E-mails verdwijnen uit je Postvak IN in Outlook? Waar ze heen gaan en hoe je het stopt
Een e-mail die je vanochtend nog zag, staat niet meer in je Postvak IN, of een e-mail waarover je hoorde, is nooit aangekomen. Meestal is hij verplaatst en niet kwijt. Waar hij heen ging, hangt af van welke Outlook je gebruikt, wat voor account je hebt en wat daarin is ingesteld.
Kort gezegd: doorzoek eerst alle mappen naar het bericht. Duikt het op, dan noemt de map waarin het staat de oorzaak. Het tabblad Overige betekent Postvak IN met prioriteit, een map die je zelf hebt gemaakt betekent een regel of Opruimen, Archief betekent de knop Archiveren of de sneltoets daarvoor, Ongewenste e-mail betekent het filter voor ongewenste e-mail, en Verwijderde items betekent dat iets het heeft verwijderd. Bij een werkaccount betekent het archiefpostvak een archiefbeleid. Vindt zoeken niets, dan is de e-mail misschien van de server gehaald door een app die POP gebruikt, bij een werkaccount in quarantaine gehouden, of zo verwijderd dat hij niet meer via Verwijderde items terug te halen is. Vindt zoeken hem in het Postvak IN maar zie je hem daar niet, dan verbergt een filter of de gespreksweergave hem. En ontbreekt oude mail alleen in klassiek Outlook, dan valt die misschien buiten de maanden die klassiek Outlook op je computer bewaart.
Doorzoek eerst elke map
Zoeken in het Postvak IN vertelt je alleen dat de e-mail niet in het Postvak IN staat. Doorzoek het hele postvak op de afzender of op een woord uit het onderwerp:
- Outlook.com: volgens Microsoft doorzoekt Outlook.com standaard alle mappen.
- Nieuwe Outlook voor Windows: zoek in Alle mappen, één account tegelijk. Om verwijderde mail mee te nemen ga je naar Instellingen > Algemeen > Zoeken en zet je Verwijderde items opnemen aan. Volgens Microsoft worden onlinearchieven automatisch doorzocht.
- Klassiek Outlook voor Windows: zet na het typen in het zoekvak het zoekbereik op Alle postvakken. Een archiefpostvak geeft op die manier weinig of geen resultaten, dus open de mappen daarvan en doorzoek ze een voor een.
Waar de e-mail opduikt, vertelt je wat hem verplaatste:
| Waar je hem vindt | Wat hem verplaatste | Wat je aanpast |
|---|---|---|
| Het tabblad Overige | Postvak IN met prioriteit | Die afzender altijd naar Prioriteit verplaatsen |
| Een map die je zelf hebt gemaakt | Een regel voor het Postvak IN of een Opruimen-regel | De regel bewerken of verwijderen |
| Archief | De knop Archiveren of de sneltoets daarvoor | Terugzetten; let op die toets |
| Ongewenste e-mail | Het filter voor ongewenste e-mail, in Outlook of in een andere e-mailapp | Markeren als geen ongewenste e-mail; een veilige afzender toevoegen |
| Verwijderde items | Jijzelf, een ander apparaat, Opruimen of een regel | Terugzetten; uitzoeken wat hem verwijderde |
| Het archiefpostvak (werkaccounts) | Een archiefbeleid | Aan IT vragen welk beleid geldt |
| In het Postvak IN, maar niet in de lijst | Een filter of de gespreksweergave | Het filter terugzetten; het gesprek uitvouwen |
| Alleen op het web, niet in klassiek Outlook | De offlineperiode van klassiek Outlook | Alle e-mail downloaden, niet alleen de laatste maanden |
| Nergens | POP, quarantaine of definitief verwijderd | Zie de secties hieronder |
Hij staat op het tabblad Overige
Als Postvak IN met prioriteit aanstaat, heeft het Postvak IN twee tabbladen, en mail die Outlook minder belangrijk vindt, gaat naar Overige. Er wordt niets verwijderd, maar als je alleen Prioriteit leest, lijkt het alsof die e-mails nooit zijn aangekomen. Om een afzender in Prioriteit te houden, klik je met de rechtermuisknop op het bericht op het tabblad Overige en kies je Altijd verplaatsen naar Postvak IN met prioriteit (in klassiek Outlook Altijd verplaatsen naar Prioriteit). Microsofts pagina over Postvak IN met prioriteit geeft de stappen voor elke versie, en hoe Postvak IN met prioriteit werkt legt uit hoe het beslist en hoe je het uitschakelt.
Een regel heeft hem verplaatst
Regels verplaatsen mail zonder het te melden, en ze blijven draaien lang nadat je bent vergeten dat je ze hebt gemaakt. Regels bij Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts draaien meestal op de mailserver, en Microsoft wijst erop dat serverregels draaien, of je nu bij Outlook bent aangemeld of niet. Een regel die jaren geleden is gemaakt, in een andere app of op een andere computer, verplaatst nog steeds de mail van vandaag.
- Nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com: Instellingen > E-mail > Regels.
- Klassiek Outlook: Bestand > Regels en waarschuwingen beheren.
Leg de voorwaarden van elke regel naast de verdwenen e-mail. Een regel die reageert op een woord als “factuur” of op een heel domein, vangt veel meer dan de mail waarvoor hij is geschreven. Wordt mail maar af en toe verplaatst, dan is de regel misschien een regel alleen op de client: die draaien alleen terwijl klassiek Outlook voor Windows open is met het account waarmee ze zijn gemaakt. Regels alleen op de client tegenover serverregels (Engelstalig) legt uit hoe je ziet welke soort je hebt.
Opruimen heeft hem verplaatst of verwijderd
In de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com kan Opruimen alles van een afzender verwijderen, alleen de nieuwste e-mail van die afzender houden of de e-mail van die afzender verwijderen zodra die ouder is dan 10 dagen. Het kan ook de mail van een afzender naar een andere map verplaatsen, eenmalig of voor alle toekomstige berichten. Opruimen-regels draaien één keer per dag, dus een bericht kan uren in het Postvak IN staan en dan verdwijnen, en daardoor lijkt een Opruimen-regel op een storing. Microsofts hulppagina over ontbrekende e-mail stuurt je naar de instellingen voor regels om hem te bewerken of te verwijderen, en wijst erop dat je regels alleen op een computer kunt bewerken. Archiveren, Opruimen en Opschonen uitgelegd beschrijft wat elke optie van Opruimen doet.
Je hebt hem per ongeluk gearchiveerd
De knop Archiveren verplaatst een bericht naar de map Archief zonder het te verwijderen, en één toetsaanslag doet hetzelfde. In klassiek Outlook (Outlook 2016, 2019 en Microsoft 365) zegt Microsoft dat de Backspace-toets de geselecteerde berichten archiveert. In Outlook op het web en Outlook.com verplaatst de toets E het bericht naar Archief als de sneltoetsen van Outlook zijn geselecteerd. Kijk in de map Archief en zet de e-mail terug in het Postvak IN.
Het filter voor ongewenste e-mail heeft hem verplaatst
Kijk in Ongewenste e-mail. Microsoft wijst erop dat ook een andere e-mailapp een bericht als ongewenst kan markeren, dus een app op je telefoon kan het daarheen sturen. Selecteer de e-mail en kies Melden > Geen ongewenste e-mail, en voeg de afzender toe onder Instellingen > E-mail > Ongewenste e-mail > Veilige afzenders en domeinen. Wacht er niet mee: in Outlook.com wordt ongewenste e-mail binnen 30 dagen verwijderd (volgens één pagina van Microsoft al na 10), zonder dat je hem nog kunt terughalen.
Bij een Microsoft 365-werkaccount kan een bericht ook worden tegengehouden voordat het bij je aankomt. Mail in quarantaine staat in geen enkele map van je postvak; als hij wordt vrijgegeven, wordt hij in je postvak bezorgd. Of je je quarantaine kunt zien en of je er meldingen over krijgt, hangt af van hoe je beheerder het heeft ingesteld. Mail die als spam in quarantaine is gezet, wordt standaard 15 dagen bewaard, of 30 bij sommige beveiligingsinstellingen, dus vraag het snel aan IT als je een bericht verwachtte dat nooit kwam. Microsoft 365 kan ook mail terugnemen na de bezorging: zero-hour auto purge verplaatst berichten die al in je postvak staan naar Ongewenste e-mail of quarantaine als later blijkt dat ze spam of phishing zijn, en je krijgt daar geen melding van.
Een archiefbeleid heeft hem verplaatst (werkaccounts)
Staat je postvak op het werk op Microsoft 365 en heb je een archiefpostvak, dan kan oudere mail daar vanzelf naartoe gaan. Microsofts standaardbewaarbeleid wordt automatisch op nieuwe gebruikers toegepast en verplaatst mail na twee jaar naar het archief; je beheerder kan andere termijnen hebben ingesteld. Het archiefpostvak staat als apart postvak in de mappenlijst, met de naam Onlinearchief in klassiek Outlook en In-Place Archief in de nieuwe Outlook en op het web. Ontbreekt dus oude mail maar recente mail niet, kijk dan eerst in het archiefpostvak. E-mails ouder dan X dagen verplaatsen gaat dieper in op dit beleid.
Een filter of de gespreksweergave verbergt hem
Soms staat de e-mail nog in het Postvak IN en verbergt de weergave hem.
- Een filter. Zet in de nieuwe Outlook en op het web Filter terug op Alles; een filter zoals Ongelezen verbergt alles wat je hebt geopend. Controleer in klassiek Outlook Beeld > Huidige weergave > Weergave-instellingen > Filteren. Volgens Microsofts toelichting over items die uit een map verdwijnen worden zulke items niet verwijderd, maar alleen uit de weergave gefilterd.
- Gesprekken. Outlook groepeert berichten standaard in gesprekken, dus een e-mail kan in een gesprek onder een later bericht verborgen zitten, en je ziet hem pas als je het gesprek uitvouwt. Vouw het uit, of zet het groeperen uit: in de nieuwe Outlook en op het web staat dat onder Instellingen > E-mail > Indeling > Berichtordening (één artikel van Microsoft noemt de pagina Leesvenster), en in klassiek Outlook is het Beeld > Weergeven als gesprekken.
Klassiek Outlook toont alleen recente mail
Ontbreekt oude e-mail in klassiek Outlook, maar vind je hem op het web nog wel, dan bewaart klassiek Outlook maar een deel van het postvak op je computer. Afhankelijk van de grootte van de harde schijf synchroniseert het standaard maar 1, 3 of 12 maanden e-mail. Onderaan een map zie je dan Er zijn meer items in deze map op de server en een koppeling om ze te bekijken. Om alles te bewaren ga je naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen, dubbelklik je op het account, sleep je de schuifregelaar Download e-mail voor de afgelopen periode naar Alle en start je Outlook opnieuw.
Een ander apparaat of een andere app heeft hem verwijderd
Elke app die met het postvak is verbonden, kan er mail in verplaatsen en verwijderen. Verwijder je een e-mail op je telefoon, dan gaat hij bij de meeste accounts ook in Outlook naar Verwijderde items. Iedereen met toegang tot een gedeeld postvak of tot het jouwe, zoals een assistent, kan ook berichten opbergen of verwijderen.
Accounts die met POP zijn ingesteld, werken anders. Standaard downloadt een POP-app elk bericht en wordt het bericht van de mailserver verwijderd, zodat het op één apparaat aankomt en op geen ander. Een oude telefoon of computer die het account nog via POP controleert, kan mail ophalen voordat jij die ziet. In klassiek Outlook los je dat op met Een kopie van berichten op de server achterlaten, onder Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen en dan Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd.
Iemand anders zit in je account
Ontbrekende mail is een van de tekenen van een gehackt account. Voor werkaccounts noemt Microsoft ontbrekende of verwijderde e-mail als een van die tekenen, net als regels die berichten naar de mappen Notities, Ongewenste e-mail of RSS-abonnementen verplaatsen, en doorsturen naar adressen die je niet kent. Kijk je regels en instellingen voor doorsturen na op alles wat je niet zelf hebt gemaakt. Voor Outlook.com raadt Microsoft aan de recente aanmeldactiviteit van het account te controleren. Ziet iets er verkeerd uit, verander dan je wachtwoord en laat het op het werk aan IT weten.
Verwijderde mail terughalen
- Nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com: open Verwijderde items. Voor mail die daar al uit is verwijderd, kies je Items herstellen die uit deze map zijn verwijderd, selecteer je de berichten en kies je Herstellen.
- Klassiek Outlook: open Verwijderde items en kies op het tabblad Start Verwijderde items herstellen van server. Heet de map Prullenbak of staat de opdracht er niet, dan ondersteunt je accounttype het niet.
Er gelden termijnen. In Outlook.com wordt mail volgens Microsoft na 30 dagen uit Verwijderde items verwijderd, en die blijft daarna nog 30 dagen terug te halen. Bij een Microsoft 365-werkaccount kun je verwijderde items standaard 14 dagen terughalen, en een beheerder kan dat verhogen naar 30. In Outlook.com kun je mail die in Ongewenste e-mail vanzelf wordt verwijderd (binnen 30 dagen) niet meer terughalen. Hoe je verwijderde e-mails herstelt geeft de stappen voor elke Outlook.
Mail houden waar je hem verwacht
De meeste verdwenen mail is verplaatst door iets dat draait zonder te vragen: een regel, een Opruimen-regel, een filter of een beleid. Met minder en eenvoudigere regels houd je daar makkelijker zicht op. Laat alleen mail die je nooit hoeft te zien automatisch verplaatsen, zoals meldingen en nieuwsbrieven, en berg de rest zelf op, zodat je weet waar elke e-mail is gebleven. E-mails ordenen in Outlook (Engelstalig) beschrijft een mappenplan dat zo werkt.
Kost het opbergen met de hand de meeste tijd, dan is Folder Suggest een invoegtoepassing voor Outlook die voor elke e-mail de juiste map voorstelt uit de mappen die je al hebt, zodat opbergen één klik kost. Het heeft een gratis abonnement.
Veelgestelde vragen
Waarom verdwijnen e-mails vanzelf uit mijn Postvak IN in Outlook?
Meestal omdat iets ze verplaatst: Postvak IN met prioriteit zet ze in Overige, een regel of Opruimen-regel verplaatst of verwijdert ze, of het filter voor ongewenste e-mail stuurt ze naar Ongewenste e-mail. Regels bij Microsoft 365-, Exchange- en Outlook.com-accounts draaien meestal op de server, ook als Outlook gesloten is, en Opruimen draait één keer per dag, dus mail kan uren nadat hij binnenkwam verdwijnen. Doorzoek alle mappen om het bericht te vinden; de map waarin het staat, wijst naar de oorzaak.
Waar blijven verdwenen e-mails in Outlook?
Meestal op het tabblad Overige, in een map waar een regel mail naartoe verplaatst, in Archief, in Ongewenste e-mail of in Verwijderde items. Bij een Microsoft 365-werkaccount kan oudere mail door een archiefbeleid ook naar het archiefpostvak gaan, en spam of phishing kan in quarantaine worden gehouden, bij binnenkomst of na de bezorging.
Hoe lang kan ik verwijderde e-mails in Outlook terughalen?
In Outlook.com wordt Verwijderde items na 30 dagen leeggemaakt, en mail die daaruit is verwijderd, kun je nog 30 dagen terughalen. Bij een Microsoft 365-werkaccount is de herstelperiode standaard 14 dagen, en een beheerder kan die verhogen naar 30. In Outlook.com wordt Ongewenste e-mail binnen 30 dagen leeggemaakt (volgens één pagina van Microsoft al na 10), en die mail kun je niet terughalen.
Waarom zie ik oudere e-mails niet in klassiek Outlook?
Klassiek Outlook bewaart maar een deel van een Exchange- of Microsoft 365-postvak op je computer, standaard 1, 3 of 12 maanden, afhankelijk van de schijfgrootte. De oudere mail staat nog op de server. Gebruik de koppeling onderaan de map om die te bekijken, of zet Download e-mail voor de afgelopen periode in de accountinstellingen op Alle.