Rappeler un e-mail dans Outlook : quand ça marche, les étapes, et Annuler l’envoi
Vous venez d’envoyer le mauvais e-mail. Pouvoir le récupérer dépend de qui l’a reçu et du compte depuis lequel vous l’avez envoyé. Si le rappel ne peut pas marcher, mieux vaut employer les prochaines minutes à envoyer un court correctif.
En bref : vous ne pouvez rappeler un e-mail dans Outlook que si vous et le destinataire avez tous deux des comptes professionnels ou scolaires Microsoft 365 dans la même organisation, et les pages d’assistance de Microsoft ajoutent que le destinataire ne doit pas l’avoir ouvert. Un e-mail envoyé hors de votre organisation ne peut normalement pas être rappelé, et les comptes personnels (Gmail, Hotmail, Outlook.com) ne peuvent pas du tout utiliser le rappel. Pour essayer, ouvrez le message depuis Éléments envoyés, choisissez Rappeler le message (nouvel Outlook, web), Rappeler ce message (Outlook classique) ou Rappeler (Mac, iOS, Android), et consultez le Rapport de rappel de message dans votre boîte de réception. S’il échoue, envoyez tout de suite un court correctif. Annuler l’envoi est une autre fonction : elle retient un message quelques secondes, et elle doit être activée avant l’envoi.
Pouvez-vous rappeler cet e-mail ? Vérifiez d’abord
Ces limites viennent de l’article de Microsoft sur le rappel et de sa documentation pour les administrateurs d’Exchange Online.
- Un collègue de la même organisation Microsoft 365 : le rappel peut marcher.
- Toute personne hors de votre organisation : non. La seule exception concerne deux organisations Microsoft 365 dont l’administrateur du destinataire a ajouté la vôtre à une liste d’autorisation. Elle est désactivée par défaut, n’y comptez donc pas.
- Compte personnel (Gmail, Hotmail, Outlook.com) : non. Outlook.com propose Annuler l’envoi à la place.
- Déjà ouvert : les pages de Microsoft diffèrent. Les pages d’assistance disent que le destinataire ne doit pas l’avoir ouvert. La documentation pour les administrateurs dit que l’administrateur de chaque organisation décide si les messages déjà lus peuvent être rappelés. Essayez, mais partez du principe que l’e-mail a été vu.
- Transféré : une copie transférée à la main ou par une règle de boîte de réception ne peut pas être rappelée.
- Désactivé ou trop ancien : le service informatique peut désactiver le rappel, et les administrateurs fixent un âge maximal, 365 jours par défaut.
- Configuration d’Outlook pour Windows : le rappel ne fonctionne pas en mode En ligne, ni avec plusieurs comptes Exchange dans un même profil Outlook.
Ce qui a changé dans le fonctionnement du rappel
Microsoft a refait le rappel pour Exchange Online et l’appelle le rappel de messages basé sur le cloud. Vous lancez un rappel comme avant. Un service côté Microsoft essaie ensuite de supprimer l’original de la boîte aux lettres de chaque destinataire, pendant 24 heures au plus. Les destinataires ne sont pas prévenus par défaut, même si un administrateur peut activer une notification.
Rappel et Annuler l’envoi dans chaque Outlook
| Outlook | Rappel | Annuler l’envoi |
|---|---|---|
| Nouvel Outlook pour Windows | Oui, compte professionnel ou scolaire | Oui, jusqu’à 10 secondes selon Microsoft |
| Outlook classique pour Windows | Oui, compte professionnel ou scolaire | Non. Utilisez une règle de délai |
| Outlook sur le web (compte professionnel ou scolaire) | Oui, voir la note plus bas | Non décrit par Microsoft pour les comptes professionnels |
| Outlook.com (compte personnel) | Non | Oui, jusqu’à 30 secondes |
| Outlook pour Mac | Oui, compte professionnel ou scolaire, version 16.94 ou ultérieure | Oui, 5 à 120 secondes (abonnement Microsoft 365 ou Outlook.com) |
| Outlook pour iOS et Android | Oui, compte professionnel ou scolaire | Non décrit par Microsoft |
Rappeler un e-mail dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web (Microsoft 365)
- Sélectionnez Éléments envoyés, puis double-cliquez sur le message pour l’ouvrir.
- Sur le ruban, sélectionnez Rappeler le message, puis OK.
- Surveillez votre boîte de réception : le Rapport de rappel de message va arriver.
Si ces étapes ne correspondent pas à votre écran sous Windows, vous êtes peut-être dans Outlook classique. Microsoft mentionne un message de remplacement pour le nouvel Outlook mais n’indique aucune étape pour le faire : envoyez donc tout correctif comme un nouvel e-mail.
L’article de Microsoft se contredit sur le web : sa section sur Outlook classique dit « Vous ne pouvez pas rappeler un message dans Outlook sur le web », alors que sa section web donne ces étapes et que la documentation pour les administrateurs mentionne aussi le web. Essayez-les avec un compte professionnel ou scolaire.
Rappeler un e-mail dans Outlook classique
- Sélectionnez Éléments envoyés dans le volet des dossiers.
- Double-cliquez sur le message pour l’ouvrir. Le sélectionner dans le volet de lecture ne marche pas.
- Sur le ruban classique, allez sous l’onglet Message, groupe Déplacement, Autres actions de déplacement, Rappeler ce message. Sur le ruban simplifié, allez dans Message, Autres commandes (...), Actions, Rappeler ce message.
- Choisissez Supprimer les copies non lues de ce message ou Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message, puis sélectionnez OK.
- Si vous avez choisi de le remplacer, rédigez le nouveau message et sélectionnez Envoyer.
Si Rappeler ce message manque, Microsoft indique que vous n’avez probablement pas de compte Exchange, ou que la fonction n’est pas disponible dans votre organisation.
Rappeler un e-mail dans Outlook pour Mac
Le rappel sur Mac nécessite Outlook pour Mac 16.94 (build 25010522) ou ultérieur. Les anciennes versions d’Outlook pour Mac ne le prennent pas en charge.
- Sélectionnez Envoyé, puis double-cliquez sur le message pour l’ouvrir.
- Sur le ruban, cliquez sur Rappeler, puis sur OK. Si le bouton manque, ajoutez-le en personnalisant votre barre d’outils.
- Ouvrez le lien dans le Rapport de rappel de message de votre boîte de réception.
Rappeler un e-mail dans l’application Outlook (iPhone et Android)
- Ouvrez le message dans votre dossier Éléments envoyés.
- Appuyez sur les trois points, Autres options, en haut à droite.
- Appuyez sur Rappeler.
La page de Microsoft Puis-je annuler ou rappeler un e-mail envoyé ? indique que vous recevrez un e-mail vous disant si cela a fonctionné.
Comment lire le Rapport de rappel de message
Le rapport est un e-mail dont l’objet est « Message Recall Report for message » suivi de l’objet de votre message d’origine. Microsoft dit à un endroit qu’il arrive en général en une trentaine de secondes, et à un autre en quelques minutes.
- Sélectionnez Afficher le rapport de rappel de courrier. Il s’ouvre dans votre navigateur, et vous devrez peut-être vous connecter.
- Lisez l’état pour chaque destinataire : réussi, en attente ou échoué.
Si un rappel ne peut pas s’exécuter tout de suite, le système réessaie pendant 24 heures avant de le marquer comme échoué. Si l’erreur est importante, n’attendez pas qu’un état en attente change. Si aucun rapport n’arrive, le service informatique peut vérifier si le courrier de Office365Reports@microsoft.com a été bloqué.
Annuler l’envoi d’un e-mail avec Annuler l’envoi
Annuler l’envoi est le moyen d’annuler l’envoi d’un e-mail dans Outlook sans passer par le rappel. Il retient chaque message pendant un délai fixé, et vous annulez depuis une invite. Il n’aide que s’il était activé avant que vous n’appuyiez sur Envoyer.
- Nouvel Outlook pour Windows : allez dans Paramètres > Courrier > Composer et répondre > Annuler l’envoi. Microsoft indique que l’option d’annulation s’affiche jusqu’à 10 secondes.
- Outlook.com : allez dans Paramètres > Courrier > Composer, réglez un délai sous Annuler l’envoi (jusqu’à 30 secondes) et sélectionnez Enregistrer. Une invite Annuler apparaît ensuite en bas de la liste des messages après l’envoi.
- Outlook pour Mac : allez dans Outlook > Paramètres > Composition et réglez un délai de 5 à 120 secondes. Microsoft le mentionne pour les abonnements Microsoft 365 et les comptes Outlook.com.
- Outlook classique : non pris en charge. Utilisez la règle de délai ci-dessous.
- Outlook sur le web avec un compte professionnel, et les applications mobiles : les pages de Microsoft citées ici ne donnent ni étapes ni durée.
Réglez le délai le plus long que propose votre Outlook. Pour d’autres réglages utiles, voir ces astuces Outlook.
Retarder tous les e-mails pour avoir le temps de rattraper une erreur
Dans Outlook classique, une règle peut retenir tout ce que vous envoyez jusqu’à 120 minutes, d’après l’article de Microsoft sur le report et la planification de l’envoi :
- Sélectionnez Fichier > Gérer les règles et les alertes > Nouvelle règle.
- Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, sélectionnez Appliquer la règle aux messages que j’envoie, puis Suivant.
- Ne cochez aucune condition et sélectionnez Suivant. Quand la confirmation s’affiche, sélectionnez Oui pour que la règle s’applique à tout votre courrier.
- Cochez différer la remise de un nombre de minutes, sélectionnez le texte souligné un nombre de, saisissez les minutes, puis OK et Suivant.
- Sélectionnez Suivant, nommez la règle, cochez Activer cette règle et sélectionnez Terminer.
Chaque message attend alors dans la Boîte d’envoi. Outlook doit être ouvert pour l’envoyer.
Pour le nouvel Outlook et Outlook sur le web, cet article ne propose pas de règle de ce genre, seulement Planifier l’envoi pour un message à la fois, depuis la liste déroulante à côté d’Envoyer. Dans le nouvel Outlook, elle n’est pas disponible pour les comptes IMAP ou POP.
Que faire quand le rappel échoue
- Envoyez tout de suite un court correctif. Répondez aux mêmes personnes, avec la correction dès la première ligne.
- S’il contenait des données confidentielles ou personnelles, prévenez immédiatement votre responsable ou le service informatique.
- Activez Annuler l’envoi ou la règle de délai pour la prochaine fois.
Deux exemples à adapter :
- « Correctif : la facture que j’ai envoyée à 10 h 05 avait un mauvais total. La bonne est jointe. Merci d’ignorer la première. Désolé pour la confusion. »
- « Je vous ai envoyé par erreur l’e-mail ci-dessous. Il ne vous était pas destiné. Merci de le supprimer et de ne pas le transférer. Merci. »
Si vous envoyez souvent ce genre de messages, enregistrez le texte comme modèle Outlook.
Questions fréquentes
Puis-je rappeler un e-mail envoyé à quelqu’un hors de mon organisation ?
Normalement non. Le rappel fonctionne au sein d’une seule organisation. L’exception concerne deux organisations Microsoft 365 dont l’administrateur du destinataire a ajouté la vôtre à sa liste d’autorisation, ce qui est désactivé par défaut. Envoyez plutôt un court correctif.
Puis-je rappeler un e-mail après qu’il a été lu ?
Les pages d’assistance de Microsoft indiquent que le destinataire ne doit pas l’avoir ouvert. Sa documentation pour les administrateurs ajoute que l’administrateur de chaque organisation décide si les messages lus peuvent être rappelés. Essayez, mais partez du principe que l’e-mail a été vu.
Comment annuler l’envoi d’un e-mail dans Outlook ?
Utilisez Annuler l’envoi, qui doit être activé avant l’envoi, puis sélectionnez Annuler dans l’invite. Nouvel Outlook : Paramètres > Courrier > Composer et répondre > Annuler l’envoi. Outlook.com : Paramètres > Courrier > Composer. Mac : Outlook > Paramètres > Composition. Outlook classique ne l’a pas.
Pourquoi je ne vois pas l’option Rappeler dans Outlook ?
Dans Outlook classique, il faut double-cliquer sur le message pour l’ouvrir : le volet de lecture ne convient pas. La commande peut aussi manquer sans compte Exchange ou si votre organisation ne la propose pas. Sur Mac, ajoutez le bouton en personnalisant votre barre d’outils ; les anciennes versions d’Outlook pour Mac ne prennent pas en charge le rappel.
Le destinataire sait-il que j’ai rappelé un e-mail ?
Pas par défaut dans Exchange Online. Les notifications aux destinataires sont désactivées tant qu’un administrateur ne les active pas. Ceux qui ont déjà lu l’e-mail savent de toute façon ce qu’il disait.