Outlook-e-mails exporteren: back-up naar een PST-bestand en weer terugzetten
Je wilt een kopie van je Outlook-e-mail op je eigen computer, als back-up of om naar een ander account of een andere pc te verhuizen. Hoe je dat doet, hangt af van welke Outlook je open hebt. De bureaubladapps kunnen naar een bestand exporteren; voor de browser verwijst Microsoft je naar een bureaubladapp.
Kort gezegd: ga in klassiek Outlook voor Windows naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren, kies Exporteren naar een bestand en dan Outlook-gegevensbestand (.pst), kies het account, laat Inclusief submappen aangevinkt en kies waar je het opslaat. Outlook maakt een kopie; er verdwijnt niets uit je postvak. Om het terug te zetten gebruik je dezelfde wizard met Importeren uit een ander programma of bestand. De nieuwe Outlook voor Windows exporteert via Instellingen > Bestanden > Exporteren. Voor Outlook op het web en Outlook.com zegt Microsoft dat je het account toevoegt aan een Outlook voor Windows op het bureaublad en daar exporteert. De verouderde Outlook voor Mac exporteert naar een .olm-bestand via Extra > Exporteren, al zeggen de pagina’s van Microsoft dat de ondersteuning ervoor in oktober 2026 stopt.
Welke Outlook kan naar een PST-bestand exporteren?
| Outlook | Mail exporteren | Een back-up importeren |
|---|---|---|
| Klassiek Outlook voor Windows | Ja, naar .pst | Ja, uit .pst |
| Nieuwe Outlook voor Windows | Ja, naar .pst | De pagina’s van Microsoft spreken elkaar tegen (zie hieronder) |
| Outlook op het web / Outlook.com | Niet als .pst. Microsoft zegt: gebruik een Outlook op het bureaublad | Nee |
| Outlook voor Mac | Alleen de verouderde Outlook voor Mac, naar .olm (ondersteuning stopt; zie hieronder) | Verouderde Outlook voor Mac, uit .olm of .pst |
| Outlook voor iPhone en Android | Geen stappen van Microsoft | Geen stappen van Microsoft |
Outlook-e-mails exporteren naar een PST-bestand in klassiek Outlook
Deze stappen volgen Microsofts artikel over exporteren, dat Outlook voor Microsoft 365 en Outlook 2016 tot en met 2024 behandelt.
- Selecteer Bestand boven aan het lint.
- Selecteer Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
- Selecteer Exporteren naar een bestand en dan Volgende.
- Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en dan Volgende.
- Selecteer het account dat je wilt exporteren. Je kunt één account tegelijk exporteren. Laat Inclusief submappen aangevinkt, zodat Postvak IN, Agenda, Contactpersonen en Taken allemaal meegaan, en selecteer dan Volgende.
- Selecteer Bladeren, kies waar je het bestand opslaat, typ een bestandsnaam en selecteer OK. Heb je eerder geëxporteerd, dan verschijnen de vorige locatie en naam. Typ een nieuwe naam voor een nieuw bestand; houd je de oude, dan vraagt Outlook wat er moet gebeuren met items die er al in staan.
- Selecteer Voltooien.
- Maak je een nieuw bestand, dan vraagt Outlook om een optioneel wachtwoord. Typ het bij Wachtwoord en Bevestig uw wachtwoord, selecteer OK en typ het dan opnieuw in het vak Wachtwoord voor Outlook-gegevensbestand.
Volgens Microsoft “wordt een kopie gemaakt” bij het exporteren en verdwijnt er niets uit Outlook. Bijlagen gaan mee. Mapweergaven en machtigingen, instellingen voor AutoArchiveren, regels en lijsten met geblokkeerde afzenders gaan niet mee.
Voordat je exporteert: zorg dat elke e-mail in het bestand komt
Klassiek Outlook exporteert alleen wat het heeft gedownload, dus controleer eerst dit:
- Synchronisatieperiode: standaard downloadt Outlook de e-mail van het afgelopen jaar. Om alles te exporteren ga je naar Accountinstellingen > Accountnaam en synchronisatie-instellingen en zet je de schuifregelaar op Alle.
- Exchange-modus met cache: staat die aan, dan exporteert Outlook alleen de items in je cache, die standaard 12 maanden bevat. Schakel hem eerst uit om oudere mail te exporteren.
- OneDrive: sla de .pst niet op in een OneDrive-map, en zorg dat OneDrive de map die je kiest niet synchroniseert.
De opslaglocatie kies je met Bladeren. Microsofts artikel over gegevensbestanden zegt dat Outlook .pst-bestanden in Windows 10 en 11 bewaart in Documents\Outlook Files, al verschilt het per versie.
Een PST-bestand terugzetten in klassiek Outlook
Uit Microsofts artikel over importeren:
- Selecteer Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
- Selecteer Importeren uit een ander programma of bestand en dan Volgende.
- Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en dan Volgende.
- Selecteer Bladeren en kies het bestand. Kies onder Opties hoe dubbele items worden verwerkt en dan Volgende.
- Heeft het bestand een wachtwoord, typ het dan en selecteer OK.
- Om te importeren in een Microsoft 365-postvak selecteer je dat postvak. Kies anders Items importeren in de huidige map.
- Selecteer Voltooien.
Om een back-up te bekijken zonder hem naar je postvak te kopiëren, gebruik je in plaats daarvan Bestand > Openen en exporteren > Outlook-gegevensbestand openen. Het bestand verschijnt in het navigatiedeelvenster, waar je door de mappen kunt bladeren.
PST-bestanden exporteren en importeren in de nieuwe Outlook voor Windows
Om te exporteren ga je naar Instellingen > Bestanden > Exporteren, selecteer je Aan de slag en volg je de wizard om het postvak of de mappen te kiezen die je wilt. Volgens Microsofts artikel over exporteren zijn agenda-items en contactpersonen in .pst-bestanden niet beschikbaar in de nieuwe Outlook.
Over importeren spreken de pagina’s van Microsoft elkaar tegen, vanaf november 2026. Is importeren er niet of mislukt het, ga dan terug naar klassiek Outlook met de wisselknop Nieuwe Outlook en gebruik de klassieke stappen hierboven. Het artikel over exporteren zegt dat een .pst importeren “momenteel niet wordt ondersteund in de nieuwe Outlook.” Het artikel over importeren geeft stappen, en de functievergelijking (bijgewerkt in juni 2026) vermeldt ondersteuning voor .pst als “Gedeeltelijk beschikbaar” en zegt dat de nieuwe Outlook het importeren van e-mail, agenda-items, contactpersonen en taken ondersteunt. De stappen voor importeren zijn:
- Selecteer Instellingen, het onderdeel met gegevensbestanden en dan Importeren. (Andere pagina’s van Microsoft noemen dit onderdeel Bestanden.)
- Selecteer onder Outlook-gegevensbestand (.pst) de optie Aan de slag, dan de knop om een bestand te kiezen, en open het bestand.
- Kies onder de mappen waaruit je wilt importeren een map en selecteer Volgende. Inclusief submappen is standaard aangevinkt.
- Kies bij de vraag hoe dubbele items moeten worden verwerkt een optie en selecteer Volgende.
- Kies bij het kiezen van een doelmap het postvak in de lijst Account, dan de map, en selecteer Importeren.
Om een .pst in de nieuwe Outlook te openen, moet volgens Microsoft ook klassiek Outlook zijn geïnstalleerd, met dezelfde 32- of 64-bitsarchitectuur, en moet het account een Microsoft 365-abonnement hebben. De ARM-versie van de nieuwe Outlook ondersteunt geen .pst-bestanden.
Een back-up maken van Outlook-e-mails vanuit Outlook op het web of Outlook.com
Microsofts artikel Uw Outlook.com-postvak exporteren zegt dat je een bureaubladversie van Outlook nodig hebt:
- Installeer de nieuwe of klassiek Outlook voor Windows.
- Voeg er je Outlook.com-account aan toe.
- Exporteer het postvak naar een .pst met de stappen hierboven.
Het bestand bevat een kopie van je e-mail, contactpersonen en agenda tot de dag dat je het maakt. Volgens Microsoft kan dit zonder Microsoft 365-abonnement, door klassiek Outlook in de modus met beperkte functionaliteit te gebruiken.
De privacy-FAQ van Microsoft zegt nog dat je e-mail uit Outlook.com kunt exporteren onder Instellingen > Algemeen > Privacy en gegevens. Microsofts eigen artikel over die pagina beschrijft nu alleen Exporteren van je zoekgeschiedenis als .csv-bestand, niet van je mail. Zie je daar geen export van je postvak, gebruik dan Outlook op het bureaublad.
Een postvak van werk of school exporteren
Exporteer met een werk- of schoolaccount van Microsoft 365 vanuit Outlook op het bureaublad, zoals hierboven. Een beheerder kan postvakken ook naar .pst-bestanden exporteren met eDiscovery in de Microsoft Purview-portal. Exportpakketten van zoekopdrachten worden 14 dagen na het maken verwijderd, dus download ze eerst. Vraag het IT voordat je op een van beide rekent.
E-mails exporteren in Outlook voor Mac
Microsofts artikel over exporteren op de Mac is geschreven voor de verouderde Outlook voor Mac en noemt .olm als enige indeling:
- Kies op het tabblad Extra de optie Exporteren. Ontbreekt die, werk Outlook dan bij en zoek Exporteren in het menu Bestand.
- Vink in het vak Exporteren naar archiefbestand (.olm) de items aan die je wilt en kies Doorgaan.
- Kies een locatie onder Waar, selecteer Opslaan en kies Voltooien als het exporteren klaar is.
Om te importeren kies je Extra > Importeren, selecteer je het archiefbestand van Outlook voor Mac (.olm) of het archiefbestand van Outlook voor Windows (.pst), dan Doorgaan, zoek je het bestand en kies je Importeren. De items verschijnen onder Op mijn computer.
Microsofts artikelen voor de Mac zeggen dat “de ondersteuning voor de verouderde Outlook voor Mac in oktober 2026 eindigt”, en dat verdere ondersteuning afhangt van je licentie voor Microsoft 365, Office of Outlook. Microsofts pagina over het einde van de ondersteuning zegt dat vanaf oktober 2026 “de verouderde Outlook voor Mac niet meer werkt met postvakken in Exchange Online.” Staat je werk- of schoolpostvak in Exchange Online en maakt de verouderde Outlook er geen verbinding meer mee, exporteer dan vanuit Outlook voor Windows op een pc, of vraag IT naar een export via eDiscovery. Dezelfde pagina noemt 9 oktober 2029 voor on-premises Exchange-accounts en Office LTSC 2024. Geen van deze pagina’s geeft stappen voor exporteren in de nieuwe Outlook voor Mac.
De Outlook-app voor iPhone en Android
Microsofts artikelen over exporteren geven geen stappen voor de mobiele apps. Gebruik een Outlook op het bureaublad.
Contactpersonen exporteren naar een CSV-bestand
Heb je alleen contactpersonen nodig, dan beschrijft Microsofts artikel over contactpersonen hoe je ze naar een .csv-bestand exporteert in de nieuwe Outlook, klassiek Outlook en Outlook op het web.
Om één e-mail als bestand op te slaan in plaats van een heel postvak, zie een e-mail opslaan als pdf in Outlook.
Wat een PST-back-up wel en niet beschermt
- Microsoft 365, Exchange en Outlook.com: volgens Microsoft worden deze berichten op de mailserver bewaard, dus heb je geen .pst nodig om ze naar een nieuwe pc te verhuizen. Een .pst is een aparte kopie, bevroren op de dag dat je hem maakte.
- POP-accounts: al je mail staat in een .pst op je computer, en standaard verwijdert Outlook hem na het downloaden van de server, dus dat bestand is meestal je enige kopie. Maak er een back-up van.
- .ost-bestanden kun je niet naar een andere computer verplaatsen. Outlook maakt ze opnieuw aan als je het account weer toevoegt.
- Geen planning: volgens Microsoft is er geen automatische manier om regelmatig een back-up van alles te maken. Microsoft merkt op dat AutoArchiveren alleen oude items behandelt en ze verplaatst in plaats van kopieert. Herhaal het exporteren als je een nieuwe kopie wilt.
Bewaar je oorspronkelijke mail na het exporteren, en sla de .pst ook op een tweede plek op.
Veelgestelde vragen
Worden e-mails uit Outlook verwijderd als ik exporteer naar een PST-bestand?
Nee. Volgens Microsoft maakt exporteren naar een .pst een kopie en verdwijnt er niets uit Outlook. Je postvak blijft zoals het was.
Waarom ontbreken oudere e-mails in mijn PST-export uit Outlook?
Klassiek Outlook exporteert alleen wat het heeft gedownload. Standaard synchroniseert het het afgelopen jaar, en de Exchange-modus met cache bevat 12 maanden. Zet de schuifregelaar voor synchronisatie op Alle of schakel de Exchange-modus met cache uit, en exporteer dan opnieuw.
Kan ik e-mails exporteren vanuit Outlook op het web?
Niet als .pst. Microsoft zegt voor Outlook.com dat je het account toevoegt aan de nieuwe of klassiek Outlook voor Windows en daar exporteert. Met een werk- of schoolaccount kan een beheerder postvakken exporteren via eDiscovery.
Kan de nieuwe Outlook voor Windows een PST-bestand importeren?
De pagina’s van Microsoft spreken elkaar tegen, vanaf november 2026. Probeer in Instellingen het onderdeel met gegevensbestanden en dan Importeren; staat het er niet of mislukt het, ga dan terug naar klassiek Outlook en gebruik Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.
Waar slaat Outlook het PST-bestand op?
Waar je het tijdens het exporteren met Bladeren kiest. Volgens Microsoft bewaart Outlook .pst-bestanden in Windows 10 en 11 in Documents\Outlook Files. Sla het niet op in een map die OneDrive synchroniseert.
Moet ik een back-up maken van een postvak van Microsoft 365 of Outlook.com?
Volgens Microsoft worden berichten van Exchange, Microsoft 365 en Outlook.com op de mailserver bewaard, dus heb je geen .pst nodig om ze naar een nieuwe pc te verhuizen. Een .pst is een aparte kopie, bevroren op de dag dat je hem maakte. Een POP-account is anders: de mail daarvan staat meestal alleen in de .pst op je computer.