzocht als het in Outlook op die ene computer geopend is.
Kost het in mappen zetten de meeste tijd, dan is Folder Suggest een invoegtoepassing voor Outlook die voor elke e-mail de juiste map voorstelt uit de mappen die je al hebt, zodat opbergen één klik kost. Het heeft een gratis abonnement.
Waar Outlook je e-mail bewaart en hoe je gearchiveerde mail terugvindt
Bij Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts staat je e-mail in je postvak op de servers van Microsoft. Klassiek Outlook bewaart een gesynchroniseerde kopie op je computer (een .ost-bestand), en dat is alleen een kopie. Mail van een POP-account, en alles wat AutoArchiveren heeft verplaatst, staat in plaats daarvan in een .pst-bestand op de computer. Waar je moet kijken, hangt af van wat er is gebeurd:
- Gearchiveerd met de knop Archiveren: open Archief in de mappenlijst, of zoek. Klassiek Outlook doorzoekt standaard het hele postvak; selecteer eerst de map Archief om alleen daar te zoeken.
- Verplaatst door een archiefbeleid: kijk in het Onlinearchief (In-Place Archief in de nieuwe Outlook en op het web), dat als eigen postvak in de mappenlijst staat. In klassiek Outlook neemt een zoekopdracht vanuit Postvak IN het niet mee, dus zoek erin. De nieuwe Outlook kan resultaten uit het Onlinearchief tonen bij een gewone zoekopdracht.
- Verplaatst door AutoArchiveren: kies in klassiek Outlook Bestand > Openen en exporteren > Outlook-gegevensbestand openen en selecteer het .pst-bestand (standaard in
Documents\Outlook Files). De nieuwe Outlook kan .pst-bestanden openen via Instellingen, bij de Outlook-gegevensbestanden, maar alleen als klassiek Outlook ook op die computer is geïnstalleerd in dezelfde 32- of 64-bitsversie, het account een Microsoft 365-abonnement heeft en de pc geen ARM-apparaat is. - Opgeruimd, opgeschoond of genegeerd: in de map die je bij Opruimen hebt gekozen, of in Verwijderde items tot die map wordt leeggemaakt.
Veelgestelde vragen
Verwijdert archiveren e-mails in Outlook?
Nee. De knop Archiveren verplaatst e-mail naar de map Archief in je postvak. Daar blijft hij op de server staan, blijft hij doorzoekbaar en telt hij nog steeds mee voor de grootte van je postvak. AutoArchiveren in klassiek Outlook werkt anders: het verplaatst oude items naar een .pst-bestand op je computer, of verwijdert ze als je dat zo instelt.
Wat doet Map opschonen in Outlook?
Het loopt elk gesprek in de map na en verwijdert berichten waarvan de volledige tekst al in een later antwoord staat. De verwijderde berichten gaan naar Verwijderde items, tenzij je onder Bestand > Opties > E-mail > Opschoning van gesprekken een andere map kiest. Map en submappen opschonen doet hetzelfde, ook voor de submappen. Het is een functie van klassiek Outlook voor Windows.
Waar is AutoArchiveren in de nieuwe Outlook?
Dat is er niet. Microsoft zegt dat AutoArchiveren niet beschikbaar is in de nieuwe Outlook voor Windows. De nieuwe Outlook heeft de knop Archief, Opruimen en, voor Microsoft 365-accounts die er een hebben, het Onlinearchief. Je kunt er ook bestaande .pst-bestanden mee openen via Instellingen, bij de Outlook-gegevensbestanden, als klassiek Outlook op dezelfde computer is geïnstalleerd en het account een Microsoft 365-abonnement heeft.
Is de map Archief hetzelfde als het Onlinearchief?
Nee. De map Archief is een gewone map in je postvak. Het Onlinearchief is een apart archiefpostvak dat sommige Microsoft 365-werkaccounts hebben, met eigen mappen, en dat meestal wordt gevuld door een archiefbeleid dat oude mail daarheen verplaatst.
Kan ik beter mappen of de map Archief gebruiken?
Gebruik Archief voor mail waar je klaar mee bent en die je zou terugvinden door te zoeken. Gebruik mappen voor mail die je bij elkaar wilt zien, zoals alles voor één klant of project. De meeste mensen doen allebei: standaard archiveren en in een handvol mappen opbergen. Bewaar het hoe dan ook in het postvak en niet in een .pst-bestand, zodat het vanaf elk apparaat doorzoekbaar blijft.