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2026 年 10 月  ·  Folder Suggest

Outlook で○日以上前のメールを自動で移動する方法

届いてから 2 週間や 1 か月たったメールを、手作業なしで受信トレイから移動したい。真っ先に思い浮かぶルールでは、これはできません。何ならできるかは、使っている Outlook とアカウントの種類によって変わります。

まとめると: Outlook のルールはメールが届いたときに処理を行い、メールの古さを測る条件がないため、「30 日より古い」メールを移動するルールは作れません。代わりに使えるものが 4 つあります。クラシック Outlook for Windows では、自動整理 (AutoArchive) が、指定した期間より古いアイテムを .pst ファイルに移動します。新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com では、スイープが 1 人の送信者からのメールを 10 日より古くなった時点で移動します。Microsoft 365 の職場アカウントでは、IT 管理者が設定したアーカイブ ポリシーが、決まった期間を過ぎたメールをアーカイブ メールボックスに移動します。そして職場または学校のアカウントでは、Power Automate をスケジュールで実行し、何日前のメールでも任意のフォルダーに移動できます。過去分を 1 回だけ整理するなら、古いメールを検索して移動します。

お使いの Outlook に合う方法

方法 使える場所 設定できる期間 メールの移動先
自動整理 (AutoArchive) クラシック Outlook for Windows 1 日～60 か月、フォルダーごと パソコン上の .pst ファイル、または削除
スイープ 新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com 10 日、送信者ごと 選んだフォルダー、または [削除済みアイテム]
アーカイブ ポリシー Microsoft 365 と Exchange の職場アカウント、すべての Outlook 管理者が用意した期間のみ アーカイブ メールボックス
Power Automate Microsoft 365 の職場または学校のアカウント。設定は Web で行う 任意の日数 同じメールボックス内の任意のフォルダー
検索して移動 すべての Outlook 任意の日付、手作業で 任意のフォルダー

ルールではできない理由

ルールが確認されるのは、メッセージが届いたときの 1 回だけです。その時点ではどのメッセージも届いてから 0 日なので、ルールには待つ対象がありません。クラシック Outlook のルールで使える条件をまとめた Microsoft の一覧には日付の条件が 1 つだけあり、それは経過日数ではなく2 つの固定の日付の間の範囲です。新しい Outlook と Web のルールはサーバーに保存されますが、こちらも Microsoft が説明している日付の判定は固定の日付より前または後に受信したかどうかだけです。固定の日付は動かないので、どちらのルールでも「14 日より古い」は指定できません。

それでも、1 回限りの整理にはルールを使えます。クラシック Outlook では、その日付範囲を条件にしたルールを作り、[仕分けルールの実行] ([ファイル] > [ルール & アラートの管理] にあります) を使うと、フォルダーにすでにあるメールを移動できます。新しい Outlook では、[設定] > [メール] > [ルール] で各ルールの横に今すぐ実行するボタンがあります。どちらも、翌週に自動でもう一度実行されることはありません。ルールが得意なことはOutlook でメールを自動的に振り分ける方法を、Outlook を起動している間しか動かないルールがある理由はクライアント専用ルールとサーバー側ルールを参照してください。

クラシック Outlook: 自動整理 (AutoArchive)

自動整理は、自分で選んだ期間を適用し続ける唯一の組み込み機能です。バックグラウンドで実行され、その期間より古いアイテムをフォルダーから Outlook データ ファイル (.pst) に移動します。そう設定していれば削除します。

  1. [ファイル] > [オプション] > [詳細設定] > [古いアイテムの整理] の [自動整理の設定] を開き、[次の間隔で古いアイテムの整理を行う] (n 日ごと) を設定します。
  2. フォルダーごとに期間を変えるには、フォルダーを右クリックして [プロパティ] を選び、[古いアイテムの整理] タブを開きます。
  3. [以前のアイテムをクリーンアップする] (Clean out items older than) に期間を入力します。Microsoft によると、指定できるのは1 日から 60 か月までで、日、週、月の単位で指定します。2 週間なら 14 日と入力します。
  4. [古い項目を移動する] (Move old items to) を選んでアーカイブ ファイルを指定するか、削除したい場合は [アイテムを完全に削除する] (Permanently delete items) を選びます。削除したアイテムはどこにも残らないので、よく確認してください。

使う前に、次の点を知っておいてください。

同じことを手動で 1 回だけ行うには、[ファイル] > [情報] > [ツール] > [古いアイテムの整理] を選び、[以下の日付より古いアイテムを対象とする] に日付を入力します。自動整理と [アーカイブ] ボタンの違いは、Outlook のアーカイブ・スイープ・クリーンアップの違いで説明しています。

新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com: スイープ

新しい Outlook で経過日数のルールにいちばん近いのがスイープ (一括処理) ですが、制限が 2 つあります。送信者ごとにしか使えず、期間は 10 日に固定されています。スイープのオプションの 1 つに、送信者からのメールが 10 日より古くなったら処理するものがあり、移動先のフォルダーを選べます (既定は [削除済みアイテム])。

  1. その送信者からのメールを選択します。
  2. ツール バーの [スイープ] を選びます。
  3. その送信者に適用するルールを選び、メッセージの移動先のフォルダーを選んで、[OK] を選びます。

Microsoft 365 の職場アカウント: アーカイブ ポリシー

メールボックスが職場の Microsoft 365 または Exchange にある場合、IT 管理者がアーカイブ ポリシーを用意していることがあります。ポリシーはサーバー上で実行されるので、どの Outlook を開いても動作し、期間はメッセージがメールボックスに届いた日から数えます。

役に立つかどうかは、次の 3 点で決まります。

日数もフォルダーも自由に: Power Automate

「このフォルダーにある 14 日より古いメールをすべてあのフォルダーへ移動する」という処理がそのまま必要なら、メールボックスが Microsoft 365 の職場または学校のアカウントである限り、Power Automate のスケジュール済みフローで実現できます。Microsoft によると、基本的な Power Automate は標準コネクタとともに職場または学校のアカウントに追加費用なしで含まれ、Outlook のコネクタは標準コネクタです。概要は次のとおりです。

  1. Power Automate で [繰り返し] (Recurrence) トリガーを使ったスケジュール済みフローを作成し、たとえば 1 日 1 回実行します。
  2. Office 365 Outlook コネクタの [メールを取得する (V3)] を、空にしたいフォルダーを対象にして追加し、[上] (Top) をできるだけ大きな値 (1,000) にします。
  3. その [検索クエリ] フィールドに、14 日前の日付以前に受信したメールという形で期間を入れます: received<=@{formatDateTime(addDays(utcNow(), -14), 'yyyy-MM-dd')}。Microsoft によると、このコネクタのほかのフィルターはフォルダー内の最初の 250 件のメールしか対象にしませんが、検索クエリはフォルダー全体が対象です。
  4. 見つかった各メールに対して、移動先のフォルダーを指定した [メールの移動 (V2)] を追加します。このアクションは同じメールボックス内でメールを移動します。

1 回の実行で見つかるのは最大 1,000 件なので、大量にたまったメールは何回かの実行に分けて片付きます。個人の Outlook.com アカウントでは使えません。Microsoft によると、Power Automate は個人用メール アカウントをサポートしなくなりました。フォルダーやフィルターを間違えると大量のメールがすぐに移動されてしまうので、まずはコピー用のフォルダーでフローを試してください。

1 回だけ手作業で: 検索して移動

1 回だけの整理なら、どの Outlook でも検索で済みます。フォルダーを開き、received: キーワードで期間ごとに検索します。received:"last year"、次に received:"last month"、あるいは received:1/15/2026 のように 1 日を指定します。結果をすべて選択し、移動先のフォルダーにドラッグします。Outlook.com では、2 つのドットで区切って日付の範囲を指定することもできます。Microsoft によると、Outlook の検索で返されるのは最初の 1,000 件だけなので、フォルダーが空になるまで繰り返します。

経過日数で分けるのは正しいやり方か

経過日数でメールを移動すれば受信トレイからはなくなりますが、顧客の契約書も先月のニュースレターも同じ場所に入ります。古いメールを名前や単語で検索するなら、それで問題ありません。アーカイブは検索できます。1 つの顧客やプロジェクトのメールをまとめて見る必要があるなら、経過日数は分け方として適しておらず、トピックごとにフォルダーに整理するほうがうまくいきます。Outlook でメールを整理する方法では、アーカイブと併用できるフォルダー構成を紹介しています。

フォルダーへの整理に時間がかかっている場合は、Folder Suggest という Outlook アドインがあります。すでにあるフォルダーの中から各メールに合うフォルダーを提案するので、ワンクリックで整理できます。無料プランがあります。

よくある質問

Outlook のルールで 30 日より古いメールを移動できますか？
いいえ。ルールはメッセージが届いたときに処理を行い、メールの古さを測る条件はありません。ルールで判定できるのは、2 つの日付の間に受信したメールのような固定の日付だけです。これは [仕分けルールの実行] を使った 1 回限りの整理には役立ちますが、日付が自動で先に進むことはありません。一定の日数がたったメールを継続して移動するには、自動整理 (AutoArchive)、スイープ、アーカイブ ポリシー、Power Automate を使います。

自動整理 (AutoArchive) は新しい Outlook で使えますか？
いいえ。Microsoft は、自動整理 (AutoArchive) は新しい Outlook for Windows では使用できないと明記しています。新しい Outlook では、スイープで 1 人の送信者からのメールを 10 日より古くなった時点で移動でき、Microsoft 365 の職場アカウントではアーカイブ ポリシーを使える場合があります。

アーカイブ ポリシーで何も移動されないのはなぜですか？
よくある理由は 3 つです。ポリシーが処理されるのはおよそ 7 日に 1 回なので、すぐには何も起きません。アーカイブへ移動するポリシーにはアーカイブ メールボックスが必要で、ない場合は何も処理されません。また、期間は IT 管理者が設定したものです。Microsoft の既定のセットでは、タグのないメールは 2 年後に移動され、選べるいちばん短い移動は 1 年です。

ある日付より古いメールを 1 回だけまとめて移動するには？
フォルダーを received: キーワードで期間ごとに検索し (たとえば昨年、次に先月)、結果を選択して移動します。Outlook の検索結果は最大 1,000 件なので、フォルダーが空になるまで繰り返します。クラシック Outlook では、代わりに [ファイル] > [情報] > [ツール] > [古いアイテムの整理] で、指定した日付より古いアイテムをすべて .pst ファイルに移動できます。

関連記事: Outlook のアーカイブ・スイープ・クリーンアップの違い、Outlook でメールを自動的に振り分ける方法、Outlook ルールの代わりになる方法、Outlook でメールを整理する方法。