Outlook 邮件另存为 PDF 的方法（以及如何打印）
你需要一封邮件的 PDF，用于存档、索赔，或者发给不用 Outlook 的人。Outlook 没有“另存为 PDF”按钮，但在电脑上，每个版本都可以通过“打印”来实现。同样的步骤也可以把邮件打印到纸上。
简而言之：打开邮件，选择打印，然后选择 PDF 打印机，而不是真正的打印机。在经典 Outlook for Windows 中，转到文件 > 打印，选择Microsoft Print to PDF。在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中，选择开始选项卡上的打印，如果打开了预览，就选择预览顶部的打印，然后选择Microsoft Print to PDF（在浏览器中，也可以用浏览器的另存为 PDF选项）。在 Mac 上，转到文件 > 打印，选择PDF 旁边的箭头，然后选择存储为 PDF。选择文件夹和文件名，然后选择保存。要打印到纸上，在同一步选择你的打印机。PDF 包含邮件内容，但不包含附件，所以附件要单独保存。
各个 Outlook 中“打印”和“保存”在哪里
| Outlook | 另存为 PDF | 另存为邮件文件 |
|---|---|---|
| 新版 Outlook for Windows | 开始 > 打印，然后在预览中选择打印，再选择 Microsoft Print to PDF | 更多操作 > 另存为 |
| 经典 Outlook for Windows | 文件 > 打印，然后选择 Microsoft Print to PDF | 文件 > 另存为（多种格式，包括 HTML） |
| Outlook 网页版和 Outlook.com | 开始 > 打印，然后选择 Microsoft Print to PDF 或浏览器的“另存为 PDF” | 更多操作 > 下载（.eml 或 .msg） |
| Outlook for Mac | 文件 > 打印，然后选择 PDF > 存储为 PDF | Microsoft 未说明 |
| Outlook for iPhone 和 Android | 不在 Outlook 中。从“更多选项”打印，然后使用手机自己的打印界面 | Microsoft 未说明 |
如何在新版 Outlook for Windows 中把邮件另存为 PDF
Microsoft 的保存文章表示，新版 Outlook 不提供 PDF 保存类型，所以你需要打印到 PDF。Microsoft Print to PDF 是 Windows 内置的 PDF 打印机。
- 选择邮件。
- 选择开始选项卡上的打印。随后会打开打印预览。
- 选择预览顶部的打印，打开打印对话框。
- 在打印机列表中选择Microsoft Print to PDF，然后选择打印。
- 在打印输出另存为框中，选择文件夹，输入文件名，然后选择保存。
如果在开始选项卡上看不到“打印”，请打开邮件的更多操作菜单（...），在那里选择打印。这在网页版中也适用。如果两种方法都与你的屏幕不符，你用的可能是经典 Outlook。
如何在经典 Outlook 中把邮件另存为 PDF
经典 Outlook 的另存为中同样没有 PDF。请使用“打印”：
- 打开邮件，然后选择文件 > 打印。
- 从打印机列表中选择Microsoft Print to PDF，然后选择打印。
- 在打印输出另存为框中，选择文件夹，输入文件名，然后选择保存。
纸上不会打印出任何东西。PDF 会保存在你选择的文件夹中。
如何在 Outlook 网页版和 Outlook.com 中把邮件另存为 PDF
工作或学校帐户和个人 Outlook.com 帐户的网页版步骤相同：
- 选择邮件。
- 选择开始选项卡上的打印。如果打开了预览，请选择预览顶部的打印。随后会打开浏览器的打印对话框。
- 选择 PDF 打印机。Microsoft 列出的是 Windows 提供的Microsoft Print to PDF。浏览器自己的 PDF 选项也可以用，在 Mac 或任何没有 Windows PDF 打印机的电脑上就该用它。在 Microsoft Edge 中，它是同一列表中的另存为 PDF打印机，Microsoft 的Edge 帮助把它列为 Microsoft Print to PDF 的替代选择。
- 选择打印或保存，然后选择文件夹和文件名。
如何在 Outlook for Mac 中把邮件另存为 PDF
根据 Microsoft 的PDF 文章：
- 打开邮件，然后选择文件 > 打印。
- 在打印窗口中，选择PDF 旁边的箭头。
- 选择存储为 PDF。
- 选择位置，输入文件名，然后选择存储。
在 iPhone 或 Android 上把邮件另存为 PDF
Outlook 应用没有 PDF 选项。Microsoft 的应用帮助把打印放在对话右上角的三个点（更多选项）下，并说明它适用于整个对话。之后的所有操作，包括保存 PDF，都在手机自己的打印或共享界面中进行，不在 Outlook 内。Microsoft 没有给出这部分的步骤。
如果在应用中看不到“打印”，请使用 Outlook 网页版或电脑。
如何在 Outlook 中打印邮件
打印到纸上的路径相同，只是选择你的打印机，而不是 PDF 打印机。
- 经典 Outlook：选择邮件，然后选择文件 > 打印或按 Ctrl+P。选择备忘录样式，然后选择打印。表格样式打印的是邮件列表，而不是邮件本身。
- 新版 Outlook：选择邮件，选择开始选项卡上的打印，然后再选择预览顶部的打印。在打印对话框中，选择打印机、布局和页面，然后选择打印。
- Outlook 网页版和 Outlook.com：选择邮件，然后选择开始选项卡上的打印。如果打开了预览，请选择预览顶部的打印。然后在打印对话框中选择打印机、布局和页面。
- Mac：文件 > 打印，然后选择你的打印机。
为什么打印或 PDF 中的邮件看起来不对或不完整
Microsoft 的打印文章以及关于打印邮件部分内容的文章介绍了影响打印效果的设置：
- 边缘被截断、大小或方向不对（经典 Outlook）：在文件 > 打印 > 打印选项中打开页面设置，更改页边距、方向、纸张大小、字体以及页眉和页脚。打印机旁边的属性也可以设置方向和纸张。
- 边缘被截断（新版 Outlook、网页版）：在打印对话框中换一种布局试试。
- 邮件中的图片打印不出来（新版 Outlook、网页版）：Microsoft 表示，目前无法打印邮件正文中的图片。右键单击图片，选择把图片另存为文件的命令，然后在文件资源管理器中右键单击该文件，选择打印。如果图片在那里看起来被截断，请清除让图片适应边框的复选框。
- 很长的邮件或对话：在经典 Outlook 中，在页面范围（位于打印选项中）下选择要打印的页面，并先选择预览，看看需要哪些页。在手机上，“打印”会涵盖整个对话。
- 只打印邮件的一部分（经典 Outlook）：打开邮件，转到邮件 > 更多移动操作 > 在浏览器中查看，在浏览器中选中要打印的部分，打开打印，然后在页面范围下选择只打印所选内容。
- 打印机本身出了问题：Microsoft 建议查阅打印机制造商的手册或网站。
PDF 中包含附件吗？
Microsoft 的 PDF 步骤只保存邮件本身，没有一个步骤说附件会进入 PDF。请把附件另存为单独的文件。
- 经典 Outlook：选择附件旁边的箭头，单个文件选择另存为，邮件中的所有文件则选择保存所有附件。根据 Microsoft 的附件文章，除非你选择其他位置，否则它们会保存到“文档”文件夹。
- 新版 Outlook 和网页版：打开附件旁边的菜单，选择下载、保存到 OneDrive或全部下载。
- Mac：Microsoft 的Mac 附件文章介绍了用下载保存单个文件，用全部下载保存所有文件。
要在经典 Outlook 中把附件和邮件一起打印到纸上，请勾选打印附件（位于打印选项中）。这项设置会一直保持开启，直到你清除它。在新版 Outlook 和网页版中，用预览打开附件，然后选择打印，如 Microsoft 的附件打印文章所述。Outlook 无法预览的文件，需要先在各自的应用中打开。
能一次把多封邮件另存为 PDF 吗？
没有内置功能。Microsoft 介绍的是一次保存一封邮件的 PDF。要把很多邮件保存在一个文件中，经典 Outlook 可以通过文件 > 打开和导出 > 导入/导出 > 导出到文件，把一个文件夹或整个邮箱导出为 Outlook 数据文件 (.pst)。新版 Outlook 可以通过设置 > 文件 > 导出导出邮件，详见 Microsoft 的导出文章。.pst 文件要在 Outlook 中打开，而不是在 PDF 阅读器中。
保存邮件的其他方式：.msg、.eml、HTML 和文本
- 经典 Outlook：打开邮件，选择文件 > 另存为，然后在保存类型列表中选择格式。Microsoft 表示，另存为 HTML 会保留格式、图像、链接以及“发件人”、“收件人”、“抄送”和“主题”行，你还可以在 Word 中打开该文件，另存为 .docx。
- 新版 Outlook：选择更多操作 > 另存为，或者右键单击邮件并选择另存为。文件以邮件主题命名。
- Outlook 网页版和 Outlook.com：选择更多操作 > 下载。邮件会保存为 .eml 或 .msg 文件，通常位于“下载”文件夹中。
常见问题
Outlook 有“另存为 PDF”按钮吗？
没有。Microsoft 表示，新版 Outlook、经典 Outlook 和 Outlook 网页版都不提供 PDF 保存类型。你需要把邮件打印到 PDF 打印机：在 Windows 上用 Microsoft Print to PDF，在 Mac 上用“存储为 PDF”，在浏览器中用“另存为 PDF”。
Microsoft Print to PDF 在哪里？
它是 Windows 内置的 PDF 打印机。在打印对话框的“打印机”列表中选择它，选择“打印”，然后在“打印输出另存为”框中选择文件夹并输入文件名。
新版 Outlook 中的“打印”在哪里？
选择邮件，然后选择“开始”选项卡上的“打印”。随后会打开预览；选择预览顶部的“打印”，即可进入打印对话框。
PDF 中包含附件吗？
Microsoft 的 PDF 步骤只保存邮件本身。附件需要单独保存：在经典 Outlook 中用“保存所有附件”，在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中用“全部下载”，在 Outlook for Mac 中也用“全部下载”。
为什么打印出来的 Outlook 邮件不完整？
在经典 Outlook 中，打开“文件 > 打印 > 打印选项 > 页面设置”，检查页边距、方向和纸张大小。在新版 Outlook 和网页版中，在“打印”对话框中换一种布局试试。
能在手机上把邮件另存为 PDF 吗？
在 Outlook 应用内部不能。应用的“打印”选项位于对话右上角的“更多选项”下，打印的是整个对话，任何 PDF 选项都属于手机自己的打印界面。Microsoft 没有给出这部分的步骤。
能一次把多封邮件另存为 PDF 吗？
没有内置功能可以做到。Microsoft 介绍的是一次处理一封邮件。要把很多邮件保存在一个文件中，可以从经典或新版 Outlook 把它们导出为 .pst 文件。