Cómo mover automáticamente los correos de más de X días en Outlook
Quieres que el correo salga de la bandeja de entrada cuando tenga dos semanas o un mes, sin hacerlo a mano. La herramienta obvia, una regla, no puede hacerlo. Lo que sí puede depende del Outlook que uses y del tipo de cuenta que tengas.
En resumen: las reglas de Outlook actúan sobre un correo cuando llega, y ninguna de sus condiciones mide la antigüedad, así que una regla no puede mover el correo «de más de 30 días». Hay cuatro cosas que sí pueden. En Outlook clásico para Windows, Autoarchivar mueve los elementos con más antigüedad de la que elijas a un archivo .pst. En el nuevo Outlook, Outlook en la web y Outlook.com, Barrido mueve el correo de un remitente cuando tiene más de 10 días. Con una cuenta de trabajo de Microsoft 365, una directiva de archivo configurada por tu administrador de TI mueve el correo a tu buzón de archivo pasada una antigüedad fija. Y con una cuenta profesional o educativa, Power Automate puede ejecutarse según una programación y mover correo de cualquier antigüedad a cualquier carpeta. Para una limpieza puntual, busca el correo antiguo y muévelo.
Qué método encaja con tu Outlook
| Método | Dónde funciona | Antigüedad que puedes fijar | Adónde va el correo |
|---|---|---|---|
| Autoarchivar | Outlook clásico para Windows | De 1 día a 60 meses, por carpeta | Un archivo .pst en tu equipo, o se elimina |
| Barrido | Nuevo Outlook, Outlook en la web, Outlook.com | 10 días, un remitente cada vez | Una carpeta que eliges, o Elementos eliminados |
| Directiva de archivo | Cuentas de trabajo de Microsoft 365 y Exchange, en cualquier Outlook | Solo las antigüedades que ofrece tu administrador | Tu buzón de archivo |
| Power Automate | Cuentas profesionales o educativas de Microsoft 365; se configura en la web | Cualquier número de días | Cualquier carpeta del mismo buzón |
| Buscar y mover | Cualquier Outlook | Cualquier fecha, a mano | Cualquier carpeta |
Por qué una regla no puede hacerlo
Una regla se comprueba una sola vez, cuando llega un mensaje. En ese momento todos los mensajes tienen cero días, así que una regla no tiene nada que esperar. La lista de Microsoft de las condiciones que admiten las reglas de Outlook clásico tiene una sola condición de fecha, y es un intervalo fijo entre dos fechas, no una antigüedad. Las reglas del nuevo Outlook y de la web se guardan en el servidor, y también ahí la única prueba de fecha que documenta Microsoft es recibido antes o después de una fecha fija. Una fecha fija no se mueve nunca, así que ningún tipo de regla puede decir «de más de 14 días».
Aun así, puedes usar reglas para una limpieza puntual. En Outlook clásico, una regla con ese intervalo de fechas más Ejecutar reglas ahora (en Archivo > Administrar reglas y alertas) mueve lo que ya está en una carpeta. El nuevo Outlook tiene un botón para ejecutar cada regla junto a ella en Configuración > Correo > Reglas. Ninguna de las dos vuelve a ejecutarse sola la semana siguiente. Consulta cómo mover correos automáticamente en Outlook para ver en qué son buenas las reglas, y reglas solo de cliente frente a reglas de servidor para saber por qué algunas solo se ejecutan con Outlook abierto.
Outlook clásico: Autoarchivar
Autoarchivar es la única función integrada que toma una antigüedad que eliges y la sigue aplicando. Se ejecuta en segundo plano y mueve los elementos con más antigüedad que esa fuera de la carpeta, a un archivo de datos de Outlook (.pst), o los elimina si lo configuras así.
- Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas > Configuración de Autoarchivar y configura Ejecutar Autoarchivar cada n días.
- Para dar a una carpeta su propia antigüedad, haz clic con el botón derecho en la carpeta, elige Propiedades y abre la pestaña Autoarchivar.
- En Limpiar elementos más antiguos que, escribe la antigüedad. Microsoft permite de un día hasta 60 meses, en días, semanas o meses. Para dos semanas, escribe 14 días.
- Elige Mover elementos antiguos a y el archivo .pst de destino, o Eliminar elementos de forma permanente si quieres que desaparezcan. Los elementos eliminados no se guardan en ningún sitio, así que compruébalo dos veces.
Conoce sus inconvenientes antes de confiar en él:
- El correo sale de tu buzón. Un archivo .pst está en un solo equipo. No verás ese correo en el nuevo Outlook, en la web ni en el móvil salvo que abras allí el archivo, y solo está tan seguro como la copia de seguridad de ese equipo.
- No está en el nuevo Outlook. Microsoft indica que Autoarchivar no está disponible en el nuevo Outlook para Windows. Si te cambias, la programación se detiene.
- Puede que las cuentas de trabajo no lo tengan. Microsoft señala que Autoarchivar podría no estar disponible con una cuenta de Exchange, y que la directiva de retención de una organización puede prevalecer sobre él.
Para hacer lo mismo una sola vez, a mano, usa Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos y escribe una fecha en Archivar elementos anteriores al. En qué se diferencia Autoarchivar del botón Archivar se explica en Archivar, Barrido y Limpiar en Outlook, explicados.
Nuevo Outlook, Outlook en la web y Outlook.com: Barrido
Barrido es lo más parecido a una regla por antigüedad que tiene el nuevo Outlook, con dos límites: funciona con un remitente cada vez y la antigüedad está fijada en 10 días. Entre las opciones de Barrido hay una que actúa sobre el correo de un remitente cuando tiene más de 10 días, y puedes elegir la carpeta a la que va (Elementos eliminados por defecto).
- Selecciona un correo del remitente.
- Elige Limpiar (el botón de Barrido) en la barra de herramientas.
- Elige la regla para ese remitente, la carpeta a la que mover los mensajes y selecciona Limpiar.
- Sirve para remitentes, no para temas. Boletines, notificaciones y recibos de una misma dirección encajan bien. El correo de compañeros y clientes no, porque necesitarías una regla de Barrido por persona.
- Se ejecuta una vez al día. Microsoft indica que las reglas de barrido se ejecutan una vez al día, así que un mensaje puede quedarse un poco más allá de su décimo día.
- Qué cuentas: Outlook.com, Hotmail, Live.com y Microsoft 365. No Gmail, Yahoo ni otras cuentas IMAP, y no Outlook clásico.
- Barrido no se puede usar desde Correo no deseado, Borradores, Elementos enviados ni Elementos eliminados.
Cuentas de trabajo de Microsoft 365: directivas de archivo
Si tu buzón está en Microsoft 365 o Exchange en el trabajo, tu administrador de TI puede darte directivas de archivo. Se ejecutan en el servidor, así que funcionan en cualquier Outlook que abras, y la antigüedad se cuenta desde el día en que el mensaje llegó a tu buzón.
- Outlook en la web: haz clic con el botón derecho en una carpeta o un mensaje, elige Asignar directiva y luego elige una. Usar directiva de carpeta principal deshace la elección.
- En Outlook clásico: haz clic con el botón derecho en la carpeta, elige Propiedades y usa la pestaña Directiva; para un solo mensaje, selecciónalo y elige Asignar directiva en la cinta.
Tres cosas deciden si esto te sirve:
- Las antigüedades las decide tu administrador. En el conjunto predeterminado de Microsoft, el correo que no has etiquetado se mueve al archivo a los dos años, y el movimiento más corto que puedes elegir es de un año (Personal 1 year move to archive). Las cortas, como una semana o un mes, eliminan en lugar de mover. Un movimiento a los 14 días solo existe si tu administrador lo ha creado.
- «Archivo» significa el buzón de archivo, llamado Archivo en línea en Outlook clásico y Archivo In-Place en el nuevo Outlook y en la web, no la carpeta Archivo. Sin un buzón de archivo, Microsoft indica que no se realiza ninguna acción.
- Es lento. Microsoft indica que las directivas se procesan una vez cada siete días, así que el correo puede quedarse una semana más allá de su antigüedad.
Cualquier antigüedad, cualquier carpeta: Power Automate
Si necesitas exactamente «mover todo lo de esta carpeta con más de 14 días a esa otra carpeta», un flujo programado de Power Automate lo hace, siempre que tu buzón sea una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365. Microsoft indica que Power Automate básico está incluido sin coste para cuentas profesionales o educativas con conectores estándar, y los conectores de Outlook son estándar. El esquema:
- En Power Automate, crea un flujo de nube programado con un desencadenador Periodicidad, por ejemplo una vez al día.
- Añade Obtener correos electrónicos (V3) del conector Office 365 Outlook para la carpeta que quieres vaciar, con Arriba en el valor más alto posible (1.000).
- Pon la antigüedad en su campo Consulta de búsqueda, como correo recibido en o antes de una fecha de hace 14 días:
received<=@{formatDateTime(addDays(utcNow(), -14), 'yyyy-MM-dd')}. Microsoft señala que los demás filtros del conector solo miran los primeros 250 correos de la carpeta, mientras que la consulta de búsqueda cubre toda la carpeta. - Para cada correo encontrado, añade Mover correo electrónico (V2) con la carpeta de destino. Mueve el correo dentro del mismo buzón.
Una ejecución encuentra como máximo 1.000 correos, así que un atasco grande se vacía en varias ejecuciones. Las cuentas personales de Outlook.com no pueden usarlo: Microsoft indica que Power Automate ya no admite cuentas de correo personales. Prueba antes el flujo en una carpeta de copia, porque una carpeta o un filtro equivocados mueven mucho correo muy rápido.
Una vez, a mano: buscar y mover
Para una sola limpieza, la búsqueda sirve en cualquier Outlook. Abre la carpeta y busca con la palabra clave received:, un periodo cada vez: received:"last year", luego received:"last month", o un solo día como received:1/15/2026. Selecciona todos los resultados y arrástralos a la carpeta que quieras. En Outlook.com también puedes indicar un intervalo de fechas separadas por dos puntos seguidos (..). Microsoft señala que la búsqueda de Outlook solo devuelve los primeros 1.000 resultados, así que repite hasta vaciar la carpeta.
¿Es la antigüedad el criterio adecuado?
Mover el correo por antigüedad lo saca de la bandeja de entrada, pero pone el contrato de un cliente y el boletín del mes pasado en el mismo sitio. Si vas a buscar el correo antiguo por un nombre o una palabra, no pasa nada: un archivo se puede buscar. Si necesitas ver junto todo lo de un cliente o un proyecto, la antigüedad es el criterio equivocado, y clasificar por tema funciona mejor. Cómo organizar el correo en Outlook propone una estructura de carpetas que funciona junto con un archivo.
Si lo que te lleva tiempo es mover los correos a carpetas, Folder Suggest es un complemento de Outlook que sugiere la carpeta adecuada para cada correo a partir de las carpetas que ya tienes, así que mover cada correo a su carpeta cuesta un clic. Tiene un plan gratuito.
Preguntas frecuentes
¿Puede una regla de Outlook mover los correos de más de 30 días?
No. Las reglas actúan sobre un mensaje cuando llega, y ninguna de sus condiciones mide la antigüedad. Las reglas solo pueden comprobar fechas fijas, como el correo recibido entre dos fechas, lo que sirve para una limpieza puntual con Ejecutar reglas ahora, pero las fechas no avanzan solas. Para una antigüedad que se va desplazando, usa Autoarchivar, Barrido, una directiva de archivo o Power Automate.
¿Funciona Autoarchivar en el nuevo Outlook?
No. Microsoft indica que Autoarchivar no está disponible en el nuevo Outlook para Windows. En el nuevo Outlook, Barrido puede mover el correo de un remitente cuando tiene más de 10 días, y una cuenta de trabajo de Microsoft 365 puede tener directivas de archivo.
¿Por qué mi directiva de archivo no ha movido nada?
Hay tres motivos habituales. Las directivas se procesan aproximadamente una vez cada siete días, así que no pasa nada de inmediato. Una directiva que mueve al archivo necesita un buzón de archivo, y si no tienes ninguno, no se realiza ninguna acción. Y las antigüedades son las que haya configurado tu administrador de TI: en el conjunto predeterminado de Microsoft, el correo sin etiquetar se mueve a los dos años y el movimiento más corto que puedes elegir es de un año.
¿Cómo muevo de una vez todos los correos anteriores a una fecha?
Busca en la carpeta con la palabra clave received: un periodo cada vez, por ejemplo el año pasado y luego el mes pasado, selecciona los resultados y muévelos. La búsqueda de Outlook devuelve como máximo 1.000 resultados, así que repite hasta vaciar la carpeta. En Outlook clásico, Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos mueve en cambio todo lo anterior a una fecha a un archivo .pst.