E-mail opslaan als pdf in Outlook (en afdrukken)
Je hebt een e-mail als pdf nodig, voor je administratie, een claim of iemand die geen Outlook gebruikt. Outlook heeft geen knop Opslaan als PDF, maar op een computer kan elke versie het via Afdrukken. Met dezelfde stappen druk je de e-mail op papier af.
Kort gezegd: open de e-mail en kies Afdrukken, en kies dan een pdf-printer in plaats van een echte printer. Ga in klassiek Outlook voor Windows naar Bestand > Afdrukken en kies Microsoft Print to PDF. Selecteer in de nieuwe Outlook en Outlook op het web Afdrukken op het tabblad Start, selecteer Afdrukken bovenaan het voorbeeld als dat opent, en kies Microsoft Print to PDF (in een browser werkt ook de optie Opslaan als PDF daarvan). Ga op een Mac naar Bestand > Afdrukken, selecteer het pijltje naast PDF en dan Bewaar als PDF. Kies een map en een bestandsnaam en selecteer Opslaan. Om op papier af te drukken, kies je bij dezelfde stap je printer. De pdf bevat het bericht, niet de bijlagen, dus sla die apart op.
Waar je Afdrukken en Opslaan vindt in elke Outlook
| Outlook | Opslaan als pdf | Opslaan als e-mailbestand |
|---|---|---|
| Nieuwe Outlook voor Windows | Start > Afdrukken, dan Afdrukken in het voorbeeld en Microsoft Print to PDF | Meer acties > Opslaan als |
| Klassiek Outlook voor Windows | Bestand > Afdrukken, dan Microsoft Print to PDF | Bestand > Opslaan als (verschillende indelingen, waaronder HTML) |
| Outlook op het web en Outlook.com | Start > Afdrukken, dan Microsoft Print to PDF of Opslaan als PDF van de browser | Meer acties > Downloaden (.eml of .msg) |
| Outlook voor Mac | Bestand > Afdrukken, dan PDF > Bewaar als PDF | Door Microsoft niet beschreven |
| Outlook voor iPhone en Android | Niet in Outlook. Afdrukken via Meer opties, dan het afdrukscherm van de telefoon zelf gebruiken | Door Microsoft niet beschreven |
Een e-mail opslaan als pdf in de nieuwe Outlook voor Windows
Volgens Microsofts artikel over opslaan biedt de nieuwe Outlook pdf niet aan als bestandstype om op te slaan, dus druk je in plaats daarvan af naar een pdf. Microsoft Print to PDF is de pdf-printer die in Windows is ingebouwd.
- Selecteer de e-mail.
- Selecteer Afdrukken op het tabblad Start. Er opent een afdrukvoorbeeld.
- Selecteer Afdrukken bovenaan het voorbeeld om het afdrukvenster te openen.
- Selecteer in de lijst Printer Microsoft Print to PDF en selecteer dan Afdrukken.
- Kies in het venster Afdrukuitvoer opslaan als een map, vul een bestandsnaam in en selecteer Opslaan.
Zie je Afdrukken niet op het tabblad Start, open dan het menu Meer acties (...) van het bericht en selecteer daar Afdrukken. Dat werkt ook op het web. Komt geen van beide overeen met je scherm, dan gebruik je misschien klassiek Outlook.
Een e-mail opslaan als pdf in klassiek Outlook
Ook klassiek Outlook toont pdf niet onder Opslaan als. Gebruik Afdrukken:
- Open de e-mail en selecteer Bestand > Afdrukken.
- Kies in de lijst Printer Microsoft Print to PDF en kies dan Afdrukken.
- Kies in het venster Afdrukuitvoer opslaan als een map, vul een bestandsnaam in en kies Opslaan.
Er wordt niets op papier afgedrukt. De pdf wordt opgeslagen in de map die je hebt gekozen.
Een e-mail opslaan als pdf in Outlook op het web en Outlook.com
Op het web zijn de stappen hetzelfde voor werk- of schoolaccounts en persoonlijke Outlook.com-accounts:
- Selecteer de e-mail.
- Selecteer Afdrukken op het tabblad Start. Opent er een voorbeeld, selecteer dan Afdrukken bovenaan. Het afdrukvenster van je browser opent.
- Kies de pdf-printer. Microsoft noemt Microsoft Print to PDF, die Windows meelevert. De eigen pdf-optie van je browser werkt ook, en die gebruik je op een Mac of op een computer zonder de pdf-printer van Windows. In Microsoft Edge is dat de printer Opslaan als PDF in dezelfde lijst, die Microsofts help voor Edge noemt als alternatief voor Microsoft Print to PDF.
- Selecteer Afdrukken of Opslaan en kies dan een map en een bestandsnaam.
Een e-mail opslaan als pdf in Outlook voor Mac
Volgens Microsofts artikel over pdf:
- Open de e-mail en selecteer Bestand > Afdrukken.
- Selecteer in het afdrukvenster het pijltje naast PDF.
- Selecteer Bewaar als PDF.
- Kies een locatie, vul een bestandsnaam in en selecteer Opslaan.
Een e-mail als pdf opslaan op een iPhone of Android
De Outlook-app heeft geen pdf-optie. Microsofts help voor de app zet Afdrukken onder de drie puntjes, Meer opties, rechtsboven in een gesprek, en zegt dat het voor het hele gesprek geldt. Alles daarna, ook het opslaan als pdf, gebeurt in het afdruk- of deelscherm van je telefoon zelf, buiten Outlook. Microsoft geeft daar geen stappen voor.
Zie je Afdrukken niet in de app, gebruik dan Outlook op het web of een computer.
Een e-mail afdrukken in Outlook
Afdrukken op papier gaat via dezelfde route. Kies je printer in plaats van de pdf-printer.
- Klassiek Outlook: selecteer de e-mail en dan Bestand > Afdrukken of Ctrl+P. Kies Memostijl en dan Afdrukken. Tabelstijl drukt een lijst met berichten af, niet de e-mail zelf.
- Nieuwe Outlook: selecteer de e-mail, selecteer Afdrukken op het tabblad Start en dan nog een keer Afdrukken bovenaan het voorbeeld. Kies in het venster Afdrukken een printer, een indeling en de pagina’s, en selecteer dan Afdrukken.
- Outlook op het web en Outlook.com: selecteer de e-mail en selecteer Afdrukken op het tabblad Start. Opent er een voorbeeld, selecteer dan Afdrukken bovenaan. Kies daarna in het venster Afdrukken een printer, een indeling en de pagina’s.
- Mac: Bestand > Afdrukken, en kies dan je printer.
Waarom een afgedrukte e-mail of pdf er verkeerd uitziet of is afgesneden
Microsofts artikel over afdrukken en zijn artikel over het afdrukken van een deel van een bericht beschrijven de instellingen die bepalen hoe een afdruk eruitziet:
- Randen afgesneden, verkeerd formaat of verkeerde afdrukstand (klassiek Outlook): open in Bestand > Afdrukken > Afdrukopties de Pagina-instelling om de marges, de afdrukstand, het papierformaat, de lettertypen en de kop- en voettekst te wijzigen. Met Eigenschappen naast de printer stel je ook de afdrukstand en het papier in.
- Randen afgesneden (nieuwe Outlook, web): probeer een andere indeling in het venster Afdrukken.
- Een afbeelding in de e-mail wordt niet afgedrukt (nieuwe Outlook, web): volgens Microsoft kun je op dit moment geen afbeelding uit de tekst van een bericht afdrukken. Klik er met de rechtermuisknop op, selecteer Afbeelding opslaan als, klik dan in Verkenner met de rechtermuisknop op het bestand en kies Afdrukken. Lijkt de afbeelding daar afgesneden, vink dan Afbeelding aanpassen aan frame uit.
- Een lange e-mail of een lang gesprek: kies in klassiek Outlook de pagina’s onder Paginabereik in Afdrukopties, en selecteer eerst Voorbeeld om te zien welke je nodig hebt. Op een telefoon drukt Afdrukken het hele gesprek af.
- Maar een deel van een e-mail (klassiek Outlook): open het bericht, kies op het tabblad Bericht bij de extra verplaatsingsacties de optie om het bericht in de browser te bekijken, selecteer in de browser het deel dat je wilt, open Afdrukken en kies onder Paginabereik Selectie.
- De printer zelf doet het niet goed: Microsoft verwijst je naar de handleiding of de website van de printerfabrikant.
Staan bijlagen in de pdf?
De pdf-stappen van Microsoft slaan alleen het bericht op, en geen ervan zegt dat bijlagen in de pdf komen. Sla de bijlagen op als eigen bestanden.
- Klassiek Outlook: selecteer het pijltje naast de bijlage en kies Opslaan als voor één bestand, of Alle bijlagen opslaan voor alle bestanden in het bericht. Ze gaan naar je map Documenten, tenzij je een andere kiest, volgens Microsofts artikel over bijlagen.
- Nieuwe Outlook en het web: open het menu naast de bijlage en kies Downloaden, Opslaan in OneDrive of Alles downloaden.
- Mac: Microsofts artikel over bijlagen op de Mac beschrijft Downloaden voor één bestand en Alles downloaden voor alle bestanden.
Om in klassiek Outlook bijlagen samen met de e-mail op papier af te drukken, vink je Bijgevoegde bestanden afdrukken aan in Afdrukopties. Die instelling blijft aan tot je hem uitzet. Open in de nieuwe Outlook en op het web de bijlage met Voorbeeld en selecteer Afdrukken, zoals Microsofts artikel over het afdrukken van bijlagen beschrijft. Bestanden waarvan Outlook geen voorbeeld kan tonen, moet je eerst in hun eigen app openen.
Kun je meerdere e-mails tegelijk als pdf opslaan?
Niet als ingebouwde functie. Microsoft beschrijft het opslaan als pdf voor één bericht tegelijk. Om veel e-mails in één bestand te bewaren, kan klassiek Outlook een map of een heel postvak exporteren naar een Outlook-gegevensbestand (.pst) via Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren > Exporteren naar een bestand. De nieuwe Outlook kan e-mail exporteren via Instellingen > Bestanden > Exporteren, volgens Microsofts artikel over exporteren. Een .pst-bestand open je in Outlook, niet in een pdf-lezer.
Andere manieren om een e-mail te bewaren: .msg, .eml, HTML en tekst
- Klassiek Outlook: open de e-mail, selecteer Bestand > Opslaan als en kies een indeling in de lijst Opslaan als type. Volgens Microsoft blijven bij opslaan als HTML de opmaak, afbeeldingen, koppelingen en de regels Van, Aan, CC en Onderwerp behouden, en kun je dat bestand in Word openen om er een .docx van te maken.
- Nieuwe Outlook: selecteer Meer acties > Opslaan als, of klik met de rechtermuisknop op het bericht en kies Opslaan als. Het bestand krijgt het onderwerp als naam.
- Outlook op het web en Outlook.com: selecteer Meer acties > Downloaden. Het bericht wordt opgeslagen als .eml- of .msg-bestand, meestal in je map Downloads.
Veelgestelde vragen
Heeft Outlook een knop om als pdf op te slaan?
Nee. Volgens Microsoft bieden de nieuwe Outlook, klassiek Outlook en Outlook op het web pdf niet aan als bestandstype om op te slaan. Je drukt de e-mail in plaats daarvan af naar een pdf-printer: Microsoft Print to PDF in Windows, of Bewaar als PDF op een Mac en Opslaan als PDF in een browser.
Waar vind ik Microsoft Print to PDF?
Het is de pdf-printer die in Windows is ingebouwd. Selecteer hem in de lijst Printer van het afdrukvenster, selecteer Afdrukken en kies dan een map en een bestandsnaam in het venster Afdrukuitvoer opslaan als.
Waar staat Afdrukken in de nieuwe Outlook?
Selecteer de e-mail en dan Afdrukken op het tabblad Start. Er opent een voorbeeld; selecteer Afdrukken bovenaan om naar het afdrukvenster te gaan.
Worden bijlagen in de pdf opgeslagen?
De pdf-stappen van Microsoft slaan alleen het bericht op. Sla bijlagen apart op: Alle bijlagen opslaan in klassiek Outlook, Alles downloaden in de nieuwe Outlook en Outlook op het web, of Alles downloaden in Outlook voor Mac.
Waarom is mijn afgedrukte Outlook-e-mail afgesneden?
Open in klassiek Outlook Bestand > Afdrukken > Afdrukopties > Pagina-instelling en controleer de marges, de afdrukstand en het papierformaat. Probeer in de nieuwe Outlook en op het web een andere indeling in het afdrukvenster.
Kan ik een e-mail op mijn telefoon als pdf opslaan?
Niet vanuit de Outlook-app zelf. De optie Afdrukken, onder Meer opties rechtsboven in een gesprek, drukt het hele gesprek af, en een eventuele pdf-optie hoort bij het afdrukscherm van je telefoon. Voor dat deel geeft Microsoft geen stappen.
Kan ik veel e-mails tegelijk als pdf opslaan?
Niet met een ingebouwde functie. Microsoft beschrijft één bericht tegelijk. Om veel e-mails in één bestand te bewaren, exporteer je ze vanuit klassiek of de nieuwe Outlook naar een .pst-bestand.