Outlook 规则不把邮件移到文件夹？7 个原因及修复方法
您设置了一条自动归档邮件的规则，邮件却还留在收件箱里。七种不同的问题都会导致同样的结果，而且一种问题的解决方法对其他问题无效。请从您看到的现象入手。
最常见的原因是：规则只对新邮件生效，所以旧邮件会一直留着，直到您使用立即运行规则；规则是仅客户端规则，只在一台电脑上打开经典版 Outlook 时运行；或者前面的规则先匹配了邮件并停止了后续处理。如果都不符合，很可能是规则条件与邮件的匹配方式和您预想的不一样。
根据症状找到原因
| 您看到的现象 | 最可能的原因 |
|---|---|
| 新邮件会被归档，但规则创建之前的邮件都留在收件箱里 | 1. 规则只对新邮件运行 |
| 电脑开着且 Outlook 打开时能归档，其他时候就不行 | 2. 规则是仅客户端规则 |
| 规则在经典版 Outlook 中有效，切换到新版 Outlook 后就停了 | 2. 规则是仅客户端规则 |
| 手动运行时规则有效，但邮件到达时无效 | 3. 另一条规则先运行 |
| 同一发件人的邮件有的被归档，有的没有 | 4. 条件不匹配 |
| 规则未勾选或已关闭，或者 Outlook 显示过"无法上传规则"的错误 | 5. 规则被关闭了 |
| 在您删除或重新整理文件夹之后停止了 | 6. 目标文件夹已不存在 |
| 共享邮箱或第二个账户里的邮件毫无反应 | 7. 规则在错误的邮箱中 |
有一个测试可以快速区分这些原因。在收件箱上手动运行规则（步骤见原因 1）。如果它移动了正确的邮件，说明条件没问题，问题在于规则何时运行或是否运行：原因 2、3 和 5。如果什么都没移动，问题在于条件、文件夹或邮箱：原因 4、6 和 7。
1. 规则只对新邮件运行
规则在邮件到达时对其起作用。创建规则不会对收件箱里已有的邮件产生任何影响，这也是很多人以为刚建好的规则坏了的原因。
要把它应用到已有邮件，请手动运行：
- 经典版 Outlook for Windows： 开始 > 规则 > 管理规则和通知 > 立即运行规则。勾选规则，选择要运行的文件夹（通常是收件箱），然后单击"立即运行"。
- 新版 Outlook 和网页版 Outlook： 设置 > 邮件 > 规则，然后使用规则旁边的 运行规则 选项。
在经典版 Outlook 中通过 规则 > 创建规则 新建规则时，它会询问是否立即在当前文件夹上运行。这个选项很容易被一带而过。
2. 规则是仅客户端规则
大多数规则在邮件服务器上运行，所以即使 Outlook 已关闭、电脑已关机，它们也能工作。有些规则做不到，因为它们执行的是只有 Outlook 程序才能完成的操作。经典版 Outlook 会在"管理规则和通知"中把这类规则标记为 （仅客户端）。它们只在一台电脑上运行，而且只有在那台电脑上打开经典版 Outlook 时才运行。
规则只要做了以下任何一件事，就会变成仅客户端规则：
- 把邮件移动或复制到 .pst 文件，而不是邮箱文件夹
- 播放声音、显示桌面警报、打印、运行脚本或启动应用程序
- 勾选了 仅在此计算机上
这解释了两个常见的抱怨。夜里到达的邮件会一直留在收件箱，直到您早上打开 Outlook。还有，一条用了多年的规则在切换到新版 Outlook 后突然失效，因为新版 Outlook 只运行服务器端规则，不会迁移仅客户端规则。
修复： 去掉让规则变成仅客户端的那一项。通常就是改为归档到邮箱里的文件夹，而不是 .pst。如果您已经换到新版 Outlook，请在 设置 > 邮件 > 规则 中重新创建该规则。仅客户端操作的完整列表见 Outlook 仅客户端规则与服务器端规则。
3. 另一条规则先运行
规则按从上到下的顺序运行。如果前面某条规则匹配了同一封邮件，并且包含 停止处理更多规则，它下面的规则都不会运行。邮件会被移到别处，或者原地不动，您正在检查的那条规则根本接触不到它。
在新版 Outlook 和网页版 Outlook 中创建规则时，停止处理更多规则 默认是勾选的。如果您在那里建了好几条规则都没有取消勾选，靠近顶部的一条宽泛规则就可能挡住它下面的所有规则。
修复： 打开规则列表，从上往下检查。把范围窄的规则（单个发件人、单个主题）放在范围宽的规则（整个域名、"有附件"）之上。在经典版 Outlook 中，使用"管理规则和通知"里的上移和下移箭头；在新版 Outlook 和网页版中，使用 设置 > 邮件 > 规则 里每条规则旁边的箭头。只在确实需要的规则上保留 停止处理更多规则。
4. 条件与邮件不匹配
规则在运行，但邮件不满足条件。通常是以下几种情况之一：
- 发件人使用不止一个地址。"始终移动来自 [发件人] 的邮件"只匹配您右键单击的那个地址。如果一家公司还会从 billing@、noreply@ 或个人地址发信，这些邮件就会漏掉。请改为按域名匹配：在新版 Outlook 和网页版中使用 发件人地址包含，在经典版 Outlook 中使用 发件人地址中包含特定词语。
- 邮件通过列表发来。 来自邮件列表、Google 群组或"代表……发送"的邮件，往往显示个人为发件人，而不是列表。请用 发送至 匹配列表地址，或匹配邮件头。
- 您不在"收件人"行中。"仅发送给我"或"我的名字在'收件人'框中"这类条件，在您位于抄送行，或者邮件发给了您所在的通讯组列表时，都会匹配失败。
- 两个条件必须同时成立。 同一个条件中的多个值是"任一"关系（这些发件人中的任意一个），而不同的条件必须全部满足。一条"来自 Contoso"并且"主题包含发票"的规则，会跳过所有不含这个词的 Contoso 邮件。
- 被遗忘的例外。 检查规则底部是否有几个月前添加的例外。
修复： 打开一封本应被归档的邮件，与规则逐项对比。看实际的发件人地址，而不是显示名称，并确认您出现在"收件人"还是"抄送"中。
5. 规则被关闭了
规则可能在您没有任何操作的情况下被关闭。在经典版 Outlook 中，它会在"管理规则和通知"里显示为未勾选，您可能还见过这条消息：
一个或多个规则无法上传到 Exchange 服务器，已被停用。
这通常意味着邮箱的规则空间已经用完。Exchange 将您所有规则的总大小限制为 256 KB，已关闭的规则同样计入。重新勾选规则只能管用到下一次同步，之后它又会被关闭。原因和修复方法见 为什么 Outlook 规则总是自动关闭，大小限制本身见 Outlook 最多能建多少条规则。
6. 目标文件夹已不存在
如果您删除了规则要归档到的文件夹，规则就没有地方放邮件，会停止工作。Outlook 并不总会提示您。重命名文件夹，或在同一邮箱内移动它，通常没有问题。
修复： 编辑规则并重新选择文件夹。如果您最近重新整理过文件夹，请检查所有归档到变动区域的规则，而不只是您注意到的那一条。
7. 规则在错误的邮箱中
规则属于某一个邮箱。您在自己的邮箱中创建的规则，对到达共享邮箱的邮件不起作用，对您添加到 Outlook 的 Gmail 或其他 IMAP 账户的邮件也不起作用。
- 共享邮箱： 规则必须在共享邮箱本身中创建，这需要对它拥有完全访问权限。在网页版 Outlook 中，在单独的窗口中打开共享邮箱，然后在它的设置中添加规则。在经典版 Outlook 中，如果共享邮箱是作为账户添加的，请在"管理规则和通知"的 将更改应用于此文件夹 列表中选择它。
- 经典版 Outlook 中的 IMAP 和 POP 账户： 这些账户的规则都是仅客户端规则，因此同样只在 Outlook 打开时运行（原因 2）。
规则正常运行，收件箱却还在不断堆积时
把这些问题修好之后，规则会准确归档它所描述的邮件。但它无法归档来自您没为其建规则的发件人的邮件，也无法归档主题里没有项目名称的项目邮件。这是规则本身的限制，也是规则集不断增长、直到撞上原因 5 中配额的原因。
规则适合处理可预测的邮件：新闻简报、通知、总是从同一地址写信的客户。对于其余邮件，现实的选择是手动归档，或者让某个工具读取每封邮件并建议文件夹。
Folder Suggest 会读取您打开的邮件，并从您现有的文件夹中建议最匹配的那一个，这样没有任何规则覆盖的邮件也能一键归档。AI 在您的设备上运行，并提供免费版供您开始使用。
添加到 Outlook常见问题
为什么我的 Outlook 规则只在 Outlook 打开时才起作用？
这条规则是仅客户端规则。它使用了邮件服务器无法执行的操作，例如播放声音或把邮件移到 .pst 文件，因此只能在一台电脑上的经典版 Outlook 里运行，而且只有在 Outlook 打开时才运行。去掉这个操作，或者改为归档到邮箱文件夹而不是 .pst，规则就会变成服务器端规则，无论 Outlook 是否打开都会运行。
为什么我新建的 Outlook 规则没有移动收件箱里已有的邮件？
规则在邮件到达时运行，所以新规则会忽略收件箱里已有的所有邮件。要把它应用到已有邮件，请手动运行：在经典版 Outlook 中使用 开始 > 规则 > 管理规则和通知 > 立即运行规则；在新版 Outlook 或网页版 Outlook 中，在 设置 > 邮件 > 规则 里使用规则旁边的"运行规则"选项。
Outlook 规则在 iPhone 和 Android 版 Outlook 应用中有效吗？
移动应用没有规则设置，因此无法在其中创建或编辑规则。您在网页版 Outlook 或桌面版中创建的服务器端规则仍会运行，因为邮件服务器会在邮件到达任何设备之前应用它们，邮件出现在手机上时已经归档好了。仅客户端规则不会对您只在手机上打开的邮件运行。
为什么我的规则在经典版 Outlook 中有效，在新版 Outlook 中却无效？
新版 Outlook 只运行服务器端规则。经典版 Outlook 中的仅客户端规则不会被迁移，所以切换后它就直接停止了。在新版 Outlook 的 设置 > 邮件 > 规则 中重新创建它，并归档到邮箱文件夹而不是 .pst，它就会在服务器上运行。