Outlook-Postfach voll? Warum Sie keine E-Mails senden können und wie Sie Platz schaffen, auch wenn Sie alles gelöscht haben
Outlook meldet, Ihr Postfach sei voll, E-Mails kommen nicht mehr an, und die Warnung bleibt vielleicht, nachdem Sie alles gelöscht haben, was Sie finden. Hier steht, was sie bedeutet, was den Platz belegt und was ihn am schnellsten freigibt.
Kurz gesagt: Postfach voll heißt, Sie haben ein Speicherlimit erreicht, und Senden oder Empfangen hört auf, bis Sie wieder darunter sind. Löschen genügt nicht: E-Mails wandern nach Gelöschte Elemente und zählen weiter, bis Sie diesen Ordner leeren. Leeren Sie ihn zuerst. Prüfen Sie dann Einstellungen > Konto > Speicher (im neuen Outlook Konten) oder im klassischen Outlook Datei > Tools > Postfachbereinigung und löschen Sie die größten Nachrichten. Ein kostenloses privates Konto hat zwei Limits: 15 GB für E-Mails und 5 GB Microsoft-Cloudspeicher, geteilt mit OneDrive. Lautet die Meldung Microsoft Unified Storage ist voll, müssen Sie die 5 GB leeren. Die Schaltfläche Archivieren schafft keinen Platz; ein Onlinearchiv oder eine .pst-Datei kann es.
Was „Postfach voll“ bedeutet und was nicht mehr funktioniert
Private Outlook.com-Konten haben zwei Limits, und wer eines überschreitet, kann keine E-Mails mehr nutzen:
- Postfach voll oder Quota Exceeded: Ihr E-Mail-Speicher ist über dem Limit. Sie können weder senden noch empfangen.
- Microsoft Unified Storage ist voll: Ihr Cloudspeicher ist über dem Limit. Sie können weder senden noch empfangen, auch wenn im Postfach selbst noch Platz ist. OneDrive-Dateien werden außerdem schreibgeschützt.
E-Mails, die in dieser Zeit an Sie gehen, warten nicht auf Sie. Sie gehen an den Absender zurück, der sie erneut senden muss. Bleiben Sie über dem Cloud-Limit, wird Ihr OneDrive laut Microsoft nach drei Monaten eingefroren und kann nach sechs gelöscht werden.
Microsoft 365-Geschäfts- und Schulpostfächer hören in drei Stufen auf:
- Warnung: Eine E-Mail meldet, dass das Postfach fast voll ist. Alles funktioniert noch.
- Senden verbieten: Sie können keine neuen Nachrichten senden. Wenn Sie nichts senden können, aber E-Mails noch ankommen, sind Sie hier.
- Senden und Empfangen verbieten: Eingehende E-Mails werden abgewiesen, und der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsmeldung. Eventuell sehen Sie Quota Exceeded, your account is above quota limits.
So sehen Sie in jedem Outlook, wie viel Platz Sie belegen
- Neues Outlook für Windows: Einstellungen > Konten > Speicher zeigt den Platz, den jeder Ordner belegt.
- Outlook im Web und Outlook.com: Einstellungen > Konto > Speicher.
- Klassisches Outlook für Windows: Datei > Tools > Postfachbereinigung, dann Postfachgröße anzeigen.
- Outlook für Mac: Microsofts Speicherseiten behandeln die Mac-App nicht. Öffnen Sie Outlook im Web in einem Browser und gehen Sie den Weg oben.
- Microsoft-Cloudspeicher (private Konten): Das ist eine eigene Zahl. Melden Sie sich in Ihrem Kontodashboard an und öffnen Sie den Bereich Microsoft-Speicher.
Warum Outlook nach dem Löschen von allem „Postfach voll“ meldet
- Die E-Mails sind noch in „Gelöschte Elemente“. Löschen verschiebt E-Mails dorthin, und sie zählen weiter, bis der Ordner geleert ist. Mit Sweep oder Bereinigen gelöschte E-Mails landen am selben Ort.
- Das volle Limit ist das andere. Bei einem privaten Konto gibt das Löschen von E-Mails Cloudspeicher nur frei, wo die E-Mails Anhänge hatten. Räumen Sie auch OneDrive auf und leeren Sie dann dessen Papierkorb online. Den Papierkorb Ihres Computers zu leeren bewirkt das nicht.
- Die E-Mails wurden nur verschoben. E-Mails im Ordner „Archiv“ oder in jedem anderen Ordner sind weiterhin im Postfach.
- Die Anzeige ist noch nicht aktuell. Laut Microsoft kann es nach dem Löschen von Dateien bis zu 24 Stunden dauern, bis sich die Zahl des Cloudspeichers aktualisiert. Für die Zahl des Postfachs nennt Microsoft keine Zeit. Ändert sich nichts, prüfen Sie die Speicherseite im Web und nicht nur in Ihrer Desktop-App.
- „Wiederherstellbare Elemente“ ist voll (Geschäftskonten). Geleerte E-Mails landen eine Zeit lang in einem versteckten Ordner, damit sie wiederhergestellt werden können. Laut Microsoft hat dieser Ordner ein eigenes Limit: 30 GB, bei Aufbewahrungspflicht 100 GB. Ist er voll, können Sie nichts mehr löschen, und eventuell sehen Sie The operation could not be completed. Ein separater Artikel sagt, dass die angezeigte Größe diesen Ordner nicht einschließt. Verschwindet die Warnung bei einem Geschäftskonto nicht, wenn Sie „Gelöschte Elemente“ leeren, bitten Sie Ihren IT-Administrator, diesen Ordner zu prüfen. Ob er bei privaten Konten zählt, sagen Microsofts Outlook.com-Seiten nicht.
Die schnellsten Wege zu mehr Platz, die größte Wirkung zuerst
Beginnen Sie mit „Gelöschte Elemente“, denn das ist ein einziger Schritt. Danach entscheiden die Ordnergrößen.
1. „Gelöschte Elemente“ leeren. Tun Sie dasselbe mit „Junk-E-Mail“. Dieser Ordner leert sich innerhalb von 30 Tagen von selbst (laut einer Microsoft-Seite schon nach 10), warten Sie also nicht.
- Neues Outlook: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und wählen Sie Leeren.
- Klassisches Outlook: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und wählen Sie Ordner leeren.
- Web und Outlook.com: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Gelöschte Elemente und wählen Sie Leeren.
Versehentlich geleert? Wählen Sie Gelöschte Elemente und nutzen Sie Wiederherstellen (im klassischen Outlook Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen). Microsoft nennt für Outlook.com und das Web 30 Tage; seine Exchange-Seite nennt für Geschäftspostfächer standardmäßig 14.
2. Ganze Ordner nach Alter leeren. Im neuen Outlook und im Web kann die Seite Speicher alles in einem Ordner endgültig löschen oder nur Elemente, die älter als 3, 6 oder 12 Monate sind. Sehen Sie auch bei Gesendete Elemente nach. Im klassischen Outlook nutzen Sie in der Postfachbereinigung die Funktion Elemente suchen, die älter sind als.
3. Große Anhänge finden. Um einen Anhang zu entfernen, müssen Sie die zugehörige E-Mail löschen.
- Neues Outlook und Web: Wählen Sie oben in der Nachrichtenliste Filter > Sortieren nach > Größe. Wählen Sie es erneut, wenn die kleinsten zuerst stehen. Hat Ihr Outlook ein eigenes Sortierfeld, nutzen Sie dieses.
- Klassisches Outlook: Elemente suchen, die größer sind als in der Postfachbereinigung, oder geben Sie nachrichtengröße:>5 MB in das Suchfeld ein.
- Um eine Datei zu behalten: Öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie unter dem Anhang In OneDrive speichern und löschen Sie die E-Mail dann mit Umschalt + Entf. Ist Ihr Cloudspeicher der volle, speichern Sie sie stattdessen in einem Ordner auf Ihrem Computer.
4. Sweep für die größten Absender nutzen. Wählen Sie im neuen Outlook und im Web eine E-Mail aus und dann Sweep (die Schaltfläche kann auch „Aufräumen“ heißen). Sie können alles von diesem Absender löschen (und, wenn Sie möchten, alles, was er künftig schickt), nur seine neueste Nachricht behalten oder seine Nachrichten löschen, die älter als 10 Tage sind. Leeren Sie danach „Gelöschte Elemente“, sonst bleibt der Platz belegt.
5. Im klassischen Outlook Bereinigen nutzen. Wählen Sie eine Unterhaltung und dann Start > Bereinigen > Unterhaltung aufräumen. Das entfernt nur Nachrichten, die eine spätere Antwort wiederholen, und schafft deshalb womöglich nicht viel Platz. Archiv, Sweep und Bereinigen erklärt die Unterschiede.
Immer noch voll? Ein kostenpflichtiges Abonnement hebt ein privates Postfach auf 100 GB an, das Maximum eines privaten Kontos; Testversionen zählen nicht. Fragen Sie bei der Arbeit Ihren IT-Administrator, der Ihr Limit unter dem Ihres Tarifs gesetzt haben kann.
Outlook-Postfachlimits nach Kontotyp
| Konto | Postfach | Warnung / kein Senden / kein Senden und Empfangen | Archivpostfach |
|---|---|---|---|
| Outlook.com, ohne Abonnement | 15 GB, plus 5 GB Cloudspeicher | Beides hört bei einem der Limits auf | Von Microsofts Seiten nicht behandelt |
| Outlook.com, Microsoft 365-Abonnement | 100 GB, plus der Cloudspeicher Ihres Tarifs | Beides hört bei einem der Limits auf | Von Microsofts Seiten nicht behandelt |
| Business Basic, Business Standard | 100 GB | 98 / 99 / 100 GB | 50 GB |
| Business Premium, E3, E5, Exchange Online Plan 2 | 100 GB | 98 / 99 / 100 GB | 100 GB, bis 1,5 TB mit automatisch erweiterndem Archiv |
| Office 365 E1, Exchange Online Plan 1 | 50 GB | 49 / 49,5 / 50 GB | 50 GB |
| F3, Exchange Online Kiosk | 2 GB | 1,96 / 1,98 / 2 GB | Nicht enthalten |
Die Werte für Geschäftskonten sind die Höchstwerte aus den Exchange Online-Begrenzungen. Administratoren können sie niedriger setzen, und nur ein Administrator kann ein Archivpostfach aktivieren.
Der private Speicher hat sich kürzlich geändert. Der Cloudspeicher beträgt 100 GB bei Basic und 1 TB bei Personal. Neue Family- und Premium-Abonnements ab dem 8. Oktober 2026 erhalten 2 TB, geteilt in der Familie, und bestehende wechseln ab dem 2. Mai 2027 bei der Verlängerung dorthin. Mehr Cloudspeicher hebt das Postfachlimit von 100 GB nicht an. Endet ein Abonnement, fallen Sie auf 15 GB und 5 GB zurück, und wer darüber liegt, kann keine E-Mails mehr senden und empfangen.
Outlook-Postfach voll: So archivieren Sie, damit Platz frei wird
- Die Schaltfläche „Archivieren“ schafft keinen Platz. Sie verschiebt E-Mails in den Ordner „Archiv“ im selben Postfach, und laut Microsoft bleibt Ihre Postfachgröße gleich.
- Ein Onlinearchiv schon, wenn Sie eines haben. Es ist ein zweites Postfach für ältere E-Mails, das ein Administrator einschaltet. Suchen Sie in Ihrer Ordnerliste nach Onlinearchiv (klassisches Outlook, Mac) oder In-Place Archiv (neues Outlook, Web). Verschieben Sie E-Mails dorthin oder ziehen Sie sie hinein. Im klassischen Outlook beziehen Suchen im Posteingang es nicht ein. Microsoft beschreibt es nur für Geschäfts- und Schulpostfächer.
- Eine .pst-Datei schon. Sie ist eine eigene Datei auf Ihrem Computer. Gehen Sie im klassischen Outlook zu Datei > Informationen > Tools > Alte Elemente bereinigen, wählen Sie Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren, wählen Sie den Ordner, geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein und wählen Sie OK. Der Befehl kann bei der Arbeit fehlen, wenn ein Administrator ihn abgeschaltet hat.
- Auch das neue Outlook kann eine .pst nutzen, unter Bedingungen. Öffnen Sie eine unter Einstellungen > Dateien > Outlook-Datendateien und ziehen Sie E-Mails hinein. Dafür muss auch das klassische Outlook installiert sein, und Sie brauchen ein Microsoft 365-Abonnement.
Der Export in eine .pst-Datei wird als Sicherung beschrieben, die E-Mails bleiben also in Ihrem Postfach, bis Sie sie löschen. Eine .pst-Datei liegt auf einem einzigen Computer, sichern Sie sie also, halten Sie sie aber aus einem synchronisierten OneDrive-Ordner heraus: Microsoft warnt, dass eine große die OneDrive-Synchronisierung verlangsamen kann.
Alte E-Mails automatisch verschieben beschreibt, was jedes Outlook von selbst kann. Scheinen bei einer Aufräumaktion E-Mails verschwunden zu sein, lesen Sie, wohin verschwundene Outlook-E-Mails meist gehen.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist mein Outlook-Postfach nach dem Löschen von allem noch voll?
Gelöschte E-Mails landen in „Gelöschte Elemente“ und zählen weiter, bis dieser Ordner geleert wird. Bei einem privaten Konto kann das volle Limit auch Ihre 5 GB Microsoft-Cloudspeicher betreffen, die auch OneDrive-Dateien belegen.
Warum kann ich keine E-Mails senden, wenn mein Outlook-Postfach voll ist?
Über dem Limit kann ein privates Outlook.com-Konto weder senden noch empfangen. Ein Microsoft 365-Geschäftspostfach hört zuerst auf zu senden und dann auf zu empfangen, wenn es sein volles Limit erreicht.
Schafft die Schaltfläche „Archivieren“ Platz in Outlook?
Nein. Sie verschiebt E-Mails in den Ordner „Archiv“ im selben Postfach, sodass die Postfachgröße laut Microsoft gleich bleibt. Ein Onlinearchiv-Postfach oder eine .pst-Datei nimmt E-Mails aus Ihrem Hauptpostfach heraus.
Zählt OneDrive zu meinem Outlook-Speicher?
Bei einem privaten Konto teilweise. Ihre E-Mails haben ein eigenes Kontingent, 15 GB bei einem kostenlosen Konto. OneDrive teilt sich 5 GB Cloudspeicher mit den Anhängen von Outlook.com, und wer eines der beiden Limits überschreitet, kann keine E-Mails mehr senden und empfangen. Anhänge zählen für beide.
Wie prüfe ich die Größe meines Postfachs in Outlook?
Neues Outlook: Einstellungen > Konten > Speicher. Outlook im Web und Outlook.com: Einstellungen > Konto > Speicher. Klassisches Outlook: Datei > Tools > Postfachbereinigung > Postfachgröße anzeigen.