Outlook の受信トレイからメールが消える？ メールの行き先と、勝手に移動させない方法
今朝見たメールが受信トレイからなくなっている。送ったと聞いたメールが見当たらない。ほとんどの場合、メールは失われたのではなく移動されています。移動先は、使っている Outlook、アカウントの種類、そこに設定されている内容によって変わります。
まとめると: まず、すべてのフォルダーでメッセージを検索します。見つかれば、そのフォルダーが原因を示しています。[その他] タブなら優先受信トレイ、自分で作ったフォルダーなら仕分けルールかスイープ、[アーカイブ] なら [アーカイブ] ボタンかそのショートカット キー、[迷惑メール] なら迷惑メール フィルター、[削除済みアイテム] なら何かがメールを削除しています。職場アカウントでアーカイブ メールボックスにあれば、アーカイブ ポリシーです。検索しても見つからない場合は、POP を使うアプリがサーバーからメールを取り去ったか、職場アカウントで検疫に保留されているか、[削除済みアイテム] から復元できる期間を過ぎて削除された可能性があります。検索すると受信トレイに見つかるのに一覧には表示されない場合は、フィルターか会話ビューが隠しています。古いメールがクラシック Outlook でだけ見当たらない場合は、クラシック Outlook がパソコンに保存している期間の外にあるのかもしれません。
まず、すべてのフォルダーを検索する
受信トレイを検索しても、メールが受信トレイにないことがわかるだけです。差出人や件名の単語で、メールボックス全体を検索してください。
- Outlook.com: Microsoft によると、Outlook.com は既定ですべてのフォルダーを検索します。
- 新しい Outlook for Windows: [すべてのフォルダー] で検索します。検索できるのは 1 回に 1 つのアカウントです。削除したメールも含めるには、[設定] > [全般] > [検索] で [削除済みアイテムを含める] をオンにします。Microsoft によると、オンライン アーカイブは自動的に検索されます。
- クラシック Outlook for Windows: 検索ボックスに入力したら、検索範囲を [すべてのメールボックス] にします。この方法ではアーカイブ メールボックスの結果はほとんど、またはまったく表示されないので、アーカイブ メールボックスのフォルダーを開いて 1 つずつ検索してください。
メールが見つかった場所から、何が移動したのかがわかります。
| 見つかった場所 | 移動したもの | 対処 |
|---|---|---|
| [その他] タブ | 優先受信トレイ | その差出人を常に [優先] に移動する |
| 自分で作ったフォルダー | 受信トレイのルールまたはスイープのルール | ルールを編集または削除する |
| [アーカイブ] フォルダー | [アーカイブ] ボタンまたはそのショートカット キー | 元に戻し、キー操作に注意する |
| [迷惑メール] フォルダー | Outlook またはほかのメール アプリの迷惑メール フィルター | 迷惑メールではないとマークし、信頼できる差出人に追加する |
| [削除済みアイテム] | 自分、別のデバイス、スイープ、ルールのいずれか | 元に戻し、削除したものを突き止める |
| アーカイブ メールボックス (職場アカウント) | アーカイブ ポリシー | どのポリシーが適用されているか IT 部門に確認する |
| 受信トレイにあるのに一覧に表示されない | フィルターまたは会話ビュー | フィルターを元に戻し、会話を展開する |
| Web にだけあり、クラシック Outlook にはない | クラシック Outlook がオフラインで保存する期間 | 最近の数か月分だけでなく、すべてのメールをダウンロードする |
| どこにもない | POP、検疫、または完全に削除 | 以下の各セクションを参照 |
[その他] タブにある
優先受信トレイがオンのとき、受信トレイには 2 つのタブがあり、Outlook が重要度が低いと判断したメールは [その他] に入ります。何も削除されませんが、[優先] しか読んでいないと、それらのメールは届かなかったように見えます。差出人を [優先] に残すには、[その他] タブでメッセージを右クリックし、[常に優先受信トレイに移動する] (クラシック Outlook では [常に優先に移動]) を選びます。各バージョンの手順は Microsoft の優先受信トレイのページに、振り分けの判断基準とオフにする方法は優先受信トレイの仕組みにあります。
ルールが移動した
ルールは何も知らせずにメールを移動し、作ったことを忘れたあとも動き続けます。Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントのルールは通常メール サーバー上で実行され、Microsoft はサーバー側のルールについて、Outlook にサインインしているかどうかにかかわらず実行されると説明しています。何年も前に、別のアプリや別のパソコンで作ったルールが、今日のメールも移動しています。
- 新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com: [設定] > [メール] > [ルール].
- クラシック Outlook: [ファイル] > [仕分けルールと通知の管理].
各ルールの条件を、見当たらないメールと照らし合わせてください。「請求書」のような単語やドメイン全体を条件にしたルールは、作ったときに想定したメールよりはるかに多くのメールに一致します。メールが移動されたりされなかったりする場合は、クライアント専用ルールかもしれません。クライアント専用ルールは、それを作ったアカウントでクラシック Outlook for Windows が開いている間しか実行されません。どちらの種類かを見分ける方法はクライアント専用ルールとサーバー側ルールで説明しています。
スイープが移動または削除した
新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com では、スイープ ([一括処理] ボタン) で、ある差出人からのメールをすべて削除する、最新のメールだけを残す、10 日より古くなったメールを削除する、といった処理ができます。差出人のメールを別のフォルダーに移動することもでき、1 回だけか、今後届くメッセージすべてかを選べます。スイープのルールは 1 日に 1 回実行されるため、メッセージが数時間受信トレイにあってから消えることがあり、不具合のように見えます。Microsoft のメールが見当たらないときのヘルプ ページは、ルールの設定でスイープのルールを編集または削除するよう案内しており、ルールを編集できるのはパソコンからだけだと注意しています。各スイープ オプションの動作はアーカイブ、スイープ、クリーンアップの解説にあります。
うっかりアーカイブした
[アーカイブ] ボタンはメッセージを削除せずに [アーカイブ] フォルダーに移動し、キーを 1 つ押すだけでも同じことが起きます。クラシック Outlook (Outlook 2016、2019、Microsoft 365) について、Microsoft はBackspace キーを押すと選択したメッセージがアーカイブされると説明しています。Outlook on the web と Outlook.com では、Outlook のキーボード ショートカットを選んでいる場合、E キーでメッセージが [アーカイブ] に移動します。[アーカイブ] フォルダーを確認し、メールを受信トレイに戻してください。
迷惑メール フィルターが移動した
[迷惑メール] フォルダーを確認します。Microsoft によると、ほかのメール アプリがメッセージを迷惑メールとしてマークすることもあるので、スマートフォンのアプリが移動した可能性もあります。メールを選んで [報告] > [迷惑メールではない] を選び、[設定] > [メール] > [迷惑メール] > [信頼できる差出人とドメイン] に差出人を追加します。早めに対処してください。Outlook.com では迷惑メールは 30 日以内に削除され (Microsoft のあるページでは早ければ 10 日)、復元はできません。
Microsoft 365 の職場アカウントでは、メッセージが届く前に止められることもあります。検疫されたメールはメールボックスのどのフォルダーにもありません。解放するとメールボックスに配信されます。自分の検疫を確認できるかどうか、検疫について通知が届くかどうかは、管理者の設定によって決まります。スパムとして検疫されたメールの保存期間は既定で 15 日間、セキュリティ設定によっては 30 日間なので、届くはずのメッセージが届かない場合は早めに IT 部門に確認してください。Microsoft 365 は配信後にメールを取り戻すこともあります。ゼロアワー自動消去 (ZAP) は、すでにメールボックスにあるメッセージが後からスパムやフィッシングと判定されると、[迷惑メール] フォルダーまたは検疫に移動します。そのとき通知はありません。
アーカイブ ポリシーが移動した (職場アカウント)
職場の Microsoft 365 のメールボックスでアーカイブ メールボックスがある場合、古いメールが自動でそこへ移動することがあります。Microsoft の既定の保持ポリシーは新しいユーザーに自動で適用され、2 年たったメールをアーカイブに移動します。管理者が別の期間を設定している場合もあります。アーカイブ メールボックスはフォルダー一覧に別のメールボックスとして表示され、クラシック Outlook ではオンライン アーカイブ、新しい Outlook と Web ではインプレース アーカイブと呼ばれます。最近のメールはあるのに古いメールが見当たらない場合は、まずアーカイブ メールボックスを確認してください。これらのポリシーについては○日以上前のメールを自動で移動する方法で詳しく説明しています。
フィルターや会話ビューで隠れている
メールが受信トレイにあるのに、表示の設定で見えなくなっていることもあります。
- フィルター。新しい Outlook と Web では、[フィルター] を [すべて] に戻します。未読などのフィルターをかけると、開いたメールがすべて非表示になります。クラシック Outlook では、[表示] > [現在のビュー] > [ビューの設定] > [フィルター] を確認します。Microsoft のフォルダーからアイテムが消える問題についての記事によると、こうしたアイテムは削除されておらず、表示から除外されているだけです。
- 会話ビュー。Outlook は既定でメッセージを会話 (スレッド) ごとにまとめるため、メールがスレッドの中で後のメッセージの下に隠れ、会話を展開しないと見えないことがあります。会話を展開するか、まとめる設定をオフにします。新しい Outlook と Web では [設定] > [メール] > [レイアウト] > [メッセージの整理] (Microsoft のある記事ではこのページを [閲覧ウィンドウ] と呼んでいます)、クラシック Outlook では [表示] > [会話として表示] です。
クラシック Outlook には最近のメールしか表示されない
古いメールがクラシック Outlook では見当たらないのに Web では見つかる場合、クラシック Outlook はメールボックスの一部しかパソコンに保存していません。既定では、ハード ディスクのサイズに応じて1 か月、3 か月、12 か月分のメールしか同期しません。フォルダーの一番下に サーバー上のこのフォルダーには他にも項目があります と表示され、それらを表示するリンクがあります。すべて保存するには、[ファイル] > [アカウント設定] > [アカウント設定] を開き、アカウントをダブルクリックして、[以前のメールをダウンロードする] のスライダーを [すべて] までドラッグし、Outlook を再起動します。
別のデバイスやアプリが削除した
メールボックスに接続しているアプリはどれも、その中のメールを移動・削除できます。スマートフォンでメールを削除すると、ほとんどのアカウントでは Outlook でも [削除済みアイテム] に移動します。共有メールボックスや自分のメールボックスにアクセスできる人 (アシスタントなど) も、メッセージを整理したり削除したりできます。
POP で設定したアカウントは動作が違います。既定では、POP のアプリが各メッセージをダウンロードすると、メッセージはメール サーバーから削除されるため、1 台のデバイスにしか届かず、ほかのデバイスには届きません。まだ POP でアカウントを確認している古いスマートフォンやパソコンがあると、自分が見る前にメールを持っていってしまうことがあります。クラシック Outlook での対処は、[ファイル] > [アカウント設定] > [アカウント設定] から [変更] > [その他の設定] > [詳細設定] を開き、[サーバーにメッセージのコピーを残す] をオンにすることです。
ほかの誰かがアカウントを使っている
メールが見当たらないのは、アカウントが乗っ取られた兆候の 1 つです。職場アカウントについて Microsoft は、その兆候としてメールが見つからない、または削除されていること、メッセージを [メモ]、[迷惑メール]、[RSS サブスクリプション] フォルダーに移動するルール、知らないアドレスへの転送を挙げています。ルールと転送の設定に、自分で作っていないものがないか確認してください。Outlook.com については、Microsoft はアカウントの最近のサインイン アクティビティを確認するよう勧めています。おかしな点があれば、パスワードを変更し、職場であれば IT 部門に連絡してください。
削除されたメールを取り戻す
- 新しい Outlook、Outlook on the web、Outlook.com: [削除済みアイテム] を開きます。そこからも削除されたメールは、[このフォルダーから削除されたアイテムを復元する] を選び、メッセージを選択して [復元] を選びます。
- クラシック Outlook: [削除済みアイテム] を開き、[ホーム] タブの [サーバーから削除済みアイテムを復元する] を選びます。フォルダー名が [ゴミ箱] になっている場合や、このコマンドがない場合は、そのアカウントの種類では使えません。
期限があります。Outlook.com について Microsoft は、[削除済みアイテム] のメールは 30 日後に削除され、その後さらに 30 日間は復元できると説明しています。Microsoft 365 の職場アカウントでは、削除されたアイテムは既定で 14 日間復元でき、管理者が 30 日まで延ばせます。Outlook.com では、[迷惑メール] が自動で削除したメール (30 日以内) は復元できません。 削除したメールの復元方法に、Outlook の種類ごとの手順があります。
メールを思った場所に置いておくには
消えるメールの多くは、確認なしに実行される何かが移動しています。ルール、スイープのルール、フィルター、ポリシーです。ルールを少なく単純にしておくと、把握しやすくなります。自動で移動するのは通知やニュースレターなど見る必要のないメールだけにして、残りは自分で整理すれば、どのメールがどこに行ったかがわかります。Outlook のメールを整理する方法では、そのやり方に合うフォルダー構成を紹介しています。
手作業での整理に時間がかかっているなら、Folder Suggest という Outlook アドインがあります。すでにあるフォルダーの中から各メールに合うフォルダーを提案するので、ワンクリックで整理できます。無料プランがあります。
よくある質問
Outlook の受信トレイからメールが勝手に消えるのはなぜですか？
たいていは、何かがメールを移動しているからです。優先受信トレイは [その他] に入れ、仕分けルールやスイープのルールは移動または削除し、迷惑メール フィルターは [迷惑メール] フォルダーに送ります。Microsoft 365、Exchange、Outlook.com のアカウントのルールは、通常 Outlook を閉じていてもサーバー上で実行され、スイープは 1 日に 1 回実行されるため、届いてから数時間後にメールが消えることもあります。すべてのフォルダーを検索してメッセージを見つけてください。見つかったフォルダーが原因を示しています。
Outlook で消えたメールはどこに行きますか？
多いのは、[その他] タブ、ルールの移動先のフォルダー、[アーカイブ]、[迷惑メール]、[削除済みアイテム] です。Microsoft 365 の職場アカウントでは、古いメールがアーカイブ ポリシーによってアーカイブ メールボックスに移動されることもあり、スパムやフィッシングは、届いた時点または配信後に検疫に保留されることがあります。
Outlook で削除したメールはいつまで復元できますか？
Outlook.com では、[削除済みアイテム] は 30 日後に空になり、そこから削除されたメールはさらに 30 日間復元できます。Microsoft 365 の職場アカウントでは、復元できる期間は既定で 14 日間で、管理者が 30 日まで延ばせます。Outlook.com では、[迷惑メール] は 30 日以内に空になり (Microsoft のあるページでは早ければ 10 日)、復元できません。
クラシック Outlook で古いメールが表示されないのはなぜですか？
クラシック Outlook は、Exchange や Microsoft 365 のメールボックスの一部しかパソコンに保存しません。既定ではディスクのサイズに応じて 1 か月、3 か月、12 か月のいずれかです。古いメールはサーバー上に残っています。フォルダーの一番下にあるリンクから表示するか、アカウント設定で [以前のメールをダウンロードする] を [すべて] にしてください。