Outlook 快速步骤：如何在各个版本中创建、编辑和使用
你每天要多次归档、标记或转发同一类邮件，每封都要点好几下。快速步骤把这一连串操作变成一次单击或一个快捷键。能不能用，取决于你的 Outlook 和你的帐户。
简而言之：快速步骤是一组保存起来的操作，例如把邮件移到某个文件夹并标记为已读，在你单击它或按下它的快捷键时由 Outlook 执行。在经典 Outlook for Windows 中，它们位于开始选项卡上的快速步骤库中：选择新建来创建，选择管理快速步骤来编辑。在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中，打开开始选项卡上的快速步骤下拉菜单，选择管理快速步骤，然后选择+新建快速步骤；那里的快捷键是 Ctrl+Shift+5 到 Ctrl+Shift+9。在 Outlook.com 上，快速步骤是面向 Microsoft 365 消费者订阅用户的高级功能。
Outlook 中的快速步骤是什么？
Microsoft 的快速步骤文章把它描述为一次对邮件应用多个操作的方法。选中一封或多封邮件，单击快速步骤或按下它的快捷键，Outlook 就会执行其中的每个操作。
常见的操作包括移到文件夹、标记为已读或未读、标记、分类、转发和删除。Microsoft 表示，快速步骤无法用菜单命令或 Ctrl+Z 撤消，而永久删除这类操作则完全无法逆转，所以新建一个快速步骤后，请先在一封无关紧要的邮件上测试。
各个 Outlook 中的快速步骤在哪里
| Outlook | 有快速步骤吗？ | 位置 |
|---|---|---|
| 经典 Outlook for Windows | 有 | 开始选项卡，快速步骤库 |
| 新版 Outlook for Windows | 有，在 Microsoft 的新版与经典 Outlook 比较中列为“部分可用” | 开始选项卡，快速步骤下拉菜单 |
| Outlook 网页版（工作或学校帐户） | 有 | 开始选项卡，快速步骤下拉菜单 |
| Outlook.com（个人） | 仅限有 Microsoft 365 消费者订阅（例如个人版或家庭版）的用户 | 与 Outlook 网页版相同 |
| Outlook for Mac | Microsoft 没有相关文档 | 没有快速步骤说明 |
| Outlook for iPhone 和 Android | Microsoft 没有相关文档 | 改用轻扫选项 |
经典 Outlook 中的默认快速步骤
经典 Outlook 在开始选项卡的库中自带以下快速步骤：
- 移动到：把邮件移到你选择的文件夹，并标记为已读。
- 给经理：把邮件转发给你的经理。
- 团队电子邮件：把邮件转发给团队中的其他人。
- 完成：把邮件移到某个文件夹，标记为完成，并标记为已读。
- 答复和删除：打开一封答复，并删除原始邮件。
- 新建：创建你自己的快速步骤。
第一次单击其中某些快速步骤时，Outlook 会要求你进行设置。例如，移动到：和完成需要一个文件夹。Microsoft 表示，如果你的组织使用 Exchange 或 Microsoft 365，给经理和团队电子邮件中会自动填入你的经理和团队成员的姓名。
如何在经典 Outlook 中创建快速步骤
- 转到邮件，选择开始选项卡。
- 在快速步骤库中，选择新建。
- 在名称框中输入名称。要选择图标，选择名称旁边的图标按钮。
- 在操作下，选择第一个操作，例如移到文件夹、标记或分类。每增加一个操作，就选择一次添加操作。
- 要用键盘运行它，在快捷键框中选择一个组合键。
- 保存快速步骤。它会出现在库的顶部。
如何在经典 Outlook 中编辑、复制或重新排序快速步骤
Microsoft 的编辑或管理文章给出了以下步骤：
- 在开始选项卡上，展开快速步骤库（单击库边缘的展开箭头），然后选择管理快速步骤。
- 在快速步骤列表中选中该快速步骤，然后打开它的编辑窗口。
- 在操作下更改或添加操作，更改快捷键或图标，然后选择保存。
在同一个管理快速步骤窗口中，可以用复制按钮以某个现有快速步骤的副本为基础新建一个，用列表下方的箭头按钮调整它们在库中的顺序，还可以删除不再使用的快速步骤。
如何在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中创建快速步骤
新版 Outlook for Windows 和 Outlook 网页版中的步骤相同：
- 在导航窗格中选择邮件。
- 在开始选项卡上，打开快速步骤旁边的下拉菜单，选择管理快速步骤。
- 在设置窗口中的快速步骤下，选择+新建快速步骤。
- 输入名称，然后在选择操作下选择一个操作。要添加更多操作，选择添加其他操作。
- 你还可以在自定义快速步骤下添加说明，并在选择快捷方式下选择快捷键。
- 选择保存。
键盘快捷键只限 Ctrl+Shift+5 到 Ctrl+Shift+9，所以最多只有五个快速步骤能分配到快捷键。
要编辑某个快速步骤，再次打开管理快速步骤，选择编辑图标；那里的向上和向下箭头可以调整顺序。在新版 Outlook 中，也可以在视图 > 视图设置 > 邮件 > 快速步骤下找到它们。
它们能做的比经典 Outlook 少。在 2025 年 10 月的一条 Microsoft Q&A 回答中，一位来自 Microsoft 外部支持人员的版主说，新版 Outlook 目前按设计没有答复和全部答复操作，取而代之的是转发和用会议答复的操作。Microsoft 的页面没有公布完整的操作列表。
使用个人帐户的 Outlook.com 中的快速步骤
Microsoft 把快速步骤列为 Outlook.com 的高级功能之一。它们面向订阅已关联 Outlook.com 邮箱（@outlook.com、@hotmail.com、@live.com 或 @msn.com）的 Microsoft 365 消费者订阅用户开放，例如个人版或家庭版。商业版计划不算。Microsoft 表示，没有这样的订阅，高级权益就会停用，所以无法使用快速步骤。
所有 Outlook.com 帐户都可以改为在设置 > 邮件 > 自定义操作下选择一键按钮（Microsoft 的步骤）。每个按钮只做一件事，而不是一连串操作。
Outlook for Mac、iPhone 和 Android 中的快速步骤
2024 年 Microsoft Q&A 上一位版主的回答针对旧版 Outlook for Mac，说它没有这项功能，而 Microsoft 的快速步骤文章至今仍没有 Mac 的说明。
Microsoft 也没有 iPhone 和 Android 应用的快速步骤说明。最接近的是轻扫操作，按照 Microsoft 的轻扫选项步骤设置：
- 点击顶部的收件箱打开侧面板，然后点击设置。
- 点击邮件，然后点击轻扫选项。在某些版本中，轻扫选项直接位于设置中。
- 点击向右轻扫或向左轻扫，然后选择一个操作，例如存档、移动、标记或已读 & 存档。
Outlook 中的快速步骤与规则
快速步骤只在你单击它或按下它的快捷键时，对你选中的邮件运行。规则会在邮件到达或发出时自动运行。如果你要先读邮件再做决定，就用快速步骤；如果每次的决定都一样，就用规则。要设置自动的那一种，请看如何在 Outlook 中自动归档邮件；如果某条规则没有起作用，请看为什么 Outlook 规则不再移动邮件。
Outlook 中的快速步骤不见了或灰显
- 新版 Outlook 中没有快速步骤按钮：这个按钮可能不在你的功能区上。在简化功能区上，按照 Microsoft 的功能区步骤，选择选项卡右端的更多选项 > 自定义。一位 Microsoft Q&A 版主说，在那个窗口中勾选快速步骤，然后选择保存。如果那里也没有列出，可能是这项功能还没有推送到你的帐户。
- 经典 Outlook 中灰显：在版本 2512（内部版本 19530.20138）之后，含有无法应用于所选邮件的操作的快速步骤会变成灰色，例如清除本来就没有的标记或类别。Microsoft 的已知问题页面说，2026 年 5 月 8 日的一项服务变更修复了这个问题，你可能需要重启 Outlook。该页面还说，即使快速步骤显示为灰色，用快捷键仍然可以运行它。
- 新版 Outlook 或网页版中灰显：如果快速步骤的移动操作设置为每次都询问文件夹，它可能会显示为灰色。一位 Microsoft 支持版主于 2025 年 12 月在 Microsoft Q&A 上说，那里还不完全支持这个选项。使用固定文件夹的快速步骤仍然有效，所以请为每个常用文件夹各建一个。
为什么你的快速步骤没有迁移到新版 Outlook
新版 Outlook 可以从经典 Outlook 导入快速步骤。它们在 Microsoft 的导入设置列表中。只有在经典 Outlook 的“选项”窗口中，常规下勾选了将我的 Outlook 设置存储在云中（需要重启 Outlook），导入才有效。
- 在经典 Outlook 中打开这个选项，然后重启 Outlook。
- 在新版 Outlook 中，转到设置 > 帐户 > 你的帐户。
- 选择主帐户旁边的管理，然后选择开始使用，重新运行导入。
常见问题
Outlook 中快速步骤的键盘快捷键是什么？
没有固定的快捷键。你要为每个快速步骤分配快捷键。在经典 Outlook 中，在创建或编辑快速步骤时，在“快捷键”框中选择。在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中，在“选择快捷方式”下选择；只提供 Ctrl+Shift+5 到 Ctrl+Shift+9。
可以撤消快速步骤吗？
据 Microsoft 说，无法用 Ctrl+Z 或菜单命令撤消。你必须手动逆转每个操作，例如把邮件移回去。永久删除这类操作则完全无法逆转。
为什么我在 Outlook.com 中看不到快速步骤？
快速步骤是 Outlook.com 的高级功能，面向拥有 Outlook.com 邮箱的 Microsoft 365 消费者订阅用户，例如个人版或家庭版。没有这项订阅，就无法使用快速步骤。可以改用“设置 > 邮件 > 自定义操作”，为单个操作设置一键按钮。
Outlook for Mac 有快速步骤吗？
Microsoft 没有相关文档。它的快速步骤说明只涵盖经典 Outlook、新版 Outlook 和 Outlook 网页版；Microsoft Q&A 上一位版主在 2024 年针对旧版 Outlook for Mac 的回答说，它没有这项功能。Microsoft 也没有 iPhone 和 Android 应用的快速步骤说明；那里最接近的是轻扫选项。
Outlook 中的快速步骤和规则有什么区别？
快速步骤只在你单击它或按下它的快捷键时，对你选中的邮件运行。规则会对符合条件的每封邮件自动运行。快速步骤适合读完邮件再做的决定，规则适合每次都一样的决定。