Archivieren, löschen oder in Ordner ablegen? Was Archiv, Sweep und Bereinigen in Outlook wirklich tun
Outlook bietet fünf Wege, E-Mails aus dem Posteingang zu holen, ohne einen Ordner zu wählen: Archivieren, AutoArchivierung, Sweep, Bereinigen und Ignorieren. Sie klingen ähnlich, sie gibt es nicht alle im selben Outlook, und nur einer davon lässt jede E-Mail genau dort, wo Sie sie wiederfinden.
Kurz gesagt: Archivieren verschiebt E-Mails in den Archivordner Ihres Postfachs und löscht nichts. Die AutoArchivierung, nur im klassischen Outlook für Windows, verschiebt ältere Elemente in eine PST-Datei auf Ihrem Computer oder löscht sie, wenn das eingestellt ist. Sweep im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com verschiebt oder löscht E-Mails eines Absenders, einmalig oder jeden Tag. Bereinigen im klassischen Outlook löscht Nachrichten, deren Text in einer späteren Antwort derselben Unterhaltung bereits zitiert ist. Ignorieren schickt eine ganze Unterhaltung samt allen späteren Antworten in „Gelöschte Elemente“. Wenn Sie eine E-Mail wieder brauchen werden, archivieren Sie sie oder legen Sie sie in einem Ordner ab; wenn nicht, löschen Sie sie.
Die Schaltfläche „Archivieren“ und der Archivordner
Archivieren ist das Richtige, wenn Sie mit einer E-Mail fertig sind, sie aber nicht löschen möchten. Die ausgewählten Nachrichten wandern in einen Ordner namens Archiv im selben Postfach. Nichts wird gelöscht, die E-Mails bleiben auf dem Server und lassen sich weiter durchsuchen. Microsofts eigener Artikel zum Archivieren weist auch darauf hin, dass Archivieren Ihr Postfach nicht verkleinert: Die E-Mails wurden nur verschoben. Wenn Ihr Postfach voll ist, lesen Sie, was wirklich Speicherplatz schafft.
- Neues Outlook und Outlook im Web: Wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf Archivieren. Im neuen Outlook erscheint ein Hinweis mit Rückgängig machen.
- Klassisches Outlook für Windows: Archivieren befindet sich im Menüband in der Gruppe Löschen. Auch die RÜCKTASTE archiviert die ausgewählten Nachrichten, außer in einer Nachricht, die in einem eigenen Fenster geöffnet ist.
- Outlook für Mac: Wählen Sie die Nachrichten aus und klicken Sie auf Archivieren. Hat das Konto noch keinen Archivordner, bietet Outlook an, einen anzulegen. Bei einem Gmail-Konto ist das Archiv der Gmail-Ordner, der alle Nachrichten enthält.
Bei Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten ist das Archiv ein integrierter Ordner: Er ist bereits vorhanden und kann im klassischen Outlook nicht umbenannt, verschoben oder gelöscht werden. Bei anderen Konten, etwa Gmail, Yahoo oder iCloud im klassischen Outlook, wählen Sie den Ordner selbst unter Datei > Postfacheinstellungen > Tools > Archivordner festlegen.
Verwechseln Sie den Archivordner nicht mit dem Onlinearchiv. Das ist ein eigenes Archivpostfach, das manche Microsoft 365-Geschäftskonten haben, mit eigenen Ordnern, und wird meist von einer Richtlinie gefüllt, die E-Mails ab einem bestimmten Alter dorthin verschiebt. Zeigt Ihre Ordnerliste eine zweite Struktur namens „Onlinearchiv“ (im klassischen Outlook und auf dem Mac) oder „In-Place Archiv“ (im neuen Outlook und im Web), ist es das.
AutoArchivierung und PST-Dateien (nur klassisches Outlook)
Die AutoArchivierung ist die ältere Funktion und arbeitet ganz anders. Sie läuft im Hintergrund und verschiebt alte Elemente aus Ihrem Postfach in eine Outlook-Datendatei (PST) auf Ihrem Computer, standardmäßig Documents\Outlook Files\archive.pst. Dort liegen die E-Mails nicht mehr auf dem Server: Sie sehen sie weder in Outlook im Web noch auf dem Smartphone oder einem anderen Computer, und die Datei muss gesichert werden wie jede andere.
- Wo Sie sie einstellen: unter Datei > Optionen > Erweitert > Einstellungen für AutoArchivierung. Dort legen Sie fest, wie oft sie läuft und wie alt ein Element sein muss. Jeder Ordner kann unter Eigenschaften > AutoArchivierung eine eigene Einstellung haben.
- Standardalter laut Microsoft: Posteingang und Entwürfe 6 Monate, Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente 2 Monate, Postausgang 3 Monate.
- Sie kann löschen. Eine Option löscht alte Elemente endgültig, statt sie zu verschieben, und dann bleibt keine Archivkopie erhalten. Prüfen Sie das, bevor Sie die Funktion einschalten.
- Einmalig von Hand: Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen archiviert einen Ordner bis zu einem Datum Ihrer Wahl.
Microsoft schreibt klar, dass die AutoArchivierung im neuen Outlook für Windows nicht verfügbar ist. Sie kann auch bei Geschäftskonten fehlen, die mit Exchange verbunden sind; dort treten die Aufbewahrungsrichtlinie der Organisation oder das Onlinearchiv an ihre Stelle. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Outlook automatisch archivieren zu lassen, und nirgends eine AutoArchivierung finden, ist das meist der Grund. Weitere Wege, E-Mails ab einem bestimmten Alter zu verschieben, finden Sie unter E-Mails in Outlook nach X Tagen automatisch verschieben.
Sweep
Sweep kümmert sich um einen Absender nach dem anderen. Wählen Sie eine E-Mail dieses Absenders aus, klicken Sie auf Sweep (die Schaltfläche kann auch „Aufräumen“ heißen) und legen Sie fest, was mit seinen E-Mails geschieht: alles von ihm im Ordner verschieben oder löschen, dasselbe mit allem, was er ab jetzt schickt, nur seine neueste Nachricht behalten oder seine Nachrichten entfernen, sobald sie älter als 10 Tage sind. Den Zielordner für die Nachrichten wählen Sie selbst.
- Wo es Sweep gibt: im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com. Laut Microsoft ist Sweep im klassischen Outlook derzeit nicht verfügbar.
- Welche Konten: Outlook.com, Hotmail, Live.com und Microsoft 365. Nicht Gmail, Yahoo oder andere IMAP-Konten.
- Wann es läuft: Eine Sweep-Regel läuft einmal am Tag, eine Posteingangsregel dagegen, sobald eine E-Mail eintrifft. Eine neue Nachricht eines Absenders kann deshalb eine Weile im Posteingang liegen, bevor Sweep sie verschiebt.
- In Junk-E-Mail, Entwürfe, Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente ist Sweep nicht verfügbar.
Sweep ist eine schnelle Lösung für Newsletter und Benachrichtigungen. Für alles, was von mehr als dem Absender abhängt, brauchen Sie richtige Regeln; siehe Alternativen zu Outlook-Regeln.
Bereinigen: Unterhaltung, Ordner, Ordner und Unterordner
Bereinigen entfernt redundante Nachrichten. Outlook prüft jede Nachricht einer Unterhaltung, und ist eine Nachricht vollständig in einer der späteren Antworten enthalten, wird die frühere entfernt. Übrig bleibt die letzte Antwort, die den ganzen Verlauf weiterhin darunter zitiert.
Im klassischen Outlook für Windows finden Sie die Funktion auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen unter Bereinigen (im vereinfachten Menüband öffnen Sie den Pfeil neben „Löschen“). Es gibt drei Möglichkeiten:
- Unterhaltung aufräumen wirkt auf die ausgewählte Unterhaltung.
- Ordner aufräumen wirkt auf jede Unterhaltung im aktuellen Ordner. Das ist die Antwort auf die Frage, was „Ordner aufräumen“ macht: Es legt nichts ab, sortiert nichts und archiviert nichts, es entfernt nur Nachrichten, die durch spätere Antworten doppelt vorhanden sind.
- Ordner und Unterordner aufräumen macht dasselbe für den Ordner und jeden Ordner darin.
Die entfernten Nachrichten landen in Gelöschte Elemente und lassen sich wiederherstellen, bis dieser Ordner geleert wird. Unter Datei > Optionen > E-Mail > Unterhaltung aufräumen können Sie sie stattdessen in einen anderen Ordner schicken und festlegen, dass ungelesene, kategorisierte, gekennzeichnete oder digital signierte Nachrichten nicht verschoben werden. Microsoft dokumentiert das Bereinigen für das klassische Outlook für Windows.
Ignorieren
Ignorieren ist für eine Unterhaltung gedacht, die Sie loswerden möchten, typischerweise einen Allen-antworten-Verlauf. Die Unterhaltung wandert nach Gelöschte Elemente, und jede spätere Nachricht in dieser Unterhaltung landet direkt dort. Andere E-Mails derselben Personen kommen weiterhin ganz normal an.
Im klassischen Outlook wählen Sie die Unterhaltung aus und dann Start > Löschen > Ignorieren > Unterhaltung ignorieren. Zum Rückgängigmachen suchen Sie die Unterhaltung in „Gelöschte Elemente“, wählen erneut Ignorieren und dann Unterhaltung nicht mehr ignorieren; das funktioniert nur, solange sie noch in „Gelöschte Elemente“ liegt. Microsofts Vergleich der beiden Windows-Apps führt das Ignorieren von Unterhaltungen auch im neuen Outlook als verfügbar, und die Outlook-Apps für Mobilgeräte haben Unterhaltung ignorieren im Menü … der Unterhaltung.
Welches Outlook hat welche Funktion
| Funktion | Neues Outlook für Windows | Klassisches Outlook für Windows | Outlook im Web | Outlook für Mac |
|---|---|---|---|---|
| Schaltfläche „Archivieren“ | Ja | Ja | Ja | Ja |
| AutoArchivierung (PST) | Nein | Ja | Nein | Nicht dokumentiert |
| Sweep | Ja | Nein | Ja | Nicht dokumentiert |
| Bereinigen | Nicht dokumentiert | Ja | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert |
| Ignorieren | Ja | Ja | Nicht dokumentiert | Nicht dokumentiert |
„Nicht dokumentiert“ bedeutet, dass Microsofts Artikel zu dieser Funktion die betreffende Version nicht abdeckt. Prüfen Sie daher Ihre eigenen Menüs. Die Spalten zum neuen und zum klassischen Outlook folgen Microsofts Funktionsvergleich und den oben verlinkten Artikeln zu den einzelnen Funktionen.
Löschen, archivieren oder in einem Ordner ablegen?
Jede erledigte E-Mail braucht eine von drei Antworten, und entscheidend ist die Frage, wie Sie sie wieder suchen würden. Sie sind auch der schnellste Weg durch den Rückstau nach einer Abwesenheit: siehe Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten und danach den E-Mail-Stapel abarbeiten.
- Löschen, wenn Sie sie nicht brauchen werden: gelesene Newsletter, Benachrichtigungen, Bestätigungen, um die Sie sich gekümmert haben. Sweep und Ignorieren sind Wege, automatisch zu löschen.
- Archivieren, wenn Sie sie vielleicht brauchen, sie aber über die Suche nach einem Namen oder Wort finden würden. Das Archiv ist ein einziger flacher Ort, und die Outlook-Suche deckt es ab.
- In einem Ordner ablegen, wenn Sie sie zusammen mit verwandten E-Mails sehen müssen: alles zu einem Kunden, einem Projekt oder einem Vorgang, oder E-Mails, die Sie durchblättern müssen, ohne zu wissen, wonach Sie suchen. Ein Ordner beantwortet „Zeig mir alles davon“, die Suche nur „Finde mir das hier“.
„Ordner oder Archiv?“ ist deshalb selten ein Entweder-oder. Eine Einteilung, die für die meisten funktioniert: standardmäßig archivieren und eine kleine Zahl von Ordnern für das Wenige behalten, das Sie wirklich durchblättern. E-Mails in Outlook organisieren und Outlook-Ordner erstellen und organisieren behandeln die Ordnerseite. Wenn Ihre E-Mails auch in Jahren noch leicht zu durchsuchen sein sollen, behalten Sie sie im Postfach, im Archiv oder in Ordnern, und verschieben Sie sie nicht in PST-Dateien: Eine PST-Datei wird nur durchsucht, wenn sie in Outlook auf diesem einen Computer geöffnet ist.
Wenn das Ablegen in Ordner der Teil ist, der Zeit kostet: Folder Suggest ist ein Outlook-Add-in, das für jede E-Mail den passenden Ordner aus Ihren vorhandenen Ordnern vorschlägt, sodass das Ablegen nur einen Klick braucht. Es gibt einen kostenlosen Tarif.
Wo Outlook Ihre E-Mails speichert und wie Sie archivierte E-Mails finden
Bei Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten liegen Ihre E-Mails in Ihrem Postfach auf den Servern von Microsoft. Das klassische Outlook hält eine synchronisierte Kopie auf Ihrem Computer (eine OST-Datei), die nur eine Kopie ist. E-Mails aus einem POP-Konto und alles, was die AutoArchivierung verschoben hat, liegen dagegen in einer PST-Datei auf dem Computer. Wo Sie suchen müssen, hängt davon ab, was davon passiert ist:
- Mit der Schaltfläche „Archivieren“ archiviert: Öffnen Sie Archiv in der Ordnerliste oder verwenden Sie die Suche. Das klassische Outlook durchsucht standardmäßig das ganze Postfach; wählen Sie zuerst den Archivordner aus, um nur dort zu suchen.
- Von einer Archivrichtlinie verschoben: Sehen Sie im Onlinearchiv (im neuen Outlook und im Web „In-Place Archiv“) nach, das in der Ordnerliste als eigenes Postfach erscheint. Im klassischen Outlook schließt eine Suche aus dem Posteingang es nicht ein, suchen Sie also darin. Das neue Outlook kann Ergebnisse aus dem Onlinearchiv in einer normalen Suche anzeigen.
- Von der AutoArchivierung verschoben: Im klassischen Outlook über Datei > Öffnen und exportieren > Outlook-Datendatei öffnen die PST-Datei auswählen (standardmäßig in
Documents\Outlook Files). Das neue Outlook kann PST-Dateien unter Einstellungen im Bereich der Outlook-Datendateien öffnen, aber nur, wenn auf diesem Computer auch das klassische Outlook in derselben 32- oder 64-Bit-Version installiert ist, das Konto ein Microsoft 365-Abonnement hat und der PC kein ARM-Gerät ist. - Per Sweep verschoben, bereinigt oder ignoriert: in dem Ordner, den Sie für Sweep gewählt haben, oder in Gelöschte Elemente, bis dieser Ordner geleert wird.
Häufig gestellte Fragen
Werden E-Mails in Outlook beim Archivieren gelöscht?
Nein. Die Schaltfläche „Archivieren“ verschiebt E-Mails in den Archivordner Ihres Postfachs. Sie bleiben auf dem Server, lassen sich weiter durchsuchen und zählen weiterhin zur Größe Ihres Postfachs. Die AutoArchivierung im klassischen Outlook funktioniert anders: Sie verschiebt alte Elemente in eine PST-Datei auf Ihrem Computer oder löscht sie, wenn Sie das so einstellen.
Was macht „Ordner aufräumen“ in Outlook?
Die Funktion geht jede Unterhaltung im Ordner durch und entfernt Nachrichten, deren gesamter Text bereits in einer späteren Antwort enthalten ist. Die entfernten Nachrichten landen in „Gelöschte Elemente“, sofern Sie unter Datei > Optionen > E-Mail > Unterhaltung aufräumen keinen anderen Ordner wählen. „Ordner und Unterordner aufräumen“ macht dasselbe auch für die Unterordner. Die Funktion gibt es im klassischen Outlook für Windows.
Wo ist die AutoArchivierung im neuen Outlook?
Es gibt sie dort nicht. Laut Microsoft ist die AutoArchivierung im neuen Outlook für Windows nicht verfügbar. Das neue Outlook hat die Schaltfläche „Archivieren“, Sweep und, bei Microsoft 365-Konten mit einem solchen Archiv, das Onlinearchiv. Vorhandene PST-Dateien kann es unter „Einstellungen“ im Bereich der Outlook-Datendateien öffnen, sofern auf demselben Computer das klassische Outlook installiert ist und das Konto ein Microsoft 365-Abonnement hat.
Ist der Archivordner dasselbe wie das Onlinearchiv?
Nein. Der Archivordner ist ein ganz normaler Ordner in Ihrem Postfach. Das Onlinearchiv ist ein eigenes Archivpostfach, das manche Microsoft 365-Geschäftskonten haben, mit eigenen Ordnern, und wird meist von einer Archivrichtlinie gefüllt, die alte E-Mails dorthin verschiebt.
Soll ich Ordner oder den Archivordner verwenden?
Verwenden Sie das Archiv für E-Mails, die erledigt sind und die Sie per Suche wiederfinden würden. Verwenden Sie Ordner für E-Mails, die Sie zusammen sehen müssen, etwa alles zu einem Kunden oder Projekt. Die meisten machen beides: standardmäßig archivieren und in eine Handvoll Ordner ablegen. In beiden Fällen gehören die E-Mails ins Postfach und nicht in eine PST-Datei, damit sie auf jedem Gerät durchsuchbar bleiben.