Como salvar um email como PDF no Outlook (e imprimi-lo)
Você precisa de um email em PDF, para um registro, uma reclamação ou alguém que não usa o Outlook. O Outlook não tem um botão Salvar como PDF, mas no computador todas as versões fazem isso pela impressão. Os mesmos passos imprimem o email em papel.
Em resumo: abra o email e escolha Imprimir, depois escolha uma impressora de PDF em vez de uma impressora de verdade. No Outlook clássico para Windows, vá em Arquivo > Imprimir e escolha Microsoft Print to PDF. No novo Outlook e no Outlook na Web, selecione Imprimir na guia Página Inicial, selecione Imprimir no alto da visualização, se ela se abrir, e escolha Microsoft Print to PDF (no navegador, a opção Salvar como PDF dele também funciona). No Mac, vá em Arquivo > Imprimir, selecione a seta ao lado de PDF e depois Salvar como PDF. Escolha uma pasta e um nome de arquivo e selecione Salvar. Para imprimir em papel, escolha a sua impressora nesse mesmo passo. O PDF contém a mensagem, não os anexos dela, então salve-os separadamente.
Onde ficam Imprimir e Salvar em cada Outlook
| Outlook | Salvar como PDF | Salvar como arquivo de email |
|---|---|---|
| Novo Outlook para Windows | Página Inicial > Imprimir, depois Imprimir na visualização e Microsoft Print to PDF | Mais ações > Salvar como |
| Outlook clássico para Windows | Arquivo > Imprimir, depois Microsoft Print to PDF | Arquivo > Salvar como (vários formatos, incluindo HTML) |
| Outlook na Web e Outlook.com | Página Inicial > Imprimir, depois Microsoft Print to PDF ou Salvar como PDF do navegador | Mais ações > Baixar (.eml ou .msg) |
| Outlook para Mac | Arquivo > Imprimir, depois PDF > Salvar como PDF | Não descrito pela Microsoft |
| Outlook para iPhone e Android | Não no Outlook. Imprima por Mais opções e depois use a tela de impressão do próprio celular | Não descrito pela Microsoft |
Como salvar um email como PDF no novo Outlook para Windows
O artigo da Microsoft sobre como salvar mensagens diz que o novo Outlook não oferece o PDF como tipo de arquivo para salvar, então você imprime em PDF. O Microsoft Print to PDF é a impressora de PDF que já vem no Windows.
- Selecione o email.
- Selecione Imprimir na guia Página Inicial. Uma visualização de impressão se abre.
- Selecione Imprimir no alto da visualização para abrir a janela de impressão.
- Na lista Impressora, selecione Microsoft Print to PDF e depois Imprimir.
- Na janela Salvar Saída de Impressão como, escolha uma pasta, digite um nome de arquivo e selecione Salvar.
Se você não vê Imprimir na guia Página Inicial, abra o menu Mais ações (...) da mensagem e selecione Imprimir ali. Isso também funciona na Web. Se nenhum dos dois bate com a sua tela, você pode estar no Outlook clássico.
Como salvar um email como PDF no Outlook clássico
O Outlook clássico também não lista o PDF em Salvar como. Use a impressão:
- Abra o email e selecione Arquivo > Imprimir.
- Na lista Impressora, escolha Microsoft Print to PDF e depois Imprimir.
- Na janela Salvar Saída de Impressão como, escolha uma pasta, digite um nome de arquivo e escolha Salvar.
Nada é impresso em papel. O PDF é salvo na pasta que você escolheu.
Como salvar um email como PDF no Outlook na Web e no Outlook.com
Na Web, os passos são os mesmos para contas corporativas ou de estudante e para contas pessoais do Outlook.com:
- Selecione o email.
- Selecione Imprimir na guia Página Inicial. Se uma visualização se abrir, selecione Imprimir no alto dela. A janela de impressão do navegador se abre.
- Escolha a impressora de PDF. A Microsoft cita o Microsoft Print to PDF, que vem com o Windows. A opção de PDF do próprio navegador também funciona, e é ela que você usa no Mac ou em qualquer computador sem a impressora de PDF do Windows. No Microsoft Edge, é a impressora Salvar como PDF na mesma lista, que a ajuda do Edge da Microsoft cita como alternativa ao Microsoft Print to PDF.
- Selecione Imprimir ou Salvar e escolha uma pasta e um nome de arquivo.
Como salvar um email como PDF no Outlook para Mac
Segundo o artigo da Microsoft sobre PDF:
- Abra o email e selecione Arquivo > Imprimir.
- Na janela de impressão, selecione a seta ao lado de PDF.
- Selecione Salvar como PDF.
- Escolha um local, digite um nome de arquivo e selecione Salvar.
Salvar um email como PDF no iPhone ou Android
O aplicativo Outlook não tem opção de PDF. A ajuda da Microsoft para o aplicativo coloca Imprimir nos três pontos, Mais opções, no canto superior direito de uma conversa, e diz que a impressão vale para a conversa inteira. Tudo o que vem depois, inclusive salvar um PDF, acontece na tela de impressão ou de compartilhamento do próprio celular, fora do Outlook. A Microsoft não dá passos para isso.
Se você não vê Imprimir no aplicativo, use o Outlook na Web ou um computador.
Como imprimir um email no Outlook
Imprimir em papel segue o mesmo caminho. Escolha a sua impressora em vez da de PDF.
- Outlook clássico: selecione o email e depois Arquivo > Imprimir ou Ctrl+P. Escolha Estilo de Memorando e depois Imprimir. Estilo de Tabela imprime uma lista de mensagens, não o email em si.
- Novo Outlook: selecione o email, selecione Imprimir na guia Página Inicial e depois Imprimir de novo no alto da visualização. Na janela Imprimir, escolha uma impressora, um layout e as páginas e selecione Imprimir.
- Outlook na Web e Outlook.com: selecione o email e selecione Imprimir na guia Página Inicial. Se uma visualização se abrir, selecione Imprimir no alto dela. Depois escolha uma impressora, um layout e as páginas na janela Imprimir.
- Mac: Arquivo > Imprimir e depois escolha a sua impressora.
Por que um email impresso ou em PDF sai errado ou cortado
O artigo da Microsoft sobre impressão e o artigo sobre imprimir parte de uma mensagem descrevem as configurações que mudam a aparência da impressão:
- Bordas cortadas, tamanho ou orientação errados (Outlook clássico): em Arquivo > Imprimir > Opções de Impressão, abra Configuração de Página para mudar margens, orientação, tamanho do papel, fontes e o cabeçalho e o rodapé. Propriedades, ao lado da impressora, também define a orientação e o papel.
- Bordas cortadas (novo Outlook, Web): experimente outro layout na janela Imprimir.
- Uma imagem do email não sai na impressão (novo Outlook, Web): a Microsoft diz que no momento não é possível imprimir uma imagem do corpo de uma mensagem. Clique nela com o botão direito, selecione Salvar imagem como e, no Explorador de Arquivos, clique com o botão direito no arquivo e escolha Imprimir. Se a imagem aparecer cortada ali, desmarque Ajustar imagem ao quadro.
- Um email ou uma conversa longa: no Outlook clássico, escolha as páginas em Intervalo de Páginas, em Opções de Impressão, e selecione Visualizar antes para ver quais você precisa. No celular, Imprimir abrange a conversa inteira.
- Só uma parte de um email (Outlook clássico): abra a mensagem, vá em Mensagem > Mais Ações de Movimentação > Exibir no Navegador, selecione no navegador a parte que você quer, abra Imprimir e, em Intervalo de Páginas, escolha Seleção.
- A própria impressora não funciona direito: a Microsoft indica o manual ou o site do fabricante da impressora.
Os anexos entram no PDF?
Os passos da Microsoft para PDF salvam só a mensagem, e nenhum deles diz que os anexos entram no PDF. Salve os anexos como arquivos próprios.
- Outlook clássico: selecione a seta ao lado do anexo e escolha Salvar como para um arquivo, ou Salvar Todos os Anexos para todos os arquivos da mensagem. Eles vão para a pasta Documentos, a menos que você escolha outra, segundo o artigo da Microsoft sobre anexos.
- Novo Outlook e Web: abra o menu ao lado do anexo e escolha Baixar, Salvar no OneDrive ou Baixar tudo.
- Mac: o artigo da Microsoft sobre anexos no Mac descreve Baixar para um arquivo e Baixar Tudo para todos.
Para imprimir os anexos em papel junto com o email no Outlook clássico, marque Imprimir arquivos anexados em Opções de Impressão. A configuração continua ativa até você desmarcá-la. No novo Outlook e na Web, abra o anexo com Visualizar e selecione Imprimir, como descreve o artigo da Microsoft sobre imprimir anexos. Arquivos que o Outlook não consegue visualizar precisam ser abertos antes no aplicativo deles.
Dá para salvar vários emails como PDF de uma vez?
Não como recurso nativo. A Microsoft documenta salvar um PDF uma mensagem por vez. Para guardar muitos emails em um só arquivo, o Outlook clássico pode exportar uma pasta ou a caixa de correio inteira para um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar > Exportar para um arquivo. O novo Outlook pode exportar emails em Configurações > Arquivos > Exportar, segundo o artigo da Microsoft sobre exportação. Um arquivo .pst abre no Outlook, não em um leitor de PDF.
Outras formas de guardar um email: .msg, .eml, HTML e texto
- Outlook clássico: abra o email, selecione Arquivo > Salvar como e escolha um formato na lista Salvar como tipo. A Microsoft diz que salvar como HTML mantém a formatação, as imagens, os links e as linhas De, Para, Cc e Assunto, e você pode abrir esse arquivo no Word para criar um .docx.
- Novo Outlook: selecione Mais ações > Salvar como ou clique com o botão direito na mensagem e escolha Salvar como. O arquivo recebe o nome do assunto.
- Outlook na Web e Outlook.com: selecione Mais ações > Baixar. A mensagem é salva como arquivo .eml ou .msg, normalmente na sua pasta Downloads.
Perguntas frequentes
O Outlook tem um botão Salvar como PDF?
Não. A Microsoft diz que o novo Outlook, o Outlook clássico e o Outlook na Web não incluem o PDF como tipo de arquivo para salvar. Em vez disso, você imprime o email em uma impressora de PDF: Microsoft Print to PDF no Windows, ou Salvar como PDF no Mac ou no navegador.
Onde fica o Microsoft Print to PDF?
É a impressora de PDF que já vem no Windows. Selecione-a na lista Impressora da janela de impressão, selecione Imprimir e escolha uma pasta e um nome de arquivo na janela Salvar Saída de Impressão como.
Onde fica Imprimir no novo Outlook?
Selecione o email e depois Imprimir na guia Página Inicial. Uma visualização se abre; selecione Imprimir no alto dela para chegar à janela de impressão.
Os anexos são salvos no PDF?
Os passos da Microsoft para PDF salvam só a mensagem. Salve os anexos separadamente: Salvar Todos os Anexos no Outlook clássico, Baixar tudo no novo Outlook e no Outlook na Web, ou Baixar Tudo no Outlook para Mac.
Por que o email do Outlook sai cortado na impressão?
No Outlook clássico, abra Arquivo > Imprimir > Opções de Impressão > Configuração de Página e confira as margens, a orientação e o tamanho do papel. No novo Outlook e na Web, experimente outro layout na janela Imprimir.
Posso salvar um email como PDF pelo celular?
Não de dentro do aplicativo Outlook. A opção Imprimir dele, em Mais opções no canto superior direito de uma conversa, imprime a conversa inteira, e qualquer opção de PDF pertence à tela de impressão do próprio celular. A Microsoft não dá passos para essa parte.
Posso salvar muitos emails como PDF de uma vez?
Não com um recurso nativo. A Microsoft documenta uma mensagem por vez. Para guardar muitos emails em um só arquivo, exporte-os para um arquivo .pst no Outlook clássico ou no novo Outlook.