Arquivar, excluir ou mover para uma pasta? O que o Arquivo Morto, a Varredura e o Limpar do Outlook realmente fazem
O Outlook tem cinco formas de tirar emails da caixa de entrada sem escolher uma pasta: Arquivar, AutoArquivar, Varredura, Limpar e Ignorar. Parecem a mesma coisa, nem todos estão no mesmo Outlook, e só um deles deixa cada email exatamente onde você consegue encontrá-lo.
Em resumo: Arquivar move o email para a pasta Arquivo Morto da sua caixa de correio e não exclui nada. AutoArquivar, só no Outlook clássico para Windows, move itens mais antigos para um arquivo .pst no seu computador, ou os exclui, se estiver configurado assim. Varredura, no novo Outlook, no Outlook na Web e no Outlook.com, move ou exclui os emails de um remetente, uma vez ou todos os dias. Limpar, no Outlook clássico, exclui mensagens cujo texto já aparece citado numa resposta posterior da mesma conversa. Ignorar manda uma conversa inteira, e todas as respostas seguintes a ela, para Itens Excluídos. Se você vai querer um email de novo, arquive-o ou mova-o para uma pasta; se não vai, exclua-o.
O botão de arquivar e a pasta Arquivo Morto
Arquivar é a opção certa quando você já terminou com um email mas não quer excluí-lo. As mensagens selecionadas vão para uma pasta chamada Arquivo Morto (que o novo Outlook chama de Arquivo), na mesma caixa de correio. Nada é excluído, os emails continuam no servidor e continuam pesquisáveis. O próprio artigo da Microsoft sobre arquivamento também observa que arquivar não reduz o tamanho da caixa de correio: os emails só mudaram de lugar. Se a sua caixa de correio está cheia, veja o que realmente libera espaço.
- Novo Outlook e Outlook na Web: selecione o email e escolha Arquivo na barra de ferramentas. No novo Outlook aparece um aviso com Desfazer.
- Outlook clássico para Windows: Arquivo Morto fica no grupo Excluir da faixa de opções. A tecla Backspace também arquiva as mensagens selecionadas, exceto numa mensagem aberta em janela própria.
- Outlook para Mac: selecione as mensagens e escolha Arquivar. Se a conta ainda não tem uma pasta de arquivo morto, o Outlook oferece criar uma. Numa conta do Gmail, o arquivo é a pasta Todos os e-mails do Gmail.
Em contas Microsoft 365, Exchange e Outlook.com, o Arquivo Morto é uma pasta interna: ela já existe e, no Outlook clássico, não pode ser renomeada, movida nem excluída. Em outras contas, como Gmail, Yahoo ou iCloud adicionadas ao Outlook clássico, você mesmo escolhe a pasta em Arquivo > Configurações da Caixa de Correio > Ferramentas > Definir Pasta de Arquivo Morto.
Não confunda a pasta Arquivo Morto com o Arquivo Morto Online. Ele é uma caixa de correio de arquivo morto separada, que algumas contas de trabalho do Microsoft 365 têm, com pastas próprias e normalmente alimentada por uma política que move os emails com mais de uma certa idade. Se a sua lista de pastas mostra uma segunda árvore chamada “Arquivo Morto Online” (no Outlook clássico e no Mac) ou “Arquivo Morto In-loco” (no novo Outlook e no Outlook na Web), é ele.
AutoArquivar e arquivos .pst (só no Outlook clássico)
O AutoArquivar é o recurso mais antigo, e funciona de um jeito bem diferente. Ele roda em segundo plano e tira itens antigos da sua caixa de correio, levando-os para um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) no seu computador, por padrão Documents\Outlook Files\archive.pst. Ali, os emails não estão mais no servidor: você não os vê no Outlook na Web, no celular nem em outro computador, e o arquivo precisa de backup como qualquer outro.
- Onde configurar: Arquivo > Opções > Avançado > Configurações para AutoArquivar, onde você escolhe com que frequência ele roda e a partir de que idade um item é arquivado. Cada pasta pode ter sua própria configuração em Propriedades > AutoArquivar.
- Idades padrão, segundo a Microsoft: Caixa de Entrada e Rascunhos, 6 meses; Itens Enviados e Itens Excluídos, 2 meses; Caixa de Saída, 3 meses.
- Ele pode excluir. Uma das opções exclui permanentemente os itens antigos em vez de movê-los, e aí nenhuma cópia arquivada é mantida. Confira isso antes de ativar o recurso.
- Uma vez, manualmente: Arquivo > Informações > Ferramentas > Limpar itens antigos arquiva uma pasta até a data que você escolher.
A Microsoft afirma com todas as letras que o AutoArquivar não está disponível no novo Outlook para Windows. Ele também pode não aparecer em contas de trabalho conectadas ao Exchange, onde a política de retenção da organização ou o Arquivo Morto Online ocupa o lugar dele. Se você está procurando como configurar o arquivamento automático e não encontra o AutoArquivar em lugar nenhum, normalmente é por isso. Para outras formas de mover emails a partir de uma certa idade, veja como mover emails com mais de X dias automaticamente.
Varredura
A Varredura cuida de um remetente por vez. Selecione um email desse remetente, escolha Limpar (o botão da Varredura, que não é o Limpar do Outlook clássico explicado abaixo) e decida o que acontece com os emails dele: mover ou excluir tudo o que é dele na pasta, fazer o mesmo com tudo o que ele mandar daqui em diante, manter só a mensagem mais recente, ou remover as mensagens dele quando tiverem mais de 10 dias. Você escolhe a pasta para onde as mensagens vão.
- Onde existe: no novo Outlook, no Outlook na Web e no Outlook.com. A Microsoft diz que a Varredura ainda não está disponível no Outlook clássico.
- Quais contas: Outlook.com, Hotmail, Live.com e Microsoft 365. Não funciona com Gmail, Yahoo nem outras contas IMAP.
- Quando roda: uma regra de Varredura roda uma vez por dia, enquanto uma regra da caixa de entrada roda assim que o email chega. Por isso, uma mensagem nova de um remetente pode ficar um tempo na caixa de entrada antes de a Varredura movê-la.
- Ela não está disponível em Lixo Eletrônico, Rascunhos, Itens Enviados nem Itens Excluídos.
A Varredura resolve rápido newsletters e notificações. Para qualquer coisa que dependa de mais do que o remetente, você precisa de regras de verdade; veja alternativas às regras do Outlook.
Limpar: Conversa, Pasta, Pasta e Subpastas
Limpar remove mensagens redundantes. O Outlook examina cada mensagem de uma conversa e, se uma mensagem está totalmente contida numa das respostas posteriores, a anterior é removida. Você fica com a última resposta, que continua mostrando todo o histórico citado abaixo dela.
No Outlook clássico para Windows, ele fica na guia Página Inicial, no grupo Excluir, em Limpar (na faixa de opções simplificada, abra a seta ao lado de Excluir). Há três opções:
- Limpar Conversa age sobre a conversa selecionada.
- Limpar Pasta age sobre todas as conversas da pasta atual. Esta é a resposta para “o que faz Limpar Pasta”: ele não move para pastas, não ordena e não arquiva nada, só remove mensagens que estão repetidas em respostas posteriores.
- Limpar Pasta e Subpastas faz o mesmo na pasta e em todas as pastas dentro dela.
As mensagens removidas vão para Itens Excluídos, então podem ser recuperadas até essa pasta ser esvaziada. Em Arquivo > Opções > Email > Limpeza de Conversa, você pode mandá-las para outra pasta e escolher não mover mensagens não lidas, categorizadas, sinalizadas ou assinadas digitalmente. A Microsoft documenta o Limpar para o Outlook clássico para Windows.
Ignorar
Ignorar serve para uma conversa que você quer tirar da sua vida, normalmente uma em que todo mundo responde a todos. Ele move a conversa para Itens Excluídos, e toda mensagem seguinte dessa conversa vai direto para lá também. Outros emails das mesmas pessoas continuam chegando normalmente.
No Outlook clássico, selecione a conversa e vá em Página Inicial > Excluir > Ignorar > Ignorar Conversa. Para desfazer, encontre a conversa em Itens Excluídos, escolha Ignorar de novo e depois Parar de Ignorar Conversa; isso só funciona enquanto ela ainda está em Itens Excluídos. A comparação da Microsoft entre os dois aplicativos para Windows lista ignorar conversas como disponível também no novo Outlook, e os aplicativos móveis do Outlook têm Ignorar Conversa no menu … da conversa.
Qual Outlook tem cada recurso
| Recurso | Novo Outlook para Windows | Outlook clássico para Windows | Outlook na web | Outlook para Mac |
|---|---|---|---|---|
| Botão de arquivar | Sim | Sim | Sim | Sim |
| AutoArquivar (.pst) | Não | Sim | Não | Não documentado |
| Varredura | Sim | Não | Sim | Não documentado |
| Limpar | Não documentado | Sim | Não documentado | Não documentado |
| Ignorar | Sim | Sim | Não documentado | Não documentado |
“Não documentado” significa que o artigo da Microsoft sobre esse recurso não trata dessa versão, então confira nos seus próprios menus. As colunas do novo Outlook e do Outlook clássico seguem a comparação de recursos da Microsoft e os artigos de cada recurso citados acima.
Excluir, arquivar ou mover para uma pasta?
Cada email que você já resolveu pede uma de três respostas, e o que decide é como você o procuraria de novo. Elas também são o caminho mais rápido para dar conta dos emails acumulados depois de um tempo fora: veja como configurar a resposta automática de ausência no Outlook e organizar a caixa de entrada na volta.
- Exclua se não vai precisar dele: newsletters que você já leu, notificações, confirmações que você já tratou. A Varredura e o Ignorar são formas de excluir automaticamente.
- Arquive se talvez precise dele, mas o encontraria pesquisando um nome ou uma palavra. O Arquivo Morto é um lugar único, sem subdivisões, e a pesquisa do Outlook inclui essa pasta.
- Mova para uma pasta se vai precisar vê-lo junto com emails relacionados: tudo de um cliente, de um projeto ou de um caso, ou emails que você precisa percorrer sem saber o que pesquisar. Uma pasta responde a “me mostre tudo”; a pesquisa só responde a “encontre isto para mim”.
Por isso, “pastas ou arquivo morto?” raramente é uma escolha entre um e outro. Uma organização que funciona para a maioria das pessoas: arquivar por padrão e manter poucas pastas para as poucas coisas que você realmente percorre. Como organizar emails no Outlook e como criar e organizar pastas no Outlook tratam do lado das pastas. Se o seu objetivo é ter emails fáceis de pesquisar daqui a anos, mantenha-os na caixa de correio, no Arquivo Morto ou em pastas, e evite movê-los para arquivos .pst: um .pst só é pesquisado quando está aberto no Outlook daquele computador.
Se mover emails para pastas é a parte que toma tempo, o Folder Suggest é um suplemento do Outlook que sugere a pasta certa para cada email entre as pastas que você já tem, e assim guardar cada email leva um clique. Ele tem um plano gratuito.
Onde o Outlook guarda os seus emails e como encontrar emails arquivados
Em contas Microsoft 365, Exchange e Outlook.com, seus emails ficam na sua caixa de correio, nos servidores da Microsoft. O Outlook clássico mantém uma cópia sincronizada no seu computador (um arquivo .ost), que é só uma cópia. Já os emails de uma conta POP, e tudo o que o AutoArquivar moveu, ficam num arquivo .pst no computador. Onde procurar depende de qual desses casos aconteceu:
- Arquivado com o botão de arquivar: abra Arquivo Morto na lista de pastas, ou pesquise. O Outlook clássico pesquisa a caixa de correio inteira por padrão; selecione antes a pasta Arquivo Morto para pesquisar só nela.
- Movido por uma política de arquivamento: procure no Arquivo Morto Online (Arquivo Morto In-loco no novo Outlook e no Outlook na Web), que aparece como uma caixa de correio própria na lista de pastas. No Outlook clássico, uma pesquisa feita a partir da caixa de entrada não o inclui, então pesquise dentro dele. O novo Outlook pode mostrar resultados do Arquivo Morto Online numa pesquisa normal.
- Movido pelo AutoArquivar: no Outlook clássico, vá em Arquivo > Abrir e Exportar > Abrir Arquivo de Dados do Outlook e escolha o .pst (por padrão em
Documents\Outlook Files). O novo Outlook abre arquivos .pst em Configurações, na seção de arquivos de dados do Outlook, mas só se o Outlook clássico também estiver instalado nesse computador na mesma versão de 32 ou 64 bits, a conta tiver uma assinatura do Microsoft 365 e o PC não for um dispositivo ARM. - Varrido, limpo ou ignorado: na pasta que você escolheu para a Varredura, ou em Itens Excluídos até essa pasta ser esvaziada.
Perguntas frequentes
Arquivar exclui emails no Outlook?
Não. O botão de arquivar move o email para a pasta Arquivo Morto da sua caixa de correio. Ele continua no servidor, continua pesquisável e ainda conta para o tamanho da caixa de correio. O AutoArquivar do Outlook clássico é diferente: ele move itens antigos para um arquivo .pst no seu computador, ou os exclui, se você configurar assim.
O que faz Limpar Pasta no Outlook?
Ele percorre cada conversa da pasta e remove as mensagens cujo texto inteiro já está contido numa resposta posterior. As mensagens removidas vão para Itens Excluídos, a menos que você escolha outra pasta em Arquivo > Opções > Email > Limpeza de Conversa. Limpar Pasta e Subpastas faz o mesmo também nas subpastas. É um recurso do Outlook clássico para Windows.
Onde fica o AutoArquivar no novo Outlook?
Não existe. A Microsoft afirma que o AutoArquivar não está disponível no novo Outlook para Windows. O novo Outlook tem o botão de arquivar, a Varredura e, nas contas Microsoft 365 que o têm, o Arquivo Morto Online. Ele também abre arquivos .pst existentes em Configurações, na seção de arquivos de dados do Outlook, se o Outlook clássico estiver instalado no mesmo computador e a conta tiver uma assinatura do Microsoft 365.
A pasta Arquivo Morto é o mesmo que o Arquivo Morto Online?
Não. A pasta Arquivo Morto é uma pasta comum da sua caixa de correio. O Arquivo Morto Online é uma caixa de correio de arquivo morto separada, que algumas contas de trabalho do Microsoft 365 têm, com pastas próprias e normalmente alimentada por uma política de arquivamento que move os emails antigos para lá.
Devo usar pastas ou a pasta Arquivo Morto?
Use o Arquivo Morto para emails que você já resolveu e encontraria de novo pesquisando. Use pastas para emails que você precisa ver juntos, como tudo de um cliente ou projeto. A maioria das pessoas faz as duas coisas: arquiva por padrão e usa um punhado de pastas. De qualquer forma, mantenha os emails na caixa de correio, e não num arquivo .pst, para que continuem pesquisáveis em qualquer dispositivo.