Outlook 收件箱里的邮件消失了？邮件去了哪里，如何阻止
今天早上还看到的一封邮件，现在不在收件箱里了；或者别人说发给你的邮件，你一直没收到。大多数情况下，邮件是被移走了，而不是丢失了。它去了哪里，取决于你用的是哪个 Outlook、帐户类型，以及帐户里设置了什么。
简而言之：先在所有文件夹中搜索这封邮件。如果找到了，它所在的文件夹就说明了原因。在“其他”选项卡中，说明是重点收件箱；在你自己创建的文件夹中，说明是规则或扫描；在“存档”中，说明是“存档”按钮或它的快捷键；在“垃圾邮件”中，说明是垃圾邮件筛选器；在“已删除邮件”中，说明有东西删除了它。在工作帐户中，如果在存档邮箱中，说明是存档策略。如果搜索不到，邮件可能被使用 POP 的应用从服务器上取走了，可能在工作帐户中被隔离了，也可能已经删除得太久，“已删除邮件”也找不回来了。如果搜索显示它在收件箱中，但你在收件箱里看不到，说明是筛选器或对话视图把它隐藏了；如果只有经典 Outlook 中缺少旧邮件，它可能不在经典 Outlook 保留在你电脑上的那几个月范围内。
第一步：搜索所有文件夹
只搜索收件箱，只能告诉你邮件不在收件箱里。请在整个邮箱中搜索发件人，或主题中的某个词：
- Outlook.com：Microsoft 表示 Outlook.com 默认搜索所有文件夹。
- 新版 Outlook for Windows：在所有文件夹中搜索，一次搜索一个帐户。要包括已删除的邮件，请转到设置 > 常规 > 搜索，勾选包括已删除的邮件。Microsoft 表示会自动搜索联机存档。
- 经典 Outlook for Windows：在搜索框中输入内容后，把搜索范围设为所有邮箱。用这种方式搜索存档邮箱，结果很少或没有结果，所以请打开它的文件夹，逐个搜索。
邮件出现在哪里，就说明是什么移走了它：
| 在哪里找到 | 是什么移走了它 | 要更改什么 |
|---|---|---|
| “其他”选项卡 | 重点收件箱 | 始终把该发件人移至“重点” |
| 你自己创建的文件夹 | 收件箱规则或扫描规则 | 编辑或删除该规则 |
| 存档 | “存档”按钮或它的快捷键 | 移回收件箱；留意那个按键 |
| 垃圾邮件 | 垃圾邮件筛选器，在 Outlook 或其他电子邮件应用中 | 标记为不是垃圾邮件；添加安全发件人 |
| 已删除邮件 | 你自己、另一台设备、扫描或规则 | 还原邮件；找出是什么删除了它 |
| 存档邮箱（工作帐户） | 存档策略 | 询问 IT 适用的是哪个策略 |
| 在收件箱中，但列表里看不到 | 筛选器或对话视图 | 重置筛选器；展开对话 |
| 只在网页版中有，经典 Outlook 中没有 | 经典 Outlook 的脱机同步范围 | 下载全部邮件，而不只是最近几个月 |
| 哪里都找不到 | POP、隔离，或已被永久删除 | 见下文各节 |
邮件在“其他”选项卡中
打开重点收件箱后，收件箱有两个选项卡，Outlook 认为不太重要的邮件会进入“其他”。不会删除任何邮件，但如果你只看“重点”，这些邮件看起来就像从未收到过。要让某个发件人的邮件留在“重点”，请在“其他”选项卡中右键单击该邮件，选择始终移至重点收件箱（经典 Outlook 中为始终移至重点）。Microsoft 的重点收件箱说明页面列出了各个版本的步骤，重点收件箱的工作原理介绍了它如何判断以及如何关闭。
规则移走了邮件
规则移动邮件时不会通知你，而且在你早已忘记创建过它们之后，仍会一直运行。Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户的规则通常在邮件服务器上运行，Microsoft 指出，服务器端规则无论你是否登录 Outlook 都会运行。几年前在另一个应用或另一台电脑上创建的规则，今天仍在移动你的邮件。
- 新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com： 设置 > 邮件 > 规则.
- 经典 Outlook： 文件 > 管理规则和通知.
拿每条规则的条件对照丢失的那封邮件逐一检查。按“发票”之类的词或整个域名匹配的规则，捕获的邮件远多于当初要处理的那些。如果邮件只是有时被移走，这条规则可能是仅客户端规则：这类规则只在经典 Outlook for Windows 以创建它的帐户保持打开期间运行。仅客户端规则与服务器端规则说明了如何判断你的规则属于哪一种。
扫描移走或删除了邮件
在新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com 中，扫描（工具栏上的“整理”按钮）可以删除来自某个发件人的所有邮件、只保留其最新一封邮件，或者删除其超过 10 天的邮件。它还可以把某个发件人的邮件移到另一个文件夹，可以只移动一次，也可以对今后的所有邮件都这样处理。扫描规则每天运行一次，所以邮件可能在收件箱里停留几个小时后才消失，这让扫描规则看起来像是出了故障。Microsoft 的邮件丢失帮助页面会引导你到规则设置中编辑或删除它，并指出规则只能在电脑上编辑。Outlook 存档、扫描和清理功能详解介绍了每个扫描选项的作用。
你无意中把邮件存档了
存档按钮会把邮件移到“存档”文件夹，而不会删除它，按一个键也能做到同样的事。在经典 Outlook（Outlook 2016、2019 和 Microsoft 365）中，Microsoft 表示按 Backspace 键会将所选邮件存档。在 Outlook 网页版和 Outlook.com 中，如果选择的是 Outlook 键盘快捷方式，按 E 键会把邮件移到“存档”。打开“存档”文件夹，把邮件移回收件箱。
垃圾邮件筛选器拦下了邮件
查看垃圾邮件文件夹。Microsoft 指出其他电子邮件应用也可能把邮件标记为垃圾邮件，所以手机上的应用也可能把它送到那里。选择该邮件，选择报告 > 不是垃圾邮件，然后在设置 > 邮件 > 垃圾邮件 > 安全发件人和域中添加该发件人。不要拖延：在 Outlook.com 中，垃圾邮件会在 30 天内被删除（Microsoft 的一个页面说最快 10 天），而且无法恢复。
在 Microsoft 365 工作帐户中，邮件还可能在到达你之前就被拦下。被隔离的邮件不在你邮箱的任何文件夹中；释放它之后，它才会投递到你的邮箱。你能否看到自己的隔离邮件、能否收到相关通知，取决于管理员如何设置。作为垃圾邮件被隔离的邮件默认保留 15 天，在某些安全设置下为 30 天，所以如果你在等的邮件一直没来，请尽快询问 IT。Microsoft 365 还可能在投递之后把邮件收回：零时差自动清除会在之后发现邮件是垃圾邮件或网络钓鱼邮件时，把已在你邮箱中的邮件移到“垃圾邮件”或隔离区，而且这样做时不会通知你。
存档策略移走了邮件（工作帐户）
如果你的邮箱在工作单位的 Microsoft 365 上，并且你有存档邮箱，较旧的邮件可能会自己移到那里。Microsoft 的默认保留策略会自动应用于新用户，并在两年后把邮件移到存档；你的管理员可能设置了其他期限。存档邮箱在文件夹列表中显示为一个单独的邮箱，在经典 Outlook 中称为联机存档，在新版 Outlook 和网页版中称为就地存档，所以如果旧邮件不见了而最近的邮件还在，请先查看存档邮箱。如何在 Outlook 中自动移动超过 X 天的邮件更详细地介绍了这些策略。
筛选器或对话视图隐藏了邮件
有时邮件仍在收件箱中，只是视图把它隐藏了。
- 筛选器。在新版 Outlook 和网页版中，把筛选器改回全部；“未读”之类的筛选器会隐藏你打开过的所有邮件。在经典 Outlook 中，检查视图 > 当前视图 > 视图设置 > 筛选器。Microsoft 关于从文件夹中消失的项目的说明指出，这些项目并没有被删除，只是被筛选出了视图。
- 对话。默认情况下，Outlook 会把邮件按对话分组，所以一封邮件可能藏在对话中较晚的邮件下面，只有展开对话时才能看到。展开对话，或者关闭分组：在新版 Outlook 和网页版中，位于设置 > 邮件 > 布局 > 邮件组织（Microsoft 的一篇文章把这个页面称为“阅读窗格”）；在经典 Outlook 中，是视图 > 显示为对话。
经典 Outlook 只显示最近的邮件
如果经典 Outlook 中找不到旧邮件，但在网页版中仍能找到，说明经典 Outlook 只在你的电脑上保留了邮箱的一部分。根据硬盘大小，它默认只同步 1、3 或 12 个月的邮件。在文件夹底部，你会看到服务器上此文件夹中有更多项目和一个查看它们的链接。要保留全部邮件，请转到文件 > 帐户设置 > 帐户设置，双击该帐户，把下载过去邮件滑块拖到全部，然后重启 Outlook。
另一台设备或应用删除了邮件
连接到邮箱的每个应用都可以移动和删除其中的邮件。在手机上删除一封邮件，对于大多数帐户，它在 Outlook 中也会移到“已删除邮件”。有权访问共享邮箱或你的邮箱的任何人（例如助理）也同样可以归档或删除邮件。
使用 POP 设置的帐户则不同。默认情况下，POP 应用会下载每封邮件，然后该邮件会从邮件服务器上删除，所以邮件只会到达一台设备，不会出现在其他设备上。一台仍通过 POP 收取该帐户邮件的旧手机或旧电脑，可能会在你看到之前就把邮件取走。在经典 Outlook 中，解决方法是勾选在服务器上保留邮件副本，位置在文件 > 帐户设置 > 帐户设置，然后是更改 > 更多设置 > 高级。
有其他人在使用你的帐户
邮件丢失是帐户被盗用的迹象之一。对于工作帐户，Microsoft 列出的迹象包括邮件丢失或被删除，以及把邮件移到便笺、垃圾邮件或 RSS 订阅文件夹的规则，还有转发到你不认识的地址。检查你的规则和转发设置，看看有没有不是你创建的。对于 Outlook.com，Microsoft 建议查看帐户最近的登录活动。如果发现异常，请更改密码；如果是工作帐户，请通知 IT。
找回已删除的邮件
- 新版 Outlook、Outlook 网页版和 Outlook.com：打开已删除邮件。对于已经从那里删除的邮件，选择恢复从此文件夹中删除的项目，选中邮件，然后选择还原。
- 经典 Outlook：打开已删除邮件，然后在“开始”选项卡上选择从服务器恢复已删除邮件。如果该文件夹叫“回收站”（Trash），或者没有这个命令，说明你的帐户类型不支持此功能。
恢复是有时间限制的。在 Outlook.com 中，Microsoft 表示邮件会在 30 天后从“已删除邮件”中删除，之后还可以再恢复 30 天。在 Microsoft 365 工作帐户中，删除的项目默认可以在 14 天内恢复，管理员可以把期限提高到 30 天。在 Outlook.com 中，“垃圾邮件”自动删除的邮件（30 天内）无法恢复。如何恢复已删除的邮件介绍了各个 Outlook 中的具体步骤。
让邮件留在你预期的位置
大多数消失的邮件，都是被某个不经询问就运行的东西移走的：规则、扫描规则、筛选器或策略。规则越少、越简单，就越容易掌握。只对你永远不需要看的邮件（例如通知和新闻通讯）使用自动移动，其余的自己归档，这样你就知道每封邮件去了哪里。如何整理 Outlook 邮件给出了一套这样运作的文件夹方案。
如果手动归档是最花时间的部分，可以试试 Folder Suggest：这是一款 Outlook 加载项，它会根据你已有的文件夹为每封邮件推荐合适的文件夹，只需点击一次即可归入。它提供免费方案。
常见问题
为什么 Outlook 收件箱里的邮件会自己消失？
通常是因为有东西在移动它们：重点收件箱把它们放进“其他”，规则或扫描规则移动或删除了它们，或者垃圾邮件筛选器把它们送进了“垃圾邮件”。Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户的规则通常在服务器上运行，即使 Outlook 已关闭也会运行；扫描每天运行一次，所以邮件可能在到达几个小时后才消失。在所有文件夹中搜索这封邮件，它所在的文件夹会指出原因。
Outlook 中消失的邮件去了哪里？
最常见的是“其他”选项卡、规则把邮件移入的文件夹、“存档”、“垃圾邮件”或“已删除邮件”。在 Microsoft 365 工作帐户中，较旧的邮件还可能被存档策略移到存档邮箱，垃圾邮件或网络钓鱼邮件可能被隔离，可能是在到达时，也可能是在投递之后。
Outlook 中删除的邮件可以恢复多久？
在 Outlook.com 中，“已删除邮件”会在 30 天后清空，从中删除的邮件还可以再恢复 30 天。在 Microsoft 365 工作帐户中，恢复期限默认为 14 天，管理员可以提高到 30 天。在 Outlook.com 中，“垃圾邮件”会在 30 天内清空（Microsoft 的一个页面说最快 10 天），且无法恢复。
为什么在经典 Outlook 中看不到较早的邮件？
经典 Outlook 只在你的电脑上保留 Exchange 或 Microsoft 365 邮箱的一部分，根据磁盘大小，默认为 1、3 或 12 个月。较早的邮件仍在服务器上。使用文件夹底部的链接查看它们，或者在帐户设置中把“下载过去邮件”设为“全部”。