¿Archivar, eliminar o mover a una carpeta? Qué hacen de verdad Archivar, Barrido y Limpiar en Outlook
Outlook tiene cinco formas de sacar correo de la bandeja de entrada sin elegir una carpeta: Archivar, Autoarchivar, Barrido, Limpiar e Ignorar. Suenan parecido, no están todas en el mismo Outlook y solo una deja cada correo exactamente donde puedes encontrarlo.
En resumen: Archivar mueve el correo a la carpeta Archivo de tu buzón y no elimina nada. Autoarchivar, solo en Outlook clásico para Windows, mueve los elementos más antiguos a un archivo .pst de tu equipo, o los elimina si está configurado así. Barrido, en el nuevo Outlook, Outlook en la web y Outlook.com, mueve o elimina el correo de un remitente, una vez o cada día. Limpiar, en Outlook clásico, elimina los mensajes cuyo texto ya aparece citado en una respuesta posterior de la misma conversación. Ignorar envía una conversación entera, y cada respuesta posterior, a Elementos eliminados. Si vas a querer un correo más adelante, archívalo o muévelo a una carpeta; si no, elimínalo.
El botón Archivar y la carpeta Archivo
Archivar es la opción para cuando has terminado con un correo pero no quieres eliminarlo. Mueve los mensajes seleccionados a una carpeta llamada Archivo, en el mismo buzón. No se elimina nada, el correo sigue en el servidor y se puede buscar. El propio artículo de Microsoft sobre Archivar señala además que archivar no reduce el tamaño del buzón: el correo solo ha cambiado de sitio. Si tu buzón está lleno, mira qué libera espacio de verdad.
- Nuevo Outlook y Outlook en la web: selecciona el correo y elige Archivar en la barra de herramientas. En el nuevo Outlook aparece un aviso con Deshacer.
- Outlook clásico para Windows: Archivar está en el grupo Eliminar de la cinta. La tecla Retroceso también archiva los mensajes seleccionados, salvo en un mensaje abierto en su propia ventana.
- Outlook para Mac: selecciona los mensajes y elige Archivar. Si la cuenta aún no tiene carpeta de archivo, Outlook ofrece crearla. En una cuenta de Gmail, el archivo es la carpeta de Gmail que reúne todo el correo (All Mail).
En las cuentas de Microsoft 365, Exchange y Outlook.com, Archivo es una carpeta integrada: ya existe y, en Outlook clásico, no se puede cambiar de nombre, mover ni eliminar. En otras cuentas, como Gmail, Yahoo o iCloud añadidas a Outlook clásico, eliges tú la carpeta en Archivo > Configuración del buzón > Herramientas > Establecer la carpeta Archivo.
No confundas la carpeta Archivo con el Archivo en línea. Es un buzón de archivo aparte que tienen algunas cuentas de trabajo de Microsoft 365, con sus propias carpetas, y que normalmente llena una directiva que mueve el correo a partir de cierta antigüedad. Si en tu lista de carpetas aparece un segundo árbol llamado «Archivo en línea» (en Outlook clásico y en Mac) o «Archivo In-Place» (en el nuevo Outlook y en la web), es eso.
Autoarchivar y archivos .pst (solo Outlook clásico)
Autoarchivar es la función antigua y funciona de forma muy distinta. Se ejecuta en segundo plano y saca los elementos antiguos de tu buzón para llevarlos a un archivo de datos de Outlook (.pst) en tu equipo, por defecto Documents\Outlook Files\archive.pst. Una vez allí, el correo ya no está en el servidor: no lo verás en Outlook en la web, en el móvil ni en otro equipo, y el archivo necesita copia de seguridad como cualquier otro.
- Dónde se configura: en Archivo > Opciones > Avanzadas > Configuración de Autoarchivar, donde eliges cada cuánto se ejecuta y qué antigüedad debe tener un elemento. Cada carpeta puede tener su propia configuración en Propiedades > Autoarchivar.
- Antigüedades por defecto, según Microsoft: Bandeja de entrada y Borradores, 6 meses; Elementos enviados y Elementos eliminados, 2 meses; la bandeja de salida, 3 meses.
- Puede eliminar. Una opción elimina definitivamente los elementos antiguos en lugar de moverlos, y entonces no se guarda ninguna copia archivada. Compruébalo antes de activarlo.
- Una vez, a mano: Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos archiva una carpeta hasta la fecha que elijas.
Microsoft lo dice claramente: Autoarchivar no está disponible en el nuevo Outlook para Windows. También puede faltar en cuentas de trabajo conectadas a Exchange, donde lo sustituyen la directiva de retención de la organización o el Archivo en línea. Si buscas cómo configurar el archivado automático y no encuentras Autoarchivar por ningún sitio, normalmente es por esto. Para otras formas de mover el correo a partir de cierta antigüedad, consulta cómo mover automáticamente los correos de más de X días.
Barrido
Barrido trata con un remitente cada vez. En el nuevo Outlook su botón se llama Limpiar, pero no es la función Limpiar de Outlook clásico que se explica más abajo. Selecciona un correo de ese remitente, elige ese botón y decide qué pasa con su correo: mover o eliminar todo lo suyo que haya en la carpeta, hacer lo mismo con todo lo que envíe a partir de ahora, conservar solo su último mensaje o quitar sus mensajes cuando tengan más de 10 días. Tú eliges la carpeta a la que van los mensajes.
- Dónde está: en el nuevo Outlook, Outlook en la web y Outlook.com. Microsoft indica que Barrido no está disponible por ahora en Outlook clásico.
- Qué cuentas: Outlook.com, Hotmail, Live.com y Microsoft 365. No Gmail, Yahoo ni otras cuentas IMAP.
- Cuándo se ejecuta: una regla de barrido se ejecuta una vez al día, mientras que una regla de la bandeja de entrada se ejecuta en cuanto llega el correo. Por eso un mensaje nuevo de un remitente puede quedarse un rato en la bandeja de entrada antes de que Barrido lo mueva.
- No está disponible en Correo no deseado, Borradores, Elementos enviados ni Elementos eliminados.
Barrido es una respuesta rápida a boletines y notificaciones. Para lo que dependa de algo más que el remitente necesitas reglas de verdad; consulta las alternativas a las reglas de Outlook.
Limpiar: conversación, carpeta, carpeta y subcarpetas
Limpiar quita los mensajes redundantes. Outlook revisa cada mensaje de una conversación y, si un mensaje está contenido por completo en una de las respuestas posteriores, quita el anterior. Te queda la última respuesta, que sigue mostrando todo el historial citado debajo.
En Outlook clásico para Windows está en la pestaña Inicio, en el grupo Eliminar, bajo Limpiar (en la cinta simplificada, abre la flecha junto a Eliminar). Hay tres opciones:
- Limpiar conversación actúa sobre la conversación seleccionada.
- Limpiar carpeta actúa sobre todas las conversaciones de la carpeta actual. Esta es la respuesta a «qué hace Limpiar carpeta»: no clasifica, ordena ni archiva nada, solo quita los mensajes que ya están repetidos en respuestas posteriores.
- Limpiar carpeta y subcarpetas hace lo mismo con la carpeta y con cada carpeta que contiene.
Los mensajes quitados van a Elementos eliminados, así que se pueden recuperar hasta que se vacíe esa carpeta. En Archivo > Opciones > Correo > Limpieza de conversación puedes enviarlos a otra carpeta y elegir que no se muevan los mensajes no leídos, ordenados por categoría, marcados o con firma digital. Microsoft documenta Limpiar para Outlook clásico para Windows.
Ignorar
Ignorar sirve para una conversación que quieres quitarte de encima, típicamente un hilo de «responder a todos». Mueve la conversación a Elementos eliminados, y cada mensaje posterior de esa conversación va directamente allí. El resto del correo de esas mismas personas sigue llegando con normalidad.
En Outlook clásico, selecciona la conversación y luego Inicio > Eliminar > Ignorar > Ignorar conversación. Para deshacerlo, busca la conversación en Elementos eliminados, elige de nuevo Ignorar y luego Dejar de ignorar la conversación; solo funciona mientras siga en Elementos eliminados. La comparación de Microsoft entre las dos aplicaciones de Windows indica que ignorar conversaciones también está disponible en el nuevo Outlook, y las aplicaciones móviles de Outlook tienen Ignorar conversación en el menú … de la conversación.
Qué Outlook tiene cada función
| Función | Nuevo Outlook para Windows | Outlook clásico para Windows | Outlook en la web | Outlook para Mac |
|---|---|---|---|---|
| Botón Archivar | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Autoarchivar (.pst) | No | Sí | No | No documentado |
| Barrido (botón «Limpiar») | Sí | No | Sí | No documentado |
| Limpiar (conversaciones) | No documentado | Sí | No documentado | No documentado |
| Ignorar | Sí | Sí | No documentado | No documentado |
«No documentado» significa que el artículo de Microsoft sobre esa función no cubre esa versión, así que revisa tus propios menús. Las columnas del nuevo Outlook y de Outlook clásico siguen la comparación de funciones de Microsoft y los artículos enlazados más arriba.
¿Eliminar, archivar o mover a una carpeta?
Cada correo con el que has terminado necesita una de tres respuestas, y lo que decide cuál es cómo lo volverías a buscar. También son la forma más rápida de ponerte al día después de unos días fuera: consulta cómo configurar la respuesta automática de fuera de la oficina en Outlook y vaciar la bandeja a la vuelta.
- Elimínalo si no lo vas a necesitar: boletines que ya has leído, notificaciones, confirmaciones que ya has gestionado. Barrido e Ignorar son formas de eliminar automáticamente.
- Archívalo si puede que lo necesites pero lo encontrarías buscando un nombre o una palabra. Archivo es un único sitio sin subdivisiones, y la búsqueda de Outlook lo incluye.
- Muévelo a una carpeta si vas a necesitar verlo junto con el correo relacionado: todo lo de un cliente, un proyecto o un expediente, o correo que necesitas recorrer sin saber qué buscar. Una carpeta responde a «enséñamelo todo»; la búsqueda solo responde a «encuéntrame esto».
Por eso «¿carpetas o archivo?» rara vez es una cosa o la otra. Una organización que funciona para la mayoría: archivar por defecto y tener unas pocas carpetas para las pocas cosas que de verdad recorres. Cómo organizar el correo en Outlook y cómo crear y organizar carpetas en Outlook tratan la parte de las carpetas. Si lo que quieres es un correo fácil de buscar dentro de años, guárdalo en el buzón, en Archivo o en carpetas, y evita moverlo a archivos .pst: en un .pst solo se puede buscar mientras está abierto en Outlook en ese único equipo.
Si lo que te lleva tiempo es mover los correos a carpetas, Folder Suggest es un complemento de Outlook que sugiere la carpeta adecuada para cada correo a partir de las carpetas que ya tienes, así que mover cada correo a su carpeta cuesta un clic. Tiene un plan gratuito.
Dónde guarda Outlook los correos y cómo encontrar los archivados
En las cuentas de Microsoft 365, Exchange y Outlook.com, tu correo está en tu buzón, en los servidores de Microsoft. Outlook clásico guarda una copia sincronizada en tu equipo (un archivo .ost), que es solo una copia. El correo de una cuenta POP, y todo lo que haya movido Autoarchivar, está en cambio en un archivo .pst del equipo. Dónde buscar depende de cuál de estas cosas haya pasado:
- Archivado con el botón Archivar: abre Archivo en la lista de carpetas, o busca. Outlook clásico busca en todo el buzón por defecto; selecciona antes la carpeta Archivo para buscar solo ahí.
- Movido por una directiva de archivo: mira en el Archivo en línea (Archivo In-Place en el nuevo Outlook y en la web), que aparece como un buzón propio en la lista de carpetas. En Outlook clásico, una búsqueda desde la bandeja de entrada no lo incluye, así que busca dentro de él. El nuevo Outlook puede mostrar resultados del Archivo en línea en una búsqueda normal.
- Movido por Autoarchivar: en Outlook clásico, Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook y elige el .pst (por defecto en
Documents\Outlook Files). El nuevo Outlook puede abrir archivos .pst desde Configuración, en la sección de archivos de datos de Outlook, pero solo si Outlook clásico también está instalado en ese equipo en la misma versión de 32 o 64 bits, la cuenta tiene una suscripción a Microsoft 365 y el PC no es un dispositivo ARM. - Barrido, limpiado o ignorado: en la carpeta que elegiste para Barrido, o en Elementos eliminados hasta que se vacíe.
Preguntas frecuentes
¿Archivar elimina los correos en Outlook?
No. El botón Archivar mueve el correo a la carpeta Archivo de tu buzón. Sigue en el servidor, se puede buscar y sigue contando para el tamaño del buzón. Autoarchivar, en Outlook clásico, es distinto: mueve los elementos antiguos a un archivo .pst de tu equipo, o los elimina si lo configuras así.
¿Qué hace Limpiar carpeta en Outlook?
Recorre todas las conversaciones de la carpeta y quita los mensajes cuyo texto completo ya aparece en una respuesta posterior. Los mensajes quitados van a Elementos eliminados, salvo que elijas otra carpeta en Archivo > Opciones > Correo > Limpieza de conversación. Limpiar carpeta y subcarpetas hace lo mismo también con las subcarpetas. Es una función de Outlook clásico para Windows. No hay que confundirla con el botón Limpiar del nuevo Outlook, que es Barrido.
¿Dónde está Autoarchivar en el nuevo Outlook?
No existe. Microsoft indica que Autoarchivar no está disponible en el nuevo Outlook para Windows. El nuevo Outlook tiene el botón Archivar, Barrido y, en las cuentas de Microsoft 365 que lo tienen, el Archivo en línea. También puede abrir archivos .pst existentes desde Configuración, en la sección de archivos de datos de Outlook, si Outlook clásico está instalado en el mismo equipo y la cuenta tiene una suscripción a Microsoft 365.
¿La carpeta Archivo es lo mismo que el Archivo en línea?
No. La carpeta Archivo es una carpeta normal de tu buzón. El Archivo en línea es un buzón de archivo aparte que tienen algunas cuentas de trabajo de Microsoft 365, con sus propias carpetas, y que normalmente llena una directiva de archivo que mueve allí el correo antiguo.
¿Uso carpetas o la carpeta Archivo?
Usa Archivo para el correo con el que ya has terminado y que volverías a encontrar buscando. Usa carpetas para el correo que necesitas ver junto, como todo lo de un cliente o un proyecto. La mayoría hace las dos cosas: archivar por defecto y mover a unas pocas carpetas. En cualquier caso, guárdalo en el buzón y no en un archivo .pst, para poder buscarlo desde cualquier dispositivo.