Emails sumindo da caixa de entrada do Outlook? Para onde vão e como evitar
Um email que você viu de manhã não está mais na caixa de entrada, ou um email que alguém disse ter enviado nunca apareceu. Na maioria das vezes ele foi movido, não perdido. Para onde foi depende de qual Outlook você usa, do tipo de conta que tem e do que está configurado nela.
Em resumo: primeiro, pesquise a mensagem em todas as pastas. Se ela aparecer, a pasta em que está indica a causa. A guia Outros significa a Caixa de Entrada Destaques, uma pasta criada por você significa uma regra ou a Varredura, Arquivo Morto significa o botão de arquivar ou a tecla de atalho dele, Lixo Eletrônico significa o filtro de lixo eletrônico, e Itens Excluídos significa que algo excluiu o email. Em uma conta de trabalho, a caixa de correio de arquivo morto significa uma política de arquivamento. Se a pesquisa não encontrar nada, o email pode ter sido tirado do servidor por um app que usa POP, retido em quarentena numa conta de trabalho, ou excluído além do ponto em que Itens Excluídos consegue recuperá-lo. Se a pesquisa o encontra na caixa de entrada mas você não o vê lá, um filtro ou a exibição por conversa o está escondendo, e se faltam emails antigos só no Outlook clássico, eles podem estar fora dos meses que o Outlook clássico mantém no seu computador.
Primeiro, pesquise em todas as pastas
Pesquisar só na caixa de entrada mostra apenas que o email não está na caixa de entrada. Pesquise na caixa de correio inteira pelo remetente ou por uma palavra do assunto:
- Outlook.com: segundo a Microsoft, o Outlook.com pesquisa em todas as pastas por padrão.
- Novo Outlook para Windows: pesquise em Todas as Pastas, uma conta por vez. Para incluir os emails excluídos, vá em Configurações > Geral > Pesquisa e marque Incluir itens excluídos. Segundo a Microsoft, o Arquivo Morto Online é pesquisado automaticamente.
- Outlook clássico para Windows: depois de digitar na caixa de pesquisa, defina o escopo como Todas as Caixas de Correio. Com esse escopo, uma caixa de correio de arquivo morto retorna poucos resultados ou nenhum, então abra as pastas dela e pesquise uma por uma.
O lugar onde o email aparece diz o que o moveu:
| Onde você o encontra | O que o moveu | O que mudar |
|---|---|---|
| A guia Outros | Caixa de Entrada Destaques | Mover sempre esse remetente para Destaques |
| Uma pasta criada por você | Uma regra da caixa de entrada ou uma regra de Varredura | Editar ou excluir a regra |
| Arquivo Morto | O botão de arquivar ou a tecla de atalho dele | Mover de volta; cuidado com a tecla |
| Lixo Eletrônico | O filtro de lixo eletrônico, no Outlook ou em outro app de email | Marcar como não lixo; adicionar um remetente seguro |
| Itens Excluídos | Você, outro dispositivo, a Varredura ou uma regra | Restaurar; descobrir o que o excluiu |
| A caixa de correio de arquivo morto (contas de trabalho) | Uma política de arquivamento | Perguntar à TI qual política se aplica |
| Na caixa de entrada, mas não na lista | Um filtro ou a exibição por conversa | Redefinir o filtro; expandir a conversa |
| Só na Web, não no Outlook clássico | O período offline do Outlook clássico | Baixar todos os emails, não só os meses recentes |
| Em lugar nenhum | POP, quarentena ou excluído de vez | Veja as seções abaixo |
Está na guia Outros
Com a Caixa de Entrada Destaques ativada, a caixa de entrada tem duas guias, e os emails que o Outlook considera menos importantes vão para Outros. Nada é excluído, mas se você só lê Destaques, esses emails parecem nunca ter chegado. Para manter um remetente em Destaques, clique com o botão direito na mensagem na guia Outros e escolha Mover sempre para a caixa de entrada Destaques (no Outlook clássico, Mover Sempre para Destaques). A página da Microsoft sobre a Caixa de Entrada Destaques tem os passos de cada versão, e como funciona a Caixa de Entrada Destaques explica como ela decide e como desativá-la.
Uma regra o moveu
As regras movem emails sem avisar e continuam rodando muito depois de você esquecer que as criou. As regras em contas Microsoft 365, Exchange e Outlook.com costumam rodar no servidor de email, e a Microsoft observa que as regras no servidor rodam esteja você conectado ao Outlook ou não. Uma regra criada anos atrás, em outro app ou em outro computador, ainda move os emails de hoje.
- Novo Outlook, Outlook na Web e Outlook.com: Configurações > Email > Regras.
- Outlook clássico: Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas.
Compare as condições de cada regra com o email que sumiu. Uma regra que procura uma palavra como “fatura” ou um domínio inteiro pega muito mais do que os emails para os quais foi criada. Se os emails só são movidos algumas vezes, a regra pode ser somente do cliente: essas regras só rodam enquanto o Outlook clássico para Windows está aberto com a conta que as criou. Regras somente do cliente vs no servidor explica como saber qual tipo você tem.
A Varredura o moveu ou excluiu
No novo Outlook, no Outlook na Web e no Outlook.com, a Varredura (o botão pode aparecer como Limpar) pode excluir tudo de um remetente, manter só o email mais recente dele ou excluir os emails dele quando tiverem mais de 10 dias. Ela também pode mover os emails de um remetente para outra pasta, uma vez só ou para todas as mensagens futuras. As regras de Varredura rodam uma vez por dia, então uma mensagem pode ficar horas na caixa de entrada e depois sumir, o que faz uma regra de Varredura parecer um defeito. A página de ajuda da Microsoft sobre emails ausentes manda você às configurações de regras para editá-la ou excluí-la, e observa que as regras só podem ser editadas em um computador. Arquivo Morto, Varredura e Limpar do Outlook explicados mostra o que cada opção da Varredura faz.
Você arquivou sem querer
O botão Arquivar move uma mensagem para a pasta Arquivo Morto sem excluí-la, e uma tecla faz o mesmo. No Outlook clássico (Outlook 2016, 2019 e Microsoft 365), a Microsoft diz que pressionar Backspace arquiva as mensagens selecionadas. No Outlook na Web e no Outlook.com, com os atalhos de teclado do Outlook selecionados, a tecla E move a mensagem para o Arquivo Morto. Procure na pasta Arquivo Morto e mova o email de volta para a caixa de entrada.
O filtro de lixo eletrônico o pegou
Confira o Lixo Eletrônico. A Microsoft observa que outro app de email também pode marcar uma mensagem como lixo eletrônico, então um app no celular pode mandá-la para lá. Selecione o email e escolha Denunciar > Não é lixo, depois adicione o remetente em Configurações > Email > Lixo eletrônico > Remetentes e domínios seguros. Não espere: no Outlook.com, o lixo eletrônico é excluído em até 30 dias (uma página da Microsoft diz que já após 10), sem possibilidade de recuperação.
Em uma conta de trabalho do Microsoft 365, uma mensagem também pode ser barrada antes de chegar até você. Emails em quarentena não estão em nenhuma pasta da sua caixa de correio; liberá-los os entrega na sua caixa de correio. Se você consegue ver a sua quarentena, e se recebe avisos sobre ela, depende de como o administrador a configurou. Emails em quarentena como spam ficam guardados por 15 dias por padrão, ou 30 com algumas configurações de segurança, então fale logo com a TI se você esperava uma mensagem que nunca chegou. O Microsoft 365 também pode retirar emails depois da entrega: a limpeza automática imediata (ZAP) move mensagens que já estão na sua caixa de correio para o Lixo Eletrônico ou para a quarentena quando, mais tarde, elas são identificadas como spam ou phishing, e você não é avisado quando isso acontece.
Uma política de arquivamento o moveu (contas de trabalho)
Se a sua caixa de correio do trabalho está no Microsoft 365 e você tem uma caixa de correio de arquivo morto, emails mais antigos podem ir para lá sozinhos. A política de retenção padrão da Microsoft é aplicada automaticamente a novos usuários e move os emails para o arquivo morto depois de dois anos; o administrador pode ter definido outros prazos. A caixa de correio de arquivo morto aparece como uma caixa de correio separada na lista de pastas, chamada Arquivo Morto Online no Outlook clássico e Arquivo Morto In-loco no novo Outlook e na Web, então, se faltam emails antigos mas não os recentes, procure primeiro na caixa de correio de arquivo morto. Como mover emails com mais de X dias trata dessas políticas em mais detalhes.
Um filtro ou a exibição por conversa o esconde
Às vezes o email continua na caixa de entrada e a exibição o esconde.
- Um filtro. No novo Outlook e na Web, volte Filtrar para Tudo; um filtro como Não lidos esconde tudo o que você já abriu. No Outlook clássico, confira Exibir > Modo de Exibição Atual > Configurações de Exibição > Filtrar. A nota da Microsoft sobre itens que desaparecem de uma pasta diz que esses itens não são excluídos, apenas filtrados da exibição.
- Conversas. Por padrão, o Outlook agrupa as mensagens em conversas, então um email pode ficar escondido dentro de uma conversa, sob uma mensagem posterior, e só aparece quando você expande a conversa. Expanda-a ou desative o agrupamento: no novo Outlook e na Web, a opção fica em Configurações > Email > Layout > Organização de mensagens (um artigo da Microsoft chama a página de Painel de Leitura), e no Outlook clássico é Exibir > Mostrar como Conversas.
O Outlook clássico só mostra os emails recentes
Se faltam emails antigos no Outlook clássico, mas você ainda os encontra na Web, o Outlook clássico está mantendo só parte da caixa de correio no seu computador. Dependendo do tamanho do disco rígido, ele sincroniza só 1, 3 ou 12 meses de email por padrão. No fim de uma pasta aparece Há mais itens nessa pasta no servidor e um link para vê-los. Para manter tudo, vá em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta, clique duas vezes na conta, arraste o controle deslizante Baixar emails dos últimos até Todos e reinicie o Outlook.
Outro dispositivo ou app o removeu
Todo app conectado à caixa de correio pode mover e excluir os emails dela. Exclua um email no celular e, na maioria das contas, ele vai para Itens Excluídos no Outlook também. Quem tem acesso a uma caixa de correio compartilhada ou à sua, como um assistente, também pode mover mensagens para pastas ou excluí-las.
Contas configuradas com POP funcionam de outro jeito. Por padrão, um app POP baixa cada mensagem e a mensagem é excluída do servidor de email, então ela chega a um dispositivo e a nenhum outro. Um celular ou computador antigo que ainda verifica a conta por POP pode pegar os emails antes de você vê-los. No Outlook clássico, a solução é Deixar uma cópia das mensagens no servidor, em Arquivo > Configurações da Conta > Configurações da Conta, depois Alterar > Mais Configurações > Avançado.
Outra pessoa está usando a conta
Emails sumindo são um dos sinais de uma conta invadida. Para contas de trabalho, a Microsoft lista entre esses sinais emails ausentes ou excluídos e regras que movem mensagens para as pastas Anotações, Lixo Eletrônico ou Assinaturas RSS, além de encaminhamento para endereços que você não conhece. Revise suas regras e configurações de encaminhamento em busca de qualquer coisa que você não criou. Para o Outlook.com, a Microsoft sugere conferir a atividade de entrada recente da conta. Se algo parecer errado, troque a senha e, no trabalho, avise a TI.
Como recuperar emails excluídos
- Novo Outlook, Outlook na Web e Outlook.com: abra Itens Excluídos. Para emails que já foram removidos de lá, escolha Recuperar itens excluídos desta pasta, selecione as mensagens e escolha Restaurar.
- Outlook clássico: abra Itens Excluídos e escolha Recuperar Itens Excluídos do Servidor na guia Página Inicial. Se a pasta se chama Lixeira ou o comando não aparece, o seu tipo de conta não oferece esse recurso.
Há prazos. No Outlook.com, a Microsoft diz que os emails são excluídos de Itens Excluídos após 30 dias e continuam recuperáveis por mais 30. Em uma conta de trabalho do Microsoft 365, os itens removidos podem ser recuperados por 14 dias por padrão, e o administrador pode aumentar esse prazo para 30. No Outlook.com, emails que o Lixo Eletrônico exclui sozinho (em até 30 dias) não podem ser recuperados. Como recuperar emails excluídos tem os passos para cada Outlook.
Como manter os emails onde você espera
A maioria dos emails que somem foi movida por algo que roda sem perguntar: uma regra, uma regra de Varredura, um filtro ou uma política. Menos regras, e mais simples, tornam isso mais fácil de acompanhar. Deixe as movimentações automáticas para emails que você nunca precisa ver, como notificações e newsletters, e mova o resto você mesmo para as pastas, para saber para onde cada email foi. Como organizar emails no Outlook apresenta um plano de pastas que funciona assim.
Se mover emails para pastas à mão é a parte que toma tempo, o Folder Suggest é um suplemento do Outlook que sugere a pasta certa para cada email entre as pastas que você já tem, e assim guardar cada email leva um clique. Ele tem um plano gratuito.
Perguntas frequentes
Por que os emails estão sumindo sozinhos da minha caixa de entrada do Outlook?
Normalmente porque algo os está movendo: a Caixa de Entrada Destaques os coloca em Outros, uma regra ou uma regra de Varredura os move ou exclui, ou o filtro de lixo eletrônico os manda para o Lixo Eletrônico. As regras em contas Microsoft 365, Exchange e Outlook.com costumam rodar no servidor mesmo com o Outlook fechado, e a Varredura roda uma vez por dia, então um email pode sumir horas depois de chegar. Pesquise em todas as pastas para encontrar a mensagem: a pasta em que ela está aponta a causa.
Para onde vão os emails que somem no Outlook?
Na maioria das vezes, para a guia Outros, para uma pasta para onde uma regra move emails, para o Arquivo Morto, o Lixo Eletrônico ou Itens Excluídos. Em uma conta de trabalho do Microsoft 365, emails mais antigos também podem ir para a caixa de correio de arquivo morto por uma política de arquivamento, e spam ou phishing pode ficar retido em quarentena, na chegada ou depois da entrega.
Por quanto tempo posso recuperar emails excluídos no Outlook?
No Outlook.com, a pasta Itens Excluídos é esvaziada após 30 dias, e os emails removidos dela podem ser recuperados por mais 30. Em uma conta de trabalho do Microsoft 365, o prazo de recuperação é de 14 dias por padrão e pode ser aumentado para 30 pelo administrador. No Outlook.com, o Lixo Eletrônico é esvaziado em até 30 dias (uma página da Microsoft diz que já após 10) e não pode ser recuperado.
Por que não vejo emails mais antigos no Outlook clássico?
O Outlook clássico mantém no seu computador só uma parte de uma caixa de correio Exchange ou Microsoft 365: por padrão, 1, 3 ou 12 meses, conforme o tamanho do disco. Os emails mais antigos continuam no servidor. Use o link no fim da pasta para vê-los, ou defina Baixar emails dos últimos como Todos nas configurações da conta.