如何添加或更改 Outlook 签名，以及签名有时不显示的原因
你想让邮件自动带上姓名和联系方式，不必每次都输入，或者你设置好的签名不见了、过时了。每个 Outlook 都把这项设置放在自己的位置，在一个 Outlook 中创建的签名，不一定会出现在另一个 Outlook 中。
简而言之：在新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com 中，转到设置 > 帐户 > 签名，选择添加签名，输入内容，勾选新邮件以及回复和转发的复选框，然后选择保存。在经典 Outlook 中，打开一封新邮件，选择签名 > 签名。在 Mac 上，转到Outlook > 设置，然后选择签名。在 iPhone 或 Android 应用中，转到设置，然后选择签名。要更改签名，回到同一位置编辑即可。如果回复中没有签名，还要设置回复和转发的默认签名，因为这项设置是分开的。
各版本 Outlook 的签名设置在哪里
| Outlook | 创建或更改 | 在新邮件和回复中自动添加 |
|---|---|---|
| 新版 Outlook for Windows | 设置 > 帐户 > 签名 | 签名上的复选框 |
| 经典 Outlook for Windows | 新邮件，邮件 > 签名 > 签名 | “新邮件”和“回复/转发”下拉列表 |
| Outlook 网页版和 Outlook.com | 设置 > 帐户 > 签名 | 签名上的复选框 |
| Outlook for Mac | Outlook > 设置，然后选择“邮件”下的“签名” | “对于新邮件”和“回复或转发” |
| Outlook for iOS 和 Android | 设置，然后选择“邮件”下的“签名” | Microsoft 没有介绍单独的回复设置 |
如何在新版 Outlook 和 Outlook 网页版中添加签名
Microsoft 的签名文章为新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com 给出了相同的步骤。
- 选择设置（齿轮图标），然后选择帐户 > 签名。
- 在新版 Outlook 中，如果有多个帐户，请选择帐户。
- 选择添加签名，并起一个容易区分的名称。
- 在编辑框中输入签名并设置格式。
- 使用底部的复选框把它应用到新邮件以及回复和转发，或者留空，以便手动添加。
- 选择保存。
截至 2026 年 11 月，使用个人帐户的 Outlook 网页版（英文界面）显示的是 Account 而不是 Accounts，复选框的文字是 Set default for new messages（设为新邮件的默认签名）和 Set default for replies and forwards（设为回复和转发的默认签名）。如果这些步骤与你在 Windows 上看到的界面不符，你用的可能是经典 Outlook。
如何在经典 Outlook 中添加签名
- 打开一封新邮件。在邮件菜单上，选择签名 > 签名。
- 在电子邮件帐户下拉列表中选择帐户。
- 在选择要编辑的签名下，选择新建并输入名称。
- 在编辑签名下编写签名。如需项目符号、表格或边框，请在 Word 中制作后粘贴进来。
- 在选择默认签名下，在新邮件和回复/转发中选择一个签名，或者保留(无)。
- 选择确定。
经典 Outlook 不会把新签名添加到你在第 1 步打开的邮件中。这封邮件需要手动添加。
如何在 Outlook for Mac 中添加签名
以下步骤来自 Microsoft 的Mac 签名文章：
- 在Outlook菜单上，选择设置。在邮件下，选择签名。
- 选择无标题并重命名默认签名，或者添加一个新签名并命名。
- 在签名编辑器中输入签名并设置格式。
- 在设置默认签名下选择帐户，然后设置对于新邮件和回复或转发。
- 关闭签名窗口。
旧版 Outlook for Mac 显示的是电子邮件而不是邮件，是选择默认签名而不是设置默认签名。Microsoft 给出的时间是，对于大多数许可证，支持在 2026 年 10 月结束。
如何更改 Outlook 签名
- 新版 Outlook、Outlook 网页版、Outlook.com：转到设置 > 帐户 > 签名，选择签名旁边的编辑签名按钮，进行更改，然后选择保存。
- 经典 Outlook：转到文件 > 选项 > 邮件 > 签名，选择签名并编辑，然后选择保存和确定。
- Mac：在签名中，在签名名称下选择签名，选择编辑，更新后关闭窗口。
- iPhone 和 Android：转到设置，点击邮件下的签名，然后编辑文字。
如何在签名中添加徽标、图片或链接
经典 Outlook：
- 打开一封新邮件，选择签名 > 签名，然后在选择要编辑的签名中选择签名。
- 选择图像按钮，找到文件，然后选择插入。
- 要调整大小，请右键单击图片，选择图片，然后打开大小选项卡。保持勾选锁定纵横比。
- 选择两次确定。
如需添加链接，请使用编辑签名下的小格式栏。Microsoft 的社交图标文章使用的是插入 > 超链接：在地址框中输入网址，然后选择确定。
Mac：在签名编辑器中，选择查看更多项目 (...)来添加照片、徽标或图片。如需添加链接，请选择链接，输入要显示的文本和地址，然后选择确定。
新版 Outlook、Outlook 网页版、Outlook.com：在签名编辑器中，把光标放在要插入图片的位置，然后选择插入图片，这是 Microsoft 的徽标文章中的叫法。找到文件并选择打开，然后拖动一角调整大小。截至 2026 年 11 月，使用个人帐户的 Outlook 网页版把它显示为图片，位于编辑器的插入选项卡上，旁边是链接。给自己发一封测试邮件，看看效果。
回复、多个签名和多个帐户
- 新邮件和回复的设置是分开的，手机应用除外，所以你可以在新邮件中使用完整签名，在回复中使用较短的签名。
- 多个签名：新版 Outlook、经典 Outlook、网页版和 Mac 都可以保存多个。起清楚的名称，便于从列表中选择。
- 多个帐户：每个帐户都要设置。在新版 Outlook 中，先选择帐户。在经典 Outlook 中，使用电子邮件帐户。在 Mac 上，在设置默认签名下选择帐户。
如何手动为单封邮件添加签名
- 新版 Outlook：在邮件选项卡的插入组中，选择签名，然后选择一个。
- 经典 Outlook、Outlook 网页版、Outlook.com：在邮件选项卡上，选择签名，然后选择一个。
- Mac：在邮件正文中单击。在功能区上选择签名，它可能在查看更多项目 (...)下。如果没有，请自定义工具栏来添加。
Outlook 应用（iPhone 和 Android）中的签名
- 打开设置。在邮件下，点击签名。
- 输入签名，或者打开每个帐户签名并为每个帐户分别输入。
Microsoft 针对该应用的页面没有给出添加图片、在回复中使用不同签名、保存多个签名或手动插入签名的步骤。它也没有说应用会从其他 Outlook 获取签名，所以请在应用中输入。“Get Outlook for”加上手机系统的名称是该应用的默认签名，在你设置自己的签名之前一直使用。
为什么 Outlook 签名不显示或显示不正常
- 回复和转发中没有签名。这项默认设置是分开的。在经典 Outlook 中，回复/转发起初是(无)。
- 图片不见了。纯文本无法在邮件内显示图片，所以请检查这封邮件的格式。在新版 Outlook 中，从选项切换单封邮件的格式，并在邮件格式下设置默认格式，它位于设置 > 邮件 > 撰写和答复中。在经典 Outlook 中，使用设置文本格式，并在撰写邮件的格式设置下设置默认格式，它位于文件 > 选项 > 邮件中。
- 你在用另一个帐户发送。默认设置属于各个帐户。
- 你换了一台电脑。在经典 Outlook 中，Microsoft 表示默认签名会跟随帐户到其他设备，其余签名则留在创建它们的设备上，位于此设备上的签名下。
- 在 Outlook 中有，在网页版中没有，或者相反。Microsoft 表示，签名会在 Outlook for Windows 中漫游（内部版本 2303 或更高版本），适用于 Microsoft 365 和 Outlook.com 邮箱；对于工作帐户，它在网页版和新版 Outlook 中默认开启，除非管理员将其关闭。它的签名文章还说，使用 Microsoft 帐户时，需要在两边都创建。如果你的签名没有跟过来，请在那边重新创建。
- 没有从经典 Outlook 转到新版 Outlook。签名在导入设置列表中，但前提是在经典 Outlook 的选项中勾选了常规 > 将我的 Outlook 设置存储在云中，这需要重启 Outlook。要重新导入，请转到设置 > 帐户 > 你的帐户，选择最上面帐户旁边的管理，然后选择开始使用。如果仍然没有，请手动复制过去。
- 图片变成了附件。Microsoft 表示，矢量标记语言 (VML) 标记可能导致这种情况，并推荐使用上面的图像按钮步骤。
由 IT 设置的全公司签名
使用工作或学校帐户时，管理员可以用邮件流规则在服务器上为邮件添加签名。Microsoft 把这些称为免责声明。你无法在 Outlook 的签名设置中更改它，请询问 IT。这解释了几种奇怪的现象：
- 已发送邮件中没有它。Microsoft 表示你在那里看不到它。
- 最新回复下面没有它。规则无法把它放在那里，管理员还可以把它限制在对话的第一封邮件。
- 同事收不到它。规则可以只应用于组织外部的收件人。
- 缺了一行。如果某一行的信息（例如电话号码）在你的帐户中没有填写，这一行会被跳过。
- 你有两个签名。规则是在你发送的内容上追加，所以如果两者重复，请关闭你自己的签名。
常见问题
为什么在 Outlook 中回复时不显示我的签名？
回复和转发有自己的默认设置，与新邮件分开。在经典 Outlook 中，在“签名 > 签名”的“回复/转发”下选择一个签名。在新版 Outlook 和网页版中，在“设置 > 帐户 > 签名”中编辑签名，并勾选回复和转发的复选框。
如何更改 Outlook 签名？
在新版 Outlook 和网页版中，转到“设置 > 帐户 > 签名”，选择“编辑签名”按钮，然后选择“保存”。在经典 Outlook 中，转到“文件 > 选项 > 邮件 > 签名”。在 Mac 上，转到“Outlook > 设置”，然后选择“邮件”下的“签名”，再选择“编辑”。
可以为每个电子邮件帐户使用不同的签名吗？
可以。新版 Outlook、经典 Outlook 和 Outlook for Mac 都可以选择签名或默认设置所适用的帐户，然后为每个帐户重复这些步骤。在 iPhone 和 Android 应用中，请打开“每个帐户签名”。
为什么 Outlook 签名中的徽标不见了？
有记录的一个原因是纯文本，它无法在邮件内显示图片，所以请检查邮件是否为 HTML 格式。如果图片反而变成了附件，请用经典 Outlook 的“图像”按钮重新插入，这是 Microsoft 推荐的做法。
可以在 Outlook 手机应用中给签名添加图片吗？
Microsoft 针对 iPhone 和 Android 应用的页面没有给出相应步骤。它只介绍了如何输入签名，可以所有帐户共用一个，也可以每个帐户一个。
为什么我的签名没有从经典 Outlook 转到新版 Outlook？
只有在经典 Outlook 的选项中勾选了“将我的 Outlook 设置存储在云中”，导入才有效。勾选后重启经典 Outlook，然后在新版 Outlook 中从“设置 > 帐户 > 你的帐户 > 管理 > 开始使用”重新运行导入。如果仍然没有，请手动把签名复制过去。