E-mails automatisch doorsturen in Outlook (en waarom het niet meer werkt)
Je wilt dat je Outlook-mail ook op een ander adres aankomt, alles of alleen mail van bepaalde mensen. Outlook heeft daar twee manieren voor, en welke je kunt gebruiken, hangt af van je versie en je account. Komt er niets aan, dan zit de oorzaak vaak in een blokkade die je niet in je instellingen ziet.
Kort gezegd: om alles door te sturen open je in de nieuwe Outlook of Outlook op het web Instellingen (het tandwiel), ga je naar E-mail > Doorsturen (in Outlook.com E-mail > Doorsturen en IMAP), zet je Doorsturen inschakelen aan, typ je het adres, vink je Een kopie van doorgestuurde berichten behouden aan en selecteer je Opslaan. Om alleen een deel van je mail door te sturen, maak je een regel onder Instellingen > E-mail > Regels > Regel toevoegen. Klassiek Outlook voor Windows heeft geen instelling voor doorsturen, dus daar gebruik je een regel in Regels & waarschuwingen beheren. Werk- en schoolaccounts kunnen vaak helemaal niet buiten de organisatie doorsturen: de doorgestuurde kopie komt terug met fout 5.7.520, en alleen IT kan dat veranderen.
Instelling voor doorsturen of regel voor doorsturen
Microsoft beschrijft beide, in automatisch doorsturen in Outlook in- of uitschakelen en in regels gebruiken om berichten automatisch door te sturen.
| Instelling voor doorsturen | Regel voor doorsturen | |
|---|---|---|
| Wat er wordt verstuurd | Alle inkomende mail, naar één adres | Alle mail of alleen mail die aan je voorwaarden voldoet, naar een of meer adressen |
| Kopie in je postvak | Alleen als je Een kopie van doorgestuurde berichten behouden aanvinkt | Ja, altijd |
| Naar wie antwoorden gaan | Naar jou (dat zegt Microsoft voor Outlook.com) | Doorsturen: naar jou. Omleiden: naar de oorspronkelijke afzender |
| Waar het draait | Op de servers van Microsoft, als instelling van je postvak. Het werkt ook als Outlook dicht is | Op de servers van Microsoft, behalve regels in klassiek Outlook die alleen op de client draaien; die draaien alleen terwijl Outlook open is |
| Nieuwe Outlook voor Windows | Ja | Ja, niet voor Gmail-, Yahoo- of iCloud-accounts |
| Outlook op het web en Outlook.com | Ja | Ja |
| Klassiek Outlook voor Windows | Nee. Gebruik een regel, of stel het op het web in | Ja |
| Outlook voor Mac, iPhone en Android | Geen stappen van Microsoft. Gebruik het web | De Mac heeft regels; geen stappen voor doorsturen op de telefoon |
Alle e-mail automatisch doorsturen in de nieuwe Outlook en Outlook op het web
Deze stappen gelden voor de nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web met een werk- of schoolaccount:
- Selecteer Instellingen (het tandwiel) bovenaan het venster.
- Selecteer E-mail > Doorsturen. Vraagt Outlook je om je aan te melden, doe dat dan; daarna verschijnen de opties voor doorsturen.
- Zet Doorsturen inschakelen aan en typ het adres dat je mail moet ontvangen.
- Vink Een kopie van doorgestuurde berichten behouden aan als de mail ook in dit postvak moet blijven.
- Selecteer Opslaan.
Zonder die kopie blijft je mail niet in dit postvak. Komen deze stappen in Windows niet overeen met je scherm, dan gebruik je waarschijnlijk klassiek Outlook.
Outlook.com-mail doorsturen naar een ander adres
Met een persoonlijk account (Outlook.com, Hotmail, Live) meld je je aan op Outlook.com:
- Selecteer Instellingen (het tandwiel).
- Selecteer E-mail > Doorsturen en IMAP.
- Zet Doorsturen inschakelen aan en vul het adres in bij het veld voor het adres waarnaar je je e-mail doorstuurt.
- Vink Een kopie van doorgestuurde berichten behouden aan, zodat je mail ook in Outlook.com blijft, en selecteer Opslaan.
Volgens Microsoft moet je je misschien opnieuw aanmelden voordat de opties voor doorsturen verschijnen. Het artikel over doorsturen in Outlook.com voegt toe dat je, als verificatie in twee stappen voor je Microsoft-account niet aanstaat, wordt gevraagd die aan te zetten wanneer je doorsturen inschakelt; staat ze wel aan, dan word je gevraagd je identiteit te bevestigen. Hetzelfde artikel zegt dat doorgestuurde berichten van je account komen, zodat antwoorden bij jou terugkomen en niet bij de oorspronkelijke afzender. Wil je dat antwoorden de afzender bereiken, gebruik dan een regel met Omleiden naar.
Alleen bepaalde e-mails doorsturen met een regel
In de nieuwe Outlook, Outlook op het web en Outlook.com:
- Selecteer Instellingen, dan E-mail > Regels en dan Regel toevoegen.
- Geef de regel een naam.
- Voeg een voorwaarde toe, zoals van wie de mail komt. Om alles te versturen kies je Toepassen op alle berichten.
- Voeg een actie toe: Doorsturen naar, Omleiden naar of Doorsturen als bijlage, en vul het adres in.
- Vink de optie om geen volgende regels meer te verwerken aan als latere regels deze berichten niet mogen aanraken, en selecteer dan Opslaan.
Welke actie je kiest:
- Doorsturen naar: het bericht komt aan als door jou doorgestuurd, en antwoorden komen bij jou terug.
- Omleiden naar: het bericht houdt de oorspronkelijke afzender, en antwoorden gaan naar die afzender.
- Doorsturen als bijlage: stuurt het origineel als bijlage bij een bericht van jou.
Microsoft wijst erop dat een regel werkt op mail die binnenkomt nadat je hem hebt gemaakt. In de nieuwe Outlook werken regels niet voor Gmail-, Yahoo- of iCloud-accounts die je hebt toegevoegd; stel doorsturen in dat geval in bij die e-mailprovider.
E-mails automatisch doorsturen in klassiek Outlook
In klassiek Outlook voor Windows gebruiken de stappen van Microsoft voor doorsturen een regel:
- Selecteer op het tabblad Bestand Regels & waarschuwingen beheren (of Start > Meer opdrachten (...) > Regels > Regels & waarschuwingen beheren).
- Heb je meerdere accounts, zet dan op het tabblad E-mailregels Wijzigingen toepassen op deze map op het account waarvandaan je wilt doorsturen.
- Selecteer Nieuwe regel. Selecteer onder Beginnen met een lege regel Regel toepassen op berichten die ik ontvang en dan Volgende.
- Om alles door te sturen vink je geen voorwaarden aan, selecteer je Volgende en selecteer je Ja als Outlook vraagt of de regel voor elk bericht moet gelden. Om alleen een deel van je mail door te sturen, vink je de voorwaarden aan die je wilt.
- Vink onder Stap 1 de actie om het om te leiden naar personen of een openbare groep, de actie om het door te sturen naar personen of een openbare groep of de actie om het als bijlage door te sturen aan.
- Selecteer onder Stap 2 het onderstreepte deel voor personen of een openbare groep, typ het adres in het vak Aan van het venster voor het regeladres en selecteer OK.
- Selecteer Volgende, voeg eventuele uitzonderingen toe, geef de regel een naam en selecteer Voltooien en dan OK.
Regels die je in de nieuwe Outlook, op het web en in Outlook.com maakt, draaien op de servers van Microsoft. Een regel in klassiek Outlook kan een regel alleen op de client worden, en Microsoft waarschuwt dat “bepaalde regels alleen werken als Outlook aanstaat.” Zo’n regel stuurt niets door zolang Outlook dicht is, en haalt het pas in als je Outlook weer opent. Zie regels alleen op de client tegenover serverregels (Engelstalig) om te zien welke soort je hebt.
Outlook voor Mac, iPhone en Android
- Outlook voor Mac: Microsofts artikelen over doorsturen geven geen stappen voor de Mac. Outlook voor Mac heeft regels, maar met een Microsoft 365-, Exchange- of Outlook.com-account is Outlook op het web met de stappen hierboven de eenvoudigere weg.
- iPhone en Android: Microsoft geeft geen stappen om doorsturen in de Outlook-app in te stellen. Open Outlook op het web in de browser van je telefoon en gebruik daar de instelling voor doorsturen of een regel.
Waarom automatisch doorsturen in Outlook niet werkt
Je organisatie blokkeert doorsturen naar buiten. Microsofts documentatie voor beheerders legt uit dat het beleid voor uitgaande spam bepaalt of mail automatisch naar externe adressen mag worden doorgestuurd. In 2021 werd de standaard uit voor nieuwe organisaties en voor bestaande die er geen gebruik van maakten. Een geblokkeerd bericht komt terug in een onbestelbaarheidsrapport met de tekst “5.7.520 Access denied, Your organization does not allow external forwarding.” (toegang geweigerd: uw organisatie staat extern doorsturen niet toe).
- Volgens Microsoft werken regels voor het Postvak IN en het doorsturen van het postvak die mail naar externe adressen sturen niet meer als het uit staat.
- Doorsturen naar collega’s binnen je organisatie valt niet onder dit beleid.
- Beheerders kunnen doorsturen ook blokkeren voor bepaalde domeinen, of met e-mailstroomregels. Staat de ene instelling het toe en blokkeert de andere het, dan wint de blokkade meestal.
- Dit kun je niet zelf veranderen. Vraag het aan IT, en kijk in het beleid van je bedrijf voordat je werkmail naar een privéadres doorstuurt. Om tijdens een vakantie vervangen te worden, stuur je in plaats daarvan door naar een collega, zoals de handleiding voor afwezigheidsberichten beschrijft.
De regel draait niet.
- Het is een regel alleen op de client in klassiek Outlook, en Outlook was niet open.
- Hij staat uit. In de nieuwe Outlook en op het web heeft elke regel een schakelaar in Instellingen > E-mail > Regels.
- Een eerdere regel met de optie om geen volgende regels meer te verwerken ving het bericht eerst op.
- Je verwacht dat hij mail doorstuurt die je al had. Regels werken op nieuwe mail.
Limieten. Volgens Microsoft kan je account het aantal adressen in een regel voor doorsturen of omleiden beperken, en werkt een regel met te veel adressen niet. Bij Microsoft 365-werkaccounts staan de limieten van Exchange Online 10 geadresseerden toe voor een regel die omleidt, en wordt een bericht door regels voor het Postvak IN maar één keer omgeleid: gebruikt de persoon naar wie je doorstuurt ook Microsoft 365 en heeft die een regel die het verder doorstuurt, dan vervalt die tweede stap zonder bouncemelding. Zit je postvak boven de opslaglimiet, dan kunnen regels voor doorsturen volgens Microsoft stoppen tot je genoeg mail hebt verwijderd.
Het andere adres weigert de mail of zet hem bij ongewenste e-mail. Is het adres verkeerd getypt of bestaat het niet meer, zoek dan in je Postvak IN naar bouncemeldingen en lees de reden die ze geven. Microsoft raadt ook aan om, als je doorsturen voor het eerst test, de map voor ongewenste e-mail of spam op het ontvangende adres te controleren.
Automatisch doorsturen uitzetten in Outlook
- Instelling voor doorsturen: ga terug naar Instellingen > E-mail > Doorsturen (Outlook.com: E-mail > Doorsturen en IMAP), zet Doorsturen inschakelen uit en selecteer Opslaan.
- Regels: zoek in Instellingen > E-mail > Regels naar regels die doorsturen of omleiden, en zet ze uit of verwijder ze. Kijk in klassiek Outlook in Bestand > Regels & waarschuwingen beheren.
- Wordt er nog steeds doorgestuurd? Bij een werkaccount kan ook een beheerder doorsturen op je postvak instellen (Microsoft noemt dat het doorsturen van het postvak). Vraag het aan IT.
Het uitzetten van de instelling raakt je regels niet, en andersom ook niet, dus controleer beide.
Veelgestelde vragen
Hoe stuur ik al mijn Outlook-e-mails automatisch door naar een ander adres?
Selecteer in de nieuwe Outlook of Outlook op het web Instellingen, dan E-mail > Doorsturen (in Outlook.com E-mail > Doorsturen en IMAP), zet Doorsturen inschakelen aan, vul het adres in, vink Een kopie van doorgestuurde berichten behouden aan en selecteer Opslaan. In klassiek Outlook gebruiken de stappen van Microsoft een regel zonder voorwaarden in Regels & waarschuwingen beheren, of je stelt doorsturen op het web in.
Kan ik alleen e-mails van bepaalde afzenders doorsturen?
Ja, met een regel. Ga in de nieuwe Outlook, op het web of in Outlook.com naar Instellingen > E-mail > Regels > Regel toevoegen, kies een voorwaarde, zoals van wie de mail komt, en kies Doorsturen naar, Omleiden naar of Doorsturen als bijlage. Maak de regel in klassiek Outlook in Regels & waarschuwingen beheren.
Waarom werkt automatisch doorsturen in Outlook niet?
Met een werk- of schoolaccount blokkeert je organisatie waarschijnlijk automatisch doorsturen naar externe adressen, en de doorgestuurde kopieën komen terug met fout 5.7.520. Alleen IT kan dat veranderen. Controleer anders of de regel aanstaat, of een regel alleen op de client in klassiek Outlook niet wacht tot Outlook opengaat, of het ontvangende adres goed is getypt en of de mail niet in de map voor ongewenste e-mail van dat adres staat.
Wat is het verschil tussen doorsturen en omleiden in Outlook?
Een doorgestuurd bericht komt aan als door jou doorgestuurd, dus antwoorden komen bij jou terug. Een omgeleid bericht houdt de oorspronkelijke afzender in de regel Van, dus antwoorden gaan naar die afzender. Met een regel blijft er in beide gevallen een kopie in je postvak.