Outlook でメールを取り消す方法: 取り消せる条件、手順、送信を元に戻す機能
間違ったメールを送ってしまいました。取り戻せるかどうかは、誰が受け取ったか、どのアカウントから送ったかで決まります。取り消しが使えない場合は、数分を短い訂正メールに使うほうが得策です。
まとめると: Outlook でメールを取り消せるのは、自分と受信者の両方が同じ組織の Microsoft 365 職場または学校アカウントを持っている場合だけで、Microsoft のサポート ページでは、受信者がまだ開いていないことも条件とされています。組織の外に送ったメールは通常取り消せず、個人用アカウント (Gmail、Hotmail、Outlook.com) では取り消しはまったく使えません。試すには、[送信済みアイテム] からメッセージを開き、[メッセージを取り消す] (新しい Outlook、Web)、[このメッセージを取り消す] (クラシック Outlook)、[取り消し] (Mac、iOS、Android) を選び、受信トレイに届くメッセージ取り消しレポートを確認します。失敗したら、すぐに短い訂正を送ってください。送信を元に戻すは別の機能で、メッセージを数秒間保留するものです。送信する前にオンにしておく必要があります。
このメールを取り消せるか？ 先に確認
これらの条件は、Microsoft の取り消しの記事と、Exchange Online の管理者向けドキュメントに基づいています。
- 同じ Microsoft 365 組織の同僚: 取り消せる可能性があります。
- 組織の外の相手: 取り消せません。例外は、受信者側の管理者があなたの組織を許可リストに追加している、2 つの Microsoft 365 組織の場合だけです。既定ではオフなので、当てにしないでください。
- 個人用アカウント (Gmail、Hotmail、Outlook.com): 取り消せません。Outlook.com には代わりに送信を元に戻す機能があります。
- すでに開かれている: Microsoft のページ同士で説明が異なります。サポート ページには、受信者がまだ開いていない必要があると書かれています。管理者向けドキュメントでは、すでに読まれたメッセージを取り消せるかどうかは各組織の管理者が決めるとされています。試す価値はありますが、読まれたものとして考えてください。
- 転送された: 手動や受信トレイのルールで転送されたコピーは、取り消せません。
- オフにされている、または古すぎる: IT 部門が取り消しをオフにでき、管理者が取り消せる経過期間の上限 (既定では 365 日) を設定します。
- Outlook for Windows の構成: オンライン モードの場合や、1 つの Outlook プロファイルに複数の Exchange アカウントがある場合は、取り消しが動作しません。
取り消しの仕組みの変更点
Microsoft は Exchange Online の取り消しを作り直し、「クラウドベースのメッセージ取り消し」と呼んでいます。取り消しの開始方法は以前と同じです。そのあと Microsoft 側のサービスが、各受信者のメールボックスから元のメッセージを最大 24 時間かけて削除しようとします。既定では受信者に通知されませんが、管理者が通知をオンにすることもできます。
Outlook ごとの取り消しと送信を元に戻す機能
| Outlook | 取り消し | 送信を元に戻す |
|---|---|---|
| 新しい Outlook for Windows | 対応 (職場または学校アカウント) | 対応 (Microsoft によれば最大 10 秒) |
| クラシック Outlook for Windows | 対応 (職場または学校アカウント) | 非対応。遅延ルールを使います |
| Outlook on the web (職場または学校) | 対応 (下の注を参照) | 職場アカウントについては Microsoft の説明なし |
| Outlook.com (個人用) | 非対応 | 対応 (最大 30 秒) |
| Outlook for Mac | 対応 (職場または学校アカウント、バージョン 16.94 以降) | 対応 (5～120 秒、Microsoft 365 サブスクリプションまたは Outlook.com) |
| Outlook for iOS と Android | 対応 (職場または学校アカウント) | Microsoft の説明なし |
新しい Outlook と Outlook on the web (Microsoft 365) でメールを取り消す方法
- [送信済みアイテム] を選び、メッセージをダブルクリックして開きます。
- リボンで [メッセージを取り消す] を選び、[OK] を選びます。
- 受信トレイに届く[メッセージ取り消しレポート]を確認します。
Windows でこの手順が画面と合わない場合は、クラシック Outlook を使っている可能性があります。Microsoft は新しい Outlook での置き換えメッセージに触れていますが、その手順は載せていないため、訂正は新しいメールとして送ってください。
Microsoft の記事は Web について自己矛盾しています。クラシックの項では「Outlook on the web でメッセージを取り消すことができません」とある一方、Web の項にはこの手順が載っており、管理者向けドキュメントにも Web が含まれています。職場または学校アカウントで試してください。
クラシック Outlook でメールを取り消す方法
- フォルダー ウィンドウで [送信済みアイテム] を選びます。
- メッセージをダブルクリックして開きます。閲覧ウィンドウで選択しただけでは取り消せません。
- クラシック リボンでは、[メッセージ] タブの [移動] グループで [その他の移動操作]、[このメッセージを取り消す] の順に選びます。シンプル リボンでは、[メッセージ]、[その他のコマンド (...)]、[アクション]、[このメッセージを取り消す] の順です。
- [このメッセージの未読なら削除する] または [未読ならば、削除して新しいメッセージに置き換える] を選び、[OK] を選びます。
- 置き換えを選んだ場合は、新しいメッセージを書いて [送信] を選びます。
[このメッセージを取り消す] が表示されない場合、Microsoft によれば、Exchange アカウントがないか、組織でこの機能が使えない可能性が高いとのことです。
Outlook for Mac でメールを取り消す方法
Mac での取り消しには、Outlook for Mac 16.94 (ビルド 25010522) 以降が必要です。レガシ Outlook for Mac は対応していません。
- [送信済み] を選び、メッセージをダブルクリックして開きます。
- リボンで [取り消し] をクリックし、[OK] をクリックします。ボタンがない場合は、ツール バーをカスタマイズして追加します。
- 受信トレイの[メッセージ取り消しレポート]にあるリンクを開きます。
Outlook アプリ (iPhone と Android) でメールを取り消す方法
- [送信済みアイテム] フォルダーでメッセージを開きます。
- 右上の 3 つの点、[その他のオプション] をタップします。
- [取り消し] をタップします。
Microsoft の「送信したメールを元に戻す/取り消すことはできますか?」のページによると、成功したかどうかを知らせるメールが届きます。
メッセージ取り消しレポートの読み方
レポートは、件名が「メッセージ [元のメッセージの件名] のメッセージ取り消しレポート」の形をしたメールです。Microsoft は、通常は 30 秒ほどで届くとする箇所と、数分以内とする箇所があります。
- [メッセージ取り消しレポートの表示] を選びます。ブラウザーで開き、サインインが必要な場合があります。
- 受信者ごとの状態を確認します。成功、保留中、失敗のいずれかです。
すぐに実行できない場合、システムは失敗と判定するまで最大 24 時間、再試行します。ミスが重大なら、保留中の状態が変わるのを待たないでください。レポートが届かない場合は、IT 部門が Office365Reports@microsoft.com からのメールがブロックされていないか確認できます。
送信を元に戻す機能でメールの送信を取り消す方法
送信を元に戻す機能は、取り消しを使わずに Outlook で送信をなかったことにする方法です。各メッセージを設定した時間だけ保留し、表示されるメッセージからキャンセルします。送信ボタンを押す前にオンになっていた場合にしか役立ちません。
- 新しい Outlook for Windows: [設定] > [メール] > [作成と返信] > [送信を元に戻す] を開きます。Microsoft によると、元に戻すオプションは最大 10 秒間表示されます。
- Outlook.com: [設定] > [メール] > [作成と返信] を開き、[送信を元に戻す] で遅延時間 (最大 30 秒) を設定して [保存] を選びます。送信すると、メッセージ一覧の下部に [元に戻す] のメッセージが表示されます。
- Outlook for Mac: [Outlook] > [設定] > [作成] を開き、5 ～ 120 秒の遅延を設定します。Microsoft は Microsoft 365 サブスクリプションと Outlook.com アカウントで使えるとしています。
- クラシック Outlook: サポートされていません。下の遅延ルールを使います。
- 職場アカウントの Outlook on the web とスマートフォン アプリ: ここで引用した Microsoft のページには、手順も時間も載っていません。
お使いの Outlook で最も長い遅延を設定してください。ほかに変更しておくとよい設定は、Outlook の便利機能と使い方のコツを参照してください。
すべてのメールを遅延させて、ミスに気づく時間を作る
クラシック Outlook では、ルールを使って送信するすべてのメールを最大 120 分保留できます。Microsoft の送信の延期またはスケジュールの記事に沿った手順です。
- [ファイル] > [ルールと通知の管理] > [新しいルール] を選びます。
- [新しいルールを作成する] で [送信するメッセージにルールを適用する] を選び、[次へ] を選びます。
- 条件は空のままにして [次へ] を選びます。確認メッセージが表示されたら [はい] を選ぶと、すべてのメールがルールの対象になります。
- [指定した時間 分後に配信する] をオンにし、下線の付いた「指定した時間」を選んで分数を入力し、[OK]、[次へ] の順に選びます。
- [次へ] を選び、ルールに名前を付けて、[この仕分けルールを有効にする] をオンにし、[完了] を選びます。
以後、各メールは [送信トレイ] で待機します。送信するには Outlook が起動している必要があります。
新しい Outlook と Outlook on the web では、この記事にそのようなルールはなく、1 通ずつ使う [送信のスケジュール] だけが紹介されています。[送信] の横のドロップダウンにあります。新しい Outlook では、IMAP または POP アカウントでは使えません。
取り消しに失敗したときの対処
- すぐに短い訂正を送る。同じ相手に返信し、1 行目に訂正を書きます。
- 機密情報や個人情報が含まれていた場合は、すぐに上司か IT 部門に伝えてください。
- 次回に備えて、送信を元に戻す機能か遅延ルールをオンにします。
使える例文を 2 つ挙げます。
- 「訂正: 10:05 にお送りした請求書の合計金額が間違っていました。正しいものを添付します。最初のものは破棄してください。お手数をおかけして申し訳ありません。」
- 「下のメールは誤ってお送りしたもので、あなた宛てではありませんでした。削除していただき、転送もしないようお願いします。よろしくお願いいたします。」
こうした連絡をよく送るなら、その文面を Outlook のテンプレートとして保存しておきましょう。
よくある質問
組織の外の相手に送ったメールは取り消せますか？
通常は取り消せません。取り消しが使えるのは 1 つの組織の中だけです。例外は、受信者側の管理者があなたの組織を許可リストに登録している 2 つの Microsoft 365 組織の場合で、これは既定ではオフです。代わりに、短い訂正のメールを送ってください。
読まれたあとでもメールを取り消せますか？
Microsoft のサポート ページには、受信者がまだ開いていない必要があると書かれています。管理者向けのドキュメントには、既読のメッセージを取り消せるかどうかは各組織の管理者が決めると書かれています。試す価値はありますが、読まれたものとして考えてください。
Outlook で送信を元に戻すには？
[送信を元に戻す] を使います。送信する前にオンにしておく必要があり、送信後に表示されるメッセージで [元に戻す] を選びます。新しい Outlook: [設定] > [メール] > [作成と返信] > [送信を元に戻す]。Outlook.com: [設定] > [メール] > [作成と返信]。Mac: [Outlook] > [設定] > [作成]。クラシック Outlook にはありません。
Outlook にメッセージの取り消しのオプションが表示されないのはなぜですか？
クラシック Outlook では、メッセージをダブルクリックして開く必要があります。閲覧ウィンドウでは使えません。Exchange アカウントがない場合や、組織がこの機能を提供していない場合も、コマンドが表示されないことがあります。Mac では、ツール バーをカスタマイズしてボタンを追加します。レガシ Outlook for Mac は取り消しに対応していません。
取り消したことは受信者に伝わりますか？
Exchange Online では、既定では伝わりません。受信者への通知は、管理者がオンにしない限りオフです。すでにメールを読んだ人は、内容を知っています。