Agenda delen in Outlook, en een agenda openen die met jou is gedeeld
Je wilt dat iemand je agenda kan zien, of iemand heeft de zijne gedeeld en je kunt hem niet vinden. De stappen verschillen per Outlook, en het niveau dat je kiest, bepaalt wat de ander ziet.
Kort gezegd: selecteer Agenda en dan op het tabblad Start Agenda delen (nieuwe Outlook, Outlook op het web, Outlook.com) of eveneens Agenda delen (klassiek Outlook). Voeg de persoon toe, kies een machtigingsniveau en verstuur. Die krijgt een uitnodiging per e-mail en selecteert Accepteren. Voor iemand die geen Outlook gebruikt, publiceer je de agenda onder Instellingen > Agenda > Gedeelde agenda’s en stuur je de koppeling HTML of ICS, maar iedereen met die koppeling kan hem zien. Is delen grijs, dan heeft je IT-beheerder het geblokkeerd.
Agenda delen in elke versie van Outlook
| Outlook | Je agenda delen | De agenda van iemand anders openen |
|---|---|---|
| Nieuwe Outlook voor Windows, Outlook op het web (werk of school) | Start > Agenda delen | Accepteer de uitnodiging, of Agenda toevoegen > uit de adreslijst toevoegen (werk of school) |
| Klassiek Outlook voor Windows | Start > Agenda delen | Accepteer de uitnodiging, of Agenda toevoegen > Gedeelde agenda openen |
| Outlook.com (persoonlijk) | Start > Agenda delen. Alleen weergeven of bewerken | Accepteer de uitnodiging. Rechtstreeks toevoegen kan niet |
| Outlook voor Mac | Drie puntjes > Machtigingen voor delen. Beide personen hebben een Exchange-account nodig | Bestand > Openen > de map van een andere gebruiker |
| Outlook voor iPhone en Android | Menu > tandwiel > personen toevoegen | Menu > + > een gedeelde agenda toevoegen |
Machtigingsniveaus van de agenda in gewone woorden
Het artikel van Microsoft over delen noemt deze namen:
- Kan weergeven wanneer ik bezet ben: ze zien wanneer je bezet bent, zonder details van gebeurtenissen.
- Kan titels en locaties weergeven: tijden waarop je bezet bent, plus de titel en locatie van elke gebeurtenis.
- Kan alle details weergeven: alles in je gebeurtenissen, maar ze kunnen niets wijzigen.
- Kan bewerken: ze kunnen je agenda bekijken en wijzigen. Alleen mensen in je organisatie.
- Gemachtigde: ze kunnen je agenda bewerken, hem met anderen delen, en namens jou vergaderingen plannen en erop reageren. Alleen werk- of schoolaccounts, mensen in je organisatie en je primaire agenda. Microsoft heeft er aparte stappen voor.
Outlook.com biedt alleen weergeven of bewerken. Voor de Mac gebruiken sommige pagina’s van Microsoft deze namen en andere oudere, zoals Revisor.
Je agenda delen in de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com
- Selecteer Agenda.
- Selecteer op het tabblad Start Agenda delen. Heb je meerdere agenda’s, kies er dan een.
- Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in. Selecteer de naam in de lijst of druk op Enter. Voeg één persoon tegelijk toe.
- Kies een machtigingsniveau in de vervolgkeuzelijst naast de naam.
- Selecteer Delen. Die persoon krijgt een uitnodiging per e-mail.
Je agenda delen in klassiek Outlook
- Selecteer in je map Agenda op het tabblad Start Agenda delen en kies dan de agenda.
- Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen van Agenda Toevoegen.
- Zoek in je adresboek of typ de e-mailadressen en selecteer dan OK.
- Selecteer elke persoon, kies de mate van detail en selecteer OK.
Je agenda delen in Outlook voor Mac
Microsoft zegt dat jij en de ander allebei een Exchange-account nodig hebben.
- Selecteer de knop Agenda in de zijbalk en dan de agenda.
- Selecteer de drie puntjes ernaast, of control-klik erop, en selecteer dan Machtigingen voor delen.
- Selecteer in Eigenschappen van Agenda de knop toevoegen (+) en zoek de persoon.
- Kies een machtigingsniveau, selecteer Toevoegen en dan Gereed als dat verschijnt.
Je agenda delen in de Outlook-app (iPhone en Android)
Deze stappen komen uit de handleiding van Microsoft voor iOS en Android.
- Tik op het pictogram Agenda onder aan het scherm.
- Tik linksboven op de knop Menu en dan op het tandwielpictogram naast de agenda.
- Tik op de optie om personen toe te voegen en selecteer ze.
- Tik op een persoon om de machtiging in te stellen en tik dan op het vinkje.
Een Outlook-agenda delen buiten je organisatie
Wat de ander krijgt, hangt af van waar zijn account staat:
- Een andere Microsoft 365-organisatie, extern delen aan: een volledige gedeelde agenda.
- Extern delen uit, of Outlook.com, Gmail of een andere dienst: een ICS-abonnementskoppeling. Vanaf een Outlook.com-account moeten Gmail-gebruikers accepteren met een Outlook.com- of Microsoft 365-account, dus publiceer in plaats daarvan een koppeling.
Een agendakoppeling publiceren voor iemand die geen Outlook gebruikt
- Ga in Outlook op het web of Outlook.com naar Instellingen > Agenda > Gedeelde agenda’s. Selecteer in de nieuwe Outlook Agenda, dan het tabblad Weergave en dan Agenda-instellingen > Agenda > Gedeelde agenda’s.
- Kies onder Een agenda publiceren de agenda en hoeveel details je wilt tonen.
- Selecteer Publiceren. Er verschijnen een HTML-koppeling en een ICS-koppeling.
- Stuur de HTML-koppeling om in een browser te bekijken, of de ICS-koppeling om je erop te abonneren in een agenda-app.
Publiceer met klassiek Outlook of een Mac vanuit Outlook op het web. Wat een koppeling blootgeeft, volgens de publicatiedocumentatie van Microsoft:
- Geen aanmelding. Iedereen met de URL kan de agenda zien. Microsoft zegt dat je deze URL’s als gevoelig moet behandelen.
- Eén detailniveau voor iedereen. De pagina’s van Microsoft zeggen niet hoe privégebeurtenissen in een koppeling verschijnen, dus ga er niet van uit dat ze verborgen blijven.
- Is hij te breed verspreid, selecteer dan de optie om de publicatie ongedaan te maken, publiceer opnieuw en stuur alleen de nieuwe koppeling.
Abonneren of importeren? Een ICS-koppeling blijft actueel. Een gedownload ICS-bestand is een eenmalige kopie. Om je te abonneren in Outlook.com of Outlook op het web, ga je naar Agenda > Agenda toevoegen > Abonneren vanaf internet, plak je de koppeling en selecteer je Importeren (en op het web daarna Opslaan).
Een gedeelde agenda openen in Outlook
Heb je een uitnodiging, selecteer dan Accepteren in het bericht. Kijk dan hier:
- Nieuwe Outlook: gedeelde agenda’s zijn standaard verborgen. Selecteer Alles weergeven in de agendalijst en zoek hem bij de agenda’s van andere personen.
- Klassiek Outlook: hij verschijnt onder Gedeelde agenda’s. Zonder uitnodiging selecteer je Agenda toevoegen en dan Gedeelde agenda openen, voer je de naam van de persoon in en selecteer je OK. Microsoft zegt dat dit een Exchange-account vereist en alleen de standaardagenda van die persoon opent.
- Nieuwe Outlook en het web, werk of school: ga zonder uitnodiging naar Agenda > Agenda toevoegen > de optie om uit de adreslijst toe te voegen, selecteer het account en selecteer Toevoegen. Microsoft merkt op dat dit misschien alleen de beschikbaarheid toont, dus geef de voorkeur aan de uitnodiging.
- Outlook voor Mac: wijs in het menu Bestand naar Openen en selecteer de map van een andere gebruiker. Zoek de persoon en selecteer Openen.
- iPhone en Android: open Agenda, tik op de knop Menu en dan op +. Tik op de optie voor een gedeelde agenda (iOS) of de optie om een gedeelde agenda toe te voegen (Android), zoek de persoon in je organisatie en tik op de + ernaast.
De toegang van iemand wijzigen of intrekken
- Outlook op het web en Outlook.com: ga naar Agenda, klik met de rechtermuisknop op de agenda en selecteer Delen en machtigingen. Kies een nieuw niveau of selecteer Verwijderen.
- Nieuwe Outlook: selecteer op het tabblad Start Agenda delen en dan Verwijderen naast de persoon. Dezelfde pagina zegt ook dat je Outlook op het web moet gebruiken.
- Klassiek Outlook: selecteer Agenda, dan het tabblad Map en dan Eigenschappen van Agenda. Selecteer op het tabblad Machtigingen de persoon in de lijst met personen met wie je deelt, selecteer Verwijderen en dan OK.
- Outlook voor Mac: open Eigenschappen van Agenda vanuit hetzelfde menu, selecteer de persoon, druk op de knop min (-) en selecteer Gereed.
- iPhone en Android: tik op het tandwiel naast de agenda, tik op de persoon, wijzig of verwijder de toegang en tik dan op het vinkje.
Microsoft zegt dat het verwijderen binnen een paar uur wordt opgemerkt. Iemand in een andere organisatie houdt zijn kopie, die niet meer wordt bijgewerkt.
Privéafspraken verbergen voor mensen met wie je deelt
Markeer de gebeurtenis als privé, en de meeste mensen met wie je deelt, zien alleen de tijd ervan.
Selecteer in de nieuwe Outlook Privé op het tabblad Gebeurtenis, of in de vervolgkeuzelijst Niet privé. Selecteer in klassiek Outlook Privé in de groep met markeringen op het lint.
Microsoft zegt dat je niet op Privé moet vertrouwen, en dat je geen leesmachtiging moet geven aan iemand die deze items niet mag zien. De pagina’s spreken elkaar tegen over de vraag of die mensen en gemachtigden de details kunnen zien.
Waarom je je Outlook-agenda niet kunt delen
- De optie is grijs. Microsoft zegt dat je beheerder een beleid heeft ingesteld dat het delen van agenda’s blokkeert. Alleen IT kan dat wijzigen.
- De melding dat deze agenda niet kan worden gedeeld. In klassiek Outlook is het adres ongeldig, hoort het bij een Microsoft 365-groep of hoort het bij iemand buiten je organisatie. Probeer voor een extern adres Outlook op het web.
- IT beperkt extern delen. Beheerders bepalen met welke domeinen je kunt delen en hoeveel details, en je kunt die beperkingen niet omzeilen. Zonder een beleid dat het toestaat, kun je niet publiceren.
Waarom een agenda-uitnodiging niet aankomt of niet opengaat
Komt hij nooit aan, controleer dan het adres, kijk in Ongewenste e-mail en vraag de eigenaar opnieuw te delen.
E-mailregels, disclaimers en mailfilters van derden kunnen een uitnodiging ongeldig maken, en een disclaimerregel kan de knop Accepteren verwijderen, wat IT kan oplossen. Verbergt maar één app de knop, probeer dan te accepteren in Outlook op het web. Vraag na elke oplossing om een nieuwe uitnodiging.
Waarom een gedeelde agenda niet wordt bijgewerkt
Controleer eerst of hij al bijgewerkt had moeten zijn. In november 2026 geeft Microsoft deze tijden:
- Dezelfde Microsoft 365-organisatie, of gedeeld vanaf een Outlook.com-account: direct.
- Een andere Microsoft 365-organisatie: in de meeste gevallen binnen drie uur.
- ICS-koppeling in Outlook.com of Outlook op het web: elke 3 tot 6 uur, al zegt Microsoft dat het meer dan 24 uur kan duren.
- ICS-koppeling in Gmail: elke 24 tot 48 uur.
Is het te laat, loop dan deze punten na:
- Vergelijk met Outlook op het web. Klopt het web, dan zit het probleem in je bureaublad-app. Kloppen ze allebei niet, controleer dan eerst de machtiging. Een agenda kan ook leeg lijken tot de eerste synchronisatie klaar is.
- Controleer in klassiek Outlook het type. Open de eigenschappen van de agenda. Zonder (REST) gebruikt hij de oudere verbinding. Werk Outlook bij en controleer of Verbeteringen voor gedeelde agenda inschakelen aan staat, onder Bestand > Accountinstellingen, bij het Exchange-account Wijzigen > Meer instellingen > Geavanceerd. Start Outlook opnieuw.
- Verwijder de agenda, start Outlook opnieuw en voeg hem weer toe met Agenda toevoegen > Gedeelde agenda openen, of accepteer een nieuwe uitnodiging. Gebruik niet de optie om uit de adreslijst toe te voegen, want die maakt het oudere type.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Outlook-agenda delen met iemand die Gmail gebruikt?
Ja, als koppeling met alleen-lezentoegang. Deel hem vanaf een werk- of schoolaccount met hun adres, en ze krijgen een ICS-koppeling. Vanaf Outlook.com kan een Gmail-gebruiker volgens Microsoft alleen accepteren met een Outlook.com- of Microsoft 365-account, dus publiceer de agenda onder Gedeelde agenda’s en stuur de ICS-koppeling. Hun dienst bepaalt hoe vaak die wordt bijgewerkt, en Microsoft zegt dat Gmail 24 tot 48 uur kan nemen. Iedereen met een gepubliceerde koppeling kan de agenda zien.
Kan iemand buiten mijn organisatie mijn Outlook-agenda bewerken?
Nee. Microsoft zegt dat je mensen buiten je organisatie geen bewerkings- of gemachtigdentoegang kunt geven. Ze kunnen alleen weergaveniveaus krijgen, en je IT-beheerder kan die verder beperken.
Wat is het verschil tussen een agenda delen en gemachtigdentoegang?
Met delen kan iemand je agenda zien of wijzigen, afhankelijk van het niveau. Een gemachtigde kan ook namens jou vergaderingen plannen en erop reageren. Gemachtigdentoegang vereist een werk- of schoolaccount, geldt voor je primaire agenda en is alleen voor mensen in je organisatie.
Kunnen mensen met wie ik mijn agenda deel mijn privéafspraken zien?
De meesten zien volgens de meeste pagina’s van Microsoft alleen de tijd van een gebeurtenis die als Privé is gemarkeerd, maar één pagina zegt dat mensen met leesmachtiging de details kunnen zien, net als gemachtigden. Microsoft zegt dat je niet op Privé moet vertrouwen, dus geef geen leesmachtiging aan iemand die een item niet mag zien.
Waarom kan ik een agenda die iemand met me heeft gedeeld niet zien?
In de nieuwe Outlook zijn gedeelde agenda’s standaard verborgen: selecteer Alles weergeven en kijk bij de agenda’s van andere personen. Kijk in klassiek Outlook onder Gedeelde agenda’s. Heb je een uitnodiging nooit geaccepteerd, accepteer die dan of vraag de eigenaar opnieuw te delen. Probeer hem op een telefoon toe te voegen vanuit het agendamenu met de knop +.
Waarom is de optie Agenda delen grijs in Outlook?
Microsoft zegt dat de beheerder van je organisatie een beleid heeft ingesteld dat het delen van agenda’s verhindert. Dat kun je niet zelf wijzigen, dus vraag het aan IT. Publiceren en delen buiten je organisatie worden door vergelijkbare beheerdersinstellingen geregeld.