如何在 Outlook 中自动移动超过 X 天的邮件
你希望邮件在收到两周或一个月后自动离开收件箱，而不必手动处理。最容易想到的工具是规则，但规则做不到。能做到的方法取决于你用的是哪个 Outlook，以及你的帐户类型。
简而言之：Outlook 规则在邮件到达时执行，没有任何条件能衡量邮件收到了多久，所以规则无法移动“超过 30 天”的邮件。有四种功能可以做到。在经典 Outlook for Windows 中，自动存档会把早于你所选期限的项目移到 .pst 文件中。在新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com 中，扫描可以移动某个发件人超过 10 天的邮件。如果你使用 Microsoft 365 工作帐户，IT 管理员设置的存档策略会在邮件达到固定期限后把它移到你的存档邮箱。如果你使用工作或学校帐户，Power Automate 可以按计划运行，把任意时间的邮件移到任意文件夹。如果只需清理一次，就搜索旧邮件，然后移动它们。
哪种方法适合你的 Outlook
| 方法 | 适用范围 | 可设置的期限 | 邮件去向 |
|---|---|---|---|
| 自动存档 | 经典版 Outlook for Windows | 1 天到 60 个月，可按文件夹设置 | 电脑上的 .pst 文件，或直接删除 |
| 扫描 | 新版 Outlook、Outlook 网页版、Outlook.com | 10 天，一次一个发件人 | 你选择的文件夹，或“已删除邮件” |
| 存档策略 | Microsoft 365 和 Exchange 工作帐户，所有 Outlook | 只能用管理员提供的期限 | 你的存档邮箱 |
| Power Automate | Microsoft 365 工作或学校帐户；在网页上设置 | 任意天数 | 同一邮箱中的任意文件夹 |
| 搜索并移动 | 所有 Outlook | 任意日期，手动操作 | 任意文件夹 |
为什么规则做不到
规则只在邮件到达时检查一次。那一刻每封邮件都是收到 0 天，所以规则没有什么可等的。Microsoft 列出的经典 Outlook 规则支持的条件中只有一个日期条件，而且是两个日期之间的固定范围，而不是期限。新版 Outlook 和网页版中的规则保存在服务器上，Microsoft 为它们记录的唯一日期条件同样是在某个固定日期之前或之后收到。固定日期永远不会变，所以这两种规则都无法表达“超过 14 天”。
不过，规则仍可用于一次性清理。在经典 Outlook 中，用这个日期范围创建一条规则，再使用立即运行规则（位于文件 > 管理规则和通知下），就能移动文件夹中已有的邮件。新版 Outlook 在设置 > 邮件 > 规则中，每条规则旁边都有一个立即运行按钮。两者都不会在下周自动再次运行。规则擅长做什么，请参阅如何在 Outlook 中自动归档邮件；为什么有些规则只在 Outlook 打开时运行，请参阅仅客户端规则与服务器端规则。
经典 Outlook：自动存档（自动归档）
自动存档是唯一一个能按你选择的期限持续执行的内置功能。它在后台运行，把早于该期限的项目从文件夹移到 Outlook 数据文件 (.pst) 中；如果你这样设置，也可以直接删除它们。
- 转到文件 > 选项 > 高级 > 自动存档设置，设置每 n 天运行一次自动存档。
- 要为某个文件夹单独设置期限，请右键单击该文件夹，选择属性，然后打开自动存档选项卡。
- 在清除早于中输入期限。Microsoft 允许设置1 天到 60 个月，单位可以是天、周或月。如果要两周，请输入 14 天。
- 选择将旧项目移动到并指定存档文件；如果想直接删除，就选择永久删除项目。删除的项目不会保存在任何地方，所以请再三确认。
依赖它之前，请先了解它的代价：
- 邮件会离开你的邮箱。.pst 文件只存在于一台电脑上。除非你在新版 Outlook、网页版或手机上打开这个文件，否则在那里看不到这些邮件；它的安全程度也只取决于那台电脑的备份。
- 新版 Outlook 中没有它。Microsoft 表示新版 Outlook for Windows 不提供自动存档。如果你换用新版，自动存档就会停止。
- 工作帐户可能用不了。Microsoft 指出，Exchange 帐户可能无法使用自动存档，而且组织的保留策略可能会覆盖它。
如果只想手动执行一次，请使用文件 > 信息 > 工具 > 清理旧项目，并在将早于该时间的项目存档中输入日期。自动存档与“存档”按钮有什么区别，请参阅Outlook 存档、扫描和清理功能详解。
新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com：扫描
在新版 Outlook 中，最接近“按时间移动”规则的是扫描，但有两个限制：它一次只处理一个发件人，而且期限固定为 10 天。在扫描的选项中，有一项会处理某个发件人超过 10 天的邮件，你还可以选择邮件移到哪个文件夹（默认是“已删除邮件”）。
- 选择该发件人的一封邮件。
- 在工具栏中选择扫描（按钮可能显示为“整理”）。
- 为该发件人选择规则，选择要把邮件移到的文件夹，然后选择确定。
- 它适合按发件人处理，不适合按主题处理。来自同一个地址的新闻通讯、通知和收据很适合。同事和客户的邮件不适合，因为你需要为每个人各设一条扫描规则。
- 它每天运行一次。Microsoft 表示扫描规则每天运行一次，所以邮件可能会在第十天之后再多停留一会儿。
- 适用帐户：Outlook.com、Hotmail、Live.com 和 Microsoft 365。不支持 Gmail、Yahoo 或其他 IMAP 帐户，经典 Outlook 中也没有扫描。
- “垃圾邮件”“草稿”“已发送邮件”和“已删除邮件”中不能使用扫描。
Microsoft 365 工作帐户：存档策略
如果你的邮箱位于工作单位的 Microsoft 365 或 Exchange 上，IT 管理员可以为你提供存档策略。它们在服务器上运行，所以无论你打开哪个 Outlook 都有效，期限从邮件到达邮箱的那天开始计算。
- Outlook 网页版：右键单击文件夹或邮件，选择分配策略，然后选择一个策略。选择使用父文件夹策略可以撤消之前的选择。
- 在经典 Outlook 中：右键单击文件夹，选择属性，然后使用策略选项卡；如果只针对一封邮件，请选中它，然后在功能区中选择分配策略。
以下三点决定它对你是否有用：
- 期限由管理员决定。在 Microsoft 的默认设置中，你没有标记的邮件会在两年后移到存档，你能选的最短移动期限是一年（个人 1 年后移动到存档，即 Personal 1 year move to archive）。较短的选项，例如一周或一个月，是删除而不是移动。只有管理员专门创建了 14 天移动的策略，才会有这个选项。
- 这里的“存档”指存档邮箱，在经典 Outlook 中称为联机存档，在新版 Outlook 和网页版中称为就地存档，而不是“存档”文件夹。Microsoft 表示，如果没有存档邮箱，就不会执行任何操作。
- 它很慢。Microsoft 表示策略每七天处理一次，所以邮件可能在到期后还要再停留一周。
任意期限、任意文件夹：Power Automate
如果你需要的正是“把这个文件夹中超过 14 天的邮件全部移到那个文件夹”，只要你的邮箱是 Microsoft 365 工作或学校帐户，Power Automate 中的计划云端流就能做到。Microsoft 表示，基础版 Power Automate 已包含在工作或学校帐户中，无需额外付费，可使用标准连接器，而 Outlook 连接器就属于标准连接器。大致步骤如下：
- 在 Power Automate 中创建一个计划的云端流，使用定期（Recurrence）触发器，例如每天运行一次。
- 从 Office 365 Outlook 连接器添加获取电子邮件 (V3)，指向要清理的文件夹，并把 Top 设为允许的最大值（1,000）。
- 在它的搜索查询字段中填入期限，即在 14 天前当天或之前收到的邮件：
received<=@{formatDateTime(addDays(utcNow(), -14), 'yyyy-MM-dd')}。Microsoft 指出，该连接器的其他筛选只查看文件夹中的前 250 封邮件，而搜索查询会覆盖整个文件夹。 - 对找到的每封邮件，添加移动电子邮件 (V2)并指定目标文件夹。它在同一邮箱内移动邮件。
一次运行最多找到 1,000 封邮件，所以大量积压的邮件要经过几次运行才能清完。个人 Outlook.com 帐户不能这样做：Microsoft 表示 Power Automate 不再支持个人电子邮件帐户。请先在一个副本文件夹上测试这个流，因为文件夹或筛选条件一旦设错，很快就会移走大量邮件。
手动执行一次：搜索并移动
如果只清理一次，在任何 Outlook 中用搜索都能完成。打开文件夹，用 received: 关键字逐个时间段搜索：先搜 received:"last year"，再搜 received:"last month"，或者搜某一天，例如 received:1/15/2026。选中所有结果，把它们拖到目标文件夹。在 Outlook.com 中，还可以用两个点分隔起止日期来指定日期范围。Microsoft 指出，Outlook 搜索只返回前 1,000 条结果，所以要重复操作，直到文件夹清空。
按时间移动合适吗？
按时间移动邮件能让它们离开收件箱，却会把客户的合同和上个月的新闻通讯放到同一个地方。如果你以后会按人名或关键词搜索旧邮件，这没问题：存档是可以搜索的。如果你需要把某个客户或项目的所有邮件放在一起查看，按时间就不合适了，按主题归入文件夹效果更好。如何整理 Outlook 邮件介绍了一套可以与存档配合使用的文件夹方案。
如果把邮件归入文件夹是最花时间的部分，可以试试 Folder Suggest：这是一款 Outlook 加载项，它会根据你已有的文件夹为每封邮件推荐合适的文件夹，只需点击一次即可归入。它提供免费方案。
常见问题
Outlook 规则能移动超过 30 天的邮件吗？
不能。规则在邮件到达时对其执行操作，而且没有任何条件能衡量邮件收到了多久。规则只能检查固定日期，例如在两个日期之间收到的邮件；配合“立即运行规则”可以用来一次性清理，但这些日期不会自己往后推移。如果要按滚动的期限处理，请使用自动存档、扫描、存档策略或 Power Automate。
自动存档在新版 Outlook 中能用吗？
不能。Microsoft 明确表示，新版 Outlook for Windows 不提供自动存档。在新版 Outlook 中，扫描可以移动某个发件人超过 10 天的邮件，Microsoft 365 工作帐户还可能有存档策略。
为什么我的存档策略没有移动任何邮件？
常见原因有三个。策略大约每七天处理一次，所以不会立即生效。移动到存档的策略需要存档邮箱，如果你没有存档邮箱，就不会执行任何操作。另外，期限是 IT 管理员设定的：在 Microsoft 的默认设置中，未标记的邮件在两年后移动，你能选的最短移动期限是一年。
如何一次性移动早于某个日期的所有邮件？
用 received: 关键字逐个时间段搜索该文件夹，例如先搜去年，再搜上个月，然后选中结果并移动。Outlook 搜索最多返回 1,000 条结果，所以要重复操作，直到文件夹清空。在经典 Outlook 中，也可以改用“文件 > 信息 > 工具 > 清理旧项目”，把早于某个日期的所有项目移到 .pst 文件中。