Outlook 导出邮件：备份到 PST 文件，以及如何导入回来
你想在自己的电脑上保留一份 Outlook 邮件的副本，作为备份，或者用来迁移到另一个帐户或另一台电脑。怎么做取决于你打开的是哪个 Outlook。桌面应用可以导出到文件；而 Microsoft 针对浏览器版的说明会让你改用桌面应用。
简而言之：在经典 Outlook for Windows 中，转到文件 > 打开和导出 > 导入/导出，选择导出到文件，然后选择Outlook 数据文件 (.pst)，选择帐户，保持勾选包括子文件夹，再选择保存位置。Outlook 会创建一份副本，邮箱中的内容不会被删除。要恢复回来，请在同一个向导中选择从另一程序或文件导入。新版 Outlook for Windows 从设置 > 文件 > 导出导出。对于 Outlook 网页版和 Outlook.com，Microsoft 说要把帐户添加到 Windows 桌面版 Outlook 中，然后在那里导出。旧版 Outlook for Mac 从工具 > 导出导出为 .olm 文件，不过 Microsoft 的页面说，对它的支持将于 2026 年 10 月结束。
哪些 Outlook 可以导出到 PST 文件？
| Outlook | 导出邮件 | 导入备份 |
|---|---|---|
| 经典 Outlook for Windows | 可以，导出为 .pst | 可以，从 .pst 导入 |
| 新版 Outlook for Windows | 可以，导出为 .pst | Microsoft 的页面说法不一（见下文） |
| Outlook 网页版 / Outlook.com | 不能导出为 .pst。Microsoft 说要使用桌面版 Outlook | 不可以 |
| Outlook for Mac | 仅限旧版 Outlook for Mac，导出为 .olm（支持即将结束，见下文） | 旧版 Outlook for Mac，从 .olm 或 .pst 导入 |
| Outlook for iPhone 和 Android | Microsoft 没有给出步骤 | Microsoft 没有给出步骤 |
如何在经典 Outlook 中把 Outlook 邮件导出为 PST 文件
这些步骤依据 Microsoft 的导出文章，适用于 Outlook for Microsoft 365 以及 Outlook 2016 到 2024。
- 选择功能区顶部的文件。
- 选择打开和导出 > 导入/导出。
- 选择导出到文件，然后选择下一步。
- 选择Outlook 数据文件 (.pst)，然后选择下一步。
- 选择要导出的帐户。一次只能导出一个帐户。保持勾选包括子文件夹，这样收件箱、日历、联系人和任务都会包含在内，然后选择下一步。
- 选择浏览，选择文件的保存位置，输入文件名，然后选择确定。如果你以前导出过，会显示上次的位置和文件名。输入一个新名称可以创建新文件；如果保留旧名称，Outlook 会询问如何处理文件中已有的项目。
- 选择完成。
- 如果你创建的是新文件，Outlook 会让你设置一个可选的密码。在密码和验证密码中输入，选择确定，然后在Outlook 数据文件密码框中再输入一次。
Microsoft 表示，导出“会创建这些信息的副本”，不会有任何内容离开 Outlook。附件会包含在内。文件夹视图和权限、自动存档设置、规则和阻止发件人列表则不包含。
导出之前：把每一封邮件都放进文件
经典 Outlook 只导出它已下载的内容，所以请先检查以下几项：
- 同步时间范围：默认情况下，Outlook 下载过去一年的邮件。要导出全部邮件，请转到帐户设置 > 帐户名和同步设置，把滑块移到全部。
- 缓存 Exchange 模式：开启时，Outlook 只导出缓存中的项目，而缓存默认保留 12 个月。要导出更早的邮件，请先关闭它。
- OneDrive：不要把 .pst 保存到 OneDrive 文件夹中，并确保 OneDrive 没有同步你选择的文件夹。
保存位置用浏览来选择。Microsoft 的数据文件文章说，在 Windows 10 和 11 上，Outlook 把 .pst 文件保存在 Documents\Outlook Files 中，不过因版本而异。
如何把 PST 文件导入回经典 Outlook
依据 Microsoft 的导入文章：
- 选择文件 > 打开和导出 > 导入/导出。
- 选择从另一程序或文件导入，然后选择下一步。
- 选择Outlook 数据文件 (.pst)，然后选择下一步。
- 选择浏览，选取文件。在选项下选择如何处理重复项，然后选择下一步。
- 如果文件设置了密码，请输入密码并选择确定。
- 要导入到 Microsoft 365 邮箱，请选择该邮箱。否则选择将项目导入当前文件夹。
- 选择完成。
如果只想浏览备份，而不把它复制到邮箱中，请改用文件 > 打开和导出 > 打开 Outlook 数据文件。该文件会出现在导航窗格中，你可以在那里浏览它的文件夹。
在新版 Outlook for Windows 中导出和导入 PST 文件
要导出，请转到设置 > 文件 > 导出，选择让我们开始吧，然后按照向导选择你要导出的邮箱或文件夹。Microsoft 的导出文章说，新版 Outlook 中无法使用 .pst 文件中的日历和联系人项目。
关于导入，截至 2026 年 11 月，Microsoft 的页面说法不一。如果没有导入选项或导入失败，请用新版 Outlook 切换开关切换回经典 Outlook，然后按上面的经典步骤操作。导出文章说，导入 .pst“目前在新版 Outlook 中不受支持”。导入文章则给出了步骤，而功能比较（2026 年 6 月更新）把 .pst 支持列为“部分可用”，并说新版 Outlook 支持导入邮件、日历事件、联系人和任务。导入步骤如下：
- 选择设置，然后选择数据文件部分，再选择导入。（Microsoft 的其他页面把这一部分称为文件。）
- 在Outlook 数据文件 (.pst)下，选择让我们开始吧，然后选择并打开文件。
- 在选择要从中导入的文件夹这一步，选择一个文件夹，然后选择下一步。包括子文件夹默认处于勾选状态。
- 在询问如何处理重复项的这一步，选择一个选项，然后选择下一步。
- 在选择目标文件夹这一步，从帐户列表中选择邮箱，再选择文件夹，然后选择导入。
要在新版 Outlook 中打开 .pst，Microsoft 要求同时安装经典 Outlook，且两者的体系结构相同（都是 32 位或都是 64 位），帐户还要有 Microsoft 365 订阅。ARM 版的新版 Outlook 不支持 .pst 文件。
如何从 Outlook 网页版或 Outlook.com 备份 Outlook 邮件
Microsoft 的《导出 Outlook.com 邮箱》文章说，你需要桌面版 Outlook：
- 安装新版或经典 Outlook for Windows。
- 把你的 Outlook.com 帐户添加进去。
- 按照上面的步骤把邮箱导出为 .pst。
这个文件包含截至创建当天的电子邮件、联系人和日历副本。Microsoft 表示，即使没有 Microsoft 365 订阅，也可以在功能减少模式（Reduced Functionality Mode）下使用经典 Outlook 来完成导出。
Microsoft 的隐私常见问题仍然说，可以在 Outlook.com 的设置 > 常规 > 隐私和数据下导出电子邮件。但 Microsoft 自己介绍该页面的文章现在只描述了把搜索历史记录导出为 .csv 文件，而不是导出邮件。如果你在那里看不到邮箱导出，请使用桌面版 Outlook。
如何导出工作或学校邮箱
使用 Microsoft 365 工作或学校帐户时，按上面的方法从桌面版 Outlook 导出。管理员也可以用 Microsoft Purview 门户中的电子数据展示（eDiscovery）把邮箱导出为 .pst 文件。搜索导出包会在创建 14 天后被删除，所以请先下载。依赖其中任何一种方法之前，请先询问 IT。
如何在 Outlook for Mac 中导出邮件
Microsoft 的 Mac 导出文章是为旧版 Outlook for Mac 写的，给出的唯一格式是 .olm：
- 在工具选项卡上，选择导出。如果没有这一项，请更新 Outlook，然后在文件菜单中查找导出。
- 在导出到存档文件 (.olm)框中，勾选你要的项目，然后选择继续。
- 在位置下选择保存位置，选择保存，导出完成后选择完成。
要导入，请选择工具 > 导入，选择 Outlook for Mac 存档文件 (.olm) 或 Outlook for Windows 存档文件 (.pst) 对应的选项，然后选择继续，找到文件，再选择导入。项目会出现在在我的电脑上下。
Microsoft 的 Mac 文章说，“对旧版 Outlook for Mac 的支持将于 2026 年 10 月结束”，而能否继续获得支持取决于你的 Microsoft 365、Office 或 Outlook 许可证。Microsoft 的支持终止页面说，从 2026 年 10 月起，“旧版 Outlook for Mac 客户端将无法再连接 Exchange Online 邮箱”。如果你的工作或学校邮箱在 Exchange Online 上，而旧版 Outlook 已经连不上它，请在 PC 上从 Outlook for Windows 导出，或者向 IT 询问电子数据展示导出。同一页面给出的本地 Exchange 帐户和 Office LTSC 2024 的日期是 2029 年 10 月 9 日。这些页面都没有给出新版 Outlook for Mac 的导出步骤。
iPhone 和 Android 版 Outlook 应用
Microsoft 的导出文章没有给出移动应用的步骤。请使用桌面版 Outlook。
把联系人导出为 CSV 文件
如果你只需要联系人，Microsoft 的联系人文章介绍了在新版 Outlook、经典 Outlook 和 Outlook 网页版中把联系人导出为 .csv 文件的方法。
要把单封邮件而不是整个邮箱保存为文件，请看如何在 Outlook 中把邮件保存为 PDF。
PST 备份能保护什么，不能保护什么
- Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com：Microsoft 表示，这些邮件保存在邮件服务器上，所以把它们迁移到新电脑不需要 .pst。.pst 是一份单独的副本，停留在你创建它的那一天。
- POP 帐户：你的所有邮件都存储在电脑上的 .pst 中，而且 Outlook 默认在下载后从服务器上删除邮件，所以这个文件通常是你唯一的副本。请备份它。
- .ost 文件无法移到另一台电脑。重新添加帐户时，Outlook 会重新创建它们。
- 没有定时功能：Microsoft 表示，没有自动定期备份所有内容的方法。它指出，自动存档只处理旧项目，而且是移动而不是复制它们。想要一份新的副本时，请重新导出。
导出之后，请保留原来的邮件，并把 .pst 另外存放一份在别处。
常见问题
导出到 PST 文件会删除 Outlook 中的邮件吗？
不会。Microsoft 表示，导出到 .pst 会创建一份副本，不会有任何内容离开 Outlook。你的邮箱保持原样。
为什么我导出的 Outlook PST 缺少较早的邮件？
经典 Outlook 只导出它已下载的内容。默认情况下，它同步过去一年的邮件，缓存 Exchange 模式保留 12 个月。把同步滑块移到“全部”，或者关闭缓存 Exchange 模式，然后重新导出。
能从 Outlook 网页版导出邮件吗？
不能导出为 .pst。Microsoft 对 Outlook.com 的说明是：把帐户添加到新版或经典 Outlook for Windows 中，然后在那里导出。使用工作或学校帐户时，管理员可以通过电子数据展示（eDiscovery）导出邮箱。
新版 Outlook for Windows 能导入 PST 文件吗？
截至 2026 年 11 月，Microsoft 的页面说法不一。试试在“设置”的数据文件部分中选择“导入”；如果没有这一项或导入失败，请切换到经典 Outlook，使用“文件 > 打开和导出 > 导入/导出”。
Outlook 把 PST 文件保存在哪里？
保存在你导出时用“浏览”选择的任何位置。Microsoft 表示，在 Windows 10 和 11 上，Outlook 把 .pst 文件保存在 Documents\Outlook Files 中。不要把它保存在 OneDrive 同步的文件夹中。
需要备份 Microsoft 365 或 Outlook.com 邮箱吗？
Microsoft 表示，Exchange、Microsoft 365 和 Outlook.com 的邮件保存在邮件服务器上，所以把它们迁移到新电脑不需要 .pst。.pst 是一份单独的副本，停留在你创建它的那一天。POP 帐户则不同：它的邮件通常只存在于你电脑上的 .pst 中。