E-Mails verschwinden aus dem Outlook-Posteingang? Wohin sie gehen und wie Sie es stoppen
Eine E-Mail, die Sie heute Morgen noch gesehen haben, ist nicht mehr im Posteingang, oder eine, die man Ihnen angekündigt hat, ist nie aufgetaucht. Meist wurde sie verschoben, nicht gelöscht. Wohin, hängt davon ab, welches Outlook Sie verwenden, welche Art von Konto Sie haben und was darin eingerichtet ist.
Kurz gesagt: Durchsuchen Sie zuerst alle Ordner nach der Nachricht. Taucht sie auf, verrät der Ordner, in dem sie liegt, die Ursache. Die Registerkarte Sonstige steht für den Posteingang mit Relevanz, ein selbst angelegter Ordner für eine Regel oder Sweep, Archiv für die Schaltfläche „Archivieren“ oder ihr Tastenkürzel, Junk-E-Mail für den Junk-E-Mail-Filter und Gelöschte Elemente dafür, dass etwas sie gelöscht hat. Bei einem Geschäftskonto steht das Archivpostfach für eine Archivrichtlinie. Findet die Suche nichts, hat vielleicht eine App sie per POP vom Server geholt, sie wird bei einem Geschäftskonto in Quarantäne gehalten, oder sie wurde so gelöscht, dass „Gelöschte Elemente“ sie nicht mehr zurückholen kann. Findet die Suche sie im Posteingang, Sie sehen sie dort aber nicht, versteckt sie ein Filter oder die Unterhaltungsansicht. Fehlen alte E-Mails nur im klassischen Outlook, liegen sie vielleicht außerhalb der Monate, die das klassische Outlook auf Ihrem Computer speichert.
Zuerst alle Ordner durchsuchen
Eine Suche im Posteingang sagt Ihnen nur, dass die E-Mail nicht im Posteingang ist. Durchsuchen Sie das ganze Postfach nach dem Absender oder einem Wort aus dem Betreff:
- Outlook.com: Laut Microsoft durchsucht Outlook.com standardmäßig alle Ordner.
- Neues Outlook für Windows: Suchen Sie in Alle Ordner, jeweils in einem Konto. Um gelöschte E-Mails einzubeziehen, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Suchen und aktivieren Sie Gelöschte Elemente einschließen. Laut Microsoft werden Onlinearchive automatisch durchsucht.
- Klassisches Outlook für Windows: Stellen Sie nach der Eingabe in das Suchfeld den Suchbereich auf Alle Postfächer. Ein Archivpostfach liefert auf diese Weise wenige oder keine Ergebnisse; öffnen Sie deshalb seine Ordner und durchsuchen Sie sie einzeln.
Wo die E-Mail auftaucht, verrät, was sie verschoben hat:
| Wo Sie sie finden | Was sie verschoben hat | Was Sie ändern |
|---|---|---|
| Die Registerkarte Sonstige | Posteingang mit Relevanz | Diesen Absender immer nach „Relevant“ verschieben |
| Ein selbst angelegter Ordner | Eine Posteingangsregel oder Sweep-Regel | Die Regel bearbeiten oder löschen |
| Archiv | Die Schaltfläche „Archivieren“ oder ihr Tastenkürzel | Zurückverschieben; auf die Taste achten |
| Junk-E-Mail | Der Junk-E-Mail-Filter, in Outlook oder einer anderen E-Mail-App | Als „Keine Junk-E-Mail“ melden; sicheren Absender hinzufügen |
| Gelöschte Elemente | Sie, ein anderes Gerät, Sweep oder eine Regel | Wiederherstellen; herausfinden, was sie gelöscht hat |
| Das Archivpostfach (Geschäftskonten) | Eine Archivrichtlinie | Die IT fragen, welche Richtlinie gilt |
| Im Posteingang, aber nicht in der Liste | Ein Filter oder die Unterhaltungsansicht | Filter zurücksetzen; Unterhaltung erweitern |
| Nur im Web, nicht im klassischen Outlook | Der Offlinezeitraum des klassischen Outlook | Alle E-Mails herunterladen, nicht nur die letzten Monate |
| Nirgends | POP, Quarantäne oder endgültig gelöscht | Siehe die Abschnitte unten |
Sie liegt auf der Registerkarte „Sonstige“
Ist der Posteingang mit Relevanz aktiviert, hat der Posteingang zwei Registerkarten, und E-Mails, die Outlook für weniger wichtig hält, landen unter Sonstige. Gelöscht wird nichts, aber wenn Sie nur „Relevant“ lesen, sieht es so aus, als wären diese E-Mails nie angekommen. Damit ein Absender in „Relevant“ bleibt, klicken Sie die Nachricht auf der Registerkarte „Sonstige“ mit der rechten Maustaste an und wählen Immer zum Posteingang mit Relevanz verschieben (im klassischen Outlook Immer in Relevant verschieben). Microsofts Seite zum Posteingang mit Relevanz enthält die Schritte für jede Version, und wie der Posteingang mit Relevanz funktioniert erklärt, wie er entscheidet und wie Sie ihn ausschalten.
Eine Regel hat sie verschoben
Regeln verschieben E-Mails, ohne Bescheid zu geben, und sie laufen weiter, lange nachdem Sie vergessen haben, dass Sie sie angelegt haben. Regeln in Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten laufen meist auf dem Mailserver, und laut Microsoft laufen serverseitige Regeln unabhängig davon, ob Sie bei Outlook angemeldet sind. Eine Regel, die vor Jahren in einer anderen App oder auf einem anderen Computer angelegt wurde, verschiebt immer noch die E-Mails von heute.
- Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com: Einstellungen > E-Mail > Regeln.
- Klassisches Outlook: Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Gleichen Sie die Bedingungen jeder Regel mit der fehlenden E-Mail ab. Eine Regel, die auf ein Wort wie „Rechnung“ oder auf eine ganze Domäne reagiert, erfasst weit mehr als die E-Mails, für die sie gedacht war. Werden E-Mails nur manchmal verschoben, ist die Regel vielleicht eine Nur-Client-Regel: Solche Regeln laufen nur, solange das klassische Outlook für Windows mit dem Konto geöffnet ist, in dem sie erstellt wurden. Nur-Client-Regeln und serverseitige Regeln (auf Englisch) erklärt, wie Sie erkennen, welche Art Sie haben.
Sweep hat sie verschoben oder gelöscht
Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com kann Sweep (die Schaltfläche kann auch „Aufräumen“ heißen) alles von einem Absender löschen, nur seine neueste E-Mail behalten oder seine E-Mails löschen, sobald sie älter als 10 Tage sind. Es kann außerdem die E-Mails eines Absenders in einen anderen Ordner verschieben, einmalig oder für alle künftigen Nachrichten. Sweep-Regeln laufen einmal am Tag. Eine Nachricht kann also stundenlang im Posteingang liegen und dann verschwinden, sodass eine Sweep-Regel wie ein Fehler aussieht. Microsofts Hilfeseite zu fehlenden E-Mails schickt Sie zu den Regeleinstellungen, um die Regel zu bearbeiten oder zu löschen, und weist darauf hin, dass sich Regeln nur an einem Computer bearbeiten lassen. Archivieren, Sweep und Bereinigen erklärt beschreibt, was jede Sweep-Option bewirkt.
Sie haben sie versehentlich archiviert
Die Schaltfläche Archivieren verschiebt eine Nachricht in den Ordner „Archiv“, ohne sie zu löschen, und ein Tastendruck tut dasselbe. Im klassischen Outlook (Outlook 2016, 2019 und Microsoft 365) archiviert laut Microsoft die Rücktaste die ausgewählten Nachrichten. In Outlook im Web und Outlook.com verschiebt die Taste E die Nachricht ins Archiv, wenn die Outlook-Tastenkombinationen ausgewählt sind. Sehen Sie im Ordner „Archiv“ nach und verschieben Sie die E-Mail zurück in den Posteingang.
Der Junk-E-Mail-Filter hat sie erfasst
Sehen Sie in Junk-E-Mail nach. Laut Microsoft kann auch eine andere E-Mail-App eine Nachricht als Junk markieren, eine App auf dem Smartphone kann sie also dorthin schicken. Wählen Sie die E-Mail aus und dann Melden > Keine Junk-E-Mail, und fügen Sie den Absender unter Einstellungen > E-Mail > Junk-E-Mail > Sichere Absender und Domänen hinzu. Warten Sie damit nicht: In Outlook.com wird Junk-E-Mail innerhalb von 30 Tagen gelöscht (laut einer Microsoft-Seite schon nach 10), ohne dass sie sich wiederherstellen lässt.
Bei einem Microsoft 365-Geschäftskonto kann eine Nachricht auch abgefangen werden, bevor sie Sie erreicht. E-Mails in Quarantäne liegen in keinem Ordner Ihres Postfachs; wird eine freigegeben, wird sie an Ihr Postfach zugestellt. Ob Sie Ihre Quarantäne sehen können und ob Sie Benachrichtigungen dazu erhalten, hängt davon ab, wie Ihr Administrator sie eingerichtet hat. Als Spam unter Quarantäne gestellte E-Mails werden standardmäßig 15 Tage aufbewahrt, bei manchen Sicherheitseinstellungen 30. Fragen Sie also bald bei der IT nach, wenn eine erwartete Nachricht nie angekommen ist. Microsoft 365 kann E-Mails auch nach der Zustellung zurückholen: Zero-Hour Auto Purge verschiebt Nachrichten, die schon in Ihrem Postfach liegen, in „Junk-E-Mail“ oder in Quarantäne, wenn sie später als Spam oder Phishing erkannt werden, und Sie werden darüber nicht informiert.
Eine Archivrichtlinie hat sie verschoben (Geschäftskonten)
Liegt Ihr Postfach bei der Arbeit auf Microsoft 365 und haben Sie ein Archivpostfach, können ältere E-Mails von selbst dorthin wandern. Microsofts Standardaufbewahrungsrichtlinie wird neuen Benutzern automatisch zugewiesen und verschiebt E-Mails nach zwei Jahren ins Archiv; Ihr Administrator hat eventuell andere Zeiträume festgelegt. Das Archivpostfach erscheint in der Ordnerliste als eigenes Postfach, im klassischen Outlook „Onlinearchiv“ genannt, im neuen Outlook und im Web „In-Place Archiv“. Fehlen also alte E-Mails, neue aber nicht, sehen Sie zuerst im Archivpostfach nach. E-Mails in Outlook nach X Tagen automatisch verschieben beschreibt diese Richtlinien genauer.
Ein Filter oder die Unterhaltungsansicht versteckt sie
Manchmal ist die E-Mail noch im Posteingang, und die Ansicht versteckt sie.
- Ein Filter. Stellen Sie im neuen Outlook und im Web Filter wieder auf Alle; ein Filter wie „Ungelesen“ blendet alles aus, was Sie geöffnet haben. Prüfen Sie im klassischen Outlook Ansicht > Aktuelle Ansicht > Ansichtseinstellungen > Filter. Laut Microsofts Hinweis zu Elementen, die aus einem Ordner verschwinden, sind solche Elemente nicht gelöscht, sondern nur aus der Ansicht herausgefiltert.
- Unterhaltungen. Standardmäßig gruppiert Outlook Nachrichten zu Unterhaltungen, sodass eine E-Mail in einem Verlauf unter einer späteren Nachricht verborgen sein kann und erst sichtbar wird, wenn Sie die Unterhaltung erweitern. Erweitern Sie sie oder schalten Sie die Gruppierung aus: im neuen Outlook und im Web unter Einstellungen > E-Mail > Layout > Nachrichtenorganisation (ein Microsoft-Artikel nennt die Seite Lesebereich), im klassischen Outlook mit Ansicht > Als Unterhaltungen anzeigen.
Das klassische Outlook zeigt nur neuere E-Mails
Fehlen alte E-Mails im klassischen Outlook, während Sie sie im Web noch finden, speichert das klassische Outlook nur einen Teil des Postfachs auf Ihrem Computer. Je nach Größe der Festplatte synchronisiert es standardmäßig nur 1, 3 oder 12 Monate an E-Mails. Am Ende eines Ordners sehen Sie dann Auf dem Server befinden sich weitere Elemente in diesem Ordner und einen Link, um sie anzuzeigen. Um alles zu behalten, gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, doppelklicken auf das Konto, ziehen den Schieberegler unter Offlineeinstellungen auf Alle und starten Outlook neu.
Ein anderes Gerät oder eine andere App hat sie entfernt
Jede mit dem Postfach verbundene App kann darin E-Mails verschieben und löschen. Löschen Sie eine E-Mail auf dem Smartphone, landet sie bei den meisten Konten auch in Outlook in „Gelöschte Elemente“. Wer Zugriff auf ein freigegebenes Postfach oder auf Ihres hat, etwa eine Assistenz, kann ebenfalls Nachrichten ablegen oder löschen.
Mit POP eingerichtete Konten funktionieren anders. Standardmäßig lädt eine POP-App jede Nachricht herunter, und die Nachricht wird vom Mailserver gelöscht; sie erreicht also ein Gerät und kein anderes. Ein altes Smartphone oder ein alter Computer, der das Konto noch per POP abruft, kann E-Mails abholen, bevor Sie sie sehen. Im klassischen Outlook hilft Kopie von Nachrichten auf dem Server lassen, unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen, dann Ändern > Weitere Einstellungen > Erweitert.
Jemand anderes ist im Konto
Fehlende E-Mails sind eines der Anzeichen für ein gehacktes Konto. Für Geschäftskonten nennt Microsoft fehlende oder gelöschte E-Mails und Regeln, die Nachrichten in die Ordner Notizen, Junk-E-Mail oder RSS-Abonnements verschieben, als solche Anzeichen, ebenso die Weiterleitung an Adressen, die Sie nicht kennen. Prüfen Sie Ihre Regeln und Weiterleitungseinstellungen auf alles, was Sie nicht selbst angelegt haben. Für Outlook.com empfiehlt Microsoft, die letzten Anmeldeaktivitäten des Kontos zu prüfen. Wenn Ihnen etwas verdächtig vorkommt, ändern Sie Ihr Kennwort und informieren Sie bei der Arbeit die IT.
Gelöschte E-Mails zurückholen
- Neues Outlook, Outlook im Web und Outlook.com: Öffnen Sie Gelöschte Elemente. Für E-Mails, die dort bereits entfernt wurden, wählen Sie Aus diesem Ordner gelöschte Elemente wiederherstellen, markieren die Nachrichten und wählen Wiederherstellen.
- Klassisches Outlook: Öffnen Sie Gelöschte Elemente und wählen Sie auf der Registerkarte „Start“ Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen. Heißt der Ordner „Papierkorb“ oder fehlt der Befehl, unterstützt Ihr Kontotyp das nicht.
Es gibt Fristen. In Outlook.com werden E-Mails laut Microsoft nach 30 Tagen aus „Gelöschte Elemente“ gelöscht und bleiben weitere 30 Tage wiederherstellbar. Bei einem Microsoft 365-Geschäftskonto lassen sich entfernte Elemente standardmäßig 14 Tage lang wiederherstellen, und ein Administrator kann das auf 30 erhöhen. In Outlook.com lassen sich E-Mails, die in „Junk-E-Mail“ automatisch gelöscht werden (innerhalb von 30 Tagen), nicht wiederherstellen. So stellen Sie gelöschte E-Mails wieder her zeigt die Schritte für jedes Outlook.
Damit E-Mails dort bleiben, wo Sie sie erwarten
Die meisten verschwundenen E-Mails wurden von etwas verschoben, das ohne Rückfrage läuft: einer Regel, einer Sweep-Regel, einem Filter oder einer Richtlinie. Mit weniger und einfacheren Regeln behalten Sie leichter den Überblick. Nutzen Sie automatisches Verschieben für E-Mails, die Sie nie sehen müssen, etwa Benachrichtigungen und Newsletter, und legen Sie den Rest selbst ab, damit Sie wissen, wo jede E-Mail gelandet ist. E-Mails in Outlook organisieren beschreibt einen Ordnerplan, der so funktioniert.
Wenn das Ablegen von Hand der Teil ist, der Zeit kostet: Folder Suggest ist ein Outlook-Add-in, das für jede E-Mail den passenden Ordner aus Ihren vorhandenen Ordnern vorschlägt, sodass das Ablegen nur einen Klick braucht. Es gibt einen kostenlosen Tarif.
Häufig gestellte Fragen
Warum verschwinden E-Mails von selbst aus meinem Outlook-Posteingang?
Meist, weil etwas sie verschiebt: Der Posteingang mit Relevanz legt sie unter „Sonstige“ ab, eine Regel oder Sweep-Regel verschiebt oder löscht sie, oder der Junk-E-Mail-Filter schickt sie in den Ordner „Junk-E-Mail“. Regeln in Microsoft 365-, Exchange- und Outlook.com-Konten laufen meist auf dem Server, auch wenn Outlook geschlossen ist, und Sweep läuft einmal am Tag, sodass E-Mails Stunden nach dem Eintreffen verschwinden können. Durchsuchen Sie alle Ordner nach der Nachricht; der Ordner, in dem sie liegt, verweist auf die Ursache.
Wohin verschwinden E-Mails in Outlook?
Meist auf die Registerkarte „Sonstige“, in einen Ordner, in den eine Regel E-Mails verschiebt, ins Archiv, in „Junk-E-Mail“ oder in „Gelöschte Elemente“. Bei einem Microsoft 365-Geschäftskonto können ältere E-Mails außerdem durch eine Archivrichtlinie ins Archivpostfach wandern, und Spam oder Phishing kann in Quarantäne gehalten werden, entweder beim Eintreffen oder nach der Zustellung.
Wie lange kann ich gelöschte E-Mails in Outlook wiederherstellen?
In Outlook.com wird „Gelöschte Elemente“ nach 30 Tagen geleert, und daraus entfernte E-Mails lassen sich weitere 30 Tage wiederherstellen. Bei einem Microsoft 365-Geschäftskonto beträgt die Frist standardmäßig 14 Tage, und ein Administrator kann sie auf 30 erhöhen. In Outlook.com wird „Junk-E-Mail“ innerhalb von 30 Tagen geleert (laut einer Microsoft-Seite schon nach 10) und lässt sich nicht wiederherstellen.
Warum sehe ich im klassischen Outlook keine älteren E-Mails?
Das klassische Outlook speichert nur einen Teil eines Exchange- oder Microsoft 365-Postfachs auf Ihrem Computer, standardmäßig je nach Festplattengröße 1, 3 oder 12 Monate. Die älteren E-Mails liegen weiterhin auf dem Server. Öffnen Sie sie über den Link am Ende des Ordners, oder stellen Sie in den Kontoeinstellungen den Schieberegler unter „Offlineeinstellungen“ auf „Alle“.