Des e-mails disparaissent de votre boîte de réception Outlook ? Où ils vont et comment l’éviter
Un e-mail que vous avez vu ce matin n’est plus dans la boîte de réception, ou un e-mail qu’on vous a annoncé n’est jamais arrivé. La plupart du temps, il a été déplacé, pas perdu. L’endroit où il se trouve dépend de la version d’Outlook que vous utilisez, de votre type de compte et de ce qui y est configuré.
En bref : cherchez d’abord le message dans tous les dossiers. S’il réapparaît, le dossier où il se trouve désigne la cause. L’onglet Autres désigne la boîte de réception Prioritaire, un dossier que vous avez créé désigne une règle ou Balayage, Archive désigne le bouton Archiver ou son raccourci clavier, Courrier indésirable désigne le filtre de courrier indésirable, et Éléments supprimés signifie que quelque chose l’a supprimé. Sur un compte professionnel, la boîte aux lettres d’archive désigne une stratégie d’archivage. Si la recherche ne trouve rien, l’e-mail a peut-être été retiré du serveur par une application utilisant POP, retenu en quarantaine sur un compte professionnel, ou supprimé au-delà du délai pendant lequel Éléments supprimés permet encore de le récupérer. Si la recherche le trouve dans la boîte de réception mais que vous ne l’y voyez pas, un filtre ou l’affichage par conversation le masque ; et si d’anciens e-mails ne manquent que dans Outlook classique, ils sont peut-être en dehors des mois qu’Outlook classique garde sur votre ordinateur.
Commencez par chercher dans tous les dossiers
Une recherche dans la boîte de réception vous apprend seulement que l’e-mail n’est pas dans la boîte de réception. Cherchez l’expéditeur ou un mot de l’objet dans toute la boîte aux lettres :
- Outlook.com : selon Microsoft, Outlook.com cherche par défaut dans tous les dossiers.
- Nouvel Outlook pour Windows : cherchez dans Tous les dossiers, un compte à la fois. Pour inclure le courrier supprimé, allez dans Paramètres > Général > Rechercher et cochez Inclure les éléments supprimés. Selon Microsoft, la recherche porte automatiquement sur les archives en ligne.
- Outlook classique pour Windows : après avoir tapé dans la zone de recherche, choisissez l’étendue Toutes les boîtes aux lettres. Une boîte aux lettres d’archive renvoie alors peu de résultats, voire aucun : ouvrez ses dossiers et cherchez-y un par un.
L’endroit où l’e-mail réapparaît vous dit ce qui l’a déplacé :
| Où vous le trouvez | Ce qui l’a déplacé | Ce qu’il faut changer |
|---|---|---|
| L’onglet Autres | Boîte de réception Prioritaire | Toujours déplacer cet expéditeur vers Prioritaire |
| Un dossier que vous avez créé | Une règle de boîte de réception ou une règle de Balayage | Modifier ou supprimer la règle |
| Archive | Le bouton Archiver ou son raccourci clavier | Le remettre en place ; attention à la touche |
| Courrier indésirable | Le filtre de courrier indésirable, dans Outlook ou dans une autre application de messagerie | Le marquer comme légitime ; ajouter un expéditeur approuvé |
| Éléments supprimés | Vous, un autre appareil, Balayage ou une règle | Le restaurer ; trouver ce qui l’a supprimé |
| La boîte aux lettres d’archive (comptes professionnels) | Une stratégie d’archivage | Demander au service informatique quelle stratégie s’applique |
| Dans la boîte de réception, mais pas dans la liste | Un filtre ou l’affichage par conversation | Réinitialiser le filtre ; développer la conversation |
| Uniquement sur le web, pas dans Outlook classique | La période qu’Outlook classique garde hors connexion | Télécharger tout le courrier, pas seulement les derniers mois |
| Nulle part | POP, quarantaine, ou supprimé définitivement | Voir les sections ci-dessous |
Il est dans l’onglet Autres
Quand la boîte de réception Prioritaire est activée, la boîte de réception a deux onglets, et le courrier qu’Outlook juge moins important va dans Autres. Rien n’est supprimé, mais si vous ne lisez que Prioritaire, ces e-mails semblent ne jamais être arrivés. Pour garder un expéditeur dans Prioritaire, faites un clic droit sur le message dans l’onglet Autres et choisissez Toujours déplacer vers la boîte de réception Prioritaire (dans Outlook classique, Toujours déplacer vers Prioritaire). La page de Microsoft sur la boîte de réception Prioritaire donne les étapes pour chaque version, et comment fonctionne la boîte de réception Prioritaire explique comment elle décide et comment la désactiver.
Une règle l’a déplacé
Les règles déplacent le courrier sans vous prévenir, et elles continuent de s’exécuter longtemps après que vous avez oublié les avoir créées. Sur les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com, les règles s’exécutent en général sur le serveur de messagerie, et Microsoft précise que les règles côté serveur s’exécutent que vous soyez connecté à Outlook ou non. Une règle créée il y a des années, dans une autre application ou sur un autre ordinateur, déplace encore le courrier d’aujourd’hui.
- Nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com : Paramètres > Courrier > Règles.
- Outlook classique : Fichier > Gérer les règles et les alertes.
Comparez les conditions de chaque règle avec l’e-mail manquant. Une règle qui porte sur un mot comme « facture » ou sur tout un domaine attrape bien plus de courrier que celui pour lequel elle a été écrite. Si le courrier n’est déplacé que de temps en temps, la règle est peut-être « client uniquement » : ces règles ne s’exécutent que lorsque Outlook classique pour Windows est ouvert avec le compte qui les a créées. Règles client uniquement ou côté serveur (en anglais) explique comment savoir laquelle vous avez.
Balayage l’a déplacé ou supprimé
Dans le nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com, Balayage (le bouton peut s’appeler Ranger) peut supprimer tout le courrier d’un expéditeur, ne garder que son dernier e-mail ou supprimer ses e-mails dès qu’ils ont plus de 10 jours. Il peut aussi déplacer le courrier d’un expéditeur vers un autre dossier, une seule fois ou pour tous ses futurs messages. Les règles de Balayage s’exécutent une fois par jour : un message peut donc rester des heures dans la boîte de réception puis disparaître, ce qui fait passer une règle de Balayage pour une panne. La page d’aide de Microsoft sur les e-mails manquants renvoie aux paramètres des règles pour la modifier ou la supprimer, et précise que les règles ne peuvent être modifiées que sur un ordinateur. Archiver, Balayage et Nettoyer expliqués détaille ce que fait chaque option de Balayage.
Vous l’avez archivé sans le vouloir
Le bouton Archiver déplace un message vers le dossier Archive sans le supprimer, et une touche du clavier fait la même chose. Dans Outlook classique (Outlook 2016, 2019 et Microsoft 365), Microsoft indique que la touche Retour arrière archive les messages sélectionnés. Dans Outlook sur le web et Outlook.com, avec les raccourcis clavier Outlook sélectionnés, la touche E déplace le message vers Archive. Regardez dans le dossier Archive et remettez l’e-mail dans la boîte de réception.
Le filtre de courrier indésirable l’a pris
Vérifiez Courrier indésirable. Microsoft précise qu’une autre application de messagerie peut aussi marquer un message comme indésirable : une application sur votre téléphone peut donc l’y envoyer. Sélectionnez l’e-mail et choisissez Signaler et indiquez que ce n’est pas du courrier indésirable, puis ajoutez l’expéditeur sous Paramètres > Courrier > Courrier indésirable > Expéditeurs et domaines approuvés. N’attendez pas : dans Outlook.com, le courrier indésirable est supprimé dans un délai de 30 jours (selon une page de Microsoft, dès 10 jours), sans possibilité de le récupérer.
Sur un compte professionnel Microsoft 365, un message peut aussi être arrêté avant de vous parvenir. Le courrier mis en quarantaine ne se trouve dans aucun dossier de votre boîte aux lettres ; le libérer le remet dans votre boîte aux lettres. Que vous puissiez voir votre quarantaine, et que vous receviez ou non des notifications à son sujet, dépend de la configuration choisie par votre administrateur. Le courrier mis en quarantaine comme courrier indésirable est conservé 15 jours par défaut, ou 30 avec certains paramètres de sécurité : si vous attendiez un message qui n’est jamais arrivé, prévenez vite le service informatique. Microsoft 365 peut aussi reprendre du courrier après sa remise : la purge automatique à l’heure zéro (ZAP) déplace des messages déjà présents dans votre boîte aux lettres vers Courrier indésirable ou en quarantaine quand ils sont reconnus plus tard comme du spam ou de l’hameçonnage, et vous n’êtes pas averti quand cela se produit.
Une stratégie d’archivage l’a déplacé (comptes professionnels)
Si votre boîte aux lettres est sur Microsoft 365 au travail et que vous avez une boîte aux lettres d’archive, l’ancien courrier peut y être déplacé tout seul. La stratégie de rétention par défaut de Microsoft est appliquée automatiquement aux nouveaux utilisateurs et déplace le courrier vers l’archive au bout de deux ans ; votre administrateur a pu définir d’autres délais. La boîte aux lettres d’archive apparaît comme une boîte aux lettres à part dans la liste des dossiers, appelée Archive en ligne dans Outlook classique et In-Place Archive dans le nouvel Outlook et sur le web : si d’anciens e-mails manquent mais pas les récents, regardez d’abord dans la boîte aux lettres d’archive. Comment déplacer les e-mails de plus de X jours détaille ces stratégies.
Un filtre ou l’affichage par conversation le masque
Parfois, l’e-mail est toujours dans la boîte de réception et c’est l’affichage qui le masque.
- Un filtre. Dans le nouvel Outlook et sur le web, remettez Filtrer sur Tous ; un filtre comme Non lu masque tout ce que vous avez ouvert. Dans Outlook classique, vérifiez Affichage > Affichage actuel > Paramètres d’affichage > Filtrer. La note de Microsoft sur les éléments qui disparaissent d’un dossier indique que ces éléments ne sont pas supprimés, seulement filtrés de l’affichage.
- Les conversations. Par défaut, Outlook regroupe les messages en conversations : un e-mail peut donc être caché dans un fil, sous un message plus récent, et vous ne le voyez qu’en développant la conversation. Développez-la, ou désactivez le regroupement : dans le nouvel Outlook et sur le web, c’est sous Paramètres > Courrier > Mise en page > Organisation des messages (un article de Microsoft appelle cette page Panneau de lecture), et dans Outlook classique, c’est Affichage > Afficher en tant que conversations.
Outlook classique n’affiche que le courrier récent
Si d’anciens e-mails manquent dans Outlook classique mais que vous les trouvez encore sur le web, Outlook classique ne garde qu’une partie de la boîte aux lettres sur votre ordinateur. Selon la taille du disque dur, il ne synchronise que 1, 3 ou 12 mois d’e-mails par défaut. En bas d’un dossier, vous verrez Il existe d’autres éléments dans ce dossier sur le serveur et un lien pour les afficher. Pour tout garder, allez dans Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte, double-cliquez sur le compte, faites glisser le curseur Télécharger les e-mails pour la période passée jusqu’à Tout et redémarrez Outlook.
Un autre appareil ou une autre application l’a retiré
Chaque application connectée à la boîte aux lettres peut y déplacer et supprimer du courrier. Supprimez un e-mail sur votre téléphone et, pour la plupart des comptes, il passe aussi dans Éléments supprimés dans Outlook. Toute personne qui a accès à une boîte aux lettres partagée ou à la vôtre, un assistant par exemple, peut aussi classer ou supprimer des messages.
Les comptes configurés en POP fonctionnent autrement. Par défaut, une application POP télécharge chaque message et le message est supprimé du serveur de messagerie : il n’arrive donc que sur un seul appareil. Un ancien téléphone ou ordinateur qui relève encore le compte en POP peut prendre le courrier avant que vous le voyiez. Dans Outlook classique, la solution est Laisser une copie des messages sur le serveur, sous Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte, puis Modifier > Paramètres supplémentaires > Avancé.
Quelqu’un d’autre utilise le compte
Le courrier manquant fait partie des signes d’un compte piraté. Pour les comptes professionnels, Microsoft cite parmi ces signes les e-mails manquants ou supprimés et les règles qui déplacent les messages vers les dossiers Notes, Courrier indésirable ou Abonnements RSS, ainsi que le transfert vers des adresses que vous ne connaissez pas. Passez en revue vos règles et vos paramètres de transfert à la recherche de tout ce que vous n’avez pas créé. Pour Outlook.com, Microsoft conseille de vérifier l’activité de connexion récente du compte. Si quelque chose semble anormal, changez votre mot de passe et, au travail, prévenez le service informatique.
Récupérer le courrier supprimé
- Nouvel Outlook, Outlook sur le web et Outlook.com : ouvrez Éléments supprimés. Pour le courrier déjà retiré de ce dossier, choisissez Récupérer les éléments supprimés de ce dossier, sélectionnez les messages et choisissez Restaurer.
- Outlook classique : ouvrez Éléments supprimés et choisissez Récupérer les éléments supprimés du serveur dans l’onglet Accueil. Si le dossier s’appelle Corbeille ou si la commande n’y est pas, votre type de compte ne la prend pas en charge.
Il y a des délais. Dans Outlook.com, Microsoft indique que le courrier est supprimé d’Éléments supprimés au bout de 30 jours et reste récupérable 30 jours de plus. Sur un compte professionnel Microsoft 365, les éléments retirés peuvent être récupérés pendant 14 jours par défaut, et un administrateur peut porter ce délai à 30 jours. Dans Outlook.com, le courrier que Courrier indésirable supprime tout seul (dans un délai de 30 jours) ne peut pas être récupéré. Comment récupérer des e-mails supprimés détaille les étapes pour chaque Outlook.
Garder le courrier là où vous l’attendez
La plupart des e-mails qui disparaissent ont été déplacés par quelque chose qui agit sans demander : une règle, une règle de Balayage, un filtre ou une stratégie. Avec moins de règles, et plus simples, il est plus facile de s’y retrouver. Réservez les déplacements automatiques au courrier que vous n’avez jamais besoin de voir, comme les notifications et les newsletters, et classez le reste vous-même : vous saurez où est allé chaque e-mail. Comment organiser ses e-mails dans Outlook (en anglais) propose une organisation des dossiers qui fonctionne ainsi.
Si c’est le classement à la main qui vous prend du temps, Folder Suggest est un complément Outlook qui propose le bon dossier pour chaque e-mail parmi ceux que vous avez déjà : classer ne demande qu’un clic. Il propose une offre gratuite.
Questions fréquentes
Pourquoi des e-mails disparaissent-ils tout seuls de ma boîte de réception Outlook ?
En général parce que quelque chose les déplace : la boîte de réception Prioritaire les met dans Autres, une règle ou une règle de Balayage les déplace ou les supprime, ou le filtre de courrier indésirable les envoie dans Courrier indésirable. Sur les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com, les règles s’exécutent en général sur le serveur, même quand Outlook est fermé, et Balayage s’exécute une fois par jour : le courrier peut donc disparaître des heures après son arrivée. Cherchez le message dans tous les dossiers : le dossier où il se trouve indique la cause.
Où vont les e-mails disparus dans Outlook ?
Le plus souvent dans l’onglet Autres, dans un dossier vers lequel une règle déplace le courrier, dans Archive, Courrier indésirable ou Éléments supprimés. Sur un compte professionnel Microsoft 365, l’ancien courrier peut aussi passer dans la boîte aux lettres d’archive sous l’effet d’une stratégie d’archivage, et le spam ou l’hameçonnage peut être retenu en quarantaine, à l’arrivée ou après la remise.
Pendant combien de temps peut-on récupérer des e-mails supprimés dans Outlook ?
Dans Outlook.com, Éléments supprimés est vidé au bout de 30 jours, et le courrier qui en est retiré peut être récupéré pendant 30 jours de plus. Sur un compte professionnel Microsoft 365, le délai de récupération est de 14 jours par défaut et un administrateur peut le porter à 30. Dans Outlook.com, Courrier indésirable est vidé dans un délai de 30 jours (selon une page de Microsoft, dès 10 jours), sans récupération possible.
Pourquoi je ne vois pas les anciens e-mails dans Outlook classique ?
Outlook classique ne garde sur votre ordinateur qu’une partie d’une boîte aux lettres Exchange ou Microsoft 365 : 1, 3 ou 12 mois par défaut selon la taille du disque. L’ancien courrier est toujours sur le serveur. Utilisez le lien en bas du dossier pour l’afficher, ou réglez Télécharger les e-mails pour la période passée sur Tout dans les paramètres du compte.