如何在 Outlook 中撤回邮件：什么时候有效、操作步骤和撤消发送
你刚刚发错了邮件。能不能收回来，取决于谁收到了它，以及你用哪个帐户发送。如果撤回行不通，接下来的几分钟更适合用来写一封简短的更正邮件。
简而言之：只有当你和收件人在同一组织中都使用 Microsoft 365 工作或学校帐户时，才能在 Outlook 中撤回邮件，Microsoft 的支持页面还补充说，收件人必须没有打开过它。发到组织外部的邮件通常无法撤回，个人帐户（Gmail、Hotmail、Outlook.com）则完全不能使用撤回。要尝试撤回，请从已发送邮件中打开该邮件，选择“撤回邮件”（新版 Outlook、网页版）、“撤回此邮件”（经典 Outlook）或“撤回”（Mac、iOS、Android），然后在收件箱中查看邮件撤回报告。如果失败，请马上发一封简短的更正邮件。撤消发送是另一项功能：它会把邮件扣留几秒钟，而且必须在发送之前就已开启。
先确认：这封邮件能撤回吗？
这些限制来自 Microsoft 的撤回文章及其Exchange Online 管理员文档。
- 同一 Microsoft 365 组织中的同事：撤回可能有效。
- 组织外部的任何人：不行。唯一的例外是两个 Microsoft 365 组织，且收件人一方的管理员已把你的组织加入允许列表。这一项默认关闭，所以不要指望它。
- 个人帐户（Gmail、Hotmail、Outlook.com）：不行。Outlook.com 提供的是“撤消发送”。
- 已被打开：Microsoft 的页面说法不一。支持页面说收件人必须没有打开过邮件；管理员文档说，已读邮件能否撤回由各组织的管理员决定。可以试试，但要当作对方已经看过了。
- 已被转发：手动转发的副本，或由收件箱规则转发的副本，无法撤回。
- 功能被关闭或邮件太旧：IT 可以关闭撤回功能，管理员还会设置最长期限，默认为 365 天。
- Outlook for Windows 的设置：在联机模式下，或者一个 Outlook 配置文件中有多个 Exchange 帐户时，撤回无法使用。
撤回的工作方式有什么变化
Microsoft 为 Exchange Online 重新构建了撤回功能，称为基于云的邮件撤回。发起撤回的方式和以前一样，随后 Microsoft 一侧的服务会尝试从每位收件人的邮箱中删除原邮件，最长持续 24 小时。默认不会通知收件人，不过管理员可以开启通知。
各个 Outlook 中的撤回与撤消发送
| Outlook | 撤回 | 撤消发送 |
|---|---|---|
| 新版 Outlook for Windows | 可以，需要工作或学校帐户 | 可以，据 Microsoft 说最长 10 秒 |
| 经典 Outlook for Windows | 可以，需要工作或学校帐户 | 不可以。请使用延迟规则 |
| Outlook 网页版（工作或学校帐户） | 可以，见下面的说明 | Microsoft 没有为工作帐户说明 |
| Outlook.com（个人） | 不可以 | 可以，最长 30 秒 |
| Outlook for Mac | 可以，需要工作或学校帐户，版本 16.94 或更高 | 可以，5 到 120 秒（Microsoft 365 订阅或 Outlook.com） |
| Outlook for iOS 和 Android | 可以，需要工作或学校帐户 | Microsoft 没有说明 |
如何在新版 Outlook 和 Outlook 网页版（Microsoft 365）中撤回邮件
- 选择已发送邮件，然后双击该邮件将其打开。
- 在功能区上选择“撤回邮件”，然后选择“确定”。
- 留意收件箱中的邮件撤回报告。
如果这些步骤与你在 Windows 上看到的界面不符，你用的可能是经典 Outlook。Microsoft 提到新版 Outlook 有替换邮件的功能，但没有列出相应步骤，所以更正内容请作为新邮件发送。
Microsoft 的文章在网页版这一点上自相矛盾：经典 Outlook 部分写着“你无法在 Outlook 网页版中撤回邮件”，而网页版部分却给出了这些步骤，管理员文档也把网页版列了进来。请用工作或学校帐户试一试。
如何在经典 Outlook 中撤回邮件
- 在文件夹窗格中选择已发送邮件。
- 双击邮件将其打开。在阅读窗格中选中是不行的。
- 在经典功能区上，转到“邮件”选项卡、“移动”组、“更多移动操作”、“撤回此邮件”。在简化功能区上，转到“邮件”、“更多命令 (...)”、“操作”、“撤回此邮件”。
- 选择“删除此邮件的未读副本”或“删除未读副本并用新邮件替换”，然后选择“确定”。
- 如果选择了替换，请撰写新邮件并选择“发送”。
如果没有“撤回此邮件”，Microsoft 表示你多半没有 Exchange 帐户，或者你的组织没有提供该功能。
如何在 Outlook for Mac 中撤回邮件
Mac 上的撤回需要 Outlook for Mac 16.94（内部版本 25010522）或更高版本。旧版 Outlook for Mac 不支持。
- 选择“已发送”，然后双击该邮件将其打开。
- 在功能区上单击“撤回”，然后单击“确定”。如果没有这个按钮，请通过自定义工具栏添加。
- 打开收件箱中邮件撤回报告里的链接。
如何在 Outlook 应用（iPhone 和 Android）中撤回邮件
- 在“已发送”文件夹中打开该邮件。
- 点击右上角的三个点“更多选项”。
- 点击“撤回”。
Microsoft 的《可以撤消/撤回已发送的电子邮件吗？》页面说，你会收到一封电子邮件，告诉你是否成功。
如何看懂邮件撤回报告
报告是一封邮件，主题为“邮件撤回报告：邮件”加上你原来的主题。Microsoft 在一处说通常 30 秒左右到达，在另一处说几分钟内到达。
- 选择“查看邮件撤回报告”。它会在浏览器中打开，你可能需要登录。
- 查看每位收件人的状态：成功、待处理或失败。
如果撤回无法立即执行，系统会重试最长 24 小时，之后才标记为失败。如果这封邮件很要紧，不要等“待处理”状态变化。如果没有收到报告，IT 可以检查来自 Office365Reports@microsoft.com 的邮件是否被拦截。
如何用“撤消发送”取消已发送的邮件
“撤消发送”是在 Outlook 中不用撤回就能取消已发送邮件的办法。它会把每封邮件扣留一段设定的时间，你可以在提示中取消。它只在你按下发送之前已经开启时才有用。
- 新版 Outlook for Windows：转到“设置 > 邮件 > 撰写和答复 > 撤消发送”。Microsoft 表示，撤消选项最多显示 10 秒。
- Outlook.com：转到“设置 > 邮件 > 撰写”，在“撤消发送”下设置延迟（最多 30 秒），然后选择“保存”。发送之后，邮件列表底部会出现“撤消”提示。
- Outlook for Mac：转到“Outlook > 设置 > 撰写”，设置 5 到 120 秒的延迟。Microsoft 列出它适用于 Microsoft 365 订阅和 Outlook.com 帐户。
- 经典 Outlook：不支持。请使用下面的延迟规则。
- 使用工作帐户的 Outlook 网页版，以及手机应用：这里引用的 Microsoft 页面没有给出步骤或时长。
请设置你的 Outlook 提供的最长延迟。其他值得调整的设置，请看这些 Outlook 使用技巧。
给所有邮件加一段延迟，留出发现错误的时间
在经典 Outlook 中，可以用一条规则把你发送的所有邮件扣留最多 120 分钟，做法依据 Microsoft 的延迟或计划发送文章：
- 选择“文件 > 管理规则和通知 > 新建规则”。
- 在“从空白规则开始”下，选择“对我发送的邮件应用规则”，然后选择“下一步”。
- 条件留空，选择“下一步”。出现确认提示时，选择“是”，让规则适用于你所有的邮件。
- 勾选“延迟交付若干分钟”，选择带下划线的“若干”，输入分钟数，然后选择“确定”和“下一步”。
- 选择“下一步”，为规则命名，勾选“启用此规则”，然后选择“完成”。
此后每封邮件都会在发件箱中等候。Outlook 必须保持运行才能发送。
对于新版 Outlook 和 Outlook 网页版，那篇文章没有提供这样的规则，只有针对单封邮件的“计划发送”，在“发送”旁边的下拉菜单中。在新版 Outlook 中，IMAP 或 POP 帐户无法使用。
如果撤回失败怎么办
- 马上发一封简短的更正邮件。回复同一批人，在第一行写明更正内容。
- 如果邮件含有机密或个人数据，请立即告诉你的上司或 IT。
- 开启“撤消发送”或延迟规则，以防下次再发错。
两个可以改写的例子：
- “更正：我在 10:05 发出的发票总额有误。正确的发票在附件中，请忽略第一封。给您带来的麻烦，我深表歉意。”
- “我误把下面这封邮件发给了您，它并不是发给您的。请删除，也不要转发。谢谢。”
如果你经常发这类说明，可以把这些措辞保存为 Outlook 模板。
常见问题
可以撤回发给组织外部人员的邮件吗？
通常不能。撤回只在同一个组织内部有效。例外是两个 Microsoft 365 组织，且收件人一方的管理员已把你的组织加入允许列表，这一项默认是关闭的。请改为发一封简短的更正邮件。
邮件被读过之后还能撤回吗？
Microsoft 的支持页面说，收件人必须还没有打开邮件。它的管理员文档补充说，已读邮件能否撤回由各组织的管理员决定。可以试试，但要当作对方已经看过了。
如何在 Outlook 中取消已发送的邮件？
使用“撤消发送”，它必须在发送之前就已开启，然后在提示中选择“撤消”。新版 Outlook：设置 > 邮件 > 撰写和答复 > 撤消发送。Outlook.com：设置 > 邮件 > 撰写。Mac：Outlook > 设置 > 撰写。经典 Outlook 没有这项功能。
为什么我在 Outlook 中看不到“撤回”选项？
在经典 Outlook 中，必须双击邮件将其打开；在阅读窗格中选中是不行的。没有 Exchange 帐户，或者你的组织没有提供该功能时，这个命令也可能不存在。在 Mac 上，要通过自定义工具栏添加这个按钮；旧版 Outlook for Mac 不支持撤回。
收件人会知道我撤回了邮件吗？
Exchange Online 默认不会。收件人通知默认关闭，除非管理员开启。已经读过邮件的人仍然知道邮件写了什么。