Afdruk samenvoegen in Outlook: persoonlijke massamail versturen met Word en Excel
Je moet dezelfde e-mail naar een lijst mensen sturen, elk met een eigen naam of eigen gegevens, en elk als apart bericht. Outlook kan dat niet alleen. De gebruikelijke route is afdruk samenvoegen (mail merge) in Word, met je lijst in Excel, verstuurd via klassiek Outlook.
Kort gezegd: zet je lijst in Excel met een kolom e-mailadressen, open dan de bureaubladapp van Word en ga naar Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > E-mailberichten. Kies Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken om de spreadsheet te koppelen, voeg velden toe met Samenvoegveld invoegen of Begroetingsregel, en controleer elk bericht met Voorbeeld van resultaten. Voordat je naar de lijst verstuurt, voer je de samenvoeging één keer uit op een kopie van de spreadsheet waarin elk adres je eigen adres is, en controleer je wat er binnenkomt. Koppel dan de echte lijst, selecteer Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden, kies de adreskolom onder Aan, typ de Onderwerpregel, kies een E-mailindeling en selecteer OK: dat verstuurt meteen. In Windows verstuurt Word via klassiek Outlook: de nieuwe Outlook voor Windows ondersteunt de koppeling die Word gebruikt niet. Iedereen krijgt een eigen bericht, zonder CC, zonder BCC en zonder bijlagen.
Welke Outlook werkt met afdruk samenvoegen
Afdruk samenvoegen naar e-mail in Word heeft een e-mailprogramma nodig dat compatibel is met MAPI, en Microsofts vergelijking van de nieuwe en klassiek Outlook vermeldt MAPI als beschikbaar in klassiek Outlook en niet ondersteund in de nieuwe Outlook. In februari 2024 antwoordde een moderator van Microsoft op Microsoft Q&A dat afdruk samenvoegen vanuit Word niet werd ondersteund in de nieuwe Outlook voor Windows, en raadde aan terug te gaan naar klassiek Outlook met de wisselknop rechtsboven.
| Outlook | Afdruk samenvoegen naar e-mail in Word | Ingebouwd afdruk samenvoegen |
|---|---|---|
| Klassiek Outlook voor Windows | Ja, met Word voor Windows | Nee, het gaat via Word |
| Nieuwe Outlook voor Windows | Nee. Ga terug naar klassiek Outlook | Alleen eenvoudig, zonder persoonlijke velden (vermeld als “Gedeeltelijk beschikbaar”) |
| Outlook op het web (werk of school) | Nee. Word voor het web kan geen afdruk samenvoegen maken | Alleen eenvoudig, volgens de roadmap van Microsoft |
| Outlook.com (persoonlijk) | Ja, als het account is ingesteld in klassiek Outlook in Windows of in de standaard-e-mailapp van je Mac | – |
| Outlook voor Mac | Word voor Mac verstuurt via je standaard-e-mailapp (Microsoft zegt niet of de nieuwe Outlook voor Mac werkt) | – |
Microsofts pagina Afdruk samenvoegen maken zegt dat afdruk samenvoegen op dit moment niet kan in Word voor het web, dus je hebt de bureaubladapp van Word voor Windows of Mac nodig. Microsoft beschrijft geen manier om afdruk samenvoegen uit te voeren vanuit de Outlook-app op een telefoon.
Voordat je begint: de Excel-lijst voorbereiden
Microsofts artikel over afdruk samenvoegen met Excel geeft deze regels:
- Geef elke kolom de naam van het veld dat je wilt invoegen, zoals Voornaam, Achternaam en E-mail. Gebruik aparte kolommen voor voor- en achternaam.
- Zet alle gegevens op het eerste werkblad van de werkmap.
- Maak percentages, valuta’s en postcodes correct op, zodat Word ze goed leest. Microsofts handleiding voor het voorbereiden van de Excel-gegevensbron voegt toe: maak kolommen met postcodes op als tekst, anders vallen voorloopnullen weg.
- Sla het bestand op je computer op en rond je wijzigingen af voordat je het aan Word koppelt.
Afdruk samenvoegen in Outlook (Word voor Windows en klassiek Outlook)
Zorg dat klassiek Outlook is ingesteld met het account waarmee je wilt versturen. Deze stappen volgen Microsofts artikel over bulkmail, de pagina over gegevensbronnen en de pagina over samenvoegen naar e-mail. Stap 7 tot 14 sturen eerst een test naar jezelf, en stap 15 verstuurt naar de lijst.
- Open een leeg document in Word en ga naar Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > E-mailberichten. Schrijf het bericht.
- Selecteer Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken. Blader naar het Excel-bestand en kies Openen.
- Kies in het vak Werkmap openen het werkblad. Laat Celbereik leeg om het hele werkblad te gebruiken en selecteer dan OK.
- Om mensen over te slaan, selecteer je Lijst met geadresseerden bewerken en schakel je het selectievakje naast elk van hen uit.
- Klik waar een persoonlijk gegeven moet komen. Selecteer Begroetingsregel, kies een indeling en selecteer OK, of selecteer de pijl onder Samenvoegveld invoegen en kies een kolom, zoals Voornaam. Sla daarna het document op.
- Selecteer Voorbeeld van resultaten en blader door de records met Volgende en Vorige. Controleer namen, spaties en opmaak in meerdere berichten.
- Koppel een testlijst voordat je iets verstuurt. Sla een kopie van je spreadsheet op, houd twee of drie rijen over en vervang elk e-mailadres door je eigen adres. Koppel de kopie in Word met Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken. Tot je de echte lijst opnieuw koppelt, kan de samenvoeging alleen jou bereiken.
- Selecteer Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden.
- Kies onder Aan de kolom met de e-mailadressen.
- Typ het onderwerp bij Onderwerpregel.
- Houd onder E-mailindeling HTML aan (de standaard) of kies Tekst zonder opmaak. Tekst zonder opmaak laat alle opmaak en afbeeldingen weg.
- Houd onder Records verzenden Alle aan. Op de testlijst ben jij elke rij.
- Selecteer OK. Er komt geen controlescherm meer: Word verstuurt meteen via Outlook één bericht voor elke geselecteerde rij.
- Open de testberichten in je Postvak IN en controleer het onderwerp, de velden en de opmaak. Klopt er iets niet, pas dan het document aan en herhaal stap 8 tot 13 op de testlijst.
- Ziet de test er goed uit, koppel dan de echte lijst met Geadresseerden selecteren > Een bestaande lijst gebruiken, controleer Lijst met geadresseerden bewerken en Voorbeeld van resultaten opnieuw, en herhaal dan stap 8 tot 13 om naar iedereen te versturen.
Sla het Word-document op als je het opnieuw wilt gebruiken: het houdt de koppeling met de spreadsheet.
Afdruk samenvoegen eerst als test naar jezelf sturen
Een test vangt een verkeerde kolom onder Aan, een kapot veld of een fout onderwerp voordat iemand anders het ziet. Stap 7 tot 14 hierboven gebruiken een kopie van de lijst. Wil je liever één spreadsheet houden, gebruik dan een eigen rij en een reeks records:
- Voeg je eigen naam en e-mailadres toe als eerste gegevensrij in de spreadsheet, en sla die op voordat je hem aan Word koppelt.
- Selecteer in Word Voorbeeld van resultaten en controleer dat record 1 jij bent.
- Selecteer Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden. Kies onder Records verzenden Van 1 Tot 1 en selecteer dan OK. Alleen jouw rij wordt verstuurd.
- Controleer het bericht in je Postvak IN.
- Voordat je naar iedereen verstuurt, selecteer je Lijst met geadresseerden bewerken en schakel je het selectievakje naast je eigen rij uit, zodat je geen tweede kopie krijgt.
- Voer Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden opnieuw uit met Records verzenden ingesteld op Alle.
Huidige record verstuurt naar de rij die Voorbeeld van resultaten op dat moment toont. Op de echte lijst is dat een echte ontvanger, tenzij de rij op je scherm je eigen rij is.
Afdruk samenvoegen op een Mac (Word voor Mac en Outlook voor Mac)
Op je Mac moet een standaard-e-mailapp zijn ingesteld, anders blijft Samenvoegen naar e-mail onbeschikbaar. Microsofts stappen voor de Mac beschrijven geen reeks records, dus test met een kopie van je lijst. De stappen, uit hetzelfde artikel van Microsoft:
- Ga naar Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten > E-mailberichten en schrijf het bericht.
- Ga naar Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren en kies je lijst.
- Ga naar Verzendlijsten > Samenvoegveld invoegen en voeg de velden toe die je nodig hebt.
- Ga naar Verzendlijsten > Voorbeeld van resultaten en controleer elk bericht met de pijlen.
- Koppel een testlijst voordat je iets verstuurt. Sla een kopie van je spreadsheet op waarin elk e-mailadres je eigen adres is, ga dan naar Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren en kies de kopie.
- Ga naar Verzendlijsten > Voltooien en samenvoegen > Samenvoegen naar e-mail. Stel het veld Aan, het onderwerp en de indeling in: tekst, HTML of bijlage.
- Selecteer Afdruk samenvoegen naar Postvak UIT.
- Controleer de testberichten die je ontvangt. Zien ze er goed uit, ga dan naar Verzendlijsten > Geadresseerden selecteren, kies de echte lijst, controleer Voorbeeld van resultaten opnieuw en herhaal stap 6 en 7 om naar iedereen te versturen.
Kies je de bijlage-indeling, dan heeft elk bericht geen berichttekst en zit het document er in plaats daarvan als bijlage bij.
Afdruk samenvoegen in de nieuwe Outlook en Outlook op het web
Microsofts vergelijkingspagina vermeldt afdruk samenvoegen in de nieuwe Outlook als “Gedeeltelijk beschikbaar.” Het item 423047 op de Microsoft 365-roadmap legt het verschil uit. De huidige Mail Merge (Basic) in Outlook op het web en de nieuwe Outlook voor Windows vult geen velden per ontvanger in. Mail Merge (Advanced) moet elke ontvanger een eigen e-mail sturen, met alleen het eigen adres in de lijst met geadresseerden, persoonlijk gemaakt met gegevens zoals de naam.
Vanaf november 2026 vermeldt de roadmap Mail Merge (Advanced) als “In development” (in ontwikkeling), met een openbare preview in augustus 2026 en algemene beschikbaarheid in september 2026. Die datums zijn verstreken zonder dat de status is veranderd, dus controleer het roadmapitem voordat je erop rekent. Tot het er is, betekent een persoonlijke samenvoeging in Windows: Word en klassiek Outlook.
Limieten van afdruk samenvoegen: bijlagen, CC en BCC
Uit Microsofts artikel over bulkmail, voor Word in Windows:
- Geen bijlagen in Windows. Volgens Microsoft kun je geen bijlagen toevoegen, maar wel koppelingen opnemen. Zet het bestand op OneDrive of SharePoint en verwijs ernaar met een koppeling.
- Geen CC of BCC. Word stuurt een apart bericht naar elk adres en kan niemand anders een kopie sturen.
Verzendlimieten van Outlook voor afdruk samenvoegen
Een samenvoeging verstuurt één bericht per geselecteerde rij, dus een lange lijst kan de daglimiet van je account raken. Vanaf november 2026:
- Werk of school (Exchange Online): Microsofts limieten van Exchange Online zijn 10.000 geadresseerden per dag en 30 berichten per minuut. Berichten boven de 30 per minuut worden vastgehouden en in de volgende minuten verstuurd. Je organisatie heeft ook een dagelijks maximum voor externe geadresseerden, gebaseerd op het aantal licenties. Verstuur je vanaf het standaardadres dat eindigt op onmicrosoft.com, dan kan je hele organisatie maar 100 externe geadresseerden per dag bereiken. Heb je 10.000 bereikt, dan kun je pas weer versturen als je aantal over de afgelopen 24 uur onder de limiet zakt.
- Outlook.com: Microsofts pagina over verzendlimieten geeft Microsoft 365-abonnees 5.000 geadresseerden per dag, van wie er maar 1.000 mensen mogen zijn die je nog nooit hebt gemaild. Volgens de pagina zijn de limieten lager voor niet-abonnees en nieuwe accounts, zonder dat er getallen worden genoemd.
Volgens Microsoft is Exchange Online niet gemaakt voor commerciële bulkmail zoals nieuwsbrieven aan klanten, en Microsoft raadt een dienst aan die daarin gespecialiseerd is. Afdruk samenvoegen past bij een lijst mensen met wie je te maken hebt, niet bij een marketinglijst.
Veelgestelde vragen
Kun je in Outlook afdruk samenvoegen zonder Word?
Niet met persoonlijke velden, vanaf november 2026. De nieuwe Outlook en Outlook op het web hebben een eenvoudige vorm van afdruk samenvoegen die geen namen of andere velden per ontvanger invult. De roadmap van Microsoft noemt een persoonlijke Mail Merge (Advanced) als in ontwikkeling. Gebruik voorlopig het tabblad Verzendlijsten van Word met klassiek Outlook.
Waarom verstuurt afdruk samenvoegen van Word niet in de nieuwe Outlook?
Word verstuurt een samenvoeging via een MAPI-e-mailprogramma, en Microsoft vermeldt MAPI als niet ondersteund in de nieuwe Outlook voor Windows. Ga terug naar klassiek Outlook en voer de samenvoeging opnieuw uit.
Kan ik een bijlage toevoegen bij afdruk samenvoegen in Outlook?
Niet met Word voor Windows. Volgens Microsoft kun je geen bijlagen toevoegen, maar wel koppelingen opnemen, dus zet het bestand op OneDrive of SharePoint en verwijs ernaar met een koppeling. In Word voor Mac verstuurt de bijlage-indeling het samengevoegde document zelf als bijlage, zonder berichttekst.
Kan ik iemand in CC of BCC zetten bij afdruk samenvoegen?
Nee. Word stuurt één bericht naar elk adres in je lijst en kan geen ontvangers in CC of BCC toevoegen.
Hoeveel e-mails kan ik versturen met afdruk samenvoegen vanuit Outlook?
Vanaf november 2026 kan een werk- of schoolaccount op Exchange Online naar 10.000 geadresseerden per dag versturen, met maximaal 30 berichten per minuut, en vanaf een standaardadres op onmicrosoft.com maar naar 100 externe geadresseerden per dag. Outlook.com staat Microsoft 365-abonnees 5.000 geadresseerden per dag toe, maar slechts 1.000 daarvan mogen mensen zijn die je nog nooit hebt gemaild. Gratis accounts krijgen minder.
Hoe test ik afdruk samenvoegen zonder iedereen te mailen?
Controleer eerst elk bericht met Voorbeeld van resultaten. Koppel daarna een kopie van je spreadsheet waarin elk e-mailadres je eigen adres is, en voer de samenvoeging daarop uit. In Windows kun je in plaats daarvan je eigen adres in de eerste rij zetten en alleen die rij versturen door Records verzenden in te stellen op Van 1 Tot 1. Ziet de test er goed uit, koppel dan de echte lijst (of schakel je eigen rij uit in Lijst met geadresseerden bewerken), bekijk het voorbeeld opnieuw en verstuur.