E-mails ouder dan X dagen automatisch verplaatsen in Outlook
Je wilt dat mail uit Postvak IN verdwijnt zodra hij twee weken of een maand oud is, zonder dat je het met de hand doet. Het voor de hand liggende hulpmiddel, een regel, kan dat niet. Wat wel kan, hangt af van welke Outlook je gebruikt en wat voor account je hebt.
Kort gezegd: Outlook-regels werken op een e-mail als die binnenkomt, en geen van hun voorwaarden meet leeftijd, dus een regel kan geen mail verplaatsen die ‘ouder dan 30 dagen’ is. Vier dingen kunnen het wel. In klassiek Outlook voor Windows verplaatst AutoArchiveren items die ouder zijn dan een leeftijd die je kiest naar een .pst-bestand. In de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com verplaatst Opruimen de mail van één afzender zodra die ouder is dan 10 dagen. Met een Microsoft 365-werkaccount verplaatst een archiefbeleid dat je IT-beheerder heeft ingesteld mail na een vaste leeftijd naar je archiefpostvak. En met een werk- of schoolaccount kan Power Automate volgens een schema draaien en mail van elke leeftijd naar elke map verplaatsen. Voor een eenmalige schoonmaak zoek je oude mail op en verplaats je die.
Welke methode past bij jouw Outlook
| Methode | Waar het werkt | Leeftijd die je kunt instellen | Waar de mail heen gaat |
|---|---|---|---|
| AutoArchiveren | Klassiek Outlook voor Windows | 1 dag tot 60 maanden, per map | Een .pst-bestand op je computer, of verwijderd |
| Opruimen | Nieuwe Outlook, Outlook op het web, Outlook.com | 10 dagen, één afzender tegelijk | Een map die je kiest, of Verwijderde items |
| Archiefbeleid | Microsoft 365- en Exchange-werkaccounts, elke Outlook | Alleen de leeftijden die je beheerder aanbiedt | Je archiefpostvak |
| Power Automate | Microsoft 365-werk- of schoolaccounts; instellen op het web | Elk aantal dagen | Elke map in hetzelfde postvak |
| Zoeken en verplaatsen | Elke Outlook | Elke datum, met de hand | Elke map |
Waarom een regel het niet kan
Een regel wordt één keer gecontroleerd, op het moment dat een bericht binnenkomt. Op dat moment is elk bericht nul dagen oud, dus een regel heeft niets om op te wachten. Microsofts lijst van de voorwaarden die regels in klassiek Outlook ondersteunen, bevat één datumvoorwaarde, en dat is een vast bereik tussen twee datums, geen leeftijd. De regels in de nieuwe Outlook en op het web worden op de server opgeslagen, en ook daar is de enige datumtest die Microsoft documenteert ontvangen vóór of na een vaste datum. Een vaste datum schuift nooit op, dus geen van beide soorten regels kan ‘ouder dan 14 dagen’ zeggen.
Voor een eenmalige schoonmaak kun je regels wel gebruiken. In klassiek Outlook verplaatst een regel met dat datumbereik plus Regels nu uitvoeren (onder Bestand > Regels & waarschuwingen beheren) wat al in een map staat. De nieuwe Outlook heeft naast elke regel onder Instellingen > E-mail > Regels een knop om hem meteen uit te voeren. Geen van beide draait volgende week vanzelf opnieuw. Zie e-mails automatisch opbergen in Outlook voor waar regels goed in zijn, en regels alleen op de client tegenover serverregels voor waarom sommige alleen draaien terwijl Outlook open is.
Klassiek Outlook: AutoArchiveren
AutoArchiveren is de enige ingebouwde functie die een leeftijd die je kiest blijft toepassen. Het draait op de achtergrond en verplaatst items die ouder zijn dan die leeftijd uit de map naar een Outlook-gegevensbestand (.pst), of verwijdert ze als je dat zo instelt.
- Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Instellingen voor AutoArchiveren en stel AutoArchiveren elke n dagen uitvoeren in.
- Wil je één map een eigen leeftijd geven, klik dan met de rechtermuisknop op de map, kies Eigenschappen en open het tabblad AutoArchiveren.
- Vul onder Items opschonen die ouder zijn dan de leeftijd in. Microsoft staat één dag tot 60 maanden toe, in dagen, weken of maanden. Voor twee weken vul je 14 dagen in.
- Kies Oude items verplaatsen naar en het archiefbestand, of Items definitief verwijderen als je ze kwijt wilt. Wat zo wordt verwijderd, wordt nergens bewaard, dus controleer dit twee keer.
Ken de nadelen voordat je erop vertrouwt:
- De mail verlaat je postvak. Een .pst-bestand staat op één computer. Je ziet die mail niet in de nieuwe Outlook, op het web of op je telefoon, tenzij je het bestand daar opent, en hij is maar zo veilig als de back-up van die computer.
- Het zit niet in de nieuwe Outlook. Microsoft zegt dat AutoArchiveren niet beschikbaar is in de nieuwe Outlook voor Windows. Stap je over, dan stopt het schema.
- Werkaccounts hebben het misschien niet. Microsoft wijst erop dat AutoArchiveren mogelijk niet beschikbaar is bij een Exchange-account, en dat het bewaarbeleid van een organisatie het kan overschrijven.
Wil je hetzelfde eenmalig met de hand doen, gebruik dan Bestand > Info > Hulpmiddelen > Oude items opschonen en vul een datum in onder Items archiveren van voor. Wat AutoArchiveren doet in vergelijking met de knop Archiveren, staat in Archiveren, Opruimen en Opschonen in Outlook uitgelegd.
Nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com: Opruimen
Opruimen komt in de nieuwe Outlook het dichtst bij een leeftijdsregel, met twee beperkingen: het werkt per afzender, en de leeftijd staat vast op 10 dagen. Een van de opties van Opruimen werkt op de e-mail van een afzender zodra die ouder is dan 10 dagen, en je kunt kiezen naar welke map hij gaat (standaard Verwijderde items).
- Selecteer een e-mail van de afzender.
- Kies Opruimen in de werkbalk.
- Kies de regel voor die afzender, kies de map waar de berichten naartoe moeten en selecteer OK.
- Het past bij afzenders, niet bij onderwerpen. Nieuwsbrieven, meldingen en ontvangstbewijzen van één adres passen er goed bij. Mail van collega’s en klanten niet, want dan heb je per persoon een Opruimen-regel nodig.
- Het draait één keer per dag. Microsoft zegt dat Opruimen-regels één keer per dag draaien, dus een bericht kan iets langer dan tien dagen blijven staan.
- Welke accounts: Outlook.com, Hotmail, Live.com en Microsoft 365. Niet Gmail, Yahoo of andere IMAP-accounts, en niet klassiek Outlook.
- Opruimen kan niet worden gebruikt vanuit Ongewenste e-mail, Concepten, Verzonden items of Verwijderde items.
Microsoft 365-werkaccounts: archiefbeleid
Staat je postvak op het werk op Microsoft 365 of Exchange, dan kan je IT-beheerder je archiefbeleid geven. Dat draait op de server, dus het werkt in welke Outlook je ook opent, en de leeftijd telt vanaf de dag dat het bericht in je postvak aankwam.
- Outlook op het web: klik met de rechtermuisknop op een map of bericht, kies Beleid toewijzen en kies er een. Beleid bovenliggende map gebruiken maakt een keuze ongedaan.
- In klassiek Outlook: klik met de rechtermuisknop op de map, kies Eigenschappen en gebruik het tabblad Beleid; voor één bericht selecteer je het en kies je Beleid toewijzen op het lint.
Drie dingen bepalen of je hier iets aan hebt:
- De leeftijden zijn die van je beheerder. In Microsofts standaardset wordt mail waaraan je geen tag hebt gegeven na twee jaar naar het archief verplaatst, en de kortste verplaatsing die je kunt kiezen is één jaar (Personal 1 year move to archive). De korte, zoals één week of één maand, verwijderen in plaats van te verplaatsen. Een verplaatsing na 14 dagen bestaat alleen als je beheerder die heeft gemaakt.
- ‘Archief’ betekent hier het archiefpostvak, dat in klassiek Outlook Onlinearchief heet en in de nieuwe Outlook en op het web In-Place Archief, niet de map Archief. Zonder archiefpostvak wordt er volgens Microsoft niets gedaan.
- Het is traag. Microsoft zegt dat beleid eens in de zeven dagen wordt verwerkt, dus mail kan nog een week blijven staan nadat hij die leeftijd heeft bereikt.
Elke leeftijd, elke map: Power Automate
Wil je precies ‘verplaats alles in deze map dat ouder is dan 14 dagen naar die map’, dan doet een geplande cloudstroom in Power Automate dat, zolang je postvak een Microsoft 365-werk- of schoolaccount is. Microsoft zegt dat basis-Power Automate zonder extra kosten is inbegrepen bij werk- of schoolaccounts met standaardconnectors, en de Outlook-connectors zijn standaard. In grote lijnen:
- Maak in Power Automate een geplande cloudstroom met de trigger Terugkeerpatroon, bijvoorbeeld één keer per dag.
- Voeg E-mailberichten ophalen (V3) van de connector Office 365 Outlook toe voor de map die je wilt leegmaken, met Boven zo hoog als het gaat (1.000).
- Zet de leeftijd in het veld Zoekquery, als mail die is ontvangen op of vóór een datum van 14 dagen geleden:
received<=@{formatDateTime(addDays(utcNow(), -14), 'yyyy-MM-dd')}. Microsoft wijst erop dat de andere filters van de connector alleen naar de eerste 250 e-mails in de map kijken, terwijl de zoekquery de hele map doorzoekt. - Voeg voor elke gevonden e-mail E-mail verplaatsen (V2) toe met de doelmap. Die verplaatst mail binnen hetzelfde postvak.
Eén run vindt maximaal 1.000 e-mails, dus een grote achterstand is pas na een aantal runs weg. Persoonlijke Outlook.com-accounts kunnen dit niet gebruiken: Microsoft zegt dat Power Automate geen persoonlijke e-mailaccounts meer ondersteunt. Test de stroom eerst op een map met kopieën, want een verkeerde map of een verkeerd filter verplaatst snel veel mail.
Eenmalig, met de hand: zoeken en verplaatsen
Voor een eenmalige schoonmaak werkt zoeken in elke Outlook. Open de map en zoek met het trefwoord received:, één periode tegelijk: received:"last year", dan received:"last month", of één dag zoals received:1/15/2026. Selecteer alle resultaten en sleep ze naar de map die je wilt. In Outlook.com kun je ook een bereik van datums opgeven, gescheiden door twee punten. Microsoft wijst erop dat Zoeken in Outlook alleen de eerste 1.000 resultaten geeft, dus herhaal dit tot de map leeg is.
Is leeftijd de juiste regel?
Mail op leeftijd verplaatsen haalt hem uit Postvak IN, maar zet het contract van een klant en de nieuwsbrief van vorige maand op dezelfde plek. Zoek je oude mail op naam of op een woord, dan is dat prima: een archief is doorzoekbaar. Moet je alles voor één klant of project bij elkaar zien, dan is leeftijd de verkeerde sleutel en werkt opbergen op onderwerp beter. E-mails ordenen in Outlook beschrijft een mappenplan dat naast een archief werkt.
Kost het in mappen zetten de meeste tijd, dan is Folder Suggest een invoegtoepassing voor Outlook die voor elke e-mail de juiste map voorstelt uit de mappen die je al hebt, zodat opbergen één klik kost. Het heeft een gratis abonnement.
Veelgestelde vragen
Kan een Outlook-regel e-mails ouder dan 30 dagen verplaatsen?
Nee. Regels werken op een bericht als het binnenkomt, en geen van hun voorwaarden meet leeftijd. Regels kunnen alleen vaste datums testen, zoals mail die tussen twee datums is ontvangen. Dat is handig voor een eenmalige schoonmaak met Regels nu uitvoeren, maar de datums schuiven niet vanzelf op. Voor een meeschuivende leeftijd gebruik je AutoArchiveren, Opruimen, een archiefbeleid of Power Automate.
Werkt AutoArchiveren in de nieuwe Outlook?
Nee. Microsoft zegt dat AutoArchiveren niet beschikbaar is in de nieuwe Outlook voor Windows. In de nieuwe Outlook kan Opruimen de mail van één afzender verplaatsen zodra die ouder is dan 10 dagen, en een Microsoft 365-werkaccount kan archiefbeleid hebben.
Waarom heeft mijn archiefbeleid niets verplaatst?
Drie gebruikelijke redenen. Beleid wordt ongeveer eens in de zeven dagen verwerkt, dus er gebeurt niet meteen iets. Een beleid dat naar het archief verplaatst, heeft een archiefpostvak nodig; heb je er geen, dan wordt er niets gedaan. En de leeftijden zijn die van je IT-beheerder: in Microsofts standaardset wordt mail zonder tag na twee jaar verplaatst, en de kortste verplaatsing die je kunt kiezen is één jaar.
Hoe verplaats ik in één keer alle e-mails ouder dan een datum?
Doorzoek de map met het trefwoord received:, één periode tegelijk, zoals last year en daarna last month, selecteer de resultaten en verplaats ze. Zoeken in Outlook geeft maximaal 1.000 resultaten, dus herhaal dit tot de map leeg is. In klassiek Outlook verplaatst Bestand > Info > Hulpmiddelen > Oude items opschonen in plaats daarvan alles wat ouder is dan een datum naar een .pst-bestand.