Outlook-postvak vol? Waarom je geen mail kunt versturen en hoe je ruimte vrijmaakt, ook nadat je alles hebt verwijderd
Outlook zegt dat je postvak vol is, je e-mail is gestopt en de waarschuwing kan blijven staan nadat je alles hebt verwijderd wat je kunt vinden. Hier lees je wat het betekent, wat de ruimte gebruikt en wat die het snelst vrijmaakt.
Kort gezegd: Outlook-postvak vol betekent dat je een opslaglimiet hebt bereikt, en versturen of ontvangen stopt tot je er weer onder zit. Verwijderen is niet genoeg: mail gaat naar Verwijderde items en telt mee tot je die map leegmaakt. Maak die eerst leeg. Kijk dan onder Instellingen > Account > Opslag (Accounts in de nieuwe Outlook) of, in klassiek Outlook, onder Bestand > Hulpmiddelen > Postvak opschonen, en verwijder de grootste berichten. Een gratis persoonlijk account heeft twee limieten: 15 GB voor mail en 5 GB Microsoft-cloudopslag die je met OneDrive deelt. Staat er Microsoft Unified Storage is vol, dan moet je die 5 GB leegmaken. De knop Archiveren maakt niets vrij; een onlinearchief of een .pst-bestand wel.
Wat „postvak vol” betekent en wat er stopt met werken
Persoonlijke Outlook.com-accounts hebben twee limieten, en boven een van beide stopt je e-mail:
- Postvak vol of Quotum overschreden: je mailopslag zit boven de limiet. Je kunt niet versturen of ontvangen.
- Microsoft Unified Storage is vol: je cloudopslag zit boven de limiet. Je kunt niet versturen of ontvangen, ook als het postvak zelf nog ruimte heeft. OneDrive-bestanden worden ook alleen-lezen.
E-mail die in die tijd naar je wordt gestuurd, wacht niet op je. Hij gaat terug naar de afzender, die hem opnieuw moet versturen. Blijf je boven de cloudlimiet, dan wordt je OneDrive volgens Microsoft na drie maanden bevroren en kan het na zes maanden worden verwijderd.
Microsoft 365-postvakken voor werk en school stoppen in drie stappen:
- Waarschuwing: een e-mail meldt dat het postvak bijna vol is. Alles werkt nog.
- Verzenden verbieden: je kunt geen nieuwe berichten versturen. Kun je geen mail versturen maar komt er nog wel mail binnen, dan zit je hier.
- Verzenden en ontvangen verbieden: binnenkomende mail wordt geweigerd en de afzender krijgt een melding dat de bezorging is mislukt. Je ziet misschien Quotum overschreden, met de melding dat je account boven de quotumlimieten zit.
Zo zie je in elke Outlook hoeveel ruimte je gebruikt
- Nieuwe Outlook voor Windows: Instellingen > Accounts > Opslag toont de ruimte die elke map gebruikt.
- Outlook op het web en Outlook.com: Instellingen > Account > Opslag.
- Klassiek Outlook voor Windows: Bestand > Hulpmiddelen > Postvak opschonen, en dan Postvakgrootte weergeven.
- Outlook voor Mac: de opslagpagina’s van Microsoft behandelen de Mac-app niet. Open Outlook op het web in een browser en gebruik de route hierboven.
- Microsoft-cloudopslag (persoonlijke accounts): dit is een apart getal. Meld je aan bij je accountdashboard en open het gedeelte Microsoft-opslag.
Waarom Outlook „postvak vol” zegt nadat je alles hebt verwijderd
- De mail staat nog in Verwijderde items. Verwijderen verplaatst mail daarheen, en hij blijft meetellen tot je de map leegmaakt. Mail die je met Opruimen of Opschonen hebt verwijderd, gaat naar dezelfde plek.
- De volle limiet is de andere. Bij een persoonlijk account maakt het verwijderen van mail alleen cloudopslag vrij waar de mail bijlagen had. Maak ook OneDrive leeg en leeg daarna online de Prullenbak daarvan. De Prullenbak van je computer leegmaken doet dit niet.
- De mail is alleen verplaatst. Mail in de map Archief, of in een andere map, staat nog in het postvak.
- Het getal loopt achter. Microsoft zegt dat het cloudopslaggetal na het verwijderen van bestanden tot 24 uur nodig kan hebben om bij te werken. Voor het postvakgetal geeft het geen tijd. Verandert er niets, kijk dan op de pagina Opslag op het web en niet alleen in je bureaublad-app.
- Herstelbare items is vol (werkaccounts). Leeggemaakte mail gaat een tijdje naar een verborgen map, zodat hij te herstellen is. Microsoft zegt dat die map een eigen limiet heeft: 30 GB, of 100 GB bij een bewaarplicht. Is hij vol, dan kun je niets meer verwijderen en zie je misschien De bewerking kan niet worden voltooid. Een apart artikel zegt dat de grootte die je ziet deze map niet meetelt. Haalt het leegmaken van Verwijderde items de waarschuwing bij een werkaccount niet weg, vraag je IT-beheerder dan deze map te controleren. De Outlook.com-pagina’s van Microsoft zeggen niet of hij bij persoonlijke accounts meetelt.
De snelste manieren om ruimte vrij te maken, grootste effect eerst
Begin met Verwijderde items, want dat is één stap. Laat daarna de mapgroottes beslissen.
1. Maak Verwijderde items leeg. Doe hetzelfde met Ongewenste e-mail. Die wordt binnen 30 dagen vanzelf geleegd (volgens één pagina van Microsoft al na 10), dus wacht er niet op.
- Nieuwe Outlook: klik met de rechtermuisknop op Verwijderde items en kies Leegmaken.
- Klassiek Outlook: klik met de rechtermuisknop op Verwijderde items en kies Map leegmaken.
- Web en Outlook.com: klik met de rechtermuisknop op Verwijderde items en kies Leegmaken.
Per ongeluk leeggemaakt? Selecteer Verwijderde items en gebruik Herstellen (Verwijderde items herstellen van server in klassiek Outlook). Microsoft geeft 30 dagen op Outlook.com en het web; de pagina over Exchange geeft standaard 14 voor werkpostvakken.
2. Maak hele mappen leeg op leeftijd. In de nieuwe Outlook en op het web kan de pagina Opslag alles in een map definitief verwijderen, of alleen items ouder dan 3, 6 of 12 maanden. Kijk ook naar Verzonden items. Gebruik in klassiek Outlook Items zoeken die ouder zijn dan in Postvak opschonen.
3. Zoek grote bijlagen. Om een bijlage te verwijderen, moet je de bijbehorende e-mail verwijderen.
- Nieuwe Outlook en web: kies Filter > Sorteren op > Grootte boven aan de berichtenlijst. Kies het nog een keer als de kleinste eerst staan. Heeft je Outlook een apart sorteerbesturingselement, gebruik dat dan.
- Klassiek Outlook: Items zoeken die groter zijn dan in Postvak opschonen, of typ berichtgrootte:>5 MB in het zoekvak.
- Om een bestand te bewaren: open de e-mail, kies onder de bijlage Opslaan in OneDrive en verwijder de e-mail dan met Shift + Delete. Is je cloudopslag de volle, sla het dan op in een map op je computer.
4. Gebruik Opruimen bij de grootste afzenders. Selecteer in de nieuwe Outlook en op het web een e-mail en kies Opruimen. Je kunt alles van die afzender verwijderen (en, als je dat kiest, alles wat die afzender later stuurt), alleen het nieuwste bericht houden, of de mail van die afzender ouder dan 10 dagen verwijderen. Maak daarna Verwijderde items leeg, anders blijft de ruimte in gebruik.
5. Gebruik Opschonen in klassiek Outlook. Selecteer een gesprek en kies dan Start > Opschonen > Gesprek opschonen. Dit verwijdert alleen berichten die in een later antwoord terugkomen, dus het maakt misschien weinig vrij. Archiveren, Opruimen en Opschonen legt de verschillen uit.
Nog steeds vol? Een betaald abonnement verhoogt een persoonlijk postvak naar 100 GB, het maximum voor een consumentenaccount; proefversies tellen niet mee. Vraag op het werk je IT-beheerder, die je limiet misschien lager dan die van je abonnement heeft ingesteld.
Limieten van Outlook-postvakken per accounttype
| Account | Postvak | Waarschuwing / niet verzenden / niet verzenden of ontvangen | Archiefpostvak |
|---|---|---|---|
| Outlook.com, geen abonnement | 15 GB, plus 5 GB cloudopslag | Versturen en ontvangen stoppen bij een van beide limieten | Niet behandeld op de pagina’s van Microsoft |
| Outlook.com, Microsoft 365-abonnement | 100 GB, plus de cloudopslag van je abonnement | Versturen en ontvangen stoppen bij een van beide limieten | Niet behandeld op de pagina’s van Microsoft |
| Business Basic, Business Standard | 100 GB | 98 / 99 / 100 GB | 50 GB |
| Business Premium, E3, E5, Exchange Online Plan 2 | 100 GB | 98 / 99 / 100 GB | 100 GB, tot 1,5 TB met automatisch uitbreidend archiveren |
| Office 365 E1, Exchange Online Plan 1 | 50 GB | 49 / 49,5 / 50 GB | 50 GB |
| F3, Exchange Online Kiosk | 2 GB | 1,96 / 1,98 / 2 GB | Niet inbegrepen |
De werkcijfers zijn de maxima uit Exchange Online limits. Beheerders kunnen ze lager instellen, en alleen een beheerder kan een archiefpostvak aanzetten.
De persoonlijke opslag is onlangs veranderd. Cloudopslag is 100 GB bij Basic en 1 TB bij Personal. Nieuwe Family- en Premium-abonnementen vanaf 8 oktober 2026 krijgen 2 TB, gedeeld binnen het gezin, en bestaande gaan er vanaf 2 mei 2027 bij verlenging naartoe. Meer cloudopslag verhoogt de postvaklimiet van 100 GB niet. Loopt een abonnement af, dan val je terug op 15 GB en 5 GB, en zit je daarboven, dan stopt je e-mail.
Outlook-postvak vol: zo archiveer je zodat er ruimte vrijkomt
- De knop Archiveren maakt geen ruimte vrij. Hij verplaatst mail naar de map Archief in hetzelfde postvak, en Microsoft zegt dat de grootte van je postvak gelijk blijft.
- Een onlinearchief wel, als je er een hebt. Het is een tweede postvak voor oudere mail, dat een beheerder aanzet. Zoek in je mappenlijst naar Onlinearchief (klassiek Outlook, Mac) of In-Place Archief (nieuwe Outlook, web). Verplaats of sleep mail erheen. In klassiek Outlook nemen zoekopdrachten vanuit je Postvak IN het niet mee. Microsoft beschrijft het alleen voor werk- en schoolpostvakken.
- Een .pst-bestand wel. Het is een apart bestand op je computer. Ga in klassiek Outlook naar Bestand > Info > Hulpmiddelen > Oude items opschonen, kies Deze map met alle submappen archiveren, kies de map, voer onder Items archiveren van voor een datum in en selecteer OK. De opdracht kan op het werk ontbreken als een beheerder hem heeft uitgezet.
- De nieuwe Outlook kan ook een .pst gebruiken, onder voorwaarden. Open er een onder Instellingen > Bestanden > Outlook-gegevensbestanden en sleep er mail naartoe. Klassiek Outlook moet dan ook zijn geïnstalleerd, en je hebt een Microsoft 365-abonnement nodig.
Exporteren naar een .pst wordt beschreven als een back-up, dus de mail blijft in je postvak tot je hem verwijdert. Een .pst staat op één computer, dus maak er een back-up van, maar houd hem uit een gesynchroniseerde OneDrive-map: Microsoft waarschuwt dat een groot bestand de synchronisatie van OneDrive kan vertragen.
Oude e-mails automatisch verplaatsen behandelt wat elke Outlook zelf kan. Lijkt mail tijdens het opruimen te zijn verdwenen, zie dan waar verdwenen Outlook-e-mails meestal terechtkomen.
Veelgestelde vragen
Waarom is mijn Outlook-postvak nog vol nadat ik alles heb verwijderd?
Verwijderde mail gaat naar Verwijderde items en telt mee tot je die map leegmaakt. Bij een persoonlijk account kan de volle limiet ook je 5 GB aan Microsoft-cloudopslag zijn, die ook door OneDrive-bestanden wordt gebruikt.
Waarom kan ik geen mail versturen als mijn Outlook-postvak vol is?
Boven de limiet kan een persoonlijk Outlook.com-account niet versturen of ontvangen. Een Microsoft 365-werkpostvak stopt eerst met versturen en daarna met ontvangen als het de volle limiet bereikt.
Maakt de knop Archiveren ruimte vrij in Outlook?
Nee. Het verplaatst mail naar de map Archief in hetzelfde postvak, dus volgens Microsoft blijft de grootte van je postvak gelijk. Een onlinearchiefpostvak of een .pst-bestand haalt mail wel uit je hoofdpostvak.
Telt OneDrive mee voor mijn Outlook-opslag?
Bij een persoonlijk account gedeeltelijk. Je mail heeft een eigen ruimte, 15 GB bij een gratis account. OneDrive deelt 5 GB aparte cloudopslag met de bijlagen van Outlook.com, en boven een van beide limieten stopt je e-mail. Bijlagen tellen voor beide mee.
Hoe controleer ik de grootte van mijn postvak in Outlook?
Nieuwe Outlook: Instellingen > Accounts > Opslag. Outlook op het web en Outlook.com: Instellingen > Account > Opslag. Klassiek Outlook: Bestand > Hulpmiddelen > Postvak opschonen > Postvakgrootte weergeven.