Cómo guardar un correo como PDF en Outlook (e imprimirlo)
Necesitas un correo en PDF, para un registro, una reclamación o alguien que no usa Outlook. Outlook no tiene un botón Guardar como PDF, pero en un ordenador todas las versiones pueden hacerlo mediante Imprimir. Los mismos pasos sirven para imprimir el correo en papel.
En resumen: abre el correo y elige Imprimir, y luego elige una impresora PDF en lugar de una real. En Outlook clásico para Windows, ve a Archivo > Imprimir y elige Microsoft Print to PDF. En el nuevo Outlook y en Outlook en la Web, selecciona Imprimir en la pestaña Inicio, selecciona Imprimir en la parte superior de la vista previa si se abre una y elige Microsoft Print to PDF (en el navegador también funciona su opción Guardar como PDF). En un Mac, ve a Archivo > Imprimir, selecciona la flecha junto a PDF y luego Guardar como PDF. Elige una carpeta y un nombre de archivo y selecciona Guardar. Para imprimir en papel, elige tu impresora en ese mismo paso. El PDF contiene el mensaje, no sus adjuntos, así que guárdalos por separado.
Dónde están Imprimir y Guardar en cada Outlook
| Outlook | Guardar como PDF | Guardar como archivo de correo |
|---|---|---|
| Nuevo Outlook para Windows | Inicio > Imprimir, luego Imprimir en la vista previa y Microsoft Print to PDF | Más acciones > Guardar como |
| Outlook clásico para Windows | Archivo > Imprimir, luego Microsoft Print to PDF | Archivo > Guardar como (varios formatos, entre ellos HTML) |
| Outlook en la Web y Outlook.com | Inicio > Imprimir, luego Microsoft Print to PDF o Guardar como PDF del navegador | Más acciones > Descargar (.eml o .msg) |
| Outlook para Mac | Archivo > Imprimir, luego PDF > Guardar como PDF | Microsoft no lo describe |
| Outlook para iPhone y Android | No desde Outlook. Imprime desde Más opciones y luego usa la pantalla de impresión del propio teléfono | Microsoft no lo describe |
Cómo guardar un correo como PDF en el nuevo Outlook para Windows
El artículo de Microsoft sobre cómo guardar mensajes dice que el nuevo Outlook no ofrece PDF como tipo de archivo al guardar, así que imprimes a PDF. Microsoft Print to PDF es la impresora PDF integrada en Windows.
- Selecciona el correo.
- Selecciona Imprimir en la pestaña Inicio. Se abre una vista previa de impresión.
- Selecciona Imprimir en la parte superior de la vista previa para abrir el cuadro de diálogo de impresión.
- En la lista Impresora, selecciona Microsoft Print to PDF y luego Imprimir.
- En la ventana de guardado que se abre (Save Print Output As en Windows en inglés), elige una carpeta, escribe un nombre de archivo y selecciona Guardar.
Si no ves Imprimir en la pestaña Inicio, abre el menú Más acciones (...) del mensaje y selecciona Imprimir ahí. Esto también funciona en la Web. Si ninguna de las dos cosas coincide con tu pantalla, puede que estés en Outlook clásico.
Cómo guardar un correo como PDF en Outlook clásico
Outlook clásico tampoco incluye PDF en Guardar como. Usa Imprimir:
- Abre el correo y selecciona Archivo > Imprimir.
- En la lista Impresora, elige Microsoft Print to PDF y luego Imprimir.
- En la ventana de guardado que se abre (Save Print Output As en Windows en inglés), elige una carpeta, escribe un nombre de archivo y elige Guardar.
No se imprime nada en papel. El PDF se guarda en la carpeta que elegiste.
Cómo guardar un correo como PDF en Outlook en la Web y Outlook.com
Los pasos en la Web son los mismos para cuentas de trabajo o educativas y para cuentas personales de Outlook.com:
- Selecciona el correo.
- Selecciona Imprimir en la pestaña Inicio. Si se abre una vista previa, selecciona Imprimir en su parte superior. Se abre el cuadro de diálogo de impresión del navegador.
- Elige la impresora PDF. Microsoft menciona Microsoft Print to PDF, que viene con Windows. La opción de PDF del propio navegador también funciona, y es la que hay que usar en un Mac o en cualquier ordenador sin la impresora PDF de Windows. En Microsoft Edge es la impresora Guardar como PDF de esa misma lista, que la ayuda de Edge de Microsoft menciona como alternativa a Microsoft Print to PDF.
- Selecciona Imprimir o Guardar y luego elige una carpeta y un nombre de archivo.
Cómo guardar un correo como PDF en Outlook para Mac
Según el artículo de Microsoft sobre el PDF:
- Abre el correo y selecciona Archivo > Imprimir.
- En la ventana de impresión, selecciona la flecha junto a PDF.
- Selecciona Guardar como PDF.
- Elige una ubicación, escribe un nombre de archivo y selecciona Guardar.
Guardar un correo como PDF en iPhone o Android
La aplicación de Outlook no tiene opción de PDF. La ayuda de Microsoft para la aplicación sitúa Imprimir bajo los tres puntos, Más opciones, arriba a la derecha de una conversación, y dice que se aplica a toda la conversación. Todo lo que viene después, incluido guardar un PDF, ocurre en la pantalla de impresión o de compartir del propio teléfono, que queda fuera de Outlook. Microsoft no da pasos para eso.
Si no ves Imprimir en la aplicación, usa Outlook en la Web o un ordenador.
Cómo imprimir un correo en Outlook
Imprimir en papel sigue el mismo camino. Elige tu impresora en lugar de la de PDF.
- Outlook clásico: selecciona el correo y luego Archivo > Imprimir o Ctrl+P. Elige Estilo memo y luego Imprimir. Estilo de tabla imprime una lista de mensajes, no el correo en sí.
- Nuevo Outlook: selecciona el correo, selecciona Imprimir en la pestaña Inicio y luego otra vez Imprimir en la parte superior de la vista previa. En el cuadro de diálogo Imprimir, elige una impresora, un diseño y las páginas, y selecciona Imprimir.
- Outlook en la Web y Outlook.com: selecciona el correo y selecciona Imprimir en la pestaña Inicio. Si se abre una vista previa, selecciona Imprimir en su parte superior. Luego elige una impresora, un diseño y las páginas en el cuadro de diálogo Imprimir.
- Mac: Archivo > Imprimir y luego elige tu impresora.
Por qué un correo impreso o en PDF se ve mal o sale cortado
El artículo de Microsoft sobre la impresión y su artículo sobre imprimir parte de un mensaje describen las opciones que cambian el aspecto de lo que imprimes:
- Bordes cortados, tamaño u orientación incorrectos (Outlook clásico): en Archivo > Imprimir > Opciones de impresión, abre Configurar página para cambiar los márgenes, la orientación, el tamaño del papel, las fuentes y el encabezado y el pie de página. Propiedades, junto a la impresora, también fija la orientación y el papel.
- Bordes cortados (nuevo Outlook, Web): prueba otro diseño en el cuadro de diálogo Imprimir.
- No se imprime una imagen del correo (nuevo Outlook, Web): Microsoft dice que actualmente no puedes imprimir una imagen del cuerpo de un mensaje. Haz clic con el botón derecho en ella, selecciona Guardar imagen como y luego, en el Explorador de archivos, haz clic con el botón derecho en el archivo y elige Imprimir. Si ahí la imagen sale cortada, desmarca Ajustar imagen al marco.
- Un correo o una conversación larga: en Outlook clásico, elige las páginas en Intervalo de páginas dentro de Opciones de impresión, y selecciona antes Vista previa para ver cuáles necesitas. En el móvil, Imprimir abarca toda la conversación.
- Solo una parte de un correo (Outlook clásico): abre el mensaje, ve a Mensaje > Más acciones de movimiento > Ver en el explorador, selecciona en el navegador la parte que quieres, abre Imprimir y, en Intervalo de páginas, elige Selección.
- La propia impresora falla: Microsoft te remite al manual o al sitio web del fabricante de la impresora.
¿Se incluyen los adjuntos en el PDF?
Los pasos de Microsoft para el PDF guardan solo el mensaje, y ninguno dice que los adjuntos entren en el PDF. Guarda los adjuntos como archivos propios.
- Outlook clásico: selecciona la flecha junto al adjunto y elige Guardar como para un archivo, o Guardar todos los datos adjuntos para todos los archivos del mensaje. Van a tu carpeta Documentos salvo que elijas otra, según el artículo de Microsoft sobre los adjuntos.
- Nuevo Outlook y la Web: abre el menú junto al adjunto y elige Descargar, Guardar en OneDrive o Descargar todo.
- Mac: el artículo de Microsoft sobre los adjuntos en Mac describe Descargar para un archivo y Descargar todo para todos.
Para imprimir en papel los adjuntos junto con el correo en Outlook clásico, marca Imprimir archivos adjuntos en Opciones de impresión. La opción sigue activada hasta que la desmarques. En el nuevo Outlook y en la Web, abre el adjunto con Vista previa y selecciona Imprimir, como describe el artículo de Microsoft sobre imprimir adjuntos. Los archivos que Outlook no puede previsualizar hay que abrirlos antes en su propia aplicación.
¿Se pueden guardar varios correos como PDF a la vez?
No como función integrada. Microsoft documenta cómo guardar un PDF de un mensaje cada vez. Para guardar muchos correos en un solo archivo, Outlook clásico puede exportar una carpeta o un buzón entero a un archivo de datos de Outlook (.pst) mediante Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo. El nuevo Outlook puede exportar el correo mediante Configuración > Archivos > Exportar, según el artículo de Microsoft sobre la exportación. Un archivo .pst se abre en Outlook, no en un lector de PDF.
Otras formas de guardar un correo: .msg, .eml, HTML y texto
- Outlook clásico: abre el correo, selecciona Archivo > Guardar como y elige un formato en la lista Guardar como tipo. Microsoft dice que guardar como HTML conserva el formato, las imágenes, los vínculos y las líneas De, Para, CC y Asunto, y que puedes abrir ese archivo en Word para crear un .docx.
- Nuevo Outlook: selecciona Más acciones > Guardar como, o haz clic con el botón derecho en el mensaje y elige Guardar como. El archivo recibe el nombre del asunto.
- Outlook en la Web y Outlook.com: selecciona Más acciones > Descargar. El mensaje se guarda como archivo .eml o .msg, normalmente en tu carpeta Descargas.
Preguntas frecuentes
¿Tiene Outlook un botón Guardar como PDF?
No. Microsoft dice que el nuevo Outlook, Outlook clásico y Outlook en la Web no incluyen PDF como tipo de archivo al guardar. En su lugar, imprimes el correo en una impresora PDF: Microsoft Print to PDF en Windows, o Guardar como PDF en un Mac o en el navegador.
¿Dónde está Microsoft Print to PDF?
Es la impresora PDF integrada en Windows. Selecciónala en la lista Impresora del cuadro de diálogo de impresión, selecciona Imprimir y luego elige una carpeta y un nombre de archivo en la ventana de guardado que se abre.
¿Dónde está Imprimir en el nuevo Outlook?
Selecciona el correo y luego Imprimir en la pestaña Inicio. Se abre una vista previa; selecciona Imprimir en la parte superior para llegar al cuadro de diálogo de impresión.
¿Se guardan los adjuntos en el PDF?
Los pasos de Microsoft para el PDF guardan solo el mensaje. Guarda los adjuntos por separado: Guardar todos los datos adjuntos en Outlook clásico, Descargar todo en el nuevo Outlook y Outlook en la Web, o Descargar todo en Outlook para Mac.
¿Por qué sale cortado el correo de Outlook al imprimirlo?
En Outlook clásico, abre Archivo > Imprimir > Opciones de impresión > Configurar página y revisa los márgenes, la orientación y el tamaño del papel. En el nuevo Outlook y en la Web, prueba otro diseño en el cuadro de diálogo Imprimir.
¿Puedo guardar un correo como PDF desde el móvil?
No desde la propia aplicación de Outlook. Su opción Imprimir, en Más opciones arriba a la derecha de una conversación, imprime la conversación entera, y cualquier opción de PDF pertenece a la pantalla de impresión del propio teléfono. Microsoft no da pasos para esa parte.
¿Puedo guardar muchos correos como PDF a la vez?
No con una función integrada. Microsoft documenta un mensaje cada vez. Para guardar muchos correos en un solo archivo, expórtalos a un archivo .pst desde Outlook clásico o el nuevo Outlook.