Outlook 邮件合并：如何用 Word 和 Excel 群发个性化邮件
你需要把同一封邮件发给一批人，每封都带上对方自己的姓名或信息，而且每人单独收到一封。Outlook 本身做不到这一点。标准做法是在 Word 中进行邮件合并，名单放在 Excel 中，通过经典 Outlook 发送。
简而言之：把名单放进 Excel，其中一列是电子邮件地址，然后打开 Word 桌面应用，转到邮件 > 开始邮件合并 > 电子邮件。选择选择收件人 > 使用现有列表来连接电子表格，用插入合并域或问候语添加字段，再用预览结果检查每封邮件。在发给名单之前，先用一份每个地址都是你自己的电子表格副本运行一次合并，看看收到的是什么。然后连接真实的名单，选择完成并合并 > 发送电子邮件，在收件人下选择地址列，输入主题行，选择邮件格式，然后选择确定：邮件会立即发出。在 Windows 上，Word 通过经典 Outlook 发送：新版 Outlook for Windows 不支持 Word 使用的连接方式。每个人收到的都是自己的一封邮件，没有抄送，没有密件抄送，也没有附件。
哪些 Outlook 可以用于邮件合并
Word 的邮件合并到电子邮件需要兼容 MAPI 的电子邮件程序，而 Microsoft 的新版与经典 Outlook 比较列出 MAPI 在经典 Outlook 中可用，在新版 Outlook 中不支持。2024 年 2 月，Microsoft Q&A 上的一位 Microsoft 版主回答说，新版 Outlook for Windows 不支持从 Word 发送邮件合并，并建议用右上角的切换开关切换回经典 Outlook。
| Outlook | Word 邮件合并到电子邮件 | 内置邮件合并 |
|---|---|---|
| 经典 Outlook for Windows | 可以，配合 Word for Windows | 没有，要通过 Word |
| 新版 Outlook for Windows | 不可以。请切换到经典 Outlook | 只有基本功能，没有个性化字段（列为“部分可用”） |
| Outlook 网页版（工作或学校帐户） | 不可以。Word 网页版无法创建邮件合并 | 只有基本功能，据 Microsoft 的路线图 |
| Outlook.com（个人） | 可以，前提是该帐户已在 Windows 上的经典 Outlook 中设置，或在 Mac 的默认电子邮件应用中设置 | – |
| Outlook for Mac | Word for Mac 通过你的默认电子邮件应用发送（Microsoft 没有说明新版 Outlook for Mac 是否可用） | – |
Microsoft 的《创建邮件合并》页面说，目前无法在 Word 网页版中创建邮件合并，所以你需要 Windows 或 Mac 上的 Word 桌面应用。Microsoft 没有介绍在手机上的 Outlook 应用中进行邮件合并的方法。
开始之前：准备 Excel 列表
Microsoft 的 Excel 邮件合并文章给出了以下规则：
- 每一列的名称要与你想插入的字段一致，例如名字、姓氏和电子邮件。名字和姓氏请分成两列。
- 把所有数据放在工作簿的第一个工作表中。
- 正确设置百分比、货币和邮政编码的格式，以便 Word 读取。Microsoft 的准备 Excel 数据源指南补充说：要把邮政编码列设置为文本格式，否则开头的零会被删除。
- 把文件存储在你的电脑上，并在连接到 Word 之前完成所有修改。
如何在 Outlook 中进行邮件合并（Word for Windows 和经典 Outlook）
确保经典 Outlook 中已设置好你要用来发送的帐户。这些步骤依据 Microsoft 的群发电子邮件文章、数据源页面和合并到电子邮件页面。第 7 步到第 14 步先给你自己发一封测试邮件，第 15 步才发给名单。
- 在 Word 中打开一个空白文档，转到邮件 > 开始邮件合并 > 电子邮件。撰写邮件内容。
- 选择选择收件人 > 使用现有列表。浏览到 Excel 文件，然后选择打开。
- 在打开工作簿框中，选择工作表。单元格区域留空即可使用整个工作表，然后选择确定。
- 要排除某些人，选择编辑收件人列表，取消勾选每个人旁边的复选框。
- 在要放个人信息的位置单击。选择问候语，选择一种格式，然后选择确定；或者选择插入合并域下方的箭头，选择一列，例如名字。然后保存文档。
- 选择预览结果，用下一记录和上一记录逐条查看记录。在几封邮件中检查姓名、空格和格式。
- 在发送任何邮件之前，先连接一个测试列表。保存一份电子表格副本，保留两三行，把每个电子邮件地址都换成你自己的。在 Word 中，用选择收件人 > 使用现有列表连接这份副本。在重新连接真实列表之前，合并只会发给你自己。
- 选择完成并合并 > 发送电子邮件。
- 在收件人下，选择包含电子邮件地址的列。
- 在主题行中输入主题。
- 在邮件格式下，保留HTML（默认值）或选择纯文本。纯文本会去掉所有格式和图形。
- 在发送记录下，保留全部。在测试列表中，每一行都是你自己。
- 选择确定。之后没有确认界面：Word 会立即通过 Outlook 为每个选中的行发送一封邮件。
- 打开收件箱中的测试邮件，检查主题、字段和格式。如果有问题，修改文档，然后在测试列表上重复第 8 步到第 13 步。
- 测试结果没问题后，用选择收件人 > 使用现有列表连接真实的列表，再检查一遍编辑收件人列表和预览结果，然后重复第 8 步到第 13 步，发给所有人。
如果想再次使用，请保存这个 Word 文档：它会保留与电子表格的链接。
如何先给自己发一封测试邮件
测试能在别人看到之前发现收件人下选错的列、出错的字段或有问题的主题。上面的第 7 步到第 14 步使用的是列表的副本。如果你宁愿只用一个电子表格，可以改用你自己的一行加上记录范围：
- 在电子表格中把你自己的姓名和电子邮件地址添加为第一行数据，然后在连接到 Word 之前保存。
- 在 Word 中，选择预览结果，确认记录 1 是你自己。
- 选择完成并合并 > 发送电子邮件。在发送记录下，选择从 1 到 1，然后选择确定。只有你那一行会被发送。
- 在收件箱中检查这封邮件。
- 在发给所有人之前，选择编辑收件人列表，取消勾选你那一行旁边的复选框，这样你就不会再收到一份。
- 再次运行完成并合并 > 发送电子邮件，把发送记录设为全部。
当前记录会发给预览结果正在显示的那一行。在真实列表上，除非屏幕上显示的是你自己的那一行，否则它会发给一位真实的收件人。
如何在 Mac 上进行邮件合并（Word for Mac 和 Outlook for Mac）
你的 Mac 需要设置默认电子邮件应用，否则合并到电子邮件会一直不可用。Microsoft 的 Mac 步骤没有介绍记录范围，所以请用列表的副本来测试。步骤来自同一篇 Microsoft 文章：
- 转到邮件 > 开始邮件合并 > 电子邮件，撰写邮件内容。
- 转到邮件 > 选择收件人，选择你的列表。
- 转到邮件 > 插入合并域，添加你需要的字段。
- 转到邮件 > 预览结果，用箭头检查每封邮件。
- 在发送任何邮件之前，先连接一个测试列表。保存一份电子表格副本，其中每个电子邮件地址都是你自己的，然后转到邮件 > 选择收件人，选择这份副本。
- 转到邮件 > 完成并合并 > 合并到电子邮件。设置收件人字段、主题和格式：文本、HTML 或附件。
- 选择邮件合并到发件箱。
- 检查你收到的测试邮件。没问题后，转到邮件 > 选择收件人，选择真实的列表，再检查一遍预览结果，然后重复第 6 步和第 7 步，发给所有人。
如果选择附件格式，每封邮件都没有正文，而是把文档作为附件发送。
新版 Outlook 和 Outlook 网页版中的邮件合并
Microsoft 的比较页面把新版 Outlook 中的邮件合并列为“部分可用”。它的 Microsoft 365 路线图条目 423047 解释了差距所在。Outlook 网页版和新版 Outlook for Windows 中目前的基本邮件合并（Mail Merge (Basic)）不会按收件人填入字段。高级邮件合并（Mail Merge (Advanced)）的目标是给每位收件人单独发一封邮件，收件人列表中只有对方自己的地址，并用姓名等信息进行个性化。
截至 2026 年 11 月，路线图把高级邮件合并列为“In development”（正在开发），公开预览在 2026 年 8 月，正式发布在 2026 年 9 月。这些日期已经过去，状态却没有变化，所以在据此做计划之前，请先查看这个路线图条目。在它推出之前，在 Windows 上进行个性化合并就意味着要用 Word 和经典 Outlook。
邮件合并的限制：附件、抄送和密件抄送
来自 Microsoft 的群发电子邮件文章，适用于 Windows 上的 Word：
- Windows 上不能带附件。Microsoft 表示不能添加附件，但可以包含链接。请把文件放到 OneDrive 或 SharePoint 上，然后链接到它。
- 不能抄送或密件抄送。Word 会给每个地址单独发送一封邮件，无法抄送给其他人。
邮件合并的 Outlook 发送限制
合并会为每个选中的行发送一封邮件，所以长名单可能会达到帐户的每日上限。截至 2026 年 11 月：
- 工作或学校帐户（Exchange Online）：Microsoft 的 Exchange Online 限制是每天 10,000 个收件人，每分钟 30 封邮件。每分钟超过 30 封的邮件会被暂缓，在接下来的几分钟内发送。你的组织还有每日外部收件人上限，取决于许可证数量。如果你从默认的、以 onmicrosoft.com 结尾的地址发送，整个组织每天只能发给 100 个外部收件人。一旦达到 10,000，就要等过去 24 小时内的数量降到上限以下才能再次发送。
- Outlook.com：Microsoft 的发送限制页面给 Microsoft 365 订阅用户每天 5,000 个收件人，其中只有 1,000 个可以是你从未发过邮件的人。页面说，非订阅用户和新帐户的上限更低，但没有给出数字。
Microsoft 表示，Exchange Online 不是为客户简讯这类批量商业邮件设计的，并建议使用专门的服务。邮件合并适合发给与你有往来的人，不适合营销名单。
常见问题
不用 Word 能在 Outlook 中进行邮件合并吗？
截至 2026 年 11 月，无法进行个性化的邮件合并。新版 Outlook 和 Outlook 网页版有一个基本的邮件合并，但不会按收件人填入姓名或其他字段。Microsoft 的路线图把个性化的高级邮件合并（Mail Merge (Advanced)）列为正在开发。目前请在经典 Outlook 中使用 Word 的“邮件”选项卡。
为什么 Word 的邮件合并在新版 Outlook 中发不出去？
Word 通过兼容 MAPI 的电子邮件程序发送合并邮件，而 Microsoft 列出新版 Outlook for Windows 不支持 MAPI。请切换回经典 Outlook，然后重新运行合并。
能在 Outlook 的邮件合并中添加附件吗？
Word for Windows 不行。Microsoft 表示不能添加附件，但可以包含链接，所以请把文件放到 OneDrive 或 SharePoint 上，然后链接到它。在 Word for Mac 中，附件格式会把合并后的文档本身作为附件发送，不带正文。
邮件合并能抄送或密件抄送给别人吗？
不能。Word 会给列表中的每个地址单独发送一封邮件，无法添加抄送或密件抄送收件人。
用 Outlook 进行邮件合并，最多能发多少封邮件？
截至 2026 年 11 月，Exchange Online 上的工作或学校帐户每天可以发给 10,000 个收件人，每分钟最多 30 封邮件；如果从默认的 onmicrosoft.com 地址发送，每天只能发给 100 个外部收件人。Outlook.com 允许 Microsoft 365 订阅用户每天发给 5,000 个收件人，但其中只有 1,000 个可以是你从未发过邮件的人。免费帐户的上限更低。
如何在不给所有人发邮件的情况下测试邮件合并？
先用预览结果检查每封邮件。然后连接一份电子表格副本，其中每个电子邮件地址都是你自己的，用它运行合并。在 Windows 上，也可以把你自己的地址放在第一行，把发送记录设为从 1 到 1，只发送这一行。测试结果没问题后，连接真实的列表（或者在编辑收件人列表中取消勾选你自己的那一行），再预览一遍，然后发送。