Outlook のメールを PDF で保存する方法と、印刷する方法
記録のため、申請のため、あるいは Outlook を使っていない人に渡すために、メールを PDF にしたい。Outlook に [PDF として保存] ボタンはありませんが、パソコンならどのバージョンでも [印刷] を使って PDF にできます。同じ手順で、メールを紙に印刷することもできます。
まとめると: メールを開いて [印刷] を選び、実際のプリンターの代わりに PDF プリンターを選びます。クラシック Outlook for Windows では、[ファイル] > [印刷] を開き、Microsoft Print to PDF を選びます。新しい Outlook と Outlook on the web では、[ホーム] タブの [印刷] を選び、プレビューが開いたらその上部の [印刷] を選んで、Microsoft Print to PDF を選びます (ブラウザーでは、ブラウザーの [PDF として保存] も使えます)。Mac では、[ファイル] > [印刷] を開き、[PDF] の横の矢印を選んでから [PDF として保存] を選びます。フォルダーとファイル名を指定して、[保存] を選びます。紙に印刷する場合は、同じ手順でお使いのプリンターを選びます。PDF に入るのはメッセージで、添付ファイルは入らないので、添付ファイルは別に保存してください。
Outlook ごとの印刷と保存の場所
| Outlook | PDF で保存 | メール ファイルとして保存 |
|---|---|---|
| 新しい Outlook for Windows | [ホーム] > [印刷]、プレビューで [印刷]、Microsoft Print to PDF | [その他の操作] > [名前を付けて保存] |
| クラシック Outlook for Windows | [ファイル] > [印刷]、Microsoft Print to PDF | [ファイル] > [名前を付けて保存] (HTML など複数の形式) |
| Outlook on the web と Outlook.com | [ホーム] > [印刷]、Microsoft Print to PDF またはブラウザーの [PDF として保存] | [その他の操作] > [ダウンロード] (.eml または .msg) |
| Outlook for Mac | [ファイル] > [印刷]、[PDF] > [PDF として保存] | Microsoft の説明なし |
| Outlook for iPhone と Android | Outlook ではできない。[その他のオプション] から印刷し、スマートフォン自体の印刷画面を使う | Microsoft の説明なし |
新しい Outlook for Windows でメールを PDF で保存する方法
Microsoft の保存の記事によると、新しい Outlook の保存形式に PDF はないので、代わりに PDF に印刷します。Microsoft Print to PDF は、Windows に組み込まれている PDF プリンターです。
- メールを選びます。
- [ホーム] タブの [印刷] を選びます。印刷プレビューが開きます。
- プレビューの上部にある [印刷] を選び、印刷ダイアログを開きます。
- [プリンター] の一覧で Microsoft Print to PDF を選び、[印刷] を選びます。
- [印刷出力に名前を付けて保存] ボックスでフォルダーを選び、ファイル名を入力して [保存] を選びます。
[ホーム] タブに [印刷] が見当たらない場合は、メッセージの [その他の操作] メニュー (...) を開いて、そこで [印刷] を選びます。これは Web でも使えます。どちらも画面と合わない場合は、クラシック Outlook を使っている可能性があります。
クラシック Outlook でメールを PDF で保存する方法
クラシック Outlook でも、[名前を付けて保存] の形式に PDF はありません。[印刷] を使います:
- メールを開き、[ファイル] > [印刷] を選びます。
- [プリンター] の一覧から Microsoft Print to PDF を選び、[印刷] を選びます。
- [印刷出力に名前を付けて保存] ボックスでフォルダーを選び、ファイル名を入力して [保存] を選びます。
紙には何も印刷されません。PDF は選んだフォルダーに保存されます。
Outlook on the web と Outlook.com でメールを PDF で保存する方法
Web での手順は、職場または学校のアカウントでも、個人用の Outlook.com アカウントでも同じです:
- メールを選びます。
- [ホーム] タブの [印刷] を選びます。プレビューが開いたら、その上部にある [印刷] を選びます。ブラウザーの印刷ダイアログが開きます。
- PDF プリンターを選びます。Microsoft が挙げているのは、Windows に付属している Microsoft Print to PDF です。ブラウザー自体の PDF オプションも使えます。Mac や、Windows の PDF プリンターがないパソコンでは、こちらを使います。Microsoft Edge では、同じ一覧にある [PDF として保存] プリンターがそれにあたり、Microsoft の Edge のヘルプでは Microsoft Print to PDF の代わりとして挙げられています。
- [印刷] または [保存] を選び、フォルダーとファイル名を指定します。
Outlook for Mac でメールを PDF で保存する方法
Microsoft のPDF の記事より:
- メールを開き、[ファイル] > [印刷] を選びます。
- 印刷ウィンドウで、[PDF] の横にある矢印を選びます。
- [PDF として保存] を選びます。
- 保存場所を選び、ファイル名を入力して [保存] を選びます。
iPhone や Android でメールを PDF で保存する
Outlook アプリには PDF のオプションはありません。アプリについての Microsoft のヘルプでは、[印刷] はスレッドの右上にある 3 つの点、[その他のオプション] の中にあり、スレッド全体が対象になると説明されています。その後の操作は、PDF の保存も含めて、スマートフォン自体の印刷画面や共有画面で行います。これは Outlook の外の操作で、Microsoft は手順を案内していません。
アプリに [印刷] が見当たらない場合は、Outlook on the web かパソコンを使ってください。
Outlook でメールを印刷する方法
紙への印刷も同じ手順です。PDF プリンターの代わりに、お使いのプリンターを選びます。
- クラシック Outlook: メールを選び、[ファイル] > [印刷] または Ctrl+P を使います。[メモ スタイル] を選び、[印刷] を選びます。[表のスタイル] で印刷されるのはメッセージの一覧で、メールそのものではありません。
- 新しい Outlook: メールを選び、[ホーム] タブの [印刷] を選んでから、プレビューの上部でもう一度 [印刷] を選びます。[印刷] ダイアログでプリンター、レイアウト、ページを選び、[印刷] を選びます。
- Outlook on the web と Outlook.com: メールを選び、[ホーム] タブの [印刷] を選びます。プレビューが開いたら、その上部にある [印刷] を選びます。次に、[印刷] ダイアログでプリンター、レイアウト、ページを選びます。
- Mac: [ファイル] > [印刷] を選び、お使いのプリンターを選びます。
印刷したメールや PDF のメールの表示がおかしい、途中で切れる理由
Microsoft の印刷の記事とメッセージの一部を印刷する記事では、印刷結果を変える設定が説明されています:
- 端が切れる、サイズや向きが違う (クラシック Outlook): [ファイル] > [印刷] > [印刷オプション] で [ページ設定] を開き、余白、印刷の向き、用紙サイズ、フォント、ヘッダーとフッターを変更します。プリンターの横にある [プロパティ] でも、印刷の向きと用紙を設定できます。
- 端が切れる (新しい Outlook、Web): [印刷] ダイアログで別のレイアウトを試してください。
- メール内の画像が印刷されない (新しい Outlook、Web): Microsoft によると、現時点ではメッセージの本文から画像を印刷することはできません。画像を右クリックして [名前を付けて画像を保存] を選び、エクスプローラーでそのファイルを右クリックして [印刷] を選びます。そこで画像が切れて見える場合は、[画像をフレームに合わせる] をオフにします。
- 長いメールやスレッド: クラシック Outlook では、[印刷オプション] の [ページ範囲] で印刷するページを選びます。先に [プレビュー] を選んで、必要なページを確認してください。スマートフォンでは、[印刷] はスレッド全体が対象です。
- メールの一部だけ (クラシック Outlook): メッセージを開き、[メッセージ] > [その他の移動操作] > [ブラウザーで表示] を選び、ブラウザーで必要な部分を選択して [印刷] を開き、[ページ範囲] で [選択] を選びます。
- プリンター自体の不具合: Microsoft は、プリンター メーカーのマニュアルや Web サイトを確認するよう案内しています。
添付ファイルは PDF に含まれる？
Microsoft の PDF の手順で保存されるのはメッセージだけで、添付ファイルが PDF に入ると書かれた手順はありません。添付ファイルは、それぞれ別のファイルとして保存してください。
- クラシック Outlook: 添付ファイルの横の矢印を選び、1 つのファイルなら [名前を付けて保存]、メッセージ内のすべてのファイルなら [すべての添付ファイルを保存] を選びます。Microsoft の添付ファイルの記事によると、別の場所を選ばない限り、ドキュメント フォルダーに保存されます。
- 新しい Outlook と Web: 添付ファイルの横のメニューを開き、[ダウンロード]、[OneDrive に保存]、[すべてダウンロード] のいずれかを選びます。
- Mac: Microsoft のMac の添付ファイルの記事では、1 つのファイルには [ダウンロード]、すべてのファイルには [すべてダウンロード] を使う方法が説明されています。
クラシック Outlook でメールと一緒に添付ファイルを紙に印刷するには、[印刷オプション] の [添付ファイルを印刷する] をオンにします。この設定は、オフにするまでオンのままです。新しい Outlook と Web では、Microsoft の添付ファイルの印刷の記事のとおり、添付ファイルを [プレビュー] で開いて [印刷] を選びます。Outlook でプレビューできないファイルは、先にそれぞれのアプリで開く必要があります。
複数のメールをまとめて PDF で保存できる？
組み込みの機能としてはできません。Microsoft が説明しているのは、1 通ずつ PDF に保存する方法です。多くのメールを 1 つのファイルにまとめて残すには、クラシック Outlook なら [ファイル] > [開く/エクスポート] > [インポート/エクスポート] > [ファイルにエクスポート] で、フォルダーやメールボックス全体を Outlook データ ファイル (.pst) にエクスポートできます。新しい Outlook では、Microsoft のエクスポートの記事のとおり、[設定] > [ファイル] > [エクスポート] でメールをエクスポートできます。.pst ファイルは Outlook で開くもので、PDF リーダーでは開けません。
メールを残すほかの方法: .msg、.eml、HTML、テキスト
- クラシック Outlook: メールを開き、[ファイル] > [名前を付けて保存] を選んで、[ファイルの種類] の一覧から形式を選びます。Microsoft によると、HTML で保存すると、書式、画像、リンク、差出人・宛先・CC・件名の行が残り、そのファイルを Word で開けば .docx にできます。
- 新しい Outlook: [その他の操作] > [名前を付けて保存] を選ぶか、メッセージを右クリックして [名前を付けて保存] を選びます。ファイル名には件名が付きます。
- Outlook on the web と Outlook.com: [その他の操作] > [ダウンロード] を選びます。メッセージは .eml または .msg ファイルとして、通常はダウンロード フォルダーに保存されます。
よくある質問
Outlook に [PDF として保存] ボタンはありますか？
ありません。Microsoft によると、新しい Outlook、クラシック Outlook、Outlook on the web のいずれも、保存形式に PDF はありません。代わりに、メールを PDF プリンターで印刷します。Windows では Microsoft Print to PDF、Mac やブラウザーでは [PDF として保存] を使います。
Microsoft Print to PDF はどこにありますか？
Windows に組み込まれている PDF プリンターです。印刷ダイアログの [プリンター] の一覧で選び、[印刷] を選んでから、[印刷出力に名前を付けて保存] ボックスでフォルダーとファイル名を指定します。
新しい Outlook の [印刷] はどこにありますか？
メールを選び、[ホーム] タブの [印刷] を選びます。プレビューが開くので、その上部にある [印刷] を選ぶと印刷ダイアログが開きます。
添付ファイルは PDF に保存されますか？
Microsoft の PDF の手順で保存されるのは、メッセージだけです。添付ファイルは別に保存してください。クラシック Outlook では [すべての添付ファイルを保存]、新しい Outlook と Outlook on the web では [すべてダウンロード]、Outlook for Mac では [すべてダウンロード] を使います。
印刷した Outlook のメールが途中で切れるのはなぜですか？
クラシック Outlook では、[ファイル] > [印刷] > [印刷オプション] > [ページ設定] を開き、余白、印刷の向き、用紙サイズを確認します。新しい Outlook と Web では、[印刷] ダイアログで別のレイアウトを試してください。
スマートフォンからメールを PDF で保存できますか？
Outlook アプリの中ではできません。アプリの [印刷] は、スレッドの右上にある [その他のオプション] の中にあり、スレッド全体を印刷します。PDF のオプションがあるとすれば、それはスマートフォン自体の印刷画面のものです。その部分について、Microsoft は手順を案内していません。
複数のメールをまとめて PDF で保存できますか？
組み込みの機能ではできません。Microsoft が説明しているのは、1 通ずつ保存する方法です。多くのメールを 1 つのファイルにまとめて残すには、クラシック Outlook または新しい Outlook から .pst ファイルにエクスポートします。