Outlook : archiver, supprimer ou classer ses e-mails ? Ce que font vraiment Archiver, Balayage et Nettoyer
Outlook propose cinq façons de sortir du courrier de votre boîte de réception sans choisir de dossier : Archiver, l’archivage automatique, Balayage, Nettoyer et Ignorer. Leurs noms se ressemblent, elles ne figurent pas toutes dans le même Outlook, et une seule laisse chaque e-mail exactement là où vous pourrez le retrouver.
En bref : Archiver déplace les e-mails vers le dossier Archive de votre boîte aux lettres et ne supprime rien. L’archivage automatique, uniquement dans Outlook classique pour Windows, déplace les éléments plus anciens dans un fichier .pst sur votre ordinateur, ou les supprime s’il est configuré ainsi. Balayage, dans le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com, déplace ou supprime le courrier d’un expéditeur, une seule fois ou chaque jour. Nettoyer, dans Outlook classique, supprime les messages dont le texte est déjà cité dans une réponse ultérieure de la même conversation. Ignorer envoie toute une conversation, ainsi que chaque réponse ultérieure, dans Éléments supprimés. Si vous voudrez retrouver un e-mail, archivez-le ou classez-le dans un dossier ; sinon, supprimez-le.
Le bouton Archiver et le dossier Archive
Archiver est l’outil à utiliser quand vous en avez fini avec un e-mail sans vouloir le supprimer. Il déplace les messages sélectionnés vers un dossier appelé Archive, dans la même boîte aux lettres. Rien n’est supprimé, le courrier reste sur le serveur et reste accessible par la recherche. L’article de Microsoft sur l’archivage précise aussi que l’archivage ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres : le courrier a seulement été déplacé. Si votre boîte aux lettres est pleine, voir ce qui libère vraiment de la place.
- Nouvel Outlook et Outlook sur le web : sélectionnez l’e-mail et choisissez Archiver dans la barre d’outils. Dans le nouvel Outlook, une notification s’affiche avec Annuler.
- Outlook classique pour Windows : Archiver se trouve dans le groupe Supprimer du ruban. La touche Retour arrière archive aussi les messages sélectionnés, sauf dans un message ouvert dans sa propre fenêtre.
- Outlook pour Mac : sélectionnez les messages et choisissez Archiver. Si le compte n’a pas encore de dossier d’archive, Outlook propose d’en créer un. Pour un compte Gmail, l’archive correspond au libellé Tous les messages de Gmail.
Pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com, Archive est un dossier intégré : il existe déjà et, dans Outlook classique, il ne peut être ni renommé, ni déplacé, ni supprimé. Pour les autres comptes, comme Gmail, Yahoo ou iCloud ajoutés à Outlook classique, vous choisissez vous-même le dossier dans Fichier > Paramètres de boîte aux lettres > Outils > Définir le dossier d’archivage.
Ne confondez pas le dossier Archive avec l’archive en ligne. Il s’agit d’une boîte aux lettres d’archive distincte dont disposent certains comptes professionnels Microsoft 365, avec ses propres dossiers, généralement alimentée par une stratégie qui y déplace le courrier au-delà d’un certain âge. Si votre liste de dossiers affiche une deuxième arborescence nommée « Archive en ligne » (dans Outlook classique et sur Mac) ou « In-Place Archive » (dans le nouvel Outlook et sur le web), c’est elle.
Archivage automatique et fichiers .pst (Outlook classique uniquement)
L’archivage automatique est la fonctionnalité la plus ancienne, et il fonctionne de façon très différente. Il s’exécute en arrière-plan et déplace les anciens éléments hors de votre boîte aux lettres, vers un fichier de données Outlook (.pst) sur votre ordinateur, par défaut Documents\Outlook Files\archive.pst. Une fois là, le courrier n’est plus sur le serveur : vous ne le verrez plus dans Outlook sur le web, sur votre téléphone ni sur un autre ordinateur, et le fichier doit être sauvegardé comme n’importe quel autre.
- Où le configurer : Fichier > Options > Options avancées > Paramètres d’archivage automatique, où vous choisissez la fréquence d’exécution et l’âge que doit avoir un élément. Chaque dossier peut avoir son propre réglage dans Propriétés > Archivage automatique.
- Âges par défaut, selon Microsoft : Boîte de réception et Brouillons 6 mois, Éléments envoyés et Éléments supprimés 2 mois, Boîte d’envoi 3 mois.
- Il peut supprimer. Une option supprime définitivement les anciens éléments au lieu de les déplacer, et aucune copie d’archive n’est alors conservée. Vérifiez ce point avant de l’activer.
- Une seule fois, à la main : Fichier > Informations > Outils > Nettoyer les anciens éléments archive un dossier jusqu’à la date de votre choix.
Microsoft indique clairement que l’archivage automatique n’est pas disponible dans le nouvel Outlook pour Windows. Il peut aussi être absent sur les comptes professionnels connectés à Exchange, où la stratégie de rétention de l’organisation ou l’archive en ligne le remplace. Si vous cherchez comment configurer l’archivage automatique et ne le trouvez nulle part, c’est généralement pour cette raison. Pour d’autres façons de déplacer le courrier à partir d’un certain âge, voir comment déplacer automatiquement les e-mails de plus de X jours.
Balayage
Balayage traite un expéditeur à la fois. Sélectionnez un e-mail de cet expéditeur, choisissez Balayage (le bouton peut s’appeler Ranger), puis décidez du sort de son courrier : déplacer ou supprimer tout ce qui vient de lui dans le dossier, faire de même avec tout ce qu’il enverra désormais, ne garder que son dernier message, ou supprimer ses messages dès qu’ils ont plus de 10 jours. Vous choisissez le dossier où vont les messages.
- Où il existe : le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com. Microsoft indique que Balayage n’est pas disponible actuellement dans Outlook classique.
- Quels comptes : Outlook.com, Hotmail, Live.com et Microsoft 365. Pas Gmail, Yahoo ni les autres comptes IMAP.
- Quand il s’exécute : une règle de Balayage s’exécute une fois par jour, alors qu’une règle de boîte de réception s’exécute dès l’arrivée du courrier. Un nouveau message d’un expéditeur peut donc rester un moment dans la boîte de réception avant que Balayage le déplace.
- Il n’est pas disponible dans Courrier indésirable, Brouillons, Éléments envoyés ni Éléments supprimés.
Balayage est une réponse rapide aux newsletters et aux notifications. Pour tout ce qui dépend d’autre chose que l’expéditeur, il vous faut de vraies règles.
Nettoyer : conversation, dossier, dossier et sous-dossiers
Nettoyer supprime les messages redondants. Outlook examine chaque message d’une conversation et, si un message est entièrement contenu dans l’une des réponses ultérieures, le message antérieur est supprimé. Vous gardez la dernière réponse, qui affiche toujours tout l’historique cité en dessous.
Dans Outlook classique pour Windows, il se trouve dans l’onglet Accueil, groupe Supprimer, sous Nettoyer (sur le ruban simplifié, ouvrez la flèche à côté de Supprimer). Trois choix sont proposés :
- Nettoyer la conversation agit sur la conversation sélectionnée.
- Nettoyer le dossier agit sur chaque conversation du dossier actuel. C’est la réponse à la question « à quoi sert Nettoyer le dossier » : il ne classe, ne trie et n’archive rien, il supprime seulement les messages repris dans des réponses ultérieures.
- Nettoyer le dossier et les sous-dossiers fait de même pour le dossier et tous les dossiers qu’il contient.
Les messages supprimés vont dans Éléments supprimés et restent donc récupérables jusqu’à ce que ce dossier soit vidé. Dans Fichier > Options > Courrier > Nettoyage de conversation, vous pouvez les envoyer plutôt dans un autre dossier, et choisir de ne pas déplacer les messages non lus, classés, avec indicateur ou signés numériquement. Microsoft documente Nettoyer pour Outlook classique pour Windows.
Ignorer
Ignorer sert pour une conversation dont vous ne voulez plus entendre parler, typiquement un fil de « répondre à tous ». Il déplace la conversation dans Éléments supprimés, et chaque message ultérieur de cette conversation y va aussi directement. Les autres e-mails des mêmes personnes continuent d’arriver normalement.
Dans Outlook classique, sélectionnez la conversation, puis Accueil > Supprimer > Ignorer > Ignorer la conversation. Pour annuler, retrouvez la conversation dans Éléments supprimés, choisissez de nouveau Ignorer, puis Arrêter d’ignorer la conversation ; cela ne fonctionne que tant qu’elle se trouve encore dans Éléments supprimés. Le comparatif de Microsoft entre les deux applications Windows indique que la possibilité d’ignorer des conversations existe aussi dans le nouvel Outlook, et les applications mobiles Outlook proposent Ignorer la conversation dans le menu … de la conversation.
Quel Outlook propose quoi
| Fonctionnalité | Nouvel Outlook pour Windows | Outlook classique pour Windows | Outlook sur le web | Outlook pour Mac |
|---|---|---|---|---|
| Bouton Archiver | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Archivage automatique (.pst) | Non | Oui | Non | Non documenté |
| Balayage | Oui | Non | Oui | Non documenté |
| Nettoyer | Non documenté | Oui | Non documenté | Non documenté |
| Ignorer | Oui | Oui | Non documenté | Non documenté |
« Non documenté » signifie que l’article de Microsoft sur cette fonctionnalité ne couvre pas cette version : vérifiez donc vos propres menus. Les colonnes du nouvel Outlook et d’Outlook classique suivent le comparatif des fonctionnalités de Microsoft et les articles cités plus haut.
Supprimer, archiver ou classer dans un dossier ?
Chaque e-mail dont vous avez fini de vous occuper appelle l’une de trois réponses, et ce qui tranche, c’est la façon dont vous le chercheriez à nouveau. Ce sont aussi elles qui permettent de rattraper le plus vite son retard après une absence : voir configurer un message d’absence dans Outlook et rattraper ses e-mails au retour.
- Supprimez-le si vous n’en aurez pas besoin : newsletters lues, notifications, confirmations déjà traitées. Balayage et Ignorer sont des façons de supprimer automatiquement.
- Archivez-le si vous pourriez en avoir besoin mais le retrouveriez en cherchant un nom ou un mot. Archive est un endroit unique, sans sous-dossiers, et la recherche d’Outlook le couvre.
- Classez-le dans un dossier si vous aurez besoin de le voir avec le courrier qui s’y rapporte : tout ce qui concerne un client, un projet ou une affaire, ou du courrier que vous devez parcourir sans savoir quoi chercher. Un dossier répond à « montre-moi tout » ; la recherche répond seulement à « trouve-moi ceci ».
« Dossiers ou archive ? » est donc rarement une question de choix exclusif. Une organisation qui convient à la plupart des gens : archiver par défaut, et garder un petit nombre de dossiers pour les quelques sujets que vous parcourez vraiment. Comment créer et organiser des dossiers Outlook traite du côté dossiers. Si votre objectif est un courrier facile à retrouver dans plusieurs années, gardez-le dans la boîte aux lettres, dans Archive ou dans des dossiers, et évitez de le déplacer dans des fichiers .pst : la recherche ne porte sur un fichier .pst que lorsqu’il est ouvert dans Outlook, sur cet ordinateur-là.
Si c’est le classement dans des dossiers qui vous prend du temps, Folder Suggest est un complément Outlook qui propose le bon dossier pour chaque e-mail parmi ceux que vous avez déjà : classer ne demande qu’un clic. Il propose une offre gratuite.
Où Outlook conserve vos e-mails, et comment retrouver le courrier archivé
Pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com, vos e-mails se trouvent dans votre boîte aux lettres, sur les serveurs de Microsoft. Outlook classique en garde une copie synchronisée sur votre ordinateur (un fichier .ost), qui n’est qu’une copie. Le courrier d’un compte POP, et tout ce que l’archivage automatique a déplacé, se trouve en revanche dans un fichier .pst sur l’ordinateur. L’endroit où chercher dépend de ce qui s’est passé :
- Archivé avec le bouton Archiver : ouvrez Archive dans la liste des dossiers, ou lancez une recherche. Outlook classique cherche par défaut dans toute la boîte aux lettres ; sélectionnez d’abord le dossier Archive pour ne chercher que là.
- Déplacé par une stratégie d’archivage : regardez dans l’archive en ligne (In-Place Archive dans le nouvel Outlook et sur le web), qui apparaît comme une boîte aux lettres à part dans la liste des dossiers. Dans Outlook classique, une recherche lancée depuis la boîte de réception ne l’inclut pas : lancez la recherche à l’intérieur. Le nouvel Outlook peut afficher les résultats de l’archive en ligne dans une recherche normale.
- Déplacé par l’archivage automatique : dans Outlook classique, Fichier > Ouvrir et exporter > Ouvrir le fichier de données Outlook, puis choisissez le fichier .pst (par défaut dans
Documents\Outlook Files). Le nouvel Outlook peut ouvrir des fichiers .pst depuis Paramètres, dans la section des fichiers de données Outlook, mais seulement si Outlook classique est aussi installé sur cet ordinateur dans la même version 32 ou 64 bits, si le compte dispose d’un abonnement Microsoft 365 et si le PC n’est pas un appareil ARM. - Balayé, nettoyé ou ignoré : dans le dossier choisi pour Balayage, ou dans Éléments supprimés jusqu’à ce que ce dossier soit vidé.
Questions fréquentes
L’archivage supprime-t-il les e-mails dans Outlook ?
Non. Le bouton Archiver déplace les e-mails vers le dossier Archive de votre boîte aux lettres. Ils restent sur le serveur, restent accessibles par la recherche et comptent toujours dans la taille de votre boîte aux lettres. L’archivage automatique d’Outlook classique est différent : il déplace les anciens éléments dans un fichier .pst sur votre ordinateur, ou les supprime si vous l’avez configuré ainsi.
À quoi sert Nettoyer le dossier dans Outlook ?
Il parcourt chaque conversation du dossier et supprime les messages dont tout le texte figure déjà dans une réponse ultérieure. Les messages supprimés vont dans Éléments supprimés, sauf si vous choisissez un autre dossier dans Fichier > Options > Courrier > Nettoyage de conversation. Nettoyer le dossier et les sous-dossiers fait de même pour les sous-dossiers. C’est une fonctionnalité d’Outlook classique pour Windows.
Où se trouve l’archivage automatique dans le nouvel Outlook ?
Il n’existe pas. Microsoft indique que l’archivage automatique n’est pas disponible dans le nouvel Outlook pour Windows. Le nouvel Outlook propose le bouton Archiver, Balayage et, pour les comptes Microsoft 365 qui en ont une, l’archive en ligne. Il peut aussi ouvrir des fichiers .pst existants depuis Paramètres, dans la section des fichiers de données Outlook, si Outlook classique est installé sur le même ordinateur et si le compte dispose d’un abonnement Microsoft 365.
Le dossier Archive est-il la même chose que l’archive en ligne ?
Non. Le dossier Archive est un dossier ordinaire de votre boîte aux lettres. L’archive en ligne est une boîte aux lettres d’archive distincte dont disposent certains comptes professionnels Microsoft 365, avec ses propres dossiers, généralement alimentée par une stratégie d’archivage qui y déplace l’ancien courrier.
Faut-il utiliser des dossiers ou le dossier Archive ?
Utilisez Archive pour le courrier dont vous avez fini de vous occuper et que vous retrouveriez par une recherche. Utilisez des dossiers pour le courrier que vous devez voir ensemble, par exemple tout ce qui concerne un client ou un projet. La plupart des gens font les deux : archiver par défaut et classer dans quelques dossiers. Dans tous les cas, gardez-le dans la boîte aux lettres plutôt que dans un fichier .pst, pour qu’il reste accessible par la recherche depuis tous vos appareils.