Een e-mail intrekken in Outlook: wanneer het werkt, de stappen en Verzenden ongedaan maken
Je hebt net de verkeerde e-mail verstuurd. Of je hem kunt intrekken, hangt af van wie hem ontving en vanaf welk account je hem verstuurde. Kan intrekken niet, dan kun je je eerste minuten beter besteden aan een korte correctie.
Kort gezegd: je kunt een e-mail in Outlook alleen intrekken als jij en de ontvanger allebei een Microsoft 365-werk- of schoolaccount in dezelfde organisatie hebben, en de ondersteuningspagina’s van Microsoft voegen toe dat de ontvanger hem niet mag hebben geopend. E-mail buiten je organisatie kun je normaal niet intrekken, en persoonlijke accounts (Gmail, Hotmail, Outlook.com) kunnen intrekken helemaal niet gebruiken. Om het te proberen open je het bericht vanuit Verzonden items, kies je Bericht intrekken (nieuwe Outlook, web), Dit bericht intrekken (klassiek Outlook) of Intrekken (Mac, iOS, Android), en controleer je het Rapport bericht intrekken in je Postvak IN. Mislukt het, stuur dan meteen een korte correctie. Verzenden ongedaan maken is iets anders: het houdt een bericht een paar seconden vast, en het moet aan staan voordat je verstuurt.
Kun je deze e-mail intrekken? Controleer eerst
Deze beperkingen komen uit het artikel van Microsoft over intrekken en de bijbehorende beheerdocumentatie voor Exchange Online.
- Collega in dezelfde Microsoft 365-organisatie: intrekken kan werken.
- Iedereen buiten je organisatie: nee. De enige uitzondering zijn twee Microsoft 365-organisaties waarvan de beheerder van de ontvanger de jouwe op een lijst met toegestane organisaties heeft gezet. Dat staat standaard uit, dus reken er niet op.
- Persoonlijk account (Gmail, Hotmail, Outlook.com): nee. Outlook.com heeft in plaats daarvan Verzenden ongedaan maken.
- Al geopend: de pagina’s van Microsoft verschillen. De ondersteuningspagina’s zeggen dat de ontvanger hem niet mag hebben geopend. De beheerdocumentatie zegt dat de beheerder van elke organisatie bepaalt of al gelezen berichten kunnen worden ingetrokken. Probeer het, maar ga ervan uit dat de e-mail is gezien.
- Doorgestuurd: een kopie die met de hand of door een Postvak IN-regel is doorgestuurd, kun je niet intrekken.
- Uitgeschakeld of te oud: IT kan intrekken uitschakelen, en beheerders stellen een maximumleeftijd in, standaard 365 dagen.
- Instelling van Outlook voor Windows: intrekken werkt niet in de modus Online, of met meerdere Exchange-accounts in één Outlook-profiel.
Wat er is veranderd in hoe intrekken werkt
Microsoft heeft intrekken voor Exchange Online opnieuw opgebouwd en noemt het „Cloud-based Message Recall”. Je start het intrekken op dezelfde manier als vroeger. Daarna probeert een dienst aan de kant van Microsoft het origineel uit het postvak van elke ontvanger te verwijderen, tot 24 uur lang. Ontvangers krijgen standaard geen bericht, al kan een beheerder een melding aanzetten.
Intrekken en Verzenden ongedaan maken in elke Outlook
| Outlook | Intrekken | Verzenden ongedaan maken |
|---|---|---|
| Nieuwe Outlook voor Windows | Ja, werk- of schoolaccount | Ja, tot 10 seconden volgens Microsoft |
| Klassiek Outlook voor Windows | Ja, werk- of schoolaccount | Nee. Gebruik een regel met uitstel |
| Outlook op het web (werk of school) | Ja, zie de opmerking hieronder | Door Microsoft niet beschreven voor werkaccounts |
| Outlook.com (persoonlijk) | Nee | Ja, tot 30 seconden |
| Outlook voor Mac | Ja, werk- of schoolaccount, versie 16.94 of hoger | Ja, 5 tot 120 seconden (Microsoft 365-abonnement of Outlook.com) |
| Outlook voor iOS en Android | Ja, werk- of schoolaccount | Door Microsoft niet beschreven |
Een e-mail intrekken in de nieuwe Outlook en Outlook op het web (Microsoft 365)
- Selecteer Verzonden items en dubbelklik op het bericht om het te openen.
- Selecteer op het lint Bericht intrekken en dan OK.
- Let in je Postvak IN op het Rapport bericht intrekken.
Komen deze stappen in Windows niet overeen met je scherm, dan gebruik je misschien klassiek Outlook. Microsoft noemt een vervangend bericht voor de nieuwe Outlook maar geeft er geen stap voor, dus verstuur een correctie als nieuwe e-mail.
Het artikel van Microsoft spreekt zichzelf tegen over het web: de sectie over klassiek Outlook zegt dat je in Outlook op het web geen bericht kunt intrekken, terwijl de sectie over het web deze stappen geeft en de beheerdocumentatie het web ook noemt. Probeer ze met een werk- of schoolaccount.
Een e-mail intrekken in klassiek Outlook
- Selecteer Verzonden items in het mappenvenster.
- Dubbelklik op het bericht om het te openen. Selecteren in het leesvenster werkt niet.
- Ga op het klassieke lint naar het tabblad Bericht, de groep Verplaatsen, Meer verplaatsingsacties, Dit bericht intrekken. Ga op het vereenvoudigde lint naar Bericht, Meer opdrachten (...), Acties, Dit bericht intrekken.
- Kies Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen of Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht en selecteer dan OK.
- Heb je gekozen voor vervangen, schrijf dan het nieuwe bericht en selecteer Verzenden.
Ontbreekt Dit bericht intrekken, dan heb je volgens Microsoft waarschijnlijk geen Exchange-account, of de functie is niet beschikbaar in je organisatie.
Een e-mail intrekken in Outlook voor Mac
Intrekken op een Mac vereist Outlook voor Mac 16.94 (build 25010522) of hoger. De verouderde Outlook voor Mac ondersteunt het niet.
- Selecteer Verzonden en dubbelklik op het bericht om het te openen.
- Klik op het lint op Intrekken en dan op OK. Ontbreekt de knop, voeg hem dan toe door je werkbalk aan te passen.
- Open de koppeling in het Rapport bericht intrekken in je Postvak IN.
Een e-mail intrekken in de Outlook-app (iPhone en Android)
- Open het bericht in je map Verzonden.
- Tik rechtsboven op de drie puntjes, Meer opties.
- Tik op Intrekken.
Op de pagina van Microsoft Kan ik een verzonden e-mail ongedaan maken/terug halen? staat dat je een e-mail krijgt waarin staat of het is gelukt.
Het rapport bericht intrekken lezen
Het rapport is een e-mail met het onderwerp „Rapport bericht intrekken voor bericht” plus je oorspronkelijke onderwerp. Microsoft zegt op de ene plek dat het meestal binnen ongeveer 30 seconden aankomt, en op een andere binnen een paar minuten.
- Selecteer in het bericht de koppeling naar het rapport. Het opent in je browser en mogelijk moet je je aanmelden.
- Lees de status per ontvanger: gelukt, in behandeling of mislukt.
Kan een intrekking niet meteen worden uitgevoerd, dan probeert het systeem het tot 24 uur opnieuw voordat het de status op mislukt zet. Is de fout belangrijk, wacht dan niet tot een status in behandeling verandert. Komt er geen rapport, dan kan IT nagaan of mail van Office365Reports@microsoft.com is geblokkeerd.
Een e-mail ongedaan maken met Verzenden ongedaan maken
Verzenden ongedaan maken is hoe je in Outlook een e-mail terugneemt zonder intrekken. Het houdt elk bericht een ingestelde tijd vast, en je annuleert vanuit een melding. Het helpt alleen als het aanstond voordat je op Verzenden drukte.
- Nieuwe Outlook voor Windows: ga naar Instellingen > E-mail > Opstellen en beantwoorden > Verzenden ongedaan maken. Microsoft zegt dat de optie Ongedaan maken tot 10 seconden zichtbaar is.
- Outlook.com: ga naar Instellingen > E-mail > Opstellen, stel onder Verzenden ongedaan maken een vertraging in (maximaal 30 seconden) en selecteer Opslaan. Na het verzenden verschijnt onderaan de berichtenlijst een melding met Ongedaan maken.
- Outlook voor Mac: ga naar Outlook > Instellingen > Opstellen en stel een vertraging in van 5 tot 120 seconden. Microsoft noemt het voor Microsoft 365-abonnementen en Outlook.com-accounts.
- Klassiek Outlook: niet ondersteund. Gebruik de regel met uitstel hieronder.
- Outlook op het web met een werkaccount, en de telefoon-apps: de pagina’s van Microsoft die hier worden genoemd, geven geen stappen of duur.
Stel de langste vertraging in die je Outlook biedt. Voor andere instellingen die de moeite waard zijn, zie deze tips en trucs voor Outlook (Engelstalig).
Alle mail vertragen zodat je tijd hebt om fouten te vangen
In klassiek Outlook kan een regel alles wat je verstuurt tot 120 minuten vasthouden, volgens het artikel van Microsoft over uitstellen of plannen:
- Selecteer Bestand > Regels en waarschuwingen beheren > Nieuwe regel.
- Selecteer onder Beginnen met een lege regel de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend en dan Volgende.
- Laat de voorwaarden leeg en selecteer Volgende. Selecteer in de bevestiging Ja, zodat de regel voor al je mail geldt.
- Schakel aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen in, selecteer de onderstreepte tekst een aantal, voer de minuten in en selecteer OK en Volgende.
- Selecteer Volgende, geef de regel een naam, schakel Schakel deze regel in in en selecteer Voltooien.
Elk bericht wacht dan in het Postvak UIT. Outlook moet geopend zijn om het te verzenden.
Voor de nieuwe Outlook en Outlook op het web biedt dat artikel zo’n regel niet, alleen Verzenden plannen voor één bericht tegelijk, in de vervolgkeuzelijst naast Verzenden. In de nieuwe Outlook is dat niet beschikbaar voor IMAP- of POP-accounts.
Wat je doet als intrekken mislukt
- Stuur nu een korte correctie. Antwoord aan dezelfde mensen, met de verbetering in de eerste regel.
- Bevatte de e-mail vertrouwelijke of persoonlijke gegevens, meld dat dan meteen aan je leidinggevende of IT.
- Zet Verzenden ongedaan maken of de regel met uitstel aan voor de volgende keer.
Twee voorbeelden die je kunt aanpassen:
- „Correctie: de factuur die ik om 10:05 uur stuurde, had het verkeerde totaalbedrag. De juiste is bijgevoegd. Negeer de eerste alstublieft. Sorry voor de verwarring.”
- „Ik heb je de onderstaande e-mail per ongeluk gestuurd. Hij was niet voor jou bedoeld. Verwijder hem alsjeblieft en stuur hem niet door. Bedankt.”
Stuur je vaker zulke berichten, sla de tekst dan op als Outlook-sjabloon.
Veelgestelde vragen
Kan ik een e-mail intrekken die naar iemand buiten mijn organisatie is verstuurd?
Normaal gesproken niet. Intrekken werkt binnen één organisatie. De uitzondering zijn twee Microsoft 365-organisaties waarvan de beheerder van de ontvanger de jouwe op een lijst met toegestane organisaties heeft gezet; dat staat standaard uit. Stuur in plaats daarvan een korte correctie.
Kan ik een e-mail intrekken nadat hij is gelezen?
Volgens de ondersteuningspagina’s van Microsoft mag de ontvanger hem niet hebben geopend. In de beheerdocumentatie staat erbij dat de beheerder van elke organisatie bepaalt of gelezen berichten kunnen worden ingetrokken. Probeer het, maar ga ervan uit dat de e-mail is gezien.
Hoe maak ik het verzenden van een e-mail in Outlook ongedaan?
Gebruik Verzenden ongedaan maken, dat aan moet staan voordat je verstuurt, en kies dan Ongedaan maken in de melding. Nieuwe Outlook: Instellingen > E-mail > Opstellen en beantwoorden > Verzenden ongedaan maken. Outlook.com: Instellingen > E-mail > Opstellen. Mac: Outlook > Instellingen > Opstellen. Klassiek Outlook heeft het niet.
Waarom zie ik de optie Intrekken niet in Outlook?
Dubbelklik in klassiek Outlook op het bericht om het te openen; het leesvenster werkt niet. De opdracht kan ook ontbreken zonder Exchange-account of als je organisatie het niet aanbiedt. Voeg op een Mac de knop toe door je werkbalk aan te passen; de verouderde Outlook voor Mac ondersteunt intrekken niet.
Weet de ontvanger dat ik een e-mail heb ingetrokken?
Standaard niet in Exchange Online. Meldingen aan ontvangers staan uit, tenzij een beheerder ze aanzet. Wie de e-mail al heeft gelezen, weet nog steeds wat erin stond.