E-Mail in Outlook zurückrufen: Wann es klappt, die Schritte und „Senden rückgängig machen“
Sie haben gerade die falsche E-Mail gesendet. Ob Sie sie zurückholen können, hängt davon ab, wer sie bekommen hat und von welchem Konto Sie sie gesendet haben. Wenn ein Rückruf nicht funktionieren kann, nutzen Sie die nächsten Minuten besser für eine kurze Korrektur.
Kurz gesagt: Sie können eine E-Mail in Outlook nur zurückrufen, wenn Sie und der Empfänger beide Microsoft 365-Geschäfts- oder Schulkonten in derselben Organisation haben, und laut Microsofts Supportseiten darf der Empfänger sie nicht geöffnet haben. E-Mails an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation lassen sich normalerweise nicht zurückrufen, und private Konten (Gmail, Hotmail, Outlook.com) können den Rückruf gar nicht nutzen. Öffnen Sie die Nachricht zum Versuch aus Gesendete Elemente, wählen Sie Nachricht zurückrufen (neues Outlook, Web), Diese Nachricht zurückrufen (klassisches Outlook) oder Rückruf (Mac, iOS, Android) und prüfen Sie in Ihrem Posteingang den Nachrichtenrückrufbericht. Klappt es nicht, senden Sie sofort eine kurze Korrektur. Senden rückgängig machen ist etwas anderes: Es hält eine Nachricht einige Sekunden zurück und muss vor dem Senden aktiviert sein.
Können Sie diese E-Mail zurückrufen? Erst prüfen
Diese Grenzen stammen aus Microsofts Artikel zum Rückruf und der zugehörigen Administratordokumentation für Exchange Online.
- Kollegin oder Kollege in derselben Microsoft 365-Organisation: Der Rückruf kann funktionieren.
- Jemand außerhalb Ihrer Organisation: Nein. Die einzige Ausnahme sind zwei Microsoft 365-Organisationen, in denen der Administrator des Empfängers Ihre Organisation auf eine Zulassungsliste gesetzt hat. Das ist standardmäßig aus, rechnen Sie also nicht damit.
- Privates Konto (Gmail, Hotmail, Outlook.com): Nein. Outlook.com hat stattdessen „Senden rückgängig machen“.
- Bereits geöffnet: Microsofts Seiten unterscheiden sich. Die Supportseiten sagen, der Empfänger darf sie nicht geöffnet haben. Die Administratordokumentation sagt, der Administrator jeder Organisation entscheide, ob bereits gelesene Nachrichten zurückgerufen werden können. Versuchen Sie es, aber gehen Sie davon aus, dass die E-Mail gesehen wurde.
- Weitergeleitet: Eine Kopie, die von Hand oder durch eine Posteingangsregel weitergeleitet wurde, lässt sich nicht zurückrufen.
- Ausgeschaltet oder zu alt: Die IT kann den Rückruf abschalten, und Administratoren legen ein Höchstalter fest, standardmäßig 365 Tage.
- Einrichtung von Outlook für Windows: Der Rückruf funktioniert nicht im Onlinemodus und auch nicht mit mehreren Exchange-Konten in einem Outlook-Profil.
Was sich beim Rückruf geändert hat
Microsoft hat den Rückruf für Exchange Online neu gebaut und nennt ihn Cloudbasierten Nachrichtenrückruf. Sie starten den Rückruf wie bisher. Ein Dienst auf Microsofts Seite versucht dann bis zu 24 Stunden lang, das Original aus dem Postfach jedes Empfängers zu löschen. Empfänger werden standardmäßig nicht benachrichtigt, ein Administrator kann aber eine Benachrichtigung einschalten.
Rückruf und „Senden rückgängig machen“ in den einzelnen Outlook-Versionen
| Outlook | Rückruf | Senden rückgängig machen |
|---|---|---|
| Neues Outlook für Windows | Ja, Geschäfts-, Schul- oder Unikonto | Ja, laut Microsoft bis zu 10 Sekunden |
| Klassisches Outlook für Windows | Ja, Geschäfts-, Schul- oder Unikonto | Nein. Nutzen Sie eine Verzögerungsregel |
| Outlook im Web (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) | Ja, siehe Hinweis unten | Von Microsoft für Geschäftskonten nicht beschrieben |
| Outlook.com (privat) | Nein | Ja, bis zu 30 Sekunden |
| Outlook für Mac | Ja, Geschäfts-, Schul- oder Unikonto, ab Version 16.94 | Ja, 5 bis 120 Sekunden (Microsoft 365-Abonnement oder Outlook.com) |
| Outlook für iOS und Android | Ja, Geschäfts-, Schul- oder Unikonto | Von Microsoft nicht beschrieben |
E-Mail im neuen Outlook und in Outlook im Web (Microsoft 365) zurückrufen
- Wählen Sie Gesendete Elemente und öffnen Sie die Nachricht per Doppelklick.
- Wählen Sie im Menüband Nachricht zurückrufen und dann OK.
- Achten Sie in Ihrem Posteingang auf den Nachrichtenrückrufbericht.
Stimmen diese Schritte unter Windows nicht mit Ihrem Bildschirm überein, sind Sie vielleicht im klassischen Outlook. Für das neue Outlook erwähnt Microsoft eine Ersatznachricht, nennt dafür aber keinen Schritt. Senden Sie eine Korrektur daher als neue E-Mail.
Microsofts Artikel widerspricht sich zum Web: Der Abschnitt zum klassischen Outlook sagt „In Outlook im Web können Sie eine Nachricht nicht zurückrufen“, während der Abschnitt zum Web diese Schritte nennt und die Administratordokumentation auch das Web aufführt. Probieren Sie sie mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto.
E-Mail im klassischen Outlook zurückrufen
- Wählen Sie im Ordnerbereich Gesendete Elemente.
- Öffnen Sie die Nachricht per Doppelklick. Die Auswahl im Lesebereich genügt nicht.
- Gehen Sie im klassischen Menüband zur Registerkarte Nachricht, Gruppe Verschieben, Weitere Verschiebeaktionen, Diese Nachricht zurückrufen. Im vereinfachten Menüband gehen Sie zu Nachricht, Weitere Befehle (...), Aktionen, Diese Nachricht zurückrufen.
- Wählen Sie Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen oder Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen und dann OK.
- Haben Sie das Ersetzen gewählt, schreiben Sie die neue Nachricht und wählen Sie Senden.
Fehlt Diese Nachricht zurückrufen, haben Sie laut Microsoft wahrscheinlich kein Exchange-Konto, oder die Funktion ist in Ihrer Organisation nicht verfügbar.
E-Mail in Outlook für Mac zurückrufen
Der Rückruf auf dem Mac erfordert Outlook für Mac 16.94 (Build 25010522) oder höher. Das ältere Outlook für Mac (Legacy) unterstützt ihn nicht.
- Wählen Sie Gesendet und öffnen Sie die Nachricht per Doppelklick.
- Klicken Sie im Menüband auf Rückruf und dann auf OK. Fehlt die Schaltfläche, fügen Sie sie über die Anpassung der Symbolleiste hinzu.
- Öffnen Sie den Link im Nachrichtenrückrufbericht in Ihrem Posteingang.
E-Mail in der Outlook-App (iPhone und Android) zurückrufen
- Öffnen Sie die Nachricht in Ihrem Ordner Gesendet.
- Tippen Sie oben rechts auf die drei Punkte, Weitere Optionen.
- Tippen Sie auf Rückruf.
Auf Microsofts Seite Kann ich das Senden einer E-Mail rückgängig machen bzw. sie zurückrufen? steht, dass Sie eine E-Mail erhalten, die Ihnen sagt, ob es geklappt hat.
So lesen Sie den Nachrichtenrückrufbericht
Der Bericht ist eine E-Mail mit dem Betreff „Nachrichtenrückrufbericht für Nachricht“ plus Ihrem ursprünglichen Betreff. Microsoft schreibt an einer Stelle, er komme meist innerhalb von etwa 30 Sekunden an, an anderer innerhalb weniger Minuten.
- Wählen Sie Nachrichtenrückrufbericht anzeigen. Er öffnet sich in Ihrem Browser, und eventuell müssen Sie sich anmelden.
- Lesen Sie den Status für jeden Empfänger: erfolgreich, ausstehend oder fehlgeschlagen.
Kann ein Rückruf nicht sofort laufen, versucht das System es bis zu 24 Stunden lang erneut, bevor es ihn als fehlgeschlagen markiert. Wenn der Fehler wichtig ist, warten Sie nicht darauf, dass sich ein ausstehender Status ändert. Kommt kein Bericht an, kann die IT prüfen, ob E-Mails von Office365Reports@microsoft.com blockiert wurden.
So machen Sie das Senden einer E-Mail mit „Senden rückgängig machen“ rückgängig
Mit „Senden rückgängig machen“ nehmen Sie das Senden in Outlook ohne Rückruf zurück. Es hält jede Nachricht eine festgelegte Zeit zurück, und Sie brechen über einen Hinweis ab. Es hilft nur, wenn es schon vor dem Klick auf „Senden“ aktiviert war.
- Neues Outlook für Windows: Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Verfassen und antworten > Senden rückgängig machen. Laut Microsoft wird die Option zum Rückgängigmachen bis zu 10 Sekunden angezeigt.
- Outlook.com: Gehen Sie zu Einstellungen > E-Mail > Verfassen, legen Sie unter Senden rückgängig machen eine Verzögerung fest (bis zu 30 Sekunden) und wählen Sie Speichern. Nach dem Senden erscheint dann unten in der Nachrichtenliste ein Hinweis mit Rückgängig machen.
- Outlook für Mac: Gehen Sie zu Outlook > Einstellungen > Verfassen und legen Sie eine Verzögerung von 5 bis 120 Sekunden fest. Microsoft führt es für Microsoft 365-Abonnements und Outlook.com-Konten auf.
- Klassisches Outlook: nicht unterstützt. Nutzen Sie die Verzögerungsregel unten.
- Outlook im Web mit Geschäftskonto und die Smartphone-Apps: Die hier genannten Microsoft-Seiten geben weder Schritte noch eine Dauer an.
Stellen Sie die längste Verzögerung ein, die Ihr Outlook anbietet. Weitere Einstellungen, die sich zu ändern lohnen, finden Sie in diesen Outlook-Tipps und -Tricks.
Alle E-Mails verzögern, damit Sie Fehler abfangen können
Im klassischen Outlook kann eine Regel alles, was Sie senden, bis zu 120 Minuten zurückhalten, nach Microsofts Artikel zum Verzögern oder Planen:
- Wählen Sie Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten > Neue Regel.
- Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden und dann Weiter.
- Lassen Sie die Bedingungen leer und wählen Sie Weiter. Wenn die Bestätigung erscheint, wählen Sie Ja, damit die Regel für Ihre gesamte Post gilt.
- Aktivieren Sie diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln, wählen Sie das unterstrichene eine Anzahl von, geben Sie die Minuten ein und wählen Sie dann OK und Weiter.
- Wählen Sie Weiter, benennen Sie die Regel, aktivieren Sie Diese Regel aktivieren und wählen Sie Fertig stellen.
Jede Nachricht wartet dann im Postausgang. Outlook muss laufen, damit sie gesendet wird.
Für das neue Outlook und Outlook im Web bietet dieser Artikel keine solche Regel, nur Senden planen für jeweils eine Nachricht, im Dropdownmenü neben Senden. Im neuen Outlook ist es für IMAP- und POP-Konten nicht verfügbar.
Was tun, wenn der Rückruf scheitert
- Senden Sie sofort eine kurze Korrektur. Antworten Sie denselben Personen, mit der Korrektur in der ersten Zeile.
- Wenn sie vertrauliche oder personenbezogene Daten enthielt, informieren Sie sofort Ihre Führungskraft oder die IT.
- Aktivieren Sie „Senden rückgängig machen“ oder die Verzögerungsregel für das nächste Mal.
Zwei Beispiele, die Sie anpassen können:
- „Korrektur: Die Rechnung, die ich um 10:05 Uhr gesendet habe, hatte die falsche Summe. Die richtige hängt an. Bitte ignorieren Sie die erste. Entschuldigung für das Durcheinander.“
- „Ich habe Ihnen die E-Mail unten versehentlich gesendet. Sie war nicht für Sie bestimmt. Bitte löschen Sie sie und leiten Sie sie nicht weiter. Vielen Dank.“
Wenn Sie solche Hinweise oft senden, speichern Sie den Wortlaut als Outlook-Vorlage.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine E-Mail zurückrufen, die an jemanden außerhalb meiner Organisation ging?
Normalerweise nicht. Der Rückruf funktioniert innerhalb einer Organisation. Die Ausnahme sind zwei Microsoft 365-Organisationen, in denen der Administrator des Empfängers Ihre Organisation auf eine Zulassungsliste gesetzt hat, was standardmäßig aus ist. Senden Sie stattdessen eine kurze Korrektur.
Kann ich eine E-Mail zurückrufen, nachdem sie gelesen wurde?
Laut Microsofts Supportseiten darf der Empfänger sie nicht geöffnet haben. Die Administratordokumentation ergänzt, dass der Administrator jeder Organisation entscheidet, ob bereits gelesene Nachrichten zurückgerufen werden können. Versuchen Sie es, aber gehen Sie davon aus, dass die E-Mail gesehen wurde.
Wie mache ich das Senden einer E-Mail in Outlook rückgängig?
Nutzen Sie „Senden rückgängig machen“, das vor dem Senden aktiviert sein muss, und wählen Sie dann im Hinweis „Rückgängig machen“. Neues Outlook: Einstellungen > E-Mail > Verfassen und antworten > Senden rückgängig machen. Outlook.com: Einstellungen > E-Mail > Verfassen. Mac: Outlook > Einstellungen > Verfassen. Das klassische Outlook hat es nicht.
Warum sehe ich die Option „Zurückrufen“ in Outlook nicht?
Im klassischen Outlook müssen Sie die Nachricht per Doppelklick öffnen; im Lesebereich geht es nicht. Der Befehl kann auch fehlen, wenn Sie kein Exchange-Konto haben oder Ihre Organisation ihn nicht anbietet. Auf dem Mac fügen Sie die Schaltfläche über die Anpassung der Symbolleiste hinzu; das ältere Outlook für Mac (Legacy) unterstützt den Rückruf nicht.
Erfährt der Empfänger, dass ich eine E-Mail zurückgerufen habe?
In Exchange Online standardmäßig nicht. Benachrichtigungen an Empfänger sind aus, solange ein Administrator sie nicht einschaltet. Wer die E-Mail schon gelesen hat, weiß trotzdem, was darin stand.